08 Сер 2022 4 MIN READ
Новини та статті

Принцип аудиторського сліду. Прозорість бізнесу як ключ до його зростання

Зараз ми перебуваємо у точці важливих змін, що стосуються як кожного особисто, так і держави в цілому. Бізнес – не виняток. Все більше уваги приділяється оптимізації процесів управління, плануванню та впровадженню європейських best practices ведення бізнесу. Важливо пам’ятати: що швидше власники чи керівники компаній почнуть поступову трансформацію процесів, то вищий їхній шанс знайти «своє місце» на прогресивному бізнес-полі.

Починати трансформацію бізнесу варто з забезпечення його прозорості. Тож в цій статті поговоримо про принцип аудиторського сліду та чому він потрібен вашій обліковій системі, якщо ви плануєте виходити в економічний простір ЄС.

Що таке аудиторський слід (audit trail)?

Це детальний хронологічний запис, за допомогою якого відстежуються бухгалтерські записи, деталі проєкту чи інші фінансові дані. Аудиторський слід часто є нормативною вимогою у багатьох фінансових сферах і вважається кращою бізнес-практикою для ретельного та організованого бухгалтерського комплексу компанії. Журнали аудиту використовуються для перевірки всіх видів транзакцій, робочих процесів, облікових даних, угод на брокерських рахунках тощо.

Як це працює?

розбираємо на прикладі ERP-системи

Оскільки фіксування, перебіг та облік фінансової, товарної або іншої бухгалтерської інформації відбувається сьогодні в автоматизованих системах, таких як ERP — пропонуємо ознайомитись з основним принципом роботи аудиторського сліду саме у цьому ключі.

В основі ERP-систем, що базуються на принципі аудиторського сліду, є відображення усіх фінансових операцій в хронологічному порядку, а зміни, що відбуваються у цих операціях, існують у вигляді окремого запису. Тобто якщо певний документ був облікований, то для подальшої його зміни – наприклад, зміни назви товару, ціни, кількості тощо — потрібно створювати додатковий документ замість переписування раніше створеного. Прикладом такого ERP-рішення є Microsoft Dynamics 365 Business Central — всі зміни в системі відображаються і фіксуються, а також вказуються особи чи інші тригери, що спричинили зміни.

Натомість в системах типу 1С відсутність принципу аудиторського сліду дозволяє коригувати та видаляти раніше внесені дані, без відображення цих змін. Це збільшує ризик внутрішнього шахрайства, значно ускладнює процес проходження зовнішнього аудиту та говорить про непрозорість ведення фінансового обліку, що формує його «непривабливий» імідж.

Загалом на європейському та американському ринках використання принципу audit trail є загальноприйнятим. А в чому ж полягає важливість його впровадження у конкретно ваш бізнес? Спробуймо розібратись!

Чому це важливо для бізнесу?

Загалом виділяють такі основні переваги використання принципу аудиторського сліду:

Запобігання шахрайству

Записи аудиторського сліду допомагають компаніям краще контролювати те, що відбувається всередині компанії й швидко знаходити помилки, допущені під час проведення обліку, та їхнє коригування  за допомогою детального та хронологічного журналу дій. Навіть факт наявності такого інструменту запобігає внутрішньому шахрайству, оскільки працівники знають, що будь-які злочинні дії невдовзі будуть розкриті.

Аудит без стресів

Для компаній, що потребують регулярного незалежного аудиту, наявність послідовних та зрозумілих фінансових записів значно спрощує процес проходження процедури. Коли всі транзакції мають аудиторський слід, аудитор може швидко визначити та підтвердити дійсність транзакцій. ведення вашого фінансового обліку. В цьому, власне, і є сенс аудиту. Важливо також розуміти, що можливість аудиторів швидко виконувати свою роботу дозволяє зменшити грошові та часові витрати на процедуру.

Повнота інформації

Наявність аудиторського сліду дозволяє легко перевірити необхідну інформацію. Маючи лише номер і дату первинного документа, ви може з легкістю знайти всі записи в системі, що пов’язані з цим документом. Це дозволить вам швидко і зручно побачити повну картину за вашим запитом.

Позики, Інвестиції, Капіталізація

Досвідчений інвестор проводить детальну перевірку, оцінюючи, чи варто вкладати кошти в компанію. Кредитний спеціаліст перед наданням кредиту мусить переконатися, що компанія виглядає фінансово безпечною. А вихід на фондовий ринок неможливий без ведення фінансового обліку згідно з міжнародними стандартами.

Використання аудиторського сліду і, власне, якісні аудиторські звіти, про які ми говорили вище, стають сигналами безпеки та надійності в цих питаннях. А точні фінансові дані зміцнять довіру до вашого бізнесу та забезпечать його прозорість для зацікавлених гравців ринку.

Важливо також розуміти, що наявність прозорих та схвалених у всьому світі систем управління бізнесом та інструментів ведення фінансового обліку впливає на капіталізацію вашого бізнесу. Тож інвестуючи, наприклад, у систему ERP, враховуйте, що окрім оптимізації бізнес-процесів та відкриття нових бізнес-можливостей, ви формуєте імідж компанії, збільшуєте її загальну вартість і робите її більш привабливою для потенційних інвесторів, покупців та інших зацікавлених осіб.

Поговоримо про ремонт, або «Підсумуємо»

Зараз питання прозорості ведення бізнесу чи не найважливіше для амбіційних українських компаній. Не важливо, які масштаби вашого бізнесу сьогодні, якщо завтра ви хочете бути привабливим для іноземних інвестицій, вийти на міжнародні ринки або стати повноцінним гравцем фондової біржі.

Це як з ремонтом квартири: краще одразу встановити перевірену техніку та зробити якісний санвузол. Така квартира більш придатна для власного життя. Цю квартиру можна вигідно здати в оренду, не переймаючись, що мешканці знайдуть критичні неполадки й припинять договір. І, за необхідності, квартиру з якісним ремонтом можна вигідно і без виснажливого процесу «пошуку підводних каменів» продати.

Мовою бізнесу, наявність перевіреного та схваленого у світі рішення для управління ресурсами, власне, і є вашим якісним ремонтом. А забезпеченість такого рішення принципом аудиторського сліду говорить про його прозорість та надійність. І якщо на шляху трансформації бізнесу вам знадобиться якісний інтегратор ERP-рішення чи інших розумних систем для бізнесу, компанія SMART business готова стати надійним учасником вашого ремонту. Отримати детальну консультацію ви можете за адресою: sales@smart-it.com.

X

Будь ласка,
заповніть всі поля.