Inter Cars Ukraine არის Inter Cars Group-ის ქსელის ნაწილი, რომელიც დააარსა პოლონურმა კომპანია Inter Cars S.A-მ – ავტო ნაწილებისა და ავტო პროდუქტების უმსხვილესი დისტრიბუტორი ცენტრალურ და აღმოსავლეთ ევროპაში. სათადარიგო ნაწილების მომწოდებლები არიან ცნობილი და საიმედო მწარმოებლები, მათ შორის Bosch, ZF, Valeo, Schaeffler, Continental, SKF, KYB, febi, Meylе, DRiV, NGK. Inter Cars Ukraine-ის ძირითადი კლიენტები არიან ავტო სარემონტო მაღაზიები, სატრანსპორტო კომპანიები და ავტო მაღაზიები, რომლებისთვისაც ხორციელდება მომსახურების სრული ციკლი – გაყიდვებიდან ლოჯისტიკამდე და ტექნიკურ მხარდაჭერამდე.
თანამედროვე სადისტრიბუციო ინდუსტრიაში, HR და სახელფასო პროცესები ადვილი არ არის, განსაკუთრებით თუ ისინი ხორციელდება ხელით, სპეციალისტების მცირე პერსონალის მიერ. კომპანიაში მრავალი ფილიალის, საწყობისა და გაყიდვის პუნქტის არსებობა მატებს კონკრეტულ გამოწვევებს. სხვადასხვა ქალაქს შეიძლება ჰქონდეს განსხვავებული ტარიფები, გადახდის პირობები, დამატებითი გადახდები და კომპენსაციები, რაც ზედმიწევნით ზუსტ გაანგარიშებას და მონიტორინგს მოითხოვს. თითოეულ ფილიალს შეიძლება ჰქონდეს საკუთარი მოთხოვნები ფინანსური მენეჯმენტისა და ანგარიშგების მიმართ, რაც მოითხოვს ინტეგრაციას ზოგადი რეპორტინგის სისტემასთან. ასეთი მრავალფუნქციური მუშაობის პირობებში, ინსტრუმენტების გარეშე, რომლებიც უზრუნველყოფენ ეფექტურ მუშაობას ერთი სპეციალისტისთვის ან მცირე განყოფილებისთვის საკმაოდ რთულია. ამ რთული სიტუაციიდან თავის დასახსნელად და გადაწყვეტილების მოსაძებნად Inter Cars Ukraine-მ SMART business-ს ექსპერტიზის მისაღებად მიმართა.
როგორც ავტონაწილების და ავტო პროდუქტების დისტრიბუციის ბაზარზე მყოფ მძლავრ მოთამაშეს, Inter Cars Ukraine-ს ესმის, რომ გაცვეთილი ნაწილის დროულმა ჩანაცვლებამ ხარისხიანი და ახლით შესაძლოა მექანიზმი ავარიისგან დაიცვას. ანალოგიურ პრინციპს მიჰყვება კომპანია ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაციის, ავტომატიზაციისა და ზრდის თანამედროვე გადაწყვეტილებების დანერგვის მიმართულებითაც. ერთ-ერთი ასეთი განახლება იყო სახელფასო და HR აღრიცხვის პროცესების მიგრაცია SMART Payroll-ზე, SMART business-ის გადაწყვეტილებაზე, რომელიც დაფუძნებულია Microsoft Dynamics 365 Business Central-ზე.
ახალი გადაწყვეტილების განხორციელებამდე ოპერაციული პროცესების სტრუქტურა და ახალ სისტემაზე გადასვლის წინაპირობები
Inter Cars Ukraine-ს აქვს ფილიალების დიდი ქსელი, რომელთაგან თითოეული ინახავს საკუთარ ბუღალტრულ და HR ჩანაწერებს ცალკეული რეგულაციებისა და გრაფიკების მიხედვით, რაც საჭიროა ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაციისთვის. ფინანსური ტრანზაქციების დახურვის, ინდივიდუალური გადახდების დარიცხვისა და საგადასახადო გამოქვითვის სხვადასხვა თარიღმა გაართულა ცენტრალიზებული მართვა და კონტროლი, რამაც გაზარდა დატვირთვა ბუღალტრებსა და HR სპეციალისტებისტებზე.
