26 Чер 2022 8 MIN READ
Новини та статті

Що таке ERP і як отримати максимум від впровадження системи?

ERP-система (enterprise resource planning) – це програмне забезпечення для планування ресурсів підприємства, що допомагає контролювати внутрішні процеси та приймати важливі рішення щодо розвитку бізнесу в режимі реального часу

Передумови створення ERP-систем

Вперше такого роду системи з’явилися на початку 90-х років минулого століття, як реакція ринку на ускладнення внутрішніх процесів та необхідність у збалансованому та комплексному керуванні всіма ресурсами компанії. Першими їх почали застосовувати промислові підприємства і вже незабаром, довівши свою ефективність, ERP-системи стали активно застосовуватись у сфері послуг, державних структурах та некомерційних організаціях.

Минуло більше 30 років, системи ERP стали ключовим інструментом менеджменту і продовжують активно розвиватися та використовуватися десятками тисяч компаній у різних сферах.

«Обсяг світового ринку програмного забезпечення ERP на рік становить понад 25 мільярдів доларів США і зростає на 10-20% щороку». (ресурс: G2)

Тож чи справді ERP-системи відіграють важливу роль у розвитку компаній? Чи потрібна така система планування конкретно вашому бізнесу? І як отримати максимум від її впровадження, – розберемо далі у статті.

 

Як працює ERP?

Загалом система ERP – це набір окремих модулів, які пов’язані та інтегровані між собою. Кожен з цих модулів відповідальний за конкретну сферу бізнесу: фінанси, виробництво, кадровий облік, маркетинг та продажі, планування, закупівлі, логістика та інші – детальніше про користь окремих з них розповімо нижче.

ERP, подібно до центральної нервової системі, збирає сигнали та інформацію з усіх ділянок організму, тобто підприємства. Ба більше, ERP-система, як і ЦНС, розвивається, а функціональність її модулів перманентно зростає.

Важливість та актуальність впровадження ERP

Основний принцип ERP – централізований збір інформації. Всі дані знаходяться в єдиному сховищі, що дає можливість всім користувачам – від генерального директора до працівників бухгалтерії – зберігати, створювати та використовувати єдині актуальні дані підприємства. Тобто, якщо зараз компанія користується окремими базами даних для моніторингу складської звітності, обробки замовлень та бухгалтерського обліку – використовуючи при цьому велику кількість ненадійних електронних таблиць, то ERP об’єднує ці процеси в єдиний та зрозумілий потік інформації.

В умовах сучасного і динамічного ринку наявність гнучкого та безпечного програмного забезпечення, яке дозволяє приймати швидкі рішення на основі детальної аналітики, є вкрай необхідним.

Важливо також розуміти: якщо ваш бізнес націлений на міжнародні практики ведення бізнесу та зручну взаємодію з гравцями прогресивного ринку – відмова від застарілих та ненадійних систем є головним кроком до безпеки та розумного масштабування вашого бізнесу.

Основні переваги для вашого бізнесу

  • Цілісна картина та глибоке розуміння поточної ситуації: люди, котрі приймають рішення, мають єдине і надійне джерело інформації, що надходить з усіх «артерій» вашого підприємства. Аналітика, створена на базі штучного інтелекту, дозволить швидко отримати відповіді на критичні питання, вчасно розпізнати тривожні сигнали та розглянути кожну ділянку вашого бізнесу з максимальною деталізацією.
  • Збільшення продуктивності: автоматизація бізнес-процесів дозволяє використати заощаджений час ваших працівників на розв’язання інших завдань.
  • Краща взаємодія з клієнтами: Централізоване сховище даних надає всю необхідну інформацію про клієнтську базу, що спрощує комунікацію і зменшує затрати часу на обслуговування клієнтів. А точно зібрані та проаналізовані дані про взаємодію з клієнтами допоможуть вам оптимізувати стратегію і бути більш точними у прогнозуванні попиту.
  • Безпека даних: Велика кількість окремих систем для обробки інформації несе за собою більші ризики. Єдиний та надійний центр обробки даних застрахує персональні дані ваших клієнтів та працівників, а також фінансові дані, від небажаних загроз.

Користь для окремих складових бізнесу

Система ERP допомагає зруйнувати бар’єри між окремими ділянками підприємства та організувати єдиний центр управління та планування. Нижче коротко розповімо про те, які модулі містить в собі Microsoft Dynamics 365 Business Central (попередня назва Microsoft Dynamics NAV):

  • Управління фінансами (Finance management)

ERP автоматизує процес фінансового обліку згідно з міжнародними та національними стандартами. У системі здійснюється планування бюджетів, контроль їхнього виконання, а також побудова регламентованої та фінансової звітності.

  • Продажі та маркетинг (Sales and marketing)

ERP дозволяє вибудувати процес продажів, починаючи з управління цінами та товарами, закінчуючи формуванням документів продажу та відвантаження зі складу. У модулі маркетингу можливо вибудовувати персоналізовані customer journey, базуючись на накопиченій інформації про клієнта та на підказках штучного інтелекту.

  • Закупівлі та кредиторська заборгованість (Purchasing and payables)

Що стосується процесу закупівель, важливим акцентом є те, що система дозволяє виконувати планування постачання товарів згідно з потребами виробництва та попитом споживачів.

  • Планування постачання (Supply planning and availability)

ERP-система пропонує функціональність для планування маршрутів та термінів постачання, виходячи з аналізу потреб виробництва, власного споживання та прогнозів продажу.

