Перш ніж впроваджувати ERP-систему, варто заздалегідь знати про нюанси цього процесу та підводне каміння, яке може спіткати на цьому шляху. Наші експерти розповідають про основні складності, з якими стикаються компанії, й прорахунки, яких вони найчастіше припускаються. А також радять, як звести помилки до мінімуму, і – як результат – отримати від впровадження максимальну віддачу.
Що таке ERP? Це система, яка дозволяє автоматизувати та об’єднати на одній платформі всі ключові бізнес-процеси підприємства. Бухгалтерія, фінанси, маркетинг, продажі, виробництво, закупівлі, склади – всі ланки організації працюють злагоджено як єдине ціле, підпорядковуючись встановленій в системі логіці та використовуючи універсальну базу даних. Все це позитивно впливає на взаємодію підрозділів, ефективність процесів і – як результат – на фінансові показники. Але лише за умови, що компанія відповідально підійде до процесу впровадження ERP, заручившись підтримкою надійного і компетентного партнера-інтегратора.
Якщо ви бажаєте отримати персональну консультацію щодо найкращих практик впровадження і використання ERP-системи – залиште заявку.
Які існують моделі впровадження ERP?
Організації, які надають послуги з впровадження ERP-систем, зазвичай пропонують клієнтам декілька моделей, залежно від запиту бізнесу й глибини кастомізації. Наприклад, в компанії SMART business, яка є сертифікованим партнером з впровадження системи Microsoft Dynamics 365 Business Central, передбачено чотири моделі. Розглянемо кожну з них.
1. Самостійний запуск коробкового рішення
В рамках цієї моделі клієнт власними силами опановує і доналаштовує стандартну функціональність Business Central. Такий підхід можливий за двох умов. Перша – з боку замовника є аналітик, який має досвід із впровадження подібних рішень, або ж просто мотивований співробітник, який готовий інвестувати свій час, щоб розібратися в продукті. Друга – бізнес-процеси компанії не дуже складні, тому немає потреби в значній модифікації системи. Ще один можливий варіант – компанія може найняти спеціаліста з впровадження цього рішення і таким чином самостійно здійснити необхідну кастомізацію.
У будь-якому випадку, в цій моделі ми лише розгортаємо систему зі стандартними модулями та базовими налаштуваннями. Завдяки нашому рішенню SMART Localization система буде вже готовою для ведення управлінського, бухгалтерського та податкового обліку в Україні. Після цього клієнт самостійно здійснює незначні доналаштування системи під свої процеси, використовуючи підготовлені нами докладні навчальні матеріали – документацію, вебінари, відеогайди, статті тощо.
Система доволі проста у використанні – як відомо, продукти Microsoft вирізняються своїм інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом. До того ж наша команда підготувала готові шаблони, які ще більше спрощують роботу з Dynamics 365 Business Central. Якщо у клієнта все ж таки виникнуть питання, ми проведемо консультацію, у якій дамо вичерпні відповіді і роз’яснення.
Головна перевага цієї моделі полягає в економії коштів. Основний мінус – хтось із боку компанії має взяти на себе відповідальність за впровадження, витрачати на це свій час, залучати колег. В колективі може виникнути спротив, не завжди явний, з боку співробітників. Коли ж впровадженням займається зовнішній підрядник, з яким вже підписаний контракт і чиї послуги вже оплачені, це слугує доволі потужним стимулом для персоналу, щоб таки почати опановувати систему у погоджені терміни.
2. Розгортання коробкового рішення за підтримки нашої компанії
Назва моделі говорить сама за себе. Тут передбачене розгортання стандартного рішення з базовою функціональністю, але за підтримки SMART business. Підтримка включає базовий аналіз бізнес-процесів клієнта, доналаштування системи, навчання співробітників, допомогу в міграції даних. При цьому рішення або зовсім не модифікується, або здійснюються лише дрібні доопрацювання. Втім, часто друга модель в ході впровадження переходить у третю, яка передбачає суттєвішу кастомізацію продукту.
Буває і навпаки – коли компанія з нестандартними й складними бізнес-процесами вирішує їх переглянути і привести у відповідність до функціонала коробкового рішення. І часто це позитивно впливає на бізнес. Річ у тім, що базова функціональність ERP-систем міжнародного класу досить багата і в ній відображений багаторічний світовий досвід з побудови бізнес-процесів.
Підказка: впровадження ERP-системи світового класу – гарна можливість переглянути бізнес-процеси своєї організації та спробувати застосувати у себе кращі міжнародні практики.
3. Впровадження з кастомізацією
Ця модель передбачає істотний обсяг модифікацій для створення кастомізованого функціоналу. Це може означати розробку цілих додаткових модулів системи. Наприклад, білінгового модуля або модуля для складних процесів документообігу. Можливе також доопрацювання наявних модулів, наприклад виробництва, з урахуванням специфіки технологічних процесів компанії. Або ж велика інтеграція з іншою системою.
