სამუშაო დროის ავტომატური მონიტორინგი: სისწრაფე შეცდომების გარეშე

თანამშრომლების სამუშაო დროის მონიტორინგი შრომატევადი და საპასუხისმგებლო ამოცანაა, რომელიც მოითხოვს სიზუსტეს და შეიძლება საკმაოდ დიდი დრო დასჭირდეს. მსხვილი საწარმოებს რთული სტრუქტურებით და მრავალფეროვანი სამუშაო განრიგით ცალკე პოზიცია აქვთ თანამშრომლისთვის, რომელიც ამ მნიშვნელოვან ფუნქციას ექსკლუზიურად ასრულებს.

თუმცა, თანამედროვე IT გადაწყვეტილებები რადიკალურად ცვლის თამაშის წესებს. ავტომატიზებულ სისტემებში დროის მონიტორინგი არის მყისიერი, უშეცდომო და  ადამიანის მინიმალურ ჩათულობას მოითხოვს. ამ სტატიაში გაიგებთ, თუ როგორ მუშაობს ასეთი სისტემები და რა არის მათი მახასიათებლები თუ სარგებელი ორგანიზაციებისთვის.

HR ჩანაწერების შენახვის ეფექტურობის ახალი დონე

სამუშაო დროის მონიტორინგი მჭიდროდ არის დაკავშირებული სხვა მსგავს ოპერაციებთან, როგორიცაა სახელფასო ანაზღაურება, შვებულება, ავადმყოფობის გაცდენა და ბუღალტრული აღრიცხვის ანგარიშების გენერირება და ა.შ. ადამიანური რესურსების ჩანაწერების შენახვის IT გადაწყვეტილებები ყველა ამ პროცესს გამარტივებულ ავტომატიზირებულ სისტემაში აერთიანებს.

ავტომატიზაციის გამოყენებით, გაცდენის ორდერები მყისიერად აისახება დროის უწყისებში, სწორედ მათი მონაცემები განსაზღვრავს ხელფასის ოდენობას, ქმნის შვებულების რეზერვს და კონსოლიდირებულია სხვადასხვა ტიპის ანგარიშებში. ასეთი სისტემა გამორიცხავს ნებისმიერ შეუსაბამობას პროცესებსა თუ შეფერხებებს შორის და ასევე მნიშვნელოვნად ამცირებს სხვადასხვა შეცდომის რაოდენობას.

სამუშაო დროის მონიტორინგის სისტემის მაგალითია SMART Payroll, პროდუქტი, რომელიც შექმნილია Microsoft Dynamics 365 Business Central ERP სისტემის ბაზაზე საქართველოს მოქმედი შრომის კანონმდებლობის მოთხოვნების შესაბამისად.

გსურთ გაიგოთ მეტი HR სისტემების შესახებ? მოითხოვეთ კონსულტაცია და ჩვენ ოპერატიულად დაგიკავშირდებით.

კონსულტაციის მოთხოვნა

HR systems HR სისტემების დანერგვის უპირატესობები

დროის მონიტორინგისთვის IT გადაწყვეტილების დანერგვა შეიძლება იყოს ძლიერი ნაბიჯი საწარმოს გაციფრულებისა და HR პროცესებში უახლესი გლობალური სტანდარტების დანერგვისკენ. ასეთი გადაწყვეტილებები ორგანიზაციებს უამრავ უპირატესობას აძლევს:

პირობები პროდუქტიული მუშაობისთვის
დროის მონიტორინგის გადაწყვეტილებები ზრუნავს ტიპიური განმეორებადი ამოცანების დიდ ნაწილზე, ამარტივებს HR მენეჯერების და ბუღალტერების სამუშაოს და საშუალებას აძლევს მათ კონცენტრირდნენ უფრო მნიშვნელოვან ამოცანებზე. ამგვარად, სპეციალისტებს შეუძლიათ იმუშაონ უფრო კონცენტრირებულად და ეფექტურად.

შეცდომების მინიმიზაცია
HR პროცესების ავტომატიზაცია ნიშნავს, თანამშრომლების მონაწილეობის მინიმუმამდე დაყვანას, რაც მნიშვნელოვნად შეამცირებს ადამიანური ფაქტორის გამო დაშვებული შეცდომების რიცხვს. შეცდომები მნიშვნელოვნად მცირდება რეპორტების პოსტინგისა და გენერირებისას.

