Czym jest ERP i jak zyskać jak najwięcej dzięki wdrożeniu systemu?

System ERP (enterprise resource planning) to oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa, które pomaga kontrolować wewnętrzne procesy i podejmować ważne decyzje dotyczące rozwoju biznesu w czasie rzeczywistym

Historia powstania systemów ERP

Po raz pierwszy systemy tego typu pojawiły się na początku lat 90. ubiegłego wieku jako odpowiedź rynku na skomplikowane procesy wewnętrzne oraz potrzebę zrównoważonego i kompleksowego zarządzania wszystkimi zasobami firmy. Początkowo były stosowane przez przedsiębiorstwa przemysłowe, a wkrótce, udowadniając swoją skuteczność, zaczęły być szeroko używane w sektorze usług, instytucjach publicznych i organizacjach non-profit.

Minęło ponad 30 lat, a systemy ERP stały się kluczowym narzędziem zarządzania, rozwijając się dynamicznie i znajdując zastosowanie w tysiącach firm z różnych branż.

“Światowy rynek oprogramowania ERP generuje rocznie ponad 25 miliardów dolarów i rośnie o 10-20% ” (źródło: G2)

Czy zatem systemy ERP rzeczywiście odgrywają ważną rolę w rozwoju firm? Czy Twoja firma potrzebuje takiego systemu planowania? Jak zyskać jak najwięcej dzięki jego wdrożeniu? Przeanalizujemy to w dalszej części artykułu.

Jak działa system ERP?

Ogólnie rzecz biorąc, system ERP to zestaw oddzielnych modułów, które są ze sobą połączone i zintegrowane. Każdy z tych modułów odpowiada za określony obszar działalności firmy: finanse, produkcję, ewidencję kadrową, marketing i sprzedaż, planowanie, zaopatrzenie, logistykę i inne – poniżej omówimy bardziej szczegółowo korzyści płynące z korzystania z niektórych z nich.
ERP, podobnie jak centralny układ nerwowy, zbiera sygnały i informacje ze wszystkich części ciała, czyli przedsiębiorstwa. Co więcej, system ERP, podobnie jak centralny układ nerwowy, ewoluuje, a możliwości jego modułów stale rosną.

Ważność i aktualność wdrożenia systemu ERP

Podstawową zasadą ERP jest scentralizowane gromadzenie informacji. Wszystkie dane są przechowywane w jednym repozytorium, co pozwala wszystkim użytkownikom – od dyrektora generalnego po pracowników działu księgowości – na przechowywanie, tworzenie i korzystanie z aktualnych danych dotyczących przedsiębiorstwa. Innymi słowy, jeśli firma korzysta obecnie z różnych baz danych do monitorowania raportowania magazynowego, przetwarzania zamówień i księgowości – korzystając z dużej liczby niezbyt wiarygodnych arkuszy kalkulacyjnych – ERP łączy te procesy, tworząc jednolity i zrozumiały przepływ informacji.

W warunkach nowoczesnego i dynamicznie rozwijającego się rynku, posiadanie elastycznego i bezpiecznego oprogramowania, które pozwala na podejmowanie szybkich decyzji w oparciu o szczegółowe analizy, ma zasadnicze znaczenie.

Należy również zrozumieć, że jeśli Twój biznes dąży do stosowania międzynarodowych praktyk i wygodnej współpracy z rynkowymi liderami – rezygnacja z przestarzałych i niesprawdzonych systemów jest niezbędnym krokiem do bezpieczeństwa i rozsądnego skalowania Twojej firmy.

Kluczowe korzyści dla Twojego biznesu

• Kompleksowy wgląd i dogłębne zrozumienie bieżącej sytuacji: osoby podejmujące decyzje mają jedno wiarygodne źródło informacji pochodzących ze wszystkich działów przedsiębiorstwa. Analityka oparta na sztucznej inteligencji pozwoli szybko uzyskać odpowiedzi na najważniejsze pytania, w porę rozpoznać zagrożenia i maksymalnie szczegółowo przeanalizować każdy obszar działalności.

• Zwiększona produktywność: Automatyzacja procesów biznesowych pozwala zaoszczędzony czas pracowników przeznaczyć na realizację innych zadań.

• Lepsza współpraca z klientami: Centralne repozytorium danych dostarcza wszystkich niezbędnych informacji o bazie klientów, co ułatwia komunikację i zmniejsza czas potrzebny na obsługę klientów. Dokładnie zebrane i przeanalizowane dane o interakcjach z klientami pomagają optymalizować strategię i dokładniej prognozować popyt.
• Bezpieczeństwo danych: Duża liczba oddzielnych systemów przetwarzania informacji niesie większe ryzyko. Jedno, solidne centrum przetwarzania danych zabezpieczy dane osobowe Twoich klientów i pracowników oraz dane finansowe przed niepożądanymi zagrożeniami.

Korzyści dla poszczególnych obszarów biznesowych

System ERP pomaga przełamać bariery między poszczególnymi obszarami przedsiębiorstwa, tworząc jednolite centrum zarządzania i planowania. Poniżej krótko opiszemy, jakie moduły zawiera Microsoft Dynamics 365 Business Central (dawniej Microsoft Dynamics NAV):

• Zarządzanie finansami (Finance management)

ERP automatyzuje procesy księgowe zgodnie z międzynarodowymi i krajowymi standardami. W systemie odbywa się planowanie budżetów, kontrola ich realizacji oraz tworzenie raportów regulowanych i finansowych.

• Sprzedaż i marketing (Sales and marketing)

ERP umożliwia optymalizację procesu sprzedaży, zaczynając od zarządzania cenami i produktami, aż po tworzenie dokumentów sprzedaży i wysyłce towarów z magazynu. W module marketingowym można budować spersonalizowane ścieżki klienta na podstawie zgromadzonych danych i wskazówek sztucznej inteligencji.