4. Впровадження з глибокою кастомізацією
Головна відмінність цієї моделі від третьої полягає в тім, що через складність і нестандартність бізнес-процесів організації важко визначити хоча б приблизний обсяг проєкту. Тому крім стандартного аналізу виникає потреба в попередній діагностиці, часом тривалої, яка передбачає низку зустрічей із замовником. Також на цьому етапі можна створити прототипи функціональних елементів системи, щоб зрозуміти, чи будуть вони працювати так, як очікується. За результатами діагностики готується документ, де покроково описуються ланцюги всіх процесів компанії. Цей документ і буде відправною точкою для планування подальших робіт.
Яким компаніям зазвичай підходить кожна з цих моделей?
Наведений розподіл – умовний. Почавши з однієї моделі, організація в процесі може перейти на іншу. Розмір бізнесу теж не є визначальним. Наприклад, четверта модель зазвичай пасує дуже великим підприємствам, адже в них, як правило, надто складні бізнес-процеси. І водночас, якщо компанія вже здійснила їх діагностику, то може обрати третю модель. Вона може обрати і першу, якщо з її боку є досвідчені аналітики, які зможуть взяти на себе весь вантаж роботи, пов’язаної з впровадженням і кастомізацією ERP. Малим і середнім компаніям може підійти і перша, і друга, і третя модель, залежно від вимог бізнесу. Перша модель може стати для організацій будь-якого розміру способом зекономити на впровадженні.
Які етапи чекають на компанію під час впровадження ERP?
Розповімо тепер про етапи впровадження ERP-системи на прикладі тих, що практикуємо ми в SMART business.
Старт проєкту
Це один із визначальних етапів. Дуже важливо сформувати команду фахівців, налаштованих на досягнення успіху проєкту. Кожен з них має бути вмотивованим до якнайкращого виконання своїх завдань в рамках впровадження. Після того, як проєктна команда з боку клієнта сформована, ми проводимо презентацію, в ході якої знайомимо учасників з метою проєкту, запланованими заходами та завданнями кожного члена команди. Далі ми готуємо середовище для розробки й тестування системи та надаємо до нього доступи команді.
Аналіз
На стадії аналізу ми проводимо початковий тренінг з користування системою, а також демонструємо команді стандартний функціонал рішення, щоб отримати від неї фідбек і визначити, які доопрацювання будуть необхідні. Усі відхилення від базової функціональності та необхідні доробки фіксуються у відповідних документах. Також на цьому етапі готується і узгоджується документ, який описує структуру рольових доступів до системи.
Налаштування
На підставі документів, ухвалених на етапі аналізу, готується технічна документація та здійснюється розробка і налаштування системи. Потім відбувається тестування її функцій, а якщо у компанії складні бізнес-процеси – то інтеграційне тестування, в ході якого всі ланцюжки проходяться від початку до кінця у зв’язці з іншими процесами. Таким чином можна переконатися, що всі функції працюють злагоджено. Після тестування система фінально доналаштовується.
Розгортання
В рамках розгортання системи ми готуємо шаблони для міграції даних, навчаємо користувачів їх заповнювати та завантажувати, а також допомагаємо здійснити тестовий імпорт. Якщо міграція даних до Business Central відбувається з 1С, ми рекомендуємо використовувати нашу розробку – прямий конектор. Він спрощує процес міграції даних, адже в напівавтоматичному режимі створює недостатні налаштування та здійснює мапінг облікової політики.
Порада: скористайтесь міграцією даних, щоб навести лад у своїх довідниках.
Після імпорту користувачі вчаться користуватися системою вже на даних компанії. Це надзвичайно важливий етап. Співробітники фактично здійснюють свою щоденну роботу в новій системі на своїх даних. Це вже не просто тестування, а практичне навчання. За результатами цього випробування ухвалюється остаточне рішення про запуск, після чого ми готуємо продуктове середовище і завантажуємо фінальну версію системи.
Запуск в експлуатацію
Ми розробляємо план переходу системи в промислову експлуатацію, в якому зазначаємо, в які дати мають відбуватися етапи переходу, щоб співробітники розуміли, як у короткі терміни, без зупинки роботи підприємства, та в якому порядку забезпечити закриття попереднього облікового періоду, підготувати дані для міграції та виконати перехід на нову систему. Також ми забезпечуємо оперативну підтримку в обліку первинних документів, у закритті періоду та формуванні податкової і фінансової звітності. Наші консультанти завжди готові надати практичні поради з цих питань.
Після запуску ми не залишаємо користувачів сам на сам із системою, здійснюючи спочатку оперативну підтримку клієнта, а надалі – адміністративний супровід проєкту.
З якими складнощами стикаються компанії під час впровадження ERP?