თანამშრომლების ლოიალობის ზრდა
ავტომატიზებულ სისტემაში ბუღალტრული აღრიცხვის პროცესები გამჭვირვალეა. თითოეულ თანამშრომელს აქვს პირადი ანგარიში, სადაც მათ შეუძლიათ ნახონ თავიანთი მონაცემები სრულად, შვებულების და ავადმყოფობის დღეების ბალანსი, სახელფასო დოკუმენტები, ასევე წარადგინონ და დაამტკიცონ მოთხოვნა დასვენების შესახებ. ეს გამორიცხავს ყოველგვარ გაუგებრობას და ხელს უწყობს თანამშრომლების უფრო ლოიალური დამოკიდებულების ჩამოყალიბებას ორგანიზაციის მიმართ.

შესაბამისობა
IT გადაწყვეტილებები ახორციელებს ჩანაწერების შენახვის პროცესების სტანდარტიზებას მოქმედი შრომის სტანდარტების შესაბამისად. ამავდროულად, სისტემა რეგულარულად განახლდება კანონმდებლობის უახლესი ცვლილებების საფუძველზე.

მონაცემთა უსაფრთხოება
ვინაიდან SMART Payroll ეკუთვნის Microsoft-ის ეკოსისტემას, სისტემაში არსებული ყველა მონაცემი დაცულია უსაფრთხოების საერთაშორისო სტანდარტებით.

ინტეგრაცია წვდომის სისტემასთან
ზოგიერთი გადაწყვეტილება, მათ შორის SMART Payroll, ინტეგრირებულია საწარმოს წვდომის კონტროლის სისტემებთან. ეს შესაძლებლობას გვაძლევს ავტომატურად გავითვალისწინოთ დასწრების მოვლენები, როგორიცაა მოსვლა და წასვლა, დაგვიანება და ზეგანაკვეთური სამუშაო საათები.

როგორ ეხმარება IT გადაწყვეტილებები სამუშაო დროის მონიტორინგს?

თანამედროვე სააღრიცხვო სისტემები დამძიმებულ HR რუტინას მარტივ და გლუვ პროცესად აქცევს. ის გაძლევთ შესაძლებლობას ავტომატურად შექმნათ და დააკორექტიროთ სამუშაო თაიმშთები, შეინახოთ შეჯამებული ჩანაწერები, დააგენერიროთ გაცდენების ორდერები, დაიანგარიშოთ შვებულების რეზერვი, დააგენერიროთ ანგარიშგება მარტივად და აშ. მოდით შევხედოთ ასეთი სისტემების ფუნქციებს უფრო დეტალურად, ავიღოთ SMART Payroll-ის მაგალითი.

დროის ჩანაწერების შენახვა

საქართველოს კანონმდებლობა ავალდებულებს ორგანიზაციებს, მათ შორის მცირე ბიზნესს, შეინახონ დროის უწყისები, თუნდაც დროებითი თანამშრომლებისთვის. დროის უწყისი არის ცხრილი დროის აქტივობის კოდებით, რომლებიც ივსება ყოველი სამუშაო დღისთვის.

კოდები მიუთითებს, თუ როგორ გამოიყენა თითოეულმა თანამშრომელმა სამუშაო დრო საანგარიშო პერიოდში: იმყოფებოდნენ თუ არა ისინი სამსახურებრივ ადგილას, მუშაობდნენ ზეგანაკვეთურ თუ ღამის ცვლაში, თუ არ იყვნენ და რა მიზეზით. SMART Payroll-ში შეგიძლიათ დააკონფიგურიროთ ნებისმიერი ტიპის და სირთულის სამუშაო გრაფიკი: როგორც რეგულარული ყოველკვირეული, ისე ცვლაში ან უფასო.

სისტემაში კალენდრის კონფიგურაციის და პერსონალის შესახებ ყველა საჭირო ინფორმაციის შეყვანის შემდეგ, დროის უწყისი ავტომატურად ივსება თითოეული თანამშრომლისთვის. მომავალში, თუ თანამშრომელი მივლინებაში წავა, ავად გახდება ან დასვენების დღეს აიღებს, სისტემაში შეიქმნება გაცდენის ორდერები, თანამშრომლის დროის უწყისში ავტომატურად აიტვირთება შესაბამისი დროის აქტივობის კოდები. თუ დროის უწყისი უკვე დაპოსტილია, მაგრამ საჭიროა მასში ცვლილებების შეტანა – მაგალითად, გსრურთ შეცვალოთ გაცდენის ტიპი – SMART Payroll იძლევა შესაძლებლობას შექმნათ კორექტირების ვადის ცხრილი ხელფასისა და გადასახადების ავტომატური გადაანგარიშებით.