• Zakupy i zobowiązania (Purchasing and payables)

W kontekście zakupów, system umożliwia planowanie dostaw towarów zgodnie z potrzebami produkcji i popytem konsumentów, co jest decydującym aspektem w zarządzaniu zapasami.

• Planowanie dostaw i dostępność (Supply planning and availability)

ERP oferuje funkcje planowania tras i terminów dostaw na podstawie analizy potrzeb produkcji, zapotrzebowania wewnętrznego i prognoz sprzedaży.

• Zarządzanie projektami (Project management)

ERP wspiera planowanie i kontrolę realizacji projektów, a także planowanie zasobów na potrzeby konkretnych projektów.

• Zarządzanie obsługą (Service management)

Zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi, planowanie konserwacji i organizacją pracy personelu.

• Zarządzanie magazynem (Warehouse management)

Moduł optymalizujący i automatyzujący zarządzanie magazynem. Skomplikowany łańcuch ruchu towarów na magazynie jest rozbijany na mniejsze operacje i zadania, które wykonują poszczególni użytkownicy pod kontrolą systemu.

• Produkcja (Manufacturing)

Główne zadania ERP w procesie produkcji to planowanie zasobów w celu zaspokojenia bieżącego popytu, kontrola procesów produkcyjnych, zarządzanie jakością i optymalizacja kosztów produkcji. System umożliwia również kalkulację pełnego kosztu wytworzenia produktu lub usługi.

Kiedy wdrożyć ERP?

W miarę rozwoju przedsiębiorstwa jego procesy zarządzania stają się bardziej złożone, ilość informacji niezbędnych do podejmowania decyzji rośnie, a operacje, które wcześniej zajmowały minimalną ilość czasu, wymagają większej uwagi i nowoczesnych rozwiązań. Oto sygnały wskazujące na potrzebę wdrożenia ERP:

Jak maksymalnie wykorzystać wdrożenie ERP?

Wdrożenie ERP może być długotrwałym procesem (chodzi o miesiące), zwłaszcza gdy firma ma niestandardowe procesy biznesowe wymagające dostosowania systemu. Według raportu FinencesOnline 69% firm uważa procedurę zmiany procesów związaną z wdrożeniem ERP za trudną, 17% za neutralną, 14% za bardzo trudną, a żadna firma nie uznała jej za łatwą.

Jeśli chodzi o zadowolenie z wdrożenia ERP, wyniki badań Panorama Group pokazują, że około 53% firm jest w pełni zadowolonych, 38% ocenia swoje doświadczenia jako neutralne, 7% jest niezadowolonych, a 2% bardzo niezadowolonych.
Wdrożenie ERP to złożony i pracochłonny proces, który wymaga odpowiedniego przygotowania, szczegółowej analizy specyfiki firmy i dostosowania systemu do jej procesów.

Oto kilka kluczowych zasad pomyślnego wdrożenia ERP:

• Ekspertyza

Znalezienie wiarygodnego i kompetentnego partnera jest kluczem do pomyślnego wdrożenia systemu ERP. Doświadczenie, znajomość procesów i umiejętność adaptacji systemu do różnych biznesów to czynniki, na które warto zwrócić uwagę. Dobry partner nie tylko realizuje wymagania klienta, ale także doradza w zakresie organizacji procesów biznesowych, opierając się na doświadczeniu we wdrażanu setek projektów.

• Zaangażowanie

Wprowadzenie systemu ERP doprowadzi do zmian we wszystkich działach organizacji i dostosuje procesy, które są już znane. Ważne jest, aby każdy pracownik zrozumiał cel, korzyści i konieczność tych zmian. Tworząc wspólne zrozumienie i przedstawiając swoją wizję, sprawisz, że proces wdrożenia będzie bardziej wydajny i zrozumiały dla wszystkich.
Należy opracować realistyczny i podzielony na etapy harmonogram wdrożenia. ERP to obszerny system, który obejmuje wiele aspektów działalności firmy, dlatego nie da się wdrożyć wszystkiego naraz.
Metodologia Sure Step jest przykładem kompleksowego i przejrzystego podejścia do wdrożeń.

• Szkolenia

Dużym błędem w integracji ERP jest to, że nie poświęca się wystarczająco dużo czasu i wysiłku na szkolenie personelu. Adaptacja do nowego systemu, który całkowicie zmienia procesy, nie jest łatwym zadaniem. Upewnij się, że masz odpowiednią ilość zasobów, aby przeszkolić swoich pracowników. I pamiętaj: lepiej jest popełniać błędy podczas szkolenia niż podczas wykonywania rzeczywistych zadań.
A co najważniejsze: bądź cierpliwy i zawsze pamiętaj, że ciężka praca i energia poświęcona na wdrażanie złożonych rozwiązań ostatecznie przełoży się na dodatkowe zyski i nowe możliwości dla Twojej firmy.

Podsumowując

ERP to potężne narzędzie do inteligentnego planowania i zarządzania zasobami firmy. System automatyzuje i optymalizuje kluczowe procesy biznesowe, pomaga podejmować świadome decyzje w oparciu o szczegółowe dane analityczne i tworzy korzystne warunki do skalowania działalności.

Wdrożenie ERP to poważny krok, który wymaga starannego przygotowania i znacznych zasobów, a kompetentne podejście z pewnością przyniesie pożądane rezultaty. I pamiętaj: żaden z istniejących systemów nie poinformuje Cię, że nadszedł czas, aby je wymienić. Świadomość, że Twoja firma potrzebuje nowoczesnych rozwiązań i aktualizacji to połowa sukcesu na drodze do ich wdrożenia.