რა არის ERP და როგორ მივიღოთ მაქსიმალური სარგებელი სისტემის დანერგვით?

ERP (enterprise resource planning) არის საწარმოს რესურსების დაგეგმვისთვის განკუთვნილი პროგრამული უზრუნველყოფა, რომელიც გეხმარებათ აკონტროლოთ შიდა პროცესები და მიიღოთ მნიშვნელოვანი გადაწყვეტილებები ბიზნესის განვითარებასთან დაკავშირებით რეალურ დროში.

ERP სისტემების შექმნის წინაპირობები

პირველად, ასეთი სისტემა გასული საუკუნის 90-იანი წლების დასაწყისში გამოჩნდა. ეს იყო ბაზრის რეაქცია შიდა პროცესების გართულებებზე ისევე, როგორც კომპანიის ყველა რესურსის დაბალანსებული და კომპლესური მართვის აუცილებლობაზე. სამრეწველო საწარმოებმა ERP სისტემების გამოყენება პირველემბა დაიწყეს, ხოლო მათი ეფექტურობის დადასტურებიდან აქტიური გამოყენება დაიწყეს მომსახურების სექტორში, სამთავრობო სტრუქტურებსა და არაკომერციულ ორგანიზაციებში.

30 წლის შემდეგ ERP სისტემები მართვის ძირითადი ინსტრუმენტია ეფექტურად ვითარდება და ათიათასობით კომპანიის მიერ სხვადასხვა სფეროში გამოიყენება.

„გლობალური ERP პროგრამული უზრუნველყოფის ბაზარი წელიწადში 25 მილიარდ დოლარზე მეტი მოცულობისაა და ყოველწლიურად 10-20%-ით იზრდება“. (წყარო G2)

ERP სისტემები ნამდვილად თამაშობენ ასეთ მნიშვნელოვან როლს კომპანიების განვითარებაში? სჭირდება თქვენს ბიზნესს კონკრეტულად ასეთი დაგეგმვის სისტემა? და როგორ მივიღოთ მაქსიმალური სარგებელი მისი იმპლემენტაციდან? თითოეულ შეკითხვას სტატიაში გავცემთ პასუხს.

როგორ მუშაობს ERP?

ზოგადად, ERP სისტემა არის ცალკეული მოდულების ნაკრები, რომლებიც დაკავშირებულია და ინტეგრირებულია ერთმანეთთან. თითოეული ეს მოდული პასუხისმგებელია ბიზნესის კონკრეტულ სფეროზე: ფინანსები, წარმოება, HR, მარკეტინგი და გაყიდვები, დაგეგმვა, შესყიდვები, ლოჯისტიკა და სხვა – ცალკეული მოდულების უპირატესობებს უფრო დეტალურად ქვემოთ განვიხილავთ.

ისევე როგორც ცენტრალური ნერვული სისტემა აგროვებს სიგნალებს და ინფორმაციას სხეულის ყველა ნაწილიდან, ERP ამ ინფორმაციას საწარმოდან აგროვებს. უფრო მეტიც, ERP სისტემა, ისევე როგორც ცენტრალური ნერვული სისტემა, ვითარდება და მისი მოდულების ფუნქციონირება უფრო კომპლექსური ხდება.

ERP სისტემის დანერგვის მნიშვნელობა და შესაბამისობა

ERP-ის ძირითადი პრინციპია ინფორმაციის ცენტრალიზებული შეგროვება. ყველა მონაცემი არის ერთ საცავში, რომელიც საშუალებას აძლევს ყველა მომხმარებელს – აღმასრულებელი დირექტორიდან ბუღალტერამდე პერსონალამდე – შეინახოს, შექმნას და გამოიყენოს იგივე განახლებული საწარმოს მონაცემები. რაც იმას ნიშნავს, რომ თუ კომპანია იყენებს ცალკეულ მონაცემთა ბაზებს საწყობის ანგარიშგების მონიტორინგისთვის, შეკვეთების დამუშავებისა და აღრიცხვისთვის, დიდი რაოდენობით არასანდო ცხრილების გამოყენების პარალელურად, ERP ამ პროცესებს ინფორმაციის ერთიან და გასაგებ ნაკადად გააერთიანებს.