ადრე, HR მენეჯერებს ყურადღებით უნდა ეკონტროლებინათ დროის უწყისების შევსების სისწორე, შეემოწმებინათ მათი შესაბამისობა ორდერებთან, ავადმყოფობის შვებულების დოკუმენტებთან, დადგენილ სამუშაო გრაფიკებთან და შეემოწმებინათ შვებულების და ავადმყოფობის გამო გაცდენების ბალანსი. ამის გაკეთება საჭირო აღარ არის , რადგან ყველაფერი კონტროლდება სისტემის მიერ.

ორდერების გენერირება
SMART Payroll საშუალებას გაძლევთ მარტივად შექმნათ HR ორდერები სხვადასხვა ტიპის: გაცდენა, სხვა სამუშაო გრაფიკზე გადაყვანა და ა.შ. ორდერების დაბეჭდვის ორი ვარიანტი არსებობს. პირველი არის სტანდარტიზებული ნაბეჭდი ფორმების გამოყენება. მეორე არის მოქნილი შაბლონების გამოყენება Word-ის ლეიაუთის საფუძველზე. შაბლონებში შეგიძლიათ დააკონფიგურიროთ საჭირო პარამეტრები, რის შემდეგაც შეკვეთის ტექსტი ავტომატურად, პარამეტრების შესაბამისად გენერირდება.

შვებულების ბალანსი და რეზერვის გაანგარიშება
თანამშრომლის დაქირავების მომენტიდან, SMART Payroll იწყებს შვებულების ბალანსის დარიცხვას. შვებულების დღეების გამოყენება შეიძლება დასაქმებულს პირად ანგარიშზე მოთხოვნის წარდგენით შეუძლია, რომელიც უნდა დამტკიცდეს შესაბამისი გაცდენის ბრძანებით. ორდერის დაპოსტვის შემდეგ, დღეების მითითებული რაოდენობა ჩამოიწერება ბალანსიდან სამუშაო დროის უწყისში ცვლილებები კი ავტომატურად აისახება.

იგივე ინფორმაცია გამოიყენება შვებულების რეზერვის გამოსათვლელად. ბუღალტრული აღრიცხვის ეროვნული რეგლამენტის მიხედვით, ასეთი სარეზერვო ფონდის შექმნა სავალდებულოა; სწორედ ამ ფონდიდან უხდებათ თანამშრომლებს შვებულების ანაზღაურება და გამოუყენებელი დღეების ანაზღაურება. რეზერვი გამოითვლება ყოველთვიურად სისტემაში კონფიგურირებული კონკრეტული ალგორითმის მიხედვით და განთავსდება თანამშრომელთა სახელფასო დოკუმენტაციასთან ერთად.

შეჯამებული სამუშაო დროის მონიტორინგი
SMART Payroll პროგრამა ითვალისწინებს სამუშაო დროის ორივე ტიპის აღრიცხვას – ყოველდღიურად და შეჯამებულს. პირველი ეხება იმ კომპანიებს ან მათ განყოფილებებს, რომლებშიც დღიური ნორმაა დაფიქსირებული ყოველი სამუშაო დღისთვის. ანუ შეუძლებელია გარკვეული დღის ნაკლებობის კომპენსირება მეორეზე ზეგანაკვეთური შრომით.

მეორე აუცილებელია უფრო რთული გრაფიკის მქონე ორგანიზაციებში, სადაც ყოველდღიური სამუშაო საათები შეიძლება მერყეობდეს, მაგრამ უნდა იყოს დაცული სააღრიცხვო პერიოდის საათების საერთო რაოდენობა. უფრო მეტიც, თითოეული ცვლა არ უნდა გაგრძელდეს 10 საათზე მეტი. დროის ჯამური მონიტორინგი უფრო რთულია შესანარჩუნებელია მანუალურად, განსაკუთრებით სხვადასხვა ტიპის დროის აქტივობების გათვალისწინებით. თუმცა, გადაწყვეტილებებში, როგორიცაა SMART Payroll, ეს ოპერაცია არანაერ სირთულეს არ იწვევს.

