სასტუმროს ინდუსტრიაში მნიშვნელოვანია სწორი ბიზნეს პროცესების დანერგვა, რაც შესაბამისი სისტემების არსებობას მოითხოვს. GTDF-ის გუნდმა დაიწყო პროდუქტის ძიება, რომელიც დაფარავდა მათ უნიკალურ ბიზნეს საჭიროებებს. ამ პროცესის მთავარი მიზანი იყო ისეთი სისტემის შერჩევა, სადაც თითოეული თანამშრომელი შეძლებდა თავისი როლის შესრულებას. მიდგომა შემდეგი იყო: თითოეული პირი, რომელიც ნებისმიერი ფორმით ჩართულია კომპანიის პროცესებში, მის მიერ შესრულებული სამუშაოს ასრულებს, შესაბამისად უნდა აისახოს სისტემაში.
ბაზარზე არსებული გადაწყვეტილებების შორის გამორჩეულად გამოიკვეთა Business Central. რამდენიმე კომპანიასთან აქტიური მოლაპარაკებების შედეგად, ფონდმა საბოლოოდ გადაწყვეტილება SMART business-ის სასარგებლოდ მიიღო. შერჩევის ერთ-ერთი მთავარი კრიტერიუმი ციფრული ტრანსფორმაციის პარტნიორის არჩევაში იყო გამოცდილება, პასუხისმგებლობის მაღალი გრძნობა და სანდოობა. მოლაპარაკების ეტაპზე, SMART business-ის გუნდის პროფესიონალიზმმა და თანამშრომლების მაღალმა კვალიფიკაციამ დიდი გავლენა იქონია გადაწყვეტილების მიღების პროცესზე. გუნდი იყო საერთაშორისო, რომლის შემადგენლობაში შედიოდნენ როგორც ქართველი, ისე უკრაინელი ანალიტიკოსები და დეველოპერები. სხვადასხვა ინდუსტრიაში წარმატებული იმპლემენტაციის გამოცდილების მქონე პროფესიონალებმა კარგად იცოდნენ ფინანსური ანგარიშგების სტანდარტები და საბიუჯეტო გადასახადების საკითხები. თუმცა შერჩევის პროცესში გადამწყვეტი როლი ცვლილებებისთვის მზაობა აღმოჩნდა, რაც განსაკუთრებით კარგად გამოჩნდა ფუნქციონალის დეველოპმენტის კუთხით.
მრავალფეროვანი პროექტის სამუშაო პროცესების მართვის სირთულეების სმარტ-გადაწყვეტა
პროგრამის დანერგვამდე კომპანიაში კომუნიკაცია ძირითადად მეილებით და შიდა ბრძანებებით ხორციელდებოდა, მაგალითად, შესყიდვების, გადარიცხვების და ხელფასების დადასტურების პროცესები. ეს ციკლები ჩანაცვლდა Business Central-ის ბაზაზე შექმნილი გადაწყვეტილებით – SMART Localization-ით (SMART Accounting) და SMART Payroll-ით. ანალიზის ეტაპზე დადგინდა, რომ გადაწყვეტილების სტანდარტული ფუნქციონალი მხოლოდ ნაწილობრივ აკმაყოფილებდა ფონდის საჭიროებებს, თუმცა იმპლემენტაციის პროცესში სისტემაში დაემატა ახალი ფუნქციები, რამაც პროცესები უფრო მოქნილი და კლიენტის საჭიროებებზე მორგებული გახადა.
პროექტის წარმატებული განხორციელებისთვის, GTDF-მა ფინანსური დეპარტამენტიდან გამოყო სისტემის დანერგვაზე პასუხისმგებელი კადრები. მათ განსაზღვრეს სასტუმროს სპეციფიკის გათვალისწინებით აუცილებელი კრიტერიუმები და SMART business-ის გუნდს პროცესების ოპტიმიზაციის განხროციელების საკუთარი ხედვა გაუზიარეს. შედეგად, მთავარი მიზანი – ყველა თანამშრომლის როლის შესრულება ერთიან სისტემაში – წარმატებით განხორციელდა.
ეფექტურობისა და სიზუსტის რეალიზება ფრაგმენტაციიდან ინტეგრაციამდე
პროექტის მიმდინარეობისას, კლიენტის მოთხოვნილებების დაკმაყოფილების მიზნით, გამოვლინდა დეველოპმენტის სხვადასხვა კომპონენტის დამატების აუცილებლობა, რაც გამოწვევებით სავსე, საპასუხისმგებლო ამოცანა აღმოჩნდა. ამ პროცესში, სისტემის ფუნქციონალის გაფართოების პარალელურად, საჭირო გახდა თანამშრომლების განსაკუთრებული მზაობისა და ჩართულობის უზრუნველყოფა. თუმცა, SMART business-ის გუნდმა, კლიენტთან მჭიდრო თანამშრომლობით, ყველა საჭირო ცვლილება დროულად და ეფექტურად განახორციელა, რამაც პროცესში კომპანიის ყველა დეპარტამენტის წარმატებული ჩართულობა უზრუნველყო.
SMART business-ის გუნდმა, ყველა მოდულის შესაბამისი მაღალკვალიფიციური სპეციალისტების აქტიური ჩართულობით და კლიენტთან მჭიდრო თანამშრომლობით, განახორციელა პროცესების სიღრმისეული ანალიზი. მიღებული დასკვნების საფუძველზე, შევასრულეთ საჭირო კონფიგურაციები და ცვლილებები სისტემაში. შედეგად, დაიდო შესანიშნავი შედეგი, რომელიც სრულად დააკმაყოფილა კლიენტის მოთხოვნები და უზრუნველყო პროცესების ოპტიმიზაცია.
