Як формується вартість ERP, і що потрібно знати під час вибору системи?

Система планування ресурсів (ERP) — це важливий інструмент автоматизації бізнесу, що допомагає оптимізувати бізнес-функції та зробити їх більш прозорими та контрольованими. В умовах динамічного ринку ERP допомагає компаніям швидко реагувати на зміни та приймати стратегічні рішення на основі точних аналітичних даних.

Після усвідомлення потреби в ERP наступне логічне запитання — її ціна. Покупка системи, де зберігатиметься найважливіша складова вашого бізнесу – тобто інформація — є серйозним кроком, що потребує детального та прискіпливого аналізу. А вартість такої системи тісно пов’язана з її цінністю для конкретно вашого бізнесу. Тому питання: «Скільки коштує ERP?» містить багато аспектів та потребує глибшого розбору. Це щось на кшталт купівлі нового будинку, ціна якого залежить від кількості кімнат, його надійності, наявності ремонту, поточної інфраструктури та перспектив її розвитку.

Детальніше про те, з чого складається вартість ERP та як максимально ефективно інвестувати у придбання системи планування ресурсів, поговоримо у цій статті.

Цінові моделі ERP-системи

Фундаментальним у питанні вартості ERP є вибір цінової моделі. Виділяють дві основні: безстрокова та модель за передплатою. Пропонуємо детальніше ознайомитись з кожною:

Безстрокова (або локальна/on-premises):

В разі вибору локальної версії ви купуєте безстрокову ліцензію на використання ERP. Дані зберігаються на орендованих серверах (як-то хмари ) або ж на власних — у цьому варіанті ваші спеціалісти підтримують їхню роботу, займаються питаннями безпеки та резервного копіювання інформації. У цій моделі є також необхідність у щорічних витратах на підтримку, оновлення та багфікс системи. Локальний підхід потребує вагомих початкових витрат та постійних інвестицій у міру масштабування бізнесу.

За передплатою (вона ж хмарна/SaaS):

Цей метод передбачає оренду місця для даних на хмарному сервері вашого ERP-провайдера. Плани передплати пропонуються за моделлю SaaS (Software-as-a-Service), де компанія платить щомісячний чи річний збір за необхідне програмне рішення. Така модель є доволі гнучкою та зручною, бо дозволяє оформити передплату в залежності від кількості користувачів і потребує менших витрат на обслуговування, ніж локальна версія.

За даними дослідження від Panorama Consulting Group станом на 2021 рік, 77% компаній надають перевагу хмарному рішенню, 23% — локальному. А деякі компанії взагалі оголошують тотальний перехід у хмару. Наприклад, FedEx анонсували закриття всіх дата-центрів й повний перехід в хмару протягом 2 років.

Загалом же вибір між цими моделями залежить від ключових факторів:

1. Потреба вашого бізнесу в специфічних рішеннях з планування ресурсів.
2. Рівень конфіденційності ваших даних та необхідність їхнього повного контролю.
3. Обсяг операцій та необхідна потужність для їхнього опрацювання.

Щоб дати відповіді на ці питання, рекомендовано провести аудит наявної інфраструктури, спрогнозувати швидкість зростання потенційних користувачів і взяти до уваги інші витрати на впровадження системи. Про них розповідаємо далі.

Витрати, пов’язані з впровадженням

Оцінюючи витрати на впровадження ERP, треба розуміти масштаби цього процесу. Якщо ми говоримо про розумну інтеграцію системи в бізнес і мінімізацію ризиків на проєкті, то варто використовувати перевірену методологію впровадження ERP, приміром Sure Step від Microsoft. У спрощеному вигляді виглядає вона так:

Продумана методологія передбачає якісну оцінку обсягу робіт та їхньої вартості відповідно. Але методологія дає гарні результати лише у зв’язці з досвідченим інтегратором.

