Wprowadzenie standardu SAF-T UA jest jednym z kluczowych etapów cyfryzacji kontroli podatkowej na Ukrainie. Nowe wymagania zakładają wysoki poziom jakości danych księgowych, zgodność struktury raportu z wymaganiami Państwowej Służby Podatkowej oraz gotowość firm do szybkiego generowania elektronicznego pliku na potrzeby kontroli.
SMART business od ponad 17 lat wdraża Microsoft Dynamics 365 Business Central (wcześniej Microsoft Dynamics NAV) oraz rozwija ukraińską lokalizację systemu. Firma stworzyła rozwiązanie SMART SAF-T UA do automatyzacji przygotowania, generowania i składania pliku SAF-T UA.
Praktyczny przykład pomyślnego złożenia SAF-T UA do Państwowej Służby Podatkowej
Niedawno jeden z klientów SMART business pomyślnie złożył plik SAF-T UA do Państwowej Służby Podatkowej w ramach rzeczywistej kontroli podatkowej i otrzymał pozytywne potwierdzenie przyjęcia pliku.
Ten przypadek potwierdza, że plik wygenerowany za pomocą rozwiązania pomyślnie przechodzi automatyczne kontrole Państwowej Służby Podatkowej i może być wykorzystywany podczas rzeczywistych kontroli podatkowych.
Obecnie wiele firm dopiero testuje proces generowania i składania plików SAF-T UA. Jednocześnie praktyka pokazuje, że Państwowa Służba Podatkowa już teraz występuje z żądaniami udostępnienia pliku w ramach kontroli dokumentacyjnych. Po otrzymaniu takiego żądania przedsiębiorstwo ma dwa dni na wygenerowanie i przekazanie pliku w wymaganym formacie wraz z innymi dokumentami.
W opisanym przypadku klient SMART business z wyprzedzeniem przygotował i zapisał pliki SAF-T UA według lat i kwartałów. Dzięki temu po otrzymaniu żądania od Państwowej Służby Podatkowej firma nie musiała generować pliku w bardzo krótkim terminie: wymagany raport został złożony w około pięć minut, po czym klient otrzymał pozytywne potwierdzenie jego przyjęcia. Przykład ten potwierdza, że plik pomyślnie przechodzi automatyczne kontrole. Podczas dalszej kontroli organ podatkowy koncentruje się już nie na formacie pliku, lecz na prawidłowości danych zawartych w systemie księgowym.
Dlaczego firmy nie powinny odkładać przygotowań do raportowania SAF-T UA
Doświadczenie SMART business we współpracy z klientami pokazuje również inną tendencję. Część firm odkładała przygotowania do SAF-T UA, uznając, że wymagania te nie staną się aktualne w najbliższym czasie. Jednak po otrzymaniu oficjalnego żądania od Państwowej Służby Podatkowej podczas kontroli wdrożenie rozwiązania stało się priorytetem. W takich przypadkach na przygotowanie praktycznie nie pozostaje już czasu.
Zgodnie z aktualnymi wyjaśnieniami Państwowej Służby Podatkowej niezłożenie pliku SAF-T UA lub złożenie go w niepełnym zakresie na żądanie organu podatkowego może skutkować nałożeniem kar. Jednocześnie zapłata kary nie zwalnia podatnika z obowiązku przekazania pliku SAF-T UA.
Obecnie obowiązek składania pliku SAF-T UA dotyczy dużych podatników. Od 2027 roku obowiązek składania SAF-T UA będzie jednak obejmował wszystkich podatników VAT. Dlatego warto rozpocząć przygotowania do nowych wymagań z wyprzedzeniem, aby sprawdzić gotowość systemu księgowego, przetestować generowanie plików i wyeliminować ewentualne błędy.
Co Państwowa Służba Podatkowa zaleca w ramach przygotowań do składania SAF-T UA
Państwowa Służba Podatkowa zaleca, aby nie czekać do rozpoczęcia kontroli dokumentacyjnej, lecz z wyprzedzeniem sprawdzić gotowość do składania SAF-T UA. W tym celu możliwe jest testowe złożenie pliku za pośrednictwem Elektronicznego Gabinetu Podatnika. Na podstawie wyników testu firma otrzymuje informacje o błędach technicznych lub niezgodnościach, które można usunąć przed faktycznym złożeniem pliku na żądanie organu podatkowego.
Państwowa Służba Podatkowa zaleca firmom:
- sprawdzenie gotowości systemu księgowego do generowania pliku SAF-T UA;
- zapewnienie zgodności struktury pliku z obowiązującymi wymaganiami technicznymi;
- przetestowanie pliku w trybie testowym i usunięcie ewentualnych błędów technicznych;
- przygotowanie wewnętrznych procedur umożliwiających szybkie reagowanie na żądania organu podatkowego.
Szczegółowe zalecenia dotyczące generowania, testowania i składania pliku, a także praktyczne przykłady i typowe błędy zostały zebrane w materiałach prezentacyjnych Państwowej Służby Podatkowej:
Przygotuj się do SAF-T UA razem z SMART business
Rozwiązanie SMART SAF-T UA integruje się z Microsoft Dynamics 365 Business Central oraz SMART Accounting for Ukraine i automatyzuje proces generowania pliku zgodnie z obowiązującymi wymaganiami Państwowej Służby Podatkowej. Pomaga to firmom skrócić czas przygotowania raportów, zminimalizować ryzyko techniczne i być gotowym na kontrole podatkowe.
SMART business ma już na swoim koncie udane przypadki generowania i składania SAF-T UA zarówno w trybie testowym, jak i podczas rzeczywistych kontroli. Firma nieustannie rozwija rozwiązanie zgodnie ze zmianami w przepisach oraz wymaganiami Państwowej Służby Podatkowej Ukrainy.
Chętnie podzielimy się naszym praktycznym doświadczeniem i opowiemy więcej o zrealizowanych wdrożeniach. Zamów demo, aby dowiedzieć się więcej o możliwościach rozwiązania.