Як показує практика, далеко не завжди співробітники компанії проявляють зацікавленість та розуміють користь від впровадження ERP. Працівники, як правило, не бажають витрачати час і докладати зусиль до опанування нової системи, навіть усвідомлюючи, що вона відкриє для них нові можливості. Керівництву далеко не завжди вдається владнати цю проблему.
Тому важливо, щоб спеціалісти, які будуть впроваджувати ERP, були не тільки знавцями системи, але й володіли навичками презентації, мали дар переконання. Як не дивно, саме їхнє вміння знаходити спільну мову з людьми і викликати довіру може стати вирішальним фактором в успіху всього проєкту.
Інша поширена проблема – відсутність у керівництва компанії чіткого бачення того, які завдання має вирішити ERP-система і як має бути побудована архітектура бізнес-процесів. Єдине можливе вирішення цієї проблеми – знову ж таки, експертиза партнерів з впровадження. Якщо вони мають великий практичний досвід успішно реалізованих проєктів, вони можуть підказати, як побудувати процеси, щоб вони краще виконували завдання бізнесу.
Ще одна складність може виникнути з самою ERP-системою. Навіть якщо виробник її позиціонує як таку, що може бути кастомізованою, вона все одно може виявитися недостатньо гнучкою. Річ у тім, що в багатьох рішеннях використовуються складні загальні мови програмування, такі як Python, C++. В цьому випадку, коли у бізнесу з’являться нові завдання, доопрацювати систему буде дуже складно і дорого або ж взагалі неможливо.
Порада: Обирайте системи зі спрощеними спеціалізованими мовами програмування, які краще підходять для вирішення конкретних бізнес-завдань.
Коли в продукті, як, наприклад, в Business Central, використовуються спеціалізовані мови, це дозволяє легко здійснювати будь-які надбудови над системою без необхідності переписувати весь код. На додаток, на майданчику Microsoft AppSource можна знайти тисячі застосунків та розширень, які можуть вирішити завдання доопрацювання системи.
Яких помилок найчастіше припускаються компанії, впроваджуючи ERP?
ERP – не панацея
Одна з основних помилок – вважати, що система може вирішити всі проблеми бізнесу. Рішення може допомогти оптимізувати процеси і навіть побудувати нові, проаналізувати сильні й слабкі сторони бізнесу, дати змістовну інформацію для управлінських рішень. Але цією інформацією треба вміти користуватися. Система не вигадає стратегію розвитку, не вирішить проблему хаосу в компанії, не зробить працівників більш відповідальними, а виготовлену продукцію – більш якісною. Це лише інструмент, яким треба вміти правильно користуватися.
Скупий платить двічі
Прагнення заощадити, обираючи партнерів з впровадження ERP, може здатися логічним. Проте у підсумку проєкт найімовірніше обійдеться замовнику недешево. Річ у тому, що «вигідні» розцінки, як правило, пояснюються тим, що в цій компанії працюють спеціалісти з невеликим досвідом і низькою кваліфікацією. Якщо ви бажаєте, щоб, впроваджуючи вашу систему, вони, по суті, навчалися й набивали руку – це ваш вибір, але у підсумку він може дуже дорого обійтися вашій організації.
Крім того, впровадження – гарна можливість придбати не тільки ERP-систему, але і досвід експертів, які її впроваджують. До прикладу, на рахунку нашої команди – десятки впроваджень, ми знаємо специфіку й тонкощі ведення бізнесу в різних галузях і будемо раді поділитися своїм досвідом.
Порада: погляньте на впровадження ERP як на можливість придбати експертизу досвідченої команди, яка буде займатися впровадженням.
Важлива поетапність
Ще одна поширена помилка – у прагненні якнайшвидше розбудувати своє цифрове підприємство, впровадивши одразу весь можливий функціонал ERP-системи або навіть повний набір ІТ-рішень. Це ризиковано, адже проєкт розтягується в часі, виникає ймовірність щось не врахувати і упустити, процеси імплементації ускладнюються, зростає кількість помилок. Краще створити загальний план необхідних впроваджень і втілювати його покроково. Стосовно ERP, можна, наприклад, почати з ключових модулів на кшталт фінансів, бухгалтерського обліку та виробництва, потім розширювати можливості управлінського обліку, додавати штучний інтелект, модулі бюджетування, документообігу, потім різноманітні інструменти, як от системи прогнозування попиту або, скажімо, рішення для побудови HR-бренду.