დღევანდელ დინამიურ ბაზარზე აუცილებელია მოქნილი და უსაფრთხო პროგრამული უზრუნველყოფის არსებობა, რომელიც საშუალებას მოგცემთ მიიღოთ სწრაფი გადაწყვეტილებები დეტალური ანალიტიკის საფუძველზე.
ასევე მნიშვნელოვანია გვესმოდეს თუ თქვენი ბიზნესი მიმართულია საერთაშორისო ბიზნეს პრაქტიკაზე და მოხერხებულ ინტერაქციაზე პროგრესული ბაზრის მოთამაშეებთან, მოძველებული და არასანდო სისტემების გამოყენების შეწყვეტა არის მთავარი ნაბიჯი თქვენი ბიზნესის უსაფრთხოებისა და გონივრული მასშტაბისკენ.

მთავარი სარგებელი თქვენი ბიზნესისთვის

• ჰოლისტიკური ხედვა და არსებული სიტუაციის სიღრმისეული ანალიზი: გადაწყვეტილების მიმღებ პირებს აქვთ ინფორმაციის ერთიანი და სანდო წყარო, რომელიც მოდის თქვენი საწარმოს ყველა „არტერიიდან“. ხელოვნური ინტელექტის მქონე ანალიტიკა დაგეხმარებათ სწრაფად მიიღოთ პასუხები კრიტიკულ კითხვებზე, დროულად ამოიცნოთ გამაფრთხილებელი ნიშნები და დაინახოთ თქვენი ბიზნესის ყველა დეტალი.

• გაზრდილი პროდუქტიულობა: ბიზნეს პროცესის ავტომატიზაცია საშუალებას გაძლევთ გამოიყენოთ თქვენი თანამშრომლების მიერ დაზოგილი დრო სხვა ამოცანებისთვის.

• გაუმჯობესებული ურთიერთქმედება კლიენტებთან: 
  მონაცემთა ცენტრალიზებული საწყობი უზრუნველყოფს ყველა საჭირო ინფორმაციას მომხმარებელთა ბაზის შესახებ, რაც ამარტივებს კომუნიკაციას და ამცირებს მომხმარებელთა მომსახურებაზე დახარჯულ დროს. მომხმარებელთა ურთიერთქმედების შეგროვებული და გაანალიზებული მონაცემები დაგეხმარებათ თქვენი სტრატეგიის ოპტიმიზაციაში და უფრო ზუსტი მოთხოვნის პროგნოზირებაში.
• მონაცემთა უსაფრთხოება: ინფორმაციის დამუშავების ცალკეული სისტემების დიდი რაოდენობა გარკვეულ რისკებს შეიცავს. ერთიანი, უსაფრთხო მონაცემთა ცენტრი იცავს თქვენი კლიენტების და თანამშრომლების პერსონალურ მონაცემებს, ასევე ფინანსურ მონაცემებს არასასურველი საფრთხეებისგან.

ბიზნესის ინდივიდუალური კომპონენტების უპირატესობები

ERP-ის სისტემა არღვევს ბარიერებს საწარმოების ცალკეულ განყოფილობებს შორის და აყალიბებს ერთიანი კონტოლისა და დაგეგმვის ცენტრს. მოკლედ ვისაუბრებთ Microsoft Dynamics 365 Business Central-ში შემავალ მოდულებზე (ძველი სახელწოდება Microsoft Dynamics NAV):

• ფინანსების მართვა

ERP ავტომატიზირებს ფინანსური აღრიცხვის პროცესს საერთაშორისო და ეროვნული სტანდარტების შესაბამისად. სისტემა იძლევა ბიუჯეტის დაგეგმვის, მათი შესრულების კონტროლის, ასევე რეგულირებული და ფინანსური ანგარიშგების გენერირების საშუალებას.

• გაყიდვები და მარკეტინგი

ERP-ის სიტემის გამოყენებით შესაძლებელია გაყიდვების პროცესის აგება, ფასებისა და საქონლის მენეჯმენტიდან, გაყიდვებისა და საწყობიდან გადაზიდვის შესახებ დოკუმენტების გენერირებამდე. მარკეტინგის მოდულში შეგიძლიათ შექმნათ მომხმარებელთა პერსონალიზებული მოგზაურობები კლიენტის შესახებ დაგროვილი ინფორმაციისა და ხელოვნური ინტელექტის რეკომენდაციების საფუძველზე.

• შეყიდვები და გადასახადები

რაც შეეხება შესყიდვის პროცესს, სისტემა საშუალებას გაძლევთ დაგეგმოთ საქონლის მიწოდება წარმოების საჭიროებებისა და მომხმარებელთა მოთხოვნის შესაბამისად.

•  მიწოდების დაგეგმვა და ხელმისაწვდომობა

ERP გთავაზობთ მარშრუტების დაგეგმვისა და მიწოდების დროის ფუნქციონალს, წარმოების საჭიროებების ანალიზის, საკუთარი მოხმარებისა და გაყიდვების პროგნოზების საფუძველზე.

• პროექტის მენეჯმენტი

პროექტის იმპლემენტაციის დაგეგმვა და აღრიცხვა, პროექტის რესურსების დაგეგმვა.

• სერვისის მენეჯმენტი

სერვისის მოთხოვნების მართვა, გეგმიური მომსახურება, საველე თანამშრომლების მუშაობის ორგანიზება.

• საწყობის მენეჯმენტი

საწყობის მართვის ოპტიმიზაციისა და ავტომატიზაციის მოდული. საწყობში საქონლის განაწილების რთული ჯაჭვი იყოფა უფრო მცირე ოპერაციებად და ამოცანებად, რომლებსაც ასრულებენ კონკრეტული მომხმარებლები ამ ოპერაციების განხორციელებაზე კონტროლით.

• წარმოება

ERP-ის ძირითადი ამოცანები წარმოების პროცესში არის გონივრული რესურსების დაგეგმვა მიმდინარე მოთხოვნილების დასაკმაყოფილებლად, წარმოების პროცესის კონტროლი, ხარისხის მართვა, წარმოების ხარჯების ოპტიმიზაცია, აგრეთვე პროდუქტის ღირებულების გენერირება და გაანგარიშება.

როდის უნდა დაინერგოს ERP?

საწარმოს განვითარებასთან ერთად, მისი მართვის პროცესები რთულდება, იზრდება ინფორმაციის რაოდენობა, რომელიც წარმოადგენს გადაწყვეტილების მიღების საფუძველს, ხოლო ბიზნეს პროცესები, რომლებსაც ადრე მინიმალური დრო სჭირდებოდათ, მეტ ყურადღებას და ახალ პროგრესულ გადაწყვეტილებებს მოითხოვს. გლობალური კომპანიების გამოცდილებიდან გამომდინარე, ჩვენ შეგვიძლია გამოვყოთ ძირითადი სიგნალები ERP დანერგვის აუცილებლობის შესახებ:

როგორ მიიღოთ მაქსიმალური სარგებელი ERP-ის იმპლემენტაციისგან?

თუ კომპანიას აქვს არასტანდარტული ბიზნეს პროცესები, რომლებიც საჭიროებენ პერსონალიზაციას, თქვენ მზად უნდა იყოთ გრძელვადიანი ERP დანერგვისთვის (ამ პროცესს შესაძლოა თვეები დასჭირდეს).

FinencesOnline-ის ანგარიშის მიხედვით, კომპანიების 69%-მა ERP-ის იმპლემენტაციასთან დაკავშირებულ პროცესს რთული უწოდა 17% –საშუალო,14% – ძალიან რთული; პროცედურა კი მარტივი კომპანიების – 0%-თვის აღმოჩნდა.

თუ ვსაუბრობთ ეფექტურობაზე და მოლოდინების დაკმაყოფილებაზე, Panorama Group-ის კვლევის შედეგები გვთავაზობს შემდეგ მონაცემებს: კომპანიების დაახლოებით 53% სრულად კმაყოფილია ERP განხორციელების პროცესით; 38% საკუთარ გამოცდილებას ნეიტრალურად აფასებს; 7% უკმაყოფილოა; 2% ძალიან უკმაყოფილოა

მნიშვნელოვანია გვესმოდეს, რომ ERP-ის დანერგვა ეტაპობრივი, რთული და შრომატევადი პროცესია და ERP-ის ღირებულება უნდა იყოს გამართლებული. წარმატებული ინტეგრაცია მოითხოვს სწორად მომზადებას, კონკრეტული ბიზნესის დეტალურ ანალიზს და სისტემის თითოეული მოდულის გონივრულ კორექტირებას კომპანიის ბიზნეს პროცესებთან.