  • Управління проєктами (Project management)

Планування та облік виконання проєктів, планування ресурсів на проєкт.

  • Управління сервісом (Service management)

Управління заявками на обслуговування, регламентне обслуговування, організація роботи польових співробітників.

  • Управління складом (Warehouse management)

Модуль для оптимізації та автоматизації управління складом. Складний ланцюжок руху товарів на складі дробиться на дрібніші операції та завдання, котрі виконують конкретні користувачі з контролем виконання цих операцій.

  • Виробництво (Manufacturing)

Основні завдання ERP у процесі виробництва – розумне планування ресурсів задля забезпечення поточного попиту, контроль процесу виробництва, управління якістю, оптимізація виробничих витрат тощо. А також формування та калькуляція наскрізної собівартості продукту чи послуги.

Як зрозуміти, що настав час впровадження ERP?

З розвитком підприємства його управлінські процеси стають складнішими, кількість інформації, яка є основою для прийняття рішень, росте, а бізнес-процеси, які раніше займали мінімум часу, потребують більшої уваги та нових прогресивних рішень. Спираючись на досвід світових компаній, можна виділити основні сигнали про необхідність впровадження ERP:

Вам не вистачає даних для прийняття зважених управлінських рішень
Хаотичність та недостатність інформації призводить до хибних рішень, що трансформуються у фінансові втрати.

Ви хочете стандартизувати процеси на виробництві
Внаслідок стандартизації, процеси виробництва починають працювати коректніше, що своєю чергою впливає на якість кінцевої продукції. Стандартизація ж сервісів робить їх більш доступними для кінцевого споживача.

Ви користуєтесь застарілими системами
Використання застарілих та ненадійних систем перешкоджають росту вашого бізнесу та недостатньо захищають ваші дані. Якщо ж ви досі використовуєте електронні таблиці – завжди існує висока ймовірність «людської помилки». В епоху диджиталізації, такий підхід суттєво стримує розвиток.

Як отримати максимум від впровадження ERP?

Якщо у компанії є нестандартні бізнес-процеси, що потребують кастомізації, варто налаштуватись на те, що впровадження ERP може стати довготривалим процесом (йдеться про місяці).

Згідно зі звітом FinencesOnline 69% компаній назвали процедуру зміни процесів, пов’язану з впровадженням ERP, – складною; 17% – нейтральною; 14% – дуже складною; компаній, яким процедура здалася легкою – 0%.

Якщо ж говорити про результативність та рівень задоволеності очікувань, то результати досліджень від Panorama Group пропонують такі дані: приблизно 53% компаній повністю задоволені процесом впровадження ERP; 38% оцінюють свій досвід як нейтральний; 7% залишаються незадоволені; 2% дуже незадоволені.

Важливо розуміти, що впровадження ERP – це поступовий, складний та клопіткий процес, а вартість ERP повинна бути виправданою. Вдала інтеграція потребує ретельної підготовки, детального аналізу конкретного бізнесу та розумного налаштування кожного з модулів системи під бізнес-процеси компанії.

Ось декілька принципів вдалого впровадження ERP:

  • Експертність

Пошук надійного та компетентного партнера є ключовим у вдалій інтеграції ERP. Досвід, розуміння процесів та експертиза впровадження для різних бізнесів – ось на що слід звернути увагу, обираючи підрядника. Хороший партнер не лише виконує запити клієнта, але і дає йому поради щодо організації бізнес-процесів, що базуються на досвіді сотень впроваджень.

  • Залучення

Поява системи ERP призведе до змін у всіх відділах вашої організації та скоригує вже звичні процеси. До кожного працівника важливо донести мету, користь та необхідність цих змін. Сформувавши загальне розуміння та транслюючи своє бачення, ви зробите процес впровадження більш ефективим та зрозумілим для всіх.

  • Планування

Важливо спланувати реалістичний та поетапний графік впровадження. ERP – занадто об’ємна система та охоплює так багато аспектів бізнесу, що зробити все за один підхід – майже неможливо. Так, наприклад, серед ряду методологій виділяють Sure Step – як комплексну, прозору та поетапну методологію впровадження.

  • Навчання

Велика помилка під час інтеграції ERP полягає у тому, що часу та зусиль для навчання персоналу виділяється недостатньо. Адаптація до нової системи, яка повністю змінює процеси, – непросте завдання. Подбайте про необхідну кількість ресурсів для навчання ваших працівників. І пам’ятайте: помилки краще робити під час навчання, ніж під час реальних завдань.

І найголовніше: наберіться терпіння і завжди пам’ятайте, що складна робота та енергія, витрачена на впровадження складних рішень, з часом конвертуються в додатковий прибуток та нові можливості для вашого бізнесу.

Підсумуємо

ERP – це потужний інструмент для розумного планування та управління ресурсами вашої компанії. Система автоматизує та оптимізує основні бізнес-процеси, допомагає приймати зважені рішення на основі детальної аналітики й створює сприятливі умови для масштабування підприємства.

Впровадження ERP – це серйозний крок, який потребує ретельної підготовки та значних ресурсів і обов’язково принесе бажані результати за грамотного підходу. І пам’ятайте: жодна з ваших наявних систем не підкаже, що настав час для її заміни. Усвідомлення, що вашому бізнесу потрібні сучасні рішення та оновлення – половина шляху на їхньому впровадженні.

X

Будь ласка,
заповніть всі поля.