SMART business-ის გადაწყვეტილების დანერგვამდე მომხმარებელს ჰქონდა ორი ცალკეული სისტემა: ერთი HR პროცესებისთვის და მეორე – სახელფასო საქმიანობისთვის. ორ სხვადასხვა, ერთმანეთთან დაუკავშირებელ პროდუქტს მეტი დრო სჭირდებოდა მონაცემების შეყვანისთვის, რამაც ბუნებრივია, გაზარდა ადამიანური შეცდომების რისკი. გარდა ამისა, როდესაც მონაცემების არაერთი წყარო საგრძნობლად ართულებს მათ კომპლექსურ ანალიზს. კიდევ ერთი დისკომფორტი, რომლისგან თავის დაღწევა სურდათ, იყო ხელფასების ხელით გაანგარიშება თითოეული პერიოდისთვის, რომელიც ხორციელდებოდა სხვადასხვა ცხრილებში. ამიტომ, კომპანია ეძებდა ისეთ გადაწყვეტილებას, რომელიც გააერთიანებდა ბიზნეს პროცესებს ერთ მოსახერხებელ სისტემაში და უზრუნველყოფდა:
- ხელფასების ცენტრალიზებული აღრიცხვას დარიცხვის პროცესის ავტომატიზაციით ყველა ფილიალისთვის, ხელით შესასრულებელლი სამუშაოს მოცულობის შემცირებას ერთიანი კონტროლისა და პროცედურების სტანდარტიზაციით. ამავდროულად, სისტემას უნდა გაეთვალისწინებინა სხვადასხვა დარგის ინდივიდუალური სამუშაო რეგულაციები;
- ადამიანური რესურსების აღრიცხვას, რომელიც ორიენტირებულია ყველა ფილიალის თანამშრომლების ერთიანი მონაცემთა ბაზის მოსახერხებელ უზრუნველყოფაზე პერსონალური მონაცემებისა და სამსახურებრივი მოვალეობების დეტალური აღრიცხვის შესაძლებლობით. გადაწყვეტილებას ასევე უნდა დაეფარა თანამშრომლების დაქირავების, გათავისუფლების და ფილიალებს შორის გადაადგილების პროცესების ავტომატიზაცია და ა.შ.
- თითოეული ფილიალისთვის დროის აღრიცხვის ავტომატიზაციას, ადგილობრივი სამუშაო გრაფიკის გათვალისწინებით,
- თითოეული ფილიალისთვის საჭირო ანგარიშების შექმნას და მთლიანი კომპანიისთვის კონსოლიდირებული ანგარიშების ცენტრალიზებულ შედგენაა;
- კანონმდებლობის ცვლილებებთან შესაბამისობას და უკრაინის ბუღალტრული აღრიცხვის მარეგულირებელი მოთხოვნებისა და სტანდარტების გათვალისწინებას და პერსონალის ჩანაწერების წარმოებას.
SMART Payroll-ის ფუნქციონალმა სრულად შეასრულა Inter Cars Ukraine-ის ყველა ზემოაღნიშნული მოთხოვნა, რადგან სისტემა ლოკალიზებულია და სრულად ადაპტირებულია უკრაინული ბიზნესის საჭიროებებზე, კერძოდ, სადისტრიბუციო ინდუსტრიის სპეციფიკაზე.