ქვემოთ იხილეთ რამდენიმე პრინციპი ERP-ის წარმატებული განხორციელებისთვის:

• ექსპერტიზა

საიმედო და კომპეტენტური პარტნიორის პოვნა უზრუნველყოფს ERP წარმატებულ დანერგვას. გამოცდილება, პროცესების გააზრება და იმპლემენტაციის გამოცდილება სხვადასხვა ბიზნესისთვის არის ის, რასაც ყურადღება უნდა მიაქციოთ კონტრაქტორის არჩევისას. კარგი პარტნიორი არა მხოლოდ ასრულებს მომხმარებლის მოთხოვნებს, არამედ ურჩევს ბიზნეს პროცესების ორგანიზებას ასობით დანერგვის გამოცდილებაზე დაყრდნობით.

• ჩართულობა

ERP სისტემა უზრუნველყოფს ცვლილებებს ორგანიზაციის ყველა დეპარტამენტში და გამოასწორებს უკვე ნაცნობ პროცესებს. მნიშვნელოვანია თითოეულ თანამშრომელს მივაწოდოთ ამ ცვლილებების მიზანი, სარგებელი და აუცილებლობა. საერთო გაგებითა და თქვენი ხედვის გადმოცემით, იმპლემენტაციის პროცესი ყველასათვის უფრო ეფექტური და ნათელი გახდება.

• დაგეგმვა

მნიშვნელოვანია დაგეგმოთ რეალისტური და ეტაპობრივი განხორციელების გრაფიკი. ERP საკმაოდ მოცულობითი სისტემაა ბიზნესის მრავალ ასპექტს აერთიანებს, რომელთა ერთდოულად განხორციელება თითქმის შეუძლებელია. მაგალითად, რიგ მეთოდოლოგიას შორის Sure Step გამოირჩევა, როგორც კომპლექსური, გამჭვირვალე და ეტაპობრივი განხორციელების მეთოდოლოგია.

• ტრენინგი

ERP ინტეგრაციასთან დაკავშირებული მცდარი წარმოდგენაა, რომ საკმარისი დრო და ძალისხმევა არ ეთმობა პერსონალის ტრენინგს. ახალ სისტემასთან ადაპტაცია, რომელიც მთლიანად ცვლის პროცესებს, მარტივი არაა. იზრუნეთ საჭირო რაოდენობის რესურსებზე თქვენი თანამშრომლების მომზადებისთვის. და დაიმახსოვრეთ: ტრენინგის დროს დაშვებული შეცდომები ჯობია რეალური ამოცანების შესრულებისას დაშვებულ შეცდომებს.

რაც მთავარია, იყავით მომთმენი და ყოველთვის გახსოვდეთ, რომ რთული გადაწყვეტილებების განხორციელებაზე დახარჯული შრომა და ენერგია საბოლოოდ გარდაიქმნება დამატებით მოგებად და ახალ შესაძლებლობებად თქვენი ბიზნესისთვის.

შეჯამება

ERP არის ძლიერი ინსტრუმენტი თქვენი კომპანიის რესურსების ჭკვიანურად დაგეგმვისა და მართვისთვის. სისტემა ავტომატიზირებს და უზრუნველყოფს ძირითადი ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაციას, ეხმარება გადაწყვეტილების მიღებაში დეტალური ანალიტიკის საფუძველზე და ქმნის ხელსაყრელ პირობებს საწარმოს მასშტაბირებისთვის.
ERP-ის დანერგვა სერიოზული ნაბიჯია, რომელიც სწორი მომზადების, რესურსების და სწორი მიდგომის გამოყენებით აუცილებლად მოიტანს სასურველ შედეგს. დაიმახსოვრეთ: არცერთი თქვენი სისტემა არ გეტყვით, რომ დროა შეცვალოთ იგი. გაცნობიერება იმისა, რომ თქვენს ბიზნესს სჭირდება თანამედროვე გადაწყვეტილებები და განახლებები, იმპლემენტაციის ნახევარია.