ERP nədir və sistemin tətbiqindən maksimum faydanı necə əldə etmək olar?

ERP sistemi (enterprise resource planning) daxili proseslərə nəzarət etməyə və real vaxt rejimində biznesin inkişafı ilə bağlı mühüm qərarlar qəbul etməyə kömək edən müəssisə resurslarının planlaşdırılması üçün proqram təminatıdır.

ERP sistemlərinin yaradılması üçün ilkin şərtlər

Bu cür sistemlər ilk dəfə ötən əsrin 90-cı illərinin əvvəllərində daxili proseslərin mürəkkəbləşməsi və şirkətin bütün resurslarının balanslaşdırılmış və hərtərəfli idarə olunması ehtiyacına bazar reaksiyası kimi ortaya çıxdı. Onlardan ilk olaraq sənaye müəssisələri istifadə etdi və tezliklə öz effektivliyini sübut edərək ERP sistemləri xidmət sektorunda, dövlət qurumlarında və qeyri-kommersiya təşkilatlarında fəal şəkildə istifadə olunmağa başladı.

30 ildən çox vaxt keçdi, ERP sistemləri əsas idarəetmə vasitəsinə çevrildi və müxtəlif sahələrdə on minlərlə şirkət tərəfindən fəal şəkildə inkişaf etdirilməkdə və istifadə edilməkdə davam edir.

“Qlobal ERP proqram təminatı bazarının illik həcmi 25 milyard dollardan çoxdur və hər il 10-20% artır. (mənbə” (source: G2)

ERP sistemləri həqiqətən şirkətlərin inkişafında mühüm rol oynayırmı? Biznesinizin belə bir planlaşdırma sisteminə ehtiyacı varmı? Belə bir prosesin həyata keçirilməsindən maksimum faydanı necə əldə etmək olar? Gəlin bu məsələlərə daha ətraflı baxaq.

ERP necə işləyir?

Ümumiyyətlə, ERP sistemi bir-biri ilə əlaqəli və inteqrasiya olunmuş ayrı-ayrı modullar toplusudur.

Bu modulların hər biri müəyyən bir biznes sahəsinə cavabdehdir: maliyyə, istehsal, kadr uçotu, marketinq və satış, planlaşdırma, satınalma, loqistika və digərləri – biz ayrı-ayrı modulların faydaları haqqında aşağıda daha ətraflı müzakirə edəcəyik.

ERP mərkəzi sinir sistemi kimi bədənin bütün hissələrindən, yəni müəssisədən gələn siqnalları və məlumatları toplayır. Üstəlik, ERP sistemi də mərkəzi sinir sistemi kimi inkişaf edir və onun modullarının funksional bacarıqları daim artır.

ERP tətbiqinin əhəmiyyəti və aktuallığı

ERP-nin əsas prinsipi məlumatların mərkəzləşdirilmiş şəkildə toplanmasıdır. Bütün məlumatlar vahid depodadır və bu, bütün istifadəçilərə – CEO-dan mühasibat işçilərinə qədər – eyni müasir müəssisə məlumatlarını saxlamaq, yaratmaq və istifadə etmək imkanı verir. Yəni, əgər şirkət hazırda anbar hesabatlarına, sifarişlərin işlənməsinə və mühasibat uçotuna nəzarət etmək üçün ayrı-ayrı məlumat bazalarından istifadə edirsə, ERP bu prosesləri vahid və başa düşülən məlumat axınında birləşdirir.

Müasir və dinamik bazar şəraitində ətraflı analitika əsasında sürətli qərarlar qəbul etməyə imkan verən çevik və təhlükəsiz proqram təminatına malik olmaq vacibdir.

Bunu başa düşmək də vacibdir: əgər biznesiniz beynəlxalq biznes təcrübələrinə və mütərəqqi bazar oyunçuları ilə rahat qarşılıqlı əlaqəyə yönəldilibsə, köhnəlmiş və etibarsız sistemlərdən istifadəni dayandırmaq biznesinizin təhlükəsizliyinə və ağıllı miqyaslaşdırmaya doğru əsas addımdır.

Biznesiniz üçün əsas üstünlüklər

• Mövcud vəziyyətə ümumi baxış və dərin anlayış: qərar qəbul edənlər müəssisənizin bütün “arteriyalarından” gələn vahid və etibarlı məlumat mənbəyinə malikdirlər. Süni intellektlə işləyən analitika sizə kritik suallara tez cavab almağa, xəbərdarlıq əlamətlərini vaxtında tanımağa və biznesinizin hər bir hissəsinə mümkün qədər ətraflı baxmağa kömək edəcək.