როგორ აირჩიეს იმპლემენტაციის პარტნიორი და როგორ განხორციელდა ჩამოყალიბებული ბიზნეს პროცესების მიგრაცია SMART Payroll-ში
პარტნიორის არჩევაში გადამწყვეტი როლი ითამაშა SMART business-თან მუშაობის პოზიტიურმა გამოცდილებამ. მთელი ჩვენი გუნდი ძალიან კმაყოფილი იყო SMART Accounting-ის წინა იმპლემენტაციით: დაგეგმვა, შემდგომი მხარდაჭერა, სწრაფი საბაჟო დეველოპმენტი – ყველაფერი უმაღლეს დონეზე შესრულდა. ამიტომ, ჩვენ დარწმუნებული ვიყავით, რომ ამჯერად თანამშრომლობა ისეთივე მარტივი და პროდუქტიული იქნებოდა.
SMART business-ის წარმატებული წინა ქეისის გარდა, ახალი გადაწყვეტილებისა და იმპლემენტაციის პარტნიორის არჩევაზე გავლენა კიდევ რამდენიმე ძირითადმა ფაქტორმა მოახდინა, რომლებიც არ უნდა გამოგვრჩეს. Inter Cars-მა აირჩია გადაწყვეტილება, რომელიც საშუალებას მისცემდა მოქნილად განეხორციელებინა სასარგებლო პერსონალიზაცია მათი ბიზნეს პროცესებისთვის. ვინაიდან SMART Payroll არის Microsoft Dynamics 365 Business Central ERP სისტემის დამატება, ხელმისაწვდომი გახდა შესაძლებლობების ფართო სპექტრი კომპანიის საქმიანობის სხვადასხვა სფეროს განვითარებისა და გაძლიერებისათვის. კიდევ ერთი მიმზიდველი უპირატესობა იყო გადაწყვეტილების ვერსია და რეგულარული განახლებები უკრაინის მოქმედი კანონმდებლობის შესაბამისად, ნებისმიერ გათვლებთან დაკავშირებით. ამრიგად, მომხმარებელმა მიიღო ადგილობრივი საჭიროებისთვის ლოკალიზებული საერთაშორისო დონის სისტემა.
რაც შეეხება პერსონალიზაციას და გადაწყვეტილების დამატებით კონფიგურაციას, SMART business-ის გუნდი რამდენიმე რთული ამოცანის წინაშე აღმოჩნდა. უპირველეს ყოვლისა, რეპორტინგის შესაქმნელად, საჭირო იყო ხარჯების ავტომატური დაყოფის ორგანიზება ადმინისტრაციულ ხარჯებად და გაყიდვებად, რადგან Inter Cars Ukraine-ის ძირითადი საქმიანობა სწორედ განაწილებაა. დამატებით, საჭირო იყო კანონმდებლობის მოთხოვნის გათვალისწინების შესაძლებლობა ფილიალის თანამშრომელთა შემოსავლებზე ადგილობრივ ბიუჯეტებში გადასახადების გადახდის შესახებ. კომპანიას აქვს 35 ასეთი ფილიალი და თითოეულ მათგანს უნდა ჰქონდეს სწორი გაანგარიშება და ავტომატური ანგარიშგება.
ახალი გადაწყვეტილების გაშვება 2024 წლის დასაწყისში დაიგეგმა. იმის გათვალისწინებით, რომ SMART Payroll უკვე შეიცავს სამუშაოსთვის საჭირო ყველა ინსტრუმენტს და მოქნილია პერსონალიზაციისთვის, ახალ სისტემაზე გადასვლისა და მასზე შემდგომი ადაპტაციის პროცესი საკმაოდ სწრაფი აღმოჩნდა. SMART business-ის გუნდის კოორდინაციამ Inter Cars Ukraine-ის გუნდთან უზრუნველყო სწრაფი მიგრაცია და უკვე იანვარში შესაძლებელი გახდა მომხმარებლის მთელი 2023 წლის მონაცემების სრულად ატვირთვა SMART Payroll-ზე. დავიწყეთ კადრებით: ჯერ გადავიტანეთ ინფორმაცია ყველა თანამშრომლის შესახებ, მათ შორის კატეგორიები, სტაჟი და ა.შ. და თებერვალში უკვე სრულიად გადავედით ახალ გარემოში.
