İşçilərin iş vaxtını izləmək dəqiqlik tələb edən və kifayət qədər çox vaxt aparan çətin və məsuliyyətli bir işdir. Mürəkkəb strukturlara və müxtəlif iş qrafiklərinə malik iri müəssisələr hətta yalnız bu vacib funksiyanı yerinə yetirmək üçün ayrıca vəzifə təyin edirlər.
Bununla belə, müasir İT həllər oyun qaydalarını kökündən dəyişir. Avtomatlaşdırılmış sistemlərdə vaxtın izlənməsi ani, xətasız və minimal insan müdaxiləsi tələb edir. Bu yazıda siz bu cür sistemlərin necə işlədiyini və onların xüsusiyyətləri və təşkilatlar üçün faydalarının nə olduğunu öyrənəcəksiniz.
İR uçotunun effektivliyinin yeni səviyyəsi
İş vaxtının izlənməsi əmək haqqı, məzuniyyətlər, xəstəlik məzuniyyəti və mühasibat hesabatlarının yaradılması və s. kimi digər əlaqəli əməliyyatlarla sıx bağlıdır. İR uçotunun aparılması üçün İT həlləri bütün bu prosesləri sadələşdirilmiş və avtomatlaşdırılmış sistemdə birləşdirir.
Avtomatlaşdırma sayəsində işdən çıxma əmrləri dərhal iş vaxtının uçotu cədvəllərində əks olunur, iş vaxtının uçotu cədvəli məlumatları əsasında əmək haqqı məbləği müəyyənləşdirilir, istifadə edilməmiş əmək məzuniyyət günləri üzrə ehtiyat yaradılır və müxtəlif növ hesabatlarda öz əksini tapır. Belə bir sistem proseslər və ya gecikmələr arasında hər hansı uyğunsuzluğu aradan qaldırır, həmçinin müxtəlif növ səhvlərin sayını əhəmiyyətli dərəcədə azaldır.
İş vaxtının uçotu sistemlərinə misal olaraq Azərbaycanın mövcud əmək qanunvericiliyinin tələblərinə uyğun olaraq Microsoft Dynamics 365 Business Central ERP sistemi əsasında yaradılan SMART Payroll həllini göstərmək olar.
Want to get a discount? İR sistemləri haqqında daha çox məlumat əldə etmək istəyirsiniz?
İR sistemlərinin tətbiqinin üstünlükləri
İş vaxtın uçotu üçün İT həllinin tətbiqi müəssisənin rəqəmsallaşması və İR proseslərinə ən son qlobal standartların tətbiqi istiqamətində güclü addım ola bilər. Bu cür həllər müəssisələrə bir sıra danılmaz üstünlüklər verir. Ən bariz üstünlüklər aşağıdakılardır.
Məhsuldar iş üçün şərtlər
İş vaxtının uçotu üzrə həllər tipik təkrarlanan gündəlik tapşırıqların böyük bir hissəsini avtomatlaşdırır, İR menecerlərinin və mühasiblərin işini sadələşdirir və onların diqqətini daha əhəmiyyətli məsələlərin üzərində cəmləşdirməyə imkan verir. Beləliklə, İR mütəxəssisləri öz iş vaxtlarını daha səmərəli şəkildə sərf edə bilərlər.
Səhvlərin minimallaşdırılması
İR proseslərinin avtomatlaşdırılması işçilərin iştirakının minimuma endirilməsi və eyni zamanda hesabatların yaradılması zamanı insan faktoru ilə bağlı səhvlərin əhəmiyyətli dərəcədə azalması deməkdir.
İşçilərin loyallığının artırılması
Avtomatlaşdırılmış sistemdə uçot prosesləri şəffafdır. Hər bir işçinin bütün məlumatlarını, məzuniyyət günləri balansını, xəstəlik vərəqələrini, əmək haqqı sənədlərini görə biləcəyi, habelə istirahət vaxtı üçün sorğu göndərə və təsdiq edə biləcəyi şəxsi hesabı vardır. Bu, anlaşılmazlıqları aradan qaldırır və işçilərin müəssisəyə daha sadiq münasibətini təmin edir.
Uyğunluq
İT həlləri mövcud əmək standartlarına uyğun olaraq qeydlərin aparılması proseslərini standartlaşdırır. Eyni zamanda, qanunvericilikdəki son dəyişikliklər əsasında sistem mütəmadi olaraq yenilənir.
Məlumatların təhlükəsizliyi
SMART Payroll Microsoft ekosisteminə aid olduğu üçün sistemdəki bütün məlumatlar beynəlxalq təhlükəsizlik standartları ilə qorunur.
Giriş sistemi ilə inteqrasiya
Bəzi həllər, o cümlədən SMART Payroll, müəssisə girişinə nəzarət sistemləri ilə inteqrasiya olunur. Bu, işə gəlmə və işdən getmə, gecikmə və iş vaxtından artıq işləmə kimi davamiyyət hadisