ДП «Коніка Мінолта Україна» вдосконалює бізнес за допомогою ERP-системи
ДП «Коніка Мінолта Україна» є українським підрозділом Konica Minolta, провідного світового постачальника продуктів і сервісних послуг в області обробки зображень та друку. Корпоративною системою управління бізнесом у підрозділах групи компанія обрала рішення Microsoft® Dynamics® NAV, яке впроваджується по всьому світу для понад 30000 співробітників. ДП «Коніка Мінолта Україна» з усіма її територіально розподіленими структурами перейшла на бізнес-рішення від Microsoft однією з перших.
Міграція з використовуваних у регіональних офісах рішень Галактика та 1С на Microsoft Dynamics NAV дала можливість поліпшити якість сервісу,який надається, оптимізувати бізнес-процеси компанії, прискорити прийняття рішень і в результаті збільшити прибутковість компанії.
Коніка Мінолта Україна
- Сайт: konicaminolta.ua
- Країна: Україна
- Сфера: Торгова організація
Кonica Minolta Україна з центральним офісом у Києві, з 6 дочірніми підприємствами та дилерською мережею по всій Україні займається продажом і сервісним обслуговування продуктів бренду Konica Minolta.
Ситуація
ДП «Коніка Мінолта Україна» здійснює діяльність із продажу й маркетингу багатофункціональної та факсимільної продукції, копіювальної техніки, принтерів, рішень для бізнесу оперативної поліграфії, а також сервісу й технічної підтримці цієї продукції в Україні.
Сьогодні в складі ДП «Коніка Мінолта Україна» функціонують шість філій: у Києві, Дніпропетровську, Донецьку, Харкові, Одесі, Рівному, та два сервісних центри в Кривому Розі й Полтаві, які займаються як реалізацією техніки ТМ Konica Minolta, так і її сервісним обслуговуванням. Кожна філія має власний сервісний центр, регіональну мережу дилерів, власний план обсягу продажів і бюджет. Оперативне управління бізнесом компанії здійснюють генеральний директор, менеджери регіональних продажів, менеджери по роботі з партнерами – дилерами та дистрибуторами, контролінг, бухгалтерія, логістика, сервіс-менеджер і маркетинг.
Для інформаційної підтримки бізнесу в Україні в компанії використовувалося локальне рішення – ERP-система Галактика, модифікована під специфічні вимоги деяких процесів дистрибуції й фінансів. Для обліку зарплати використовувалися рішення компанії 1С.
Постійне вдосконалення й зростання бізнесу є запорукою успіху в сучасному висококонкурентному середовищі. Ускладнення бізнес-завдань, зростання кількості співробітників, завдання більш ефективного управління сервісом сформували в ДП «Коніка Мінолта Україна» потребу в оптимізації всіх бізнес-процесів – продажів, логістики, сервісу, фінансів, управління персоналом. ДП «Коніка Мінолта Україна» було зацікавлено у впровадженні у всіх своїх філіях єдиної системи управління підприємством, яка дозволила б оптимізувати ведення бізнесу.
Системою, яка найкращим чином підтримує особливості бізнесу, міжнародна група компаній Konica Minolta обрала Microsoft Dynamics NAV. Для ДП «Коніка Мінолта Україна», як одного з підрозділів групи, перехід на інформаційну систему управління, використовувану материнською компанією, став закономірним кроком.
“Konica Minolta здійснює свою діяльність на ринках різних країн. Адекватна й достовірна інформація, одержувана за допомогою Microsoft Dynamics NAV – це обов’язкова умова ведення нашого бізнесу. Завдяки цій інформації ми приймаємо рішення, які дозволяють ефективно діяти в рамках нашої бізнес-стратегії”.
«До рішень Microsoft Dynamics ми придивлялися вже давно – ще з 2003 року. Але уніфікація підходів до управління бізнесом і його ефективності, використовуваних в Konica Minolta, а також успішний досвід наших закордонних колег підштовхнули нас здійснити перехід на цю продуктивну систему саме зараз, під час економічного спаду. Адже тепер питання ефективності бізнесу стоять особливо гостро».
