Однак, значна географічна розподіленість створювала певні виклики для управління бізнесом, зокрема у сфері фінансового обліку та звітності, позаяк компанія використовувала різні ІТ-рішення для кожної з країн присутності. Це ускладнювало процеси обліку, формування управлінської звітності, закупівель та інших операційних процесів. Крім того, кожна система мала свої особливості та вимоги, які не відповідали корпоративним стандартам.
Зведення всіх управлінських процесів в єдину, зручну для аналізу систему, створювало додаткове навантаження на фінансові та суміжні з ними відділи.
Тому компанія зайнялася пошуком рішення, яке б дозволило уніфікувати та оптимізувати всі бізнес-процеси, звівши їх в єдину ІТ-екосистему. З одного боку воно повинно було відповідати бізнес-моделі компанії та її корпоративним політикам, а з іншого – бути адаптованим до локальних законодавчих норм кожної з країн присутності. Основна мета, якої планували досягти завдяки такому апґрейду – підвищення рівня керованості бізнесом та, як наслідок – оптимізація витрат і підвищення конкурентоспроможності компанії.
Вибір було зроблено на користь Microsoft Dynamics 365 Business Central – сучасного та гнучкого рішення для управління бізнесом в міжнародних масштабах.
Міграція в Business Central: досвід міжнародного впровадження
З огляду на наявність офісів у різних країнах, у компанії Zolva був чіткий запит на уніфікування важливих бізнес-процесів. Важливо було реалізувати ведення обліку та звітності відповідно до корпоративних стандартів.
У кожному з локальних офісів були співробітники, які добре розумілися на тому, як правильно організувати ці процеси згідно з вимогами локального законодавства, але їм бракувало експертизи для вибору відповідного ІТ-рішення.
Тож Zolva постала перед викликом залучення у кожній країні додаткового персоналу для пошуку компаній, які б запропонували та впровадили відповідні ІТ-продукти, та експертів, які б верифікували відповідність запропонованих рішень до реальних операційних потреб. Цей варіант відкинули на старті як надто витратний.
Компанія зосередилася на пошуку єдиного партнера, який має достатньо експертизи, щоб або самостійно «закрити» ці потреби в кожному з локальних офісів, або ж знайти партнерів, які б це зробили: завдяки відповідній локалізації базового рішення від вендора, чи запропонувавши власне.
Запит на реалізацію цього проєкту отримала компанія SMART business з огляду на багаторічний досвід у впровадженні сервісів, покликаних вивести бізнес-процеси на новий рівень організації та ефективності.
Чому ми обрали SMART business? Найперше тому, що у них не виникло жодних застережень щодо запиту на організацію наших бізнес-процесів відповідно до юрисдикцій багатьох країн. Тоді як більшість компаній зазвичай обмежуються 1-2 країнами.
Сьогодні, після завершення проєкту, можемо стверджувати, що компанія SMART business виправдала наші очікування і стала для нас єдиною точкою входу в проєкт і контролю за його виконанням.
Також у процесі співпраці ми відкрили інші переваги вибору саме цього генерального партнера. Зокрема, на кожний із запитів ми завжди отримували як мінімум два рішення, і при цьому нам завжди ретельно проговорювали переваги та обмеження кожного з варіантів. А ще – чітке дотримання наших вимог щодо бюджету і прозора звітність щодо розрахунків з партнерами.
І все ж найважливішою перевагою співпраці зі SMART business ми вважаємо високу експертність команди й дійсно відмінний супровід на всіх етапах впровадження.
У цьому проєкті потрібно було запропонувати уніфіковані рішення для трьох країн – Норвегії, Іспанії та Люксембургу – та для чотирьох бізнес-процесів:
- фінансовий облік;
- закупівлі;
- процес продажів;
- управління грошовими коштами.
Команда SMART business мала завдання розібратися, як, з огляду на вимоги законодавства кожної з країн, повинен бути реалізований кожен з цих чотирьох бізнес-процесів. Ретельно все проаналізувавши, прийняли рішення самостійно «закрити» загальні процеси. Зокрема, це – погодження закупівель та визначення аналітик для фінансової звітності. Також SMART business реалізувала інтеграцію зі спеціалізованими професійними системами для виконання операційної діяльності компанії Zolva та запит клієнта на те, щоб у всіх країнах були однакові рахунки, на яких ведеться облік. Партнерів вирішили залучати виключно для реалізації рішень під локальну специфіку.