HR სისტემის დანერგვის ეტაპები

სამუშაო დროის მონიტორინგის გადაწყვეტილებების არჩევისას, ჰკითხეთ თქვენს პოტენციურ პარტნიორს, რა ნაბიჯებია ჩართული სისტემის დანერგვაში. დარწმუნდით, რომ პროვაიდერი პასუხისმგებელია ისეთ საკითხებზე, როგორიცაა თქვენი გუნდის მომზადება და მხარდაჭერის უზრუნველყოფა, პროდუქტის დანიგვისა და მისი გაშვების შემდეგ. სამაგლითოდ წარმოგიდნეთ ეტაპების სიას, SMART Payroll იმპლემენტაციისას.

1. პროექტის დაწყება
ჯერ მზადდება და მტკიცდება პროექტის განრიგი, ასევე განისაზღვრება იმ გუნდის ორგანიზაციული სტრუქტურა, რომელიც იმპლემნტაციის პროცესში იქნება ჩართული. შემდეგ კეთება პროექტის პრეზენტაცია და განიხილება თითოეული მონაწილის როლი.

2. გადატანა
გადატანის ეტაპზე გუნდის წევრებს ეძლევათ წვდომა სისტემის რესურსებზე, მზადდება და კონფიგურირდება სატესტო და საწარმოო გარემო, და ინსტალირდება გადაწყვეტილება.

3. მონაცემთა მიგრაცია და გადაწყვეტილების კონფიგურაცია
ჩვენ გთავაზობთ პაკეტების შაბლონებს მონაცემთა იმპორტისთვის, მაგრამ მომხმარებელმა თავად უნდა დაასრულოს იმპორტის პროცედურა. ამიტომ, ჩვენ ვატარებთ უამრავ ტრენინგს ამ თემაზე ძირითადი მომხმარებლებისთვის, რის შემდეგაც მომხმარებელი ახდენს მონაცემების ადაპტაციას შაბლონებთან და ახორციელებს მათ იმპორტს. ამის შემდეგ ჩვენ ვაკონფიგურირებთ სისტემის ფუნქციონალს.

4. ტრენინგი
ტრენინგის ეტაპზე ჩვენ ვატარებთ ტრენინგების სერიას სისტემის მომხმარებლებისთვის, რომლებიც ეძღვნება გადაწყვეტილების ფუნქციონალის ათვისებას. სერია მოიცავს შემდეგ სემინარებს:

• დროის აქტივობები,
• შვებულებები,
• დროის უწყისი,
• გაცდენის ორდერები,
• HR ანგარიშები.

5. Go-Live

საბოლოოდ, სისტემა მუშაობს და ჩვენ მხარს ვუჭერთ მომხმარებლის გუნდს პირველი ოპერაციების დროს: პირველი გადახდები, პირველი შეკვეთები, პირველი დარიცხვები და ა.შ.

სამომავლოდ, თუ მომხმარებელს გაუჩნდება სირთულეები ან კითხვები, ჩვენ ვატარებთ დამატებით კონსულტაციებს, რომელიც ერთჯერადი ხასიათის მატარებელია.

შეჯამებისთვის, IT გადაწყვეტილებები ეხმარება თანამშრომლების დროის მონიტორინგს, რათა ის ნათელ, მარტივ და გლუვ პროცესად აქციოს, რომლის მიზანი შეცდომების მინიმუმამდე შემცირება და სპეციალისტების დროის დაზოგვაა. ბუღალტერებს და HR მენეჯერებს შეუძლიათ იმუშაონ უფრო კონცენტრირებულად და პროდუქტიულად, პროცესები ხდება გამჭვირვალე და კარგად კონტროლირებადი, რაც დადებითად აისახება თანამშრომლების ლოიალობაზე. ორგანიზაცია მთლიანობაში ზრდის ბიზნეს სტანდარტებს.

თუ გსურთ გაიგოთ მეტი იმის შესახებ, თუ როგორ ახდენენ IT გადაწყვეტილებების ოპტიმიზაციას HR პროცესები და რა სარგებლობა შეუძლია მოუტანონ მათ თქვენს ბიზნესს, მოითხოვეთ კონსულტაცია.