Рішення
У 2008 році ДП «Коніка Мінолта Україна» почала роботу з міграції на Microsoft Dynamics NAV. Генеральним підрядником проекту виступила компанія Tectura – найбільший у світі партнер компанії Microsoft із бізнес-додатків, який поставляє галузеві програмні рішення на базі Microsoft Dynamics. Материнська компанія – Konica Minolta Business Solutions Europe разом з компанією Tectura розробили власний модуль із управління специфічними процесами групи компаній – Navision Uniform Solution. У всіх процесах з підготовки та впровадження активну роль грали фахівці материнської компанії зі штаб-квартири Konica Minolta Business Solutions Europe у місті Лангенхаген, Німеччина. Локальним партнером Microsoft, який здійснив впровадження й підтримку рішення, виступила українська компанія SMART business, золотий сертифікований партнер з напрямку Microsoft Dynamics.
«Замовник поставив перед нами цікаве завдання: поряд із впровадженням фінансового модуля системи проект передбачав його інтеграцію з Navision Uniform Solution – власною розробкою материнської компанії. Таким чином, у проекті брало участь багато сторін – українська дочірня компанія-замовник – ДП «Коніка Мінолта Україна», європейська материнська компанія-замовник – Konica Minolta Business Solutions Europe, генеральний підрядник – партнер Microsoft, партнер з розробки власного рішення – Tectura, і ми, компанія SMART business, як локальний партнер Microsoft. На наші плечі лягла інтеграція власного рішення з фінансовим модулем системи для відповідності законодавчим вимогам України, а також пов’язане із цим навчання користувачів, тренінги, міграція даних та введення системи в експлуатацію».
Основною метою впровадження нової системи була стандартизація процесів сервісного обслуговування й логістики й коректна інтеграція цих процесів з фінансовим обліком. Для ДП «Коніка Мінолта Україна» фінансовий облік містить у собі як бухгалтерський і податковий облік відповідно до вимог законодавства України, так і формування звітності за міжнародними стандартами для материнської компанії.
Український підрозділ став другим з міжнародних офісів Konica Minolta, де було здійснене впровадження такого рішення. Описуючи технічну сторону проекту:
«Архітектура побудови рішення обрана традиційно європейська – основний сервер перебуває в Німеччині – у головному офісі материнської компанії, а всі користувачі української компанії (їх одночасно може бути 50) працюють у термінальному режимі».
Таким чином, всі територіально розподілені підрозділи звертаються до даних компанії на центральному сервері через інтернет за допомогою Microsoft Windows Terminal Services.
Для ефективної взаємодії в рамках проектної групи, яка складалася із представників України й Німеччини, був організований обмін інформації за допомогою технологій Microsoft SharePoint® Server 2007, що дозволило швидше здійснювати колективну роботу.
«Ми визначили ключових користувачів по сервісу, продажам, логістиці, фінансам. Потім за допомогою проектної групи ми розглянули реалізацію бізнес-процесів в Microsoft Dynamics і висловили свої побажання з реалізації тих або інших функцій. Після проходження першого етапу тестування була здійснена локалізація, а потім ключові користувачі провели фінальне тестування системи перед запуском в експлуатацію. Такий підхід дав можливість ефективніше поширити досвід використання системи на всі наші підрозділи».
«Найскладнішим завданням цього проекту була інтеграція локальних вимог з корпоративними стандартами. Завдяки чіткій структурі процесів, гарній підготовці ключових користувачів, а також увазі, приділеній тестуванню прототипу системи, став можливим запуск системи в промислову експлуатацію без етапу паралельного використання старої та нової системи».