Всі ці потреби закривались через базовий функціонал Microsoft Dynamics 365 Business Central або через його локалізації. Так, в Норвегії було впроваджено стандарт з норвезькою локалізацією від Microsoft. В Іспанії – стандарт з іспанською локалізацією від Microsoft плюс рішення партнера, яке розширює функціонал Microsoft на функціонал електронного інвойсингу і податкової звітності з ПДВ, який у Європі відомий як VAT. А от у Люксембурзі немає локалізації Microsoft. Але через простоту ведення обліку в цій країні не було потреби нічого доробляти для локального офісу. Все вдалося закрити базовим функціоналом Business Central.
Зокрема, якщо говорити про фінансовий облік, ключовими рішеннями були Financial Аccounting і Financial Reporting. В Іспанії реалізували базовий стандарт плюс рішення партнера. А от у Норвегії – стандарт із локалізацією Microsoft. Однак, у співробітників фінансового відділу цього локального офісу було ще додаткове побажання: їм важливо було розпізнавати вхідні інвойси від постачальників у форматі PDF і автоматично створювати на їхній основі документи. Цей додатковий функціонал був реалізований через додаткове рішення локального партнера.
Команда SMART business після вивчення локальних умов у кожній країні та «поділу зон відповідальності» визначилася з партнерами і від імені свого клієнта підписувала з ними контракти та вела переговори. Зокрема верифікувала всі їхні пропозиції з погляду доцільності того чи іншого функціоналу для потреб бізнесу компанії Zolva.
Також SMART business перебрала на себе контроль за якістю виконаних робіт, визначаючи всі «критичні точки» реалізації. Її висока експертність вберегла замовника від «роздування» бюджету, при тому, що на виході у кожній з країн отримали робочу систему з вичерпним функціоналом.
Міграція в Business Central: виклики й синергія духу
Проєкт із впровадження для компанії Zolva Microsoft Dynamics 365 Business Central стартував на початку 2022 року. У лютому – початок реалізації в Іспанії, а в березні – в Норвегії.
Його успіх значною мірою завдячує синергії високої експертизи команди SMART business та залученості у проєкт команди Zolva. Менеджмент зі сторони замовника постійно працював над тим, щоб вирішити всі критичні завдання й, за потреби, активно долучав до цього відповідальних за напрямок співробітників.
З метою формування максимально розгорнутого аналізу в компанії Zolva створили проєктну команду. Представники фінансових команд на стороні клієнта в усіх країнах реалізації проєкту були активно залученими як до підготовчого етапу, так і до процесів розгортання та тестування й пробації. Вони озвучували вимоги, тестували функціонал у процесі налаштування рішень. Їхній фідбек був конструктивним і професійним. Виконавець вчасно отримував вичерпну інформацію про те, що замовнику подобається, а що він хотів би покращити та як він розуміє це покращення.
Такий ґрунтовний підхід дозволив успішно пройти етап початку повноцінної роботи з рішеннями. Значна географічна розподіленість знову стала свого роду викликом, коли в системі почали працювати всі співробітники, а не тільки члени проєктної команди. Було багато запитань, на які потрібно було оперативно реагувати. Деякі ситуації вимагали проактивних рішень. Однак, завдяки взаємній налаштованості на високий результат, сьогодні обидві команди з упевненістю називають цей проєкт успішним.
Команда SMART business, підсумовуючи результати цієї колаборації, називає її прикладом класичної ситуації WIN-WIN.
Ми вдячні компанії Zolva за спільний досвід, отриманий в цьому проєкті. Клієнт розвивався і, ставлячи перед нами завдання, давав нам можливість здобувати новий досвід. Кожного разу, виходячи на ринки іншої країни, вони говорили: «Ми плануємо розширювати свій бізнес ось в таку країну. Нам потрібна система, яка систематизує й уніфікує ось ці й ці процеси. Усе потрібно зробити швидко й фінансово доступно. Що ви можете нам запропонувати?». Ми включалися в цю комунікацію. Ми ґрунтовно вивчали особливості локального бекґраунду, думали, що можемо запропонувати з портфеля вендора, наших та партнерських рішень, пропрацьовували варіанти, зіставляючи ризики й можливості. Нам це дозволяло вивчати вимоги різних країн, підвищувати рівень власної експертизи, зростати