Inter Cars Ukraine-მა პირველივე დღეებიდან დააფასა ახალი სისტემის უპირატესობები, დადებითი ცვლილებები და შედეგები:
რა თქმა უნდა, თანამშრომლებს ადაპტაციისთვის სჭირდებოდათ დრო, მაგრამ, მოგეხსენებათ, კარგ სწრაფად ეჩვევი. კონკრეტულ სამუშაო ქეისებზე საუბრისას, შვებულების მონიტორინგი გაცილებით გამარტივდა. თუ ადრე გამოთვლებს ცხრილებში ხელით ვაკეთებდით, ახლა SMART Payroll-ით საკმარისია უბრალოდ შეიყვანოთ პერიოდი და შემდეგ სისტემა ავტომატურად გააკეთებს ყველაფერს მომხმარებლისთვის. ზოგადად, გადაწყვეტილება ძალიან კარგად არის ორიენტირებული სახელფასო პერიოდებთან მუშაობაზე, რადგან სადაც არ უნდა წახვიდეთ ბუღალტრული აღრიცხვის სფეროში, ისინი ყველგან არიან: ავადმყოფობის პერიოდები, შვებულებები, არანაზღაურებადი დასვენების დღეები. გადაწყვეტილება ითვალისწინებს ამ ყველაფერს, პროცესების ოპტიმიზაციას. ამრიგად, SMART Payroll საშუალებას გაძლევთ ზუსტად აკონტროლოთ და დაამუშავოთ მონაცემები ბიულეტენის შესახებ, ავტომატურად გაითვალისწინოთ ავადმყოფობის გამო თანამშრომლის არყოფნის დრო და ასახოთ იგი სახელფასო პერიოდში. ზოგადად, ავტომატიზაციამ გაზარდა მთელი გუნდის პროდუქტიულობა და მოგვცა საშუალება, მეტი დრო დაგვეთმო სტრატეგიული საკითხებისთვის.
იმპლემენტაციის პირველი შედეგები და შესამჩნევი ცვლილებები Inter Cars Ukraine-ის ხელფასებისა და პერსონალის აღრიცხვის პროცესებში
ციფრების ენაზე რომ ვთქვათ, SMART Payroll ეხმარება 35 ფილიალში Inter Cars Ukraine-ის 500 თანამშრომლისთვის ხელფასებისა და პერსონალის აღრიცხვის დავალებების შესრულებაში. შესაბამისი განყოფილებების სპეციალისტების თქმით, ახლა ასეთი უზარმაზარი სამუშაო გაცილებით მარტივად მართვადია.
იმპლემენტაციის ერთ-ერთი მთავარი ამოცანა იყო ფილიალების ხელფასების აღრიცხვის გამოყოფა, რადგან ეს ეხება გადასახადების გადახდას. მაგალითად, Inter Cars Ukraine-ში გადახდების გაანგარიშებას ახორციელებს სათაო ოფისი, თუმცა, საგადასახადო კანონმდებლობის შესაბამისად, თუ გარკვეული თანამშრომლები მუშაობენ სხვა ფილიალებში, კომპანიამ უნდა გადაიხადოს გადასახადები მათ ადგილზე. SMART Payroll-ის ავტომატიზირებულმა ანგარიშსწორების ოპერაციებმა თითოეული 35 ფილიალისთვის მნიშვნელოვნად გაამარტივა სამუშაოს ამ ნაწილზე პასუხისმგებელი სპეციალისტების ცხოვრება.
მომხმარებელმა ასევე აღნიშნა ITN-ის მიერ განლაგებული სახელფასო თაიმშითების ექსპორტის პროცესის გაუმჯობესება, რომელიც მანამდე ხელით სრულდებოდა.