პროექტის შედეგად, ორგანიზაციის ოპერაციებში მნიშვნელოვანი გაუმჯობესებები განხორციელდა. ძირითადი მიღწევები მოიცავს:
- ფინანსური მენეჯმენტის გაძლიერებას,
- გაყიდვებისა და შესყიდვების მართვის გაუმჯობესებულ შესაძლებლობებს,
- ბიუჯეტის პროცესების გამარტივებას,
- ფულადი ნაკადების ეფექტურ მართვას,
- ძლიერი გადასახადების მართვის სისტემების დანერგვას,
- Ხელფასების გაანგარიშების და გადახდების ავტომატიზაციას.
SMART Accounting-ის იმპლემენტაციამ ასევე განაპირობა ძირითადი საშუალებების, შესყიდვებისა და შემოსავლების დებიტორული დავალიანების ეფექტიანი მართვა. პროექტის ფარგლებში ინტეგრირებული კომპლექსური ანგარიშგებისა და ანალიტიკის ინსტრუმენტები ხელს უწყობს აქტივებისა და ქონების მოვლის პროცესების გაუმჯობესებას. დამატებით, ოპტიმიზირდა სახელფასო მენეჯმენტი, და მასთან დაკავშირებული ანგარიშგებები.
ამ ყველაფერმა GTDF-ისთვის უზრუნველყო საოპერაციო ეფექტურობის, შესაბამისობისა და მოქნილობის მნიშვნელოვანი ზრდა, რაც ახალ ბიზნეს წამოწყებებში წარმატებულ ნაბიჯებისთვის ძლიერი საფუძველია.
ახალი ფუნქციონალის დამატებისას, პარტნიორი კომპანია ოპერატიულად რეაგირებდა ყველა გამოწვევაზე და სრულად ჩართული იყო პროცესში. ერთ-ერთ მაგალითს წარმოადგენს პირველი ხელფასის დარიცხვა სისტემაში, სადაც განსხვავებული სპეციფიკაციების და გამოწვევების მიუხედავად, SMART business-ის მაღალკვალიფიციური გუნდის ოპერატიული დახმარებით, საბოლოო მიზანი – პროცესი სწორად და წარმატებით დასრულებულიყო – სრულყოფილად შესრულდა.
ცვლილების განხორციელების შემდეგ მთავარ მიზანს მივაღწიეთ — პროცესში სრულად ჩართულია კომპანიის ყველა დეპარტამენტი. პროგრამაში ყველამ იცის თავისი სამუშაო სივრცე და წარმატებით ახორციელებს ფუნქცია-მოვალეობებს. ამან მოგვცა საშუალება, უკეთ დაგვენახა თანამშრომლების პროფესიული შესაძლებლობები და მზაობა სიახლეებისადმი.
დღეს პროგრამაში მომუშავე თითოეულ თანამშრომელს დეტალურად აქვს შესწავლილი საკუთარი სამუშაო სივრცე და ეფექტურად ახორციელებს დაკისრებულ მოვალეობებს. ამ პროცესმა GTDF-ის გუნდი სასიამოვნოდ გააოცა, რადგან თანამშრომლებმა არა მხოლოდ პროფესიული შესაძლებლობებით, არამედ სიახლეების მიღებისა და ადაპტაციის უნარითაც გამოიჩინეს თავი.
ახალი სისტემის დანერგვის მთავარი გამოწვევა ცვლილებებისთვის მზაობას უკავშირდება, როგორც მენეჯმენტის, ასევე თითოეული თანამშრომლის მხრიდან, რომელებსაც კარგად უნდა ჰქონდეთ გააზრებული კომპანიის მიზანი. თუ მიზანი არის სწორი პროცესის დანერგვა და პროფესიანოლური დამოკიდებულება საქმის მიმართ, ეს გადაწყვეტილება იდეალურია. ჩვენ შემთხვევაში სრული მზაობა იყო ამ ცვლილებებისთვის და შედეგიც შესაბამისად დაიდო. რაც შეეხება SMART business-ის გუნდს, ის ნამდვილად იმსახურებს შექებას. აღსანიშნავია მათი სწრაფი რეაგირება ამა თუ იმ პრობლემაზე, მზაობა ცვლილებებზე. მარტივი კომუნიკაცია, როგორც კონსულტანტებთან ასევე მენეჯმენტთან. ამ ნაწილში მნიშვნელოვანია გყავდეს სანდო პარტინიორი, რომელიც მზად არის ყველაფერი გააკეთოს პროექტის წარმატებით ფუნქციონირებისთვის. სმარტი ამ გამოწვევებს საუკეთესოდ ართმევს თავს.
მომავლის ხედვა: ვაგრძელებთ ზრდას ინოვაციების გზით
SMART Accounting და Payroll-ის წარმატებული იმპლემენტაციით შთაგონებული, GTDF გეგმავს Microsoft Dynamics 365 Business Central-ის გამოყენების გაფართოებას მომავალ პროექტებზე, მათ შორის ახალი სასტუმროებისა და ტურისტული ობიექტების განვითარებაზე. მომავალი გაუმჯობესებები მოიცავს SMART Payroll-ის დანერგვას და შესყიდვების პროცესების ოპტიმიზაციას, რაც მასშტაბურობასა და ინოვაციებს GTDF-ის სტრატეგიის ცენტრში მოაქცევს.