• Səmərəliliyin artırılması: Biznes proseslərinin avtomatlaşdırılması işçilərinizin qənaət etdiyi vaxtdan başqa tapşırıqların yerinə yetirilməsi üçün istifadə etməyə imkan verir.

• Müştərilərlə daha yaxşı qarşılıqlı əlaqə: Mərkəzləşdirilmiş məlumat mənbəyi müştəri bazası haqqında bütün lazımi məlumatlarla təmin edir ki, bu da müştərilərlə əlaqəni asanlaşdırır və müştəri xidmətlərinə sərf olunan vaxtı azaldır. Dəqiq toplanmış və təhlil edilmiş müştəri qarşılıqlı əlaqə məlumatları strategiyanızı optimallaşdırmağa və tələbin proqnozlaşdırılmasında daha dəqiq olmağa kömək edəcəkdir.
• Məlumatların təhlükəsizliyi: Məlumatın işlənməsi üçün çoxlu sayda ayrı sistemlərin istifadəsi böyük risklər daşıyır. Vahid, təhlükəsiz məlumat mərkəzi müştərilərinizin və işçilərinizin şəxsi məlumatlarını, eləcə də maliyyə məlumatlarınızı arzuolunmaz təhlükələrdən qoruyur.

Fərdi biznes komponentləri üçün üstünlüklər

ERP müəssisənin ayrı-ayrı bölmələri arasında maneələri aradan qaldırmağa və vahid nəzarət və planlaşdırma mərkəzini təşkil etməyə kömək edir. Aşağıda Microsoft Dynamics 365 Business Central-a (əvvəllər Microsoft Dynamics NAV) daxil olan modullar haqqında qısaca danışacağıq:

• Maliyyə menecmenti

ERP beynəlxalq və milli standartlara uyğun olaraq maliyyə uçotu prosesini avtomatlaşdırır. Sistem büdcələri planlaşdırmağa, onların icrasına nəzarət etməyə, habelə icbari və maliyyə hesabatlarını yaratmağa imkan verir.

• Satış və marketinq

ERP sizə qiymətlərin və malların idarə edilməsindən başlayaraq, satış sənədlərinin formalaşdırılması və anbardan göndərilməsi ilə bitən satış prosesini qurmağa imkan verir. Marketinq modulunda müştəri haqqında yığılmış məlumatlar və süni intellekt məsləhətləri əsasında fərdiləşdirilmiş “customer journey” qurmaq mümkündür.

• Satınalma və kreditor borcları

Satınalma prosesinə gəldikdə, vacib bir vurğu ondan ibarətdir ki, sistem istehsalın ehtiyaclarına və istehlakçı tələbinə uyğun olaraq malların tədarükünü planlaşdırmağa imkan verir.

• Təchizatın planlaşdırılması

ERP istehsal ehtiyaclarının, istehlak və satış proqnozlarının təhlili əsasında marşrutların və çatdırılma vaxtlarının planlaşdırılması üçün funksionallıq təklif edir.

• Layihənin idarə olunması

Layihənin icrasının planlaşdırılması və uçotu, layihə üzrə resursların planlaşdırılması.

• Xidmətin idarə edilməsi

Xidmətlərə dair müraciətlərin idarə edilməsi, müntəzəm texniki qulluq, sahə işçilərinin işinin təşkili.

• Anbarın idarə olunması

Anbarın idarə olunmasının optimallaşdırılması və avtomatlaşdırılması üçün moduldur. Anbarda malların mürəkkəb hərəkət zənciri daha kiçik əməliyyatlara və bu əməliyyatların həyata keçirilməsinə nəzarət etməklə konkret istifadəçilər tərəfindən yerinə yetirilən tapşırıqlara bölünür.

• İstehsalat

İstehsal prosesində ERP-nin əsas vəzifələri cari tələbatı təmin etmək üçün resursların səmərəli planlaşdırılması, istehsal prosesinə nəzarət, keyfiyyətin idarə edilməsi, istehsal xərclərinin optimallaşdırılması və s. Eləcə də məhsul və ya xidmətin son dəyərinin formalaşması və hesablanması.

ERP tətbiq etməyin vaxtının gəldiyini necə başa düşmək olar?

Müəssisənin inkişafı ilə onun idarəetmə prosesləri mürəkkəbləşir, qərarların qəbulu üçün əsas olan məlumatların həcmi artır və əvvəllər minimum vaxt tələb edən biznes prosesləri daha çox diqqət və yeni mütərəqqi həllər tələb edir. Qlobal şirkətlərin təcrübəsinə əsaslanaraq, ERP-nin tətbiqi zərurəti ilə bağlı əsas siqnalları qeyd edə bilərik:

ERP tətbiqindən maksimum faydanı necə əldə etmək olar?

