11 Лис 2022 4 MIN READ
Новини та статті

Користуєтесь Business Central? 7 причин, чому варто звернути увагу на SmartPoint DMS для роботи з документами

Для зменшення обсягів сховища та зручної роботи під час погодження або корегування документів система Microsoft Dynamics 365 Business Central може бути доповнена рішенням, що призначене для процесів управління документами – SmartPoint DMS.

SmartPoint DMS – це система автоматизації процесів управління документами, розроблена на основі платформ та технологій Microsoft. Система містить набір інструментів для контролю, керування та зберігання різних типів документів, максимізуючи ефективність кожного бізнес-процесу.

Кожен документ має унікальну картку та можливість вкладення одного або декількох файлів.

Переваги інтеграції ERP-системи зі SmartPoint DMS

Зростання компанії супроводжується збільшенням кількості процесів, пов’язаних з документацією. Вагома їхня частка припадає саме на ERP-систему. Угоди, акти, накладні, первинна документація, контракти – все це потребує місця для зберігання. Велика кількість документів призводить до неефективного використання сховища Business Central.

В основі SmartPoint DMS лежать сервіси Microsoft 365, що дозволяє вже в базовій версії мати понад 1 ТБ сховища для зберігання документів.

Інтегруючи SmartPoint DMS в ERP-систему, ви створюєте єдине середовище для управління процесами компанії, зокрема роботою з документами.

Тобто якщо раніше ви вже автоматизували основні бізнес-процеси завдяки Business Central, але при цьому продовжували роботу з документами вручну або користувались іншими ненадійними системами, наприклад 1С Документообіг, то зараз чудова нагода для оптимізації цієї ділянки бізнесу.

Замінюємо застарілий документообіг в 1С на ефективний процес управління документами в SmartPoint DMS.

Детальніше про ключові можливості рішення

  1. Зручне налаштування маршрутів погодження

Система має зрозумілий конструктор моделювання процесів, яким може користуватись співробітник без спеціальних знань платформ, на яких розроблена система.

Конструктор має зручний інтерфейс та візуалізацію як спеціальних налаштувань бізнес-процесу, так і прав дозволу по ролях. За необхідності конструктор налаштовується попередньо для умов клієнта. У разі заміщення на ролі новий виконавець отримує завдання автоматично. Зміни миттєво відображаються у візуалізації процесу.

Процес візуалізується в картці документа в блоці 4:

Блок 4 – блок візуального відображення процесу, що дозволяє відстежувати, на якому кроці та в якого користувача на цей момент знаходиться документ. Замість ролі автоматично відображаються ПІБ та посада користувача, які визначаються згідно з умовами бізнес-процесу.

  1. Спільна робота над документами

SmartPoint DMS передбачає можливості збереження:

  • Коментарів в картці документа (у разі погодження або відхилення) та в чаті документа;
  • Змін, коментарів та встановлення завдань під час редагування файлів документа кількома учасниками одночасно в рамках спільної роботи у Microsoft 365. Такий формат пришвидшує процес внесення правок та узгодження файлу. За умови включення функції Track Changes робоча група бачить внесені зміни та може простежити їх через історію версій файлу;
  • Файлів (якщо треба завантажити нову версію файлу, а не вносити зміни в поточну).
  1. Робота з ЕЦП (КЕП)

Система підтримує використання КЕП із можливістю роботи з усіма наявними АЦСК України. Можливо як окреме зберігання підписаних файлів документів у системі, так і спільна робота з іншими організаціями за допомогою таких провайдерів та платформ України як ВЧАСНО, ПТАХ та інші.

Ведеться робота над вдосконаленням інтеграційних можливостей системи SmartPoint DMS в рамках взаємодії з різними міжнародними сервісами, такими як DocuSign, Acrobat Sign та інші. Тож якщо вас цікавить обмін документами в межах Європи, цей інструмент стане вам у пригоді.

  1. Робота с документами

Затримка документа на якомусь кроці погодження гальмує процес прийняття/реалізації бізнес-рішень. За допомогою SmartPoint DMS користувачі в зручному форматі виконують роботу над документами як у вебверсії, так і в додатку Microsoft Teams.

Завдання містять всю інформацію, необхідну для прийняття рішень. Тому завдання можуть погоджуватися за допомогою пошти або повідомлень Microsoft Teams, що робить процес більш гнучким та мобільним.

Доступ до SmartPoint DMS можливий і з мобільних пристроїв. Чи то смартфон, чи планшет – ви можете легко закрити питання, пов’язані з документами, в режимі
to go.

Для отримання персональної консультації щодо інтеграції SmartPoint DMS звертайтесь за адресою: sales@smart-it.com

X

Будь ласка,
заповніть всі поля.