Був проведений всеосяжний інтеграційний тест під керівництвом координатора з боку української компанії-замовника, що включив у себе всі можливі процеси й перевірив коректну роботу системи на всіх етапах. Таке тестування й запуск забезпечили безперебійну роботу компанії в обслуговуванні своїх клієнтів без розриву в часі й погіршення сервісу під час впровадження.
«Дане впровадження є прекрасним прикладом злагодженої роботи декількох партнерів і клієнта. Основні ризики в такій роботі – це затримки із затвердженням тих або інших змін у настроюваннях і функціональності. Замовник продемонстрував найвищий ступінь залучення в проект і абсолютний фокус на поставлених перед проектом завданнях. Це уможливило виконання робіт у необхідний строк з необхідною якістю».
Переваги
ДП «Коніка Мінолта Україна» здійснила перехід до стандартизованого корпоративного середовища групи компаній Konica Minolta, що дало можливість поліпшити якість сервісного обслуговування техніки, оптимізувати бізнес-процеси компанії, прискорити прийняття рішень і, у результаті, удосконалити управління компанією в цілому. У планах на майбутнє – розвиток отриманої системи шляхом впровадження CRM-модуля Microsoft Dynamics NAV для підвищення клієнтоорієнтованості компанії, а також підключення до системи віддалених користувачів з мобільними пристроями.
Поліпшення якості сервісного обслуговування
Розширена технічна підтримка обладнання ТМ Konica Minolta, здійснювана завдяки модулю Navision Uniform Solution, дозволяє краще відслідковувати питання, пов’язані із сервісним обслуговуванням обладнання, встановленого в замовників.
«Ми дуже задоволені реалізованим у Microsoft Dynamics NAV блоком сервісу. Наприклад, інформація про необхідність заміни тонеру надходить прямо від наших принтерів в інформаційну систему менеджерів і сервісних інженерів. При цьому в них є вся необхідні дані, щоб спланувати й здійснити обслуговування найбільш якісно».
Оптимізація бізнес-процесів
У результаті впровадження компанія переглянула й удосконалила багато бізнес-процесів. Інтеграція управлінської системи в середовище материнської компанії раціоналізувала взаємообмін даними й дозволила багато процесів здійснювати більш ефективно. Система дозволяє раціоналізувати документообіг за рахунок відстеження практично всіх бізнес-процесів, включаючи статуси поставлених завдань, бухгалтерські документи й обслуговування клієнтів.
Полегшення процесу настроювання параметрів системи
Інструментарій Microsoft Dynamics NAV підвищив ефективність роботи співробітників, давши можливість гнучкіше настроювати систему, працювати ефективніше та підвищити цінність бізнесу Konica Minolta в Україні.
«Наприклад, при роботі з філіями у нас з’явилася можливість зробити «автозамовлення» на комплектуючі – це виключає людський фактор і можливість «забути» зробити ту або іншого важливу для ведення бізнесу операцію».
«На наш погляд, основною перевагою системи є можливість її гнучкого настроювання під специфіку бізнесу. Ще один важливий момент – це зручність повсякденної роботи менеджерів. Наприклад, наші співробітники високо оцінили автоматизовану систему знижок при виписці замовлень».
Удосконалення аналізу даних і звітності
Впровадження Microsoft Dynamics не тільки надало більш широкі можливості для аналізу даних і формування звітності, але й полегшило роботу користувачів з документами.
“Зараз, після переходу на нову систему, оприбуткування товару робиться в 4 рази швидше”.
«Microsoft Dynamics NAV абсолютно відповідає потребам управління Konica Minolta. Адаптація рішення з урахуванням специфіки нашого бізнесу дозволила озброїти компанію потужним інструментарієм, який дозволяє працювати продуктивніше».
Додаткова інформація
Докладніше про продукти та сервіси компанії “Коніка Мінолта Україна” можна дізнатися за телефоном: +380 44 230 1005 або на сайті: www.konicaminolta.ua.
Докладніше про продукти та сервіси компанії SMART business можна дізнатися за телефоном: +380 44 585 3550 або на сайті: smart-it.com