Əgər şirkətin fərdiləşdirməyə ehtiyacı olan qeyri-standart biznes prosesləri varsa, siz uzunmüddətli ERP tətbiqinə hazır olmalısınız (bu, aylar çəkə bilər).

FinencesOnline -ın hesabatına görə, şirkətlərin 69%-i ERP-nin tətbiqi ilə bağlı proseslərin dəyişdirilməsi prosedurunu çətin adlandırıb; 17% – neytral; 14% – çox çətin; proseduru asan hesab edən şirkətlər – 0%.

Nəticənin effektivliyindən və məmnunluq səviyyəsindən danışırıqsa, Panorama Group -un sorğusunun nəticələri aşağıdakı məlumatları göstərir: şirkətlərin təxminən 53%-i ERP-nin tətbiqi prosesindən tam razıdır; 38% fikirlərini neytral qiymətləndirir; 7% narazı olur; 2% çox narazıdır.

Anlamaq lazımdır ki, ERP-nin tətbiqi mərhələli, mürəkkəb və əziyyətli prosesdir və ERP-nin dəyəri əsaslandırılmalıdır. Uğurlu inteqrasiya diqqətli hazırlıq, konkret biznesin ətraflı təhlili və şirkətin biznes prosesləri üçün sistem modullarının hər birinin uyğunlaşdırılmasını tələb edir.
Uğurlu ERP tətbiqi üçün bəzi prinsiplər bunlardır:

• Ekspertiza

Etibarlı və bacarıqlı tərəfdaş tapmaq uğurlu ERP inteqrasiyasının açarıdır. Təcrübə, proseslərin başa düşülməsi və müxtəlif bizneslər üçün icra təcrübəsi podratçı seçərkən diqqət etməli olduğunuz məqamdır. Yaxşı tərəfdaş müştərinin istəklərini yerinə yetirməklə yanaşı, yüzlərlə tətbiqetmə təcrübəsinə əsaslanaraq ona biznes proseslərinin təşkili ilə bağlı məsləhətlər verir.

• İştirak

ERP sisteminin tətbiqi təşkilatınızın bütün şöbələrində dəyişikliklərə səbəb olacaq və artıq tanış olan prosesləri tənzimləyəcək. Bu dəyişikliklərin məqsədini, faydalarını və zəruriliyini hər bir işçiyə çatdırmaq vacibdir. Ortaq anlaşmaya gəlməklə və öz baxışınızı çatdırmaqla siz tətbiq prosesini hər kəs üçün daha səmərəli və başa düşülən edəcəksiniz.

• Planlaşdırma

Real və mərhələli icra qrafikini planlaşdırmaq vacibdir. ERP çox böyük bir sistemdir və biznesin o qədər çox aspektlərini əhatə edir ki, hər şeyi bir anda etmək demək olar ki, mümkün deyil. Məsələn, bir sıra metodologiyalar arasında Sure Step hərtərəfli, şəffaf və mərhələli tətbiq metodologiyası kimi seçilir.

• Təlimlər

ERP inteqrasiyası zamanı böyük səhv kadr hazırlığına kifayət qədər vaxt və səy sərf edilməməsidir. Prosesləri tamamilə dəyişdirən yeni sistemə uyğunlaşmaq asan məsələ deyil. İşçilərinizi öyrətmək üçün lazımi miqdarda resurslara diqqət yetirin. Və unutmayın: məşq zamanı səhv etmək, real tapşırıqları yerinə yetirən zaman səhv etməkdən daha yaxşıdır.

Və ən əsası, səbirli olun və həmişə yadda saxlayın ki, mürəkkəb həllərin həyata keçirilməsinə sərf olunan zəhmət və enerji sonda əlavə gəlirə və biznesiniz üçün yeni imkanlara çevriləcək.

Gəlin ümumiləşdirək

ERP, şirkətinizin resurslarının ağıllı planlaşdırılması və idarə edilməsi üçün güclü vasitədir. Sistem əsas biznes proseslərini avtomatlaşdırır və optimallaşdırır, təfərrüatlı analitika əsasında əsaslandırılmış qərarlar qəbul etməyə kömək edir və müəssisənin miqyasının genişləndirilməsi üçün əlverişli şərait yaradır.

ERP-nin tətbiqi diqqətli hazırlıq və əhəmiyyətli resurslar tələb edən ciddi addımdır və düzgün yanaşma ilə şübhəsiz ki, arzu olunan nəticələri verəcəkdir. Və unutmayın: sistemlərinizdən heç biri onu əvəz etməyin vaxtı gəldiyini sizə bildirməyəcək. Biznesinizin müasir həllər və yeniləmələrə ehtiyacı olduğunu başa düşmək onların tətbiqi üçün işin yarısıdır.