კიდევ ერთ გამოწვევას წარმოადგენდა ხელფასების გამოთვლა იმ თანამშრომლებისთვის, რომლებიც გარკვეული რაოდენობის დღეებში ერთ ფილიალში მუშაობენ, ხოლო დანარჩენები – მეორეში და უნდა მიიღონ ხელფასი ერთი დარიცხვით. შესაბამისად, ბანკში წარედგინება განცხადება დასაქმებულზე ჯამური თანხით და არა ცალკეულ ნაწილებად. მაგრამ ინდუსტრიის გამოცდილებისა და სისტემის მორგებული მოდიფიკაციით, SMART business-ის გუნდმა მოახერხა ამ მოთხოვნის წარმატებით განხორციელება, რამაც ძალიან გაახარა მომხმარებელი.
გარდა ძირითადი ფუნქციონალისა, რომელიც Inter Cars Ukraine-სთვის პრიორიტეტული იყო, მომხმარებელი წარმატებით იყენებს დროის აღრიცხვის მოდულს, რომელიც უზრუნველყოფს სამუშაო გრაფიკისა და კალენდრების მოქნილ პერსონალიზაციას და იძლევა დროის უწყისების ავტომატურად გენერირების შესაძლებლობას. Inter Cars უკრაინის სპეციალისტები ასევე დადებითად აფასებენ ნებისმიერ თარიღზე შვებულების დღეების ბალანსის მონიტორინგისა და გადახედვის მოხერხებულობას.
სამომავლო გეგმები Inter Cars Ukraine-ის მასშტაბურობისა და SMART business-თან თანამშრომლობის შესახებ
ტოტალური ტურბულენტობა – ასე ახასიათებს Inter Cars Ukraine თანამედროვე ბიზნესის მუშაობას სრულმასშტაბიან ომში. ერთგულება და სრული დატვირთვით მუშაობა წარმატების მარტივი, მაგრამ ეფექტური ფორმულაა, რომელსაც კომპანია იცავს და შესაბამისად ინარჩუნებს თავის პოზიციებს, როგორც ერთ-ერთი ლიდერი თავის ინდუსტრიაში. კომპანია აგრძელებს ზრდას, ოპტიმიზაციას უკეთებს ბიზნეს პროცესებს, რათა განაგრძოს თავისი კლიენტებისთვის მაღალი ხარისხის მომსახურება.
უდავოა, რომ ბაზარზე მისი პოზიციის მუდმივი გაძლიერება ქმნის პირობებს ინოვაციური გადაწყვეტილებების განხორციელებისთვის, რომლებიც აძლიერებენ Inter Cars Ukraine-ის სტრატეგიულ ოპერაციულ ზონებს. ამიტომ კომპანია გეგმავს გააგრძელოს თანამშრომლობა SMART business-ის გუნდთან და განახორციელოს კიდევ არა ერთი სასარგებლო პროექტი. ასე რომ, მოუთმენლად ველით წარმატების ახალ ისტორიებს!
აღსანიშნავია, რომ SMART business-ის გუნდის პორტფოლიო მოიცავს გადაწყვეტილებების ფართო სპექტრს, რომელსაც შეუძლია გააუმჯობესოს ნებისმიერი კომპანიის ყველა სფეროს პროდუქტიულობა, საქმიანობის სფეროს მიუხედავად. ამიტომ, იმისათვის, რომ ბიზნესმა ყოველთვის იმუშაოს ისე, როგორც გამართულმა მანქანამ, არ დაელოდოთ სისტემის გაფუჭებას. იზრუნეთ მის განახლებასა და გაუმჯობესებაზე წინასწარ! იმუშავეთ კონკურენტული უპირატესობის მოსაპოვებლად და ჩვენ მზად ვართ გავაძლიეროთ თქვენი იდეები ჩვენი საკუთარი გამოცდილებით.