Так, безумовно, вам можуть знадобитись розширення базової функціональності. І це, звісно, окрема стаття витрат. Але підрядник з досвідом зацікавлений у тому, щоб «продати вам» досвід та best practices – він не буде переписувати систему «з нуля» суто під ваші бізнес-процеси. Інтегратор ERP-системи підкаже, як зменшити кількість доопрацювань шляхом розумного використання базової функціональності та завдяки побудові процесів згідно з міжнародними стандартами.

Якщо ж базової функціональності системи недостатньо, то завжди можна знайти потрібний add-on у каталозі розширень (наприклад AppSource для рішень від Microsoft).

Сьогодні не кожен вендор може похвалитись каталогом з тисячами розширень для системи, тому приготуйтесь, що можуть знадобитись такі додаткові дії:

1. Додаткові модулі

Зазвичай базовий пакет модулів ERP-системи покриває основні бізнес-завдання компанії: бухгалтерський облік, продажі, управління товарами та складами тощо. Але інколи специфіка окремого бізнесу потребує додаткових рішень, як-от електронного документообігу чи інтеграції з системою OCR, що здатна розпізнавати вхідні рахунки й автоматично створювати документи. Такі доповнення несуть додаткові витрати.

2. Кастомізація

Компанії іноді потребують унікального налаштування системи відповідно до їхніх процесів. Це потребує детальнішого аналізу процесів і збільшує складність впровадження. Ресурсів зі сторони підрядника в цьому сценарії потрібно більше, тож вартість впровадження збільшується відповідно.

3. Навчання

Постачальники ERP здебільшого пропонують базове навчання під час покупки системи. Якщо ж йдеться про більш просунутий рівень, то це передбачає додаткові витрати. Власники бізнесів інколи скептично налаштовані щодо такої статті витрат, але, як показує досвід, додаткове навчання значно спрощує процес використання системи в майбутньому.

4. Локалізація системи

Існує також потреба адаптації системи під вимоги місцевого законодавства. Це додаткове налаштування забезпечує ведення підприємницької діяльності відповідно до вимог локального законодавства і враховує особливості та зміни законодавчої бази.

Прикладом такого рішення на місцевому ринку є продукт SMART Localization від SMART business.

ВАЖЛИВО: На період воєнного стану локалізація системи Business Central від компанії SMART business надається на безоплатній основі. Компанія Microsoft зі свого боку надає 80% знижки на ліцензії для нових користувачів на 2 роки. Тож ви маєте змогу використовувати одну з кращих ERP у світі всього за $14.

Як зробити свою інвестицію в ERP максимально вигідною?

Повернімося до нашої аналогії покупки ERP з придбанням будинку. Погодьтесь: інфраструктура навколо будинку та перспективи її розвитку є вкрай важливими під час вибору.

Купуючи систему планування ресурсів, рекомендуємо керуватись тим самим принципом. Під час вибору ERP подумайте про загальну екосистему та можливість інтеграції інших рішень в її межах. Чи забезпечується конкретне рішення актуальними оновленнями? І чи не втратить ця система своєї актуальності за 5 років?

Якщо сьогодні вам потрібна ERP, то вже в найближчому майбутньому вам може знадобитися CRM, певний AI-додаток чи інше. Як приклад, ERP-система Microsoft Dynamics 365 Business Central є одним із 72 рішень екосистеми рішень Microsoft для бізнесу. Інтегруючи такого роду рішення, ви не тільки закриваєте поточні завдання, а й створюєте підґрунтя для ефективного та зрозумілого масштабування.

На завершення

Кожен бізнес різний. І, як ви могли зрозуміти, інтеграція ERP та вартість такої системи залежить від багатьох факторів, моментів та специфіки окремого підприємства. Інколи знайти хороше рішення для впровадження ERP за обґрунтованою ціною досить складно.

Проте буває так, що хороше рішення самостійно знаходить вас. Тож якщо вам потрібна консультація з приводу ERP-рішення для вашої компанії, команда SMART business з радістю вам допоможе. Залишити заявку на консультацію можна тут: sales@smart-it.com