Не варто недооцінювати базову функціональність
Впроваджуючи сучасну ERP-систему, на варто прагнути одразу перекроїти її, підлаштовуючи під наявні бізнес-процеси. Це докорінно неправильна стратегія. Спробуйте спочатку вивчити стандартну функціональність, зрозуміти її логіку, розібратися, чому в ній саме так реалізовані ті чи інші функції та спробувати примірити їх на свій бізнес. Після цього вже – визначити, чого не вистачає, і переходити до доопрацювання в разі реальної необхідності. Як ми вже казали, ERP-системи світового рівня увібрали в себе найкращі міжнародні бізнес-практики. Відштовхуйтесь від того, що вони пропонують на базовому рівні і після цього вже переходьте до кастомізації. Крім іншого, цей підхід виправданий з точки зору економії коштів.
Що варто врахувати, обираючи провайдера ERP-рішення?
Зважайте на екосистему навколо ERP
Обираючи ERP, дуже легковажним буде не звернути увагу на екосистему, яка її оточує. Окрім ERP компанії зазвичай потребують цілого ряду ІТ-рішень, і з часом цей набір ймовірно буде розширюватися. Бажано, щоб всі інструменти організації були добре сумісними, а не були різнобоєм систем від різних вендорів із різною логікою роботи, інтерфейсом, різним підходом до організації процесів. Це питання не тільки простоти й вартості інтеграції, але й сприйняття цих продуктів користувачами, зручності їх використання.
Порада: краще обирати вендора ERP-системи, який зможе забезпечити інструменти для всіх ваших бізнес-завдань – як наразі, так і в майбутньому.
До речі, бажано, щоб компанія, яка буде займатися впровадженням ERP, також мала різні компетенції, могла впровадити й підтримати широкий спектр ІТ-продуктів, супроводжуючи вас комплексно, а також за потреби могла б розробити кастомні застосунки чи розширення до наявних систем.
Надійність вендора
На жаль, нерідко трапляється, що вендор ERP-системи може з тієї чи іншої причини піти з ринку. У такому випадку всі ваші інвестиції в його ІТ-рішення виявляться марними, вам доведеться шукати нового партнера і займатися впровадженням необхідних продуктів заново. Подібні ризики можна звести до мінімуму, якщо вендор – велика корпорація з багаторічною історією.
Що варто враховувати, обираючи партнера?
Дуже важливо, щоб робота підрядника з впровадження ERP-системи відповідала загальноприйнятим стандартам розробки. Інакше кажучи – інші програмісти мають легко зрозуміти написаний ним код, щоб мати можливість одразу продовжити з ним працювати далі. Це питання безпеки бізнесу. Адже, якщо співпраця з одним партнером з якихось причин перерветься, ви повинні мати змогу одразу почати працювати з іншим.
Саме з цієї причини провідні вендори ІТ-рішень, такі як, наприклад, Microsoft, встановлюють жорсткі стандарти написання коду і зобов’язують усіх своїх сертифікованих партнерів чітко дотримуватись них. До того ж для розроблених рішень передбачені ретельні процедури перевірки на якість. І головне – всі розробки супроводжуються якісною документацією. Вона гарантує, що за необхідності будь-які інші підрядники зможуть легко продовжити підтримувати ваші системи.
Звичайно, важливо також враховувати кваліфікацію спеціалістів, які будуть безпосередньо впроваджувати вашу ERP. Вони мають бути не лише експертами в продукті як такому, але й добре знатися на тому, як працює бізнес, як система буде впливати на процеси і як це буде відображатися в фінансових показниках клієнта. Адже, купуючи продукт, ви також купуєте у підрядника його бізнес-аналітику. Тому важливо ще на етапі передпродажу поспілкуватися особисто з консультантами, які будуть залучені в ваш проєкт, переконатися в їхньому досвіді, розпитати про успішні кейси, за можливості зібрати відгуки від вже наявних клієнтів.
Також зверніть увагу на те, наскільки ваш потенційний партнер відповідально поставився до диверсифікації своїх ресурсів для мінімізації ризиків. Бажано, щоб його співробітники знаходилися не тільки в Україні, але й за кордоном. Сама система також має бути розгорнута в безпечному середовищі. Якщо вона буде залежною від серверів, які знаходяться на території нашої країни, на жаль, наразі це доволі ризиковано.
Відкрийтеся для нового досвіду
Щоб отримати максимальну віддачу від впровадження ERP-системи, слід врахувати цілу низку факторів – від вибору надійного вендора і команди розробників до чіткого розуміння бізнес-завдань, які має вирішувати продукт. Та, мабуть, найголовніша умова успішного впровадження – це максимальне залучення в процес, мотивація і згуртування персоналу, відповідальне ставлення до всіх етапів реалізації. Докорінно неправильно сподіватись, що успіх впровадження залежить виключно від виконавця. Станьте повноцінним співавтором цього проєкту та будьте відкритими до нового досвіду, який може дати вам нова система, до кращих бізнес-практик, які в ній втілені. Адже лише новий досвід може принести нові результати.
Якщо ви бажаєте отримати персональну консультацію щодо найкращих практик впровадження й використання ERP-системи – залиште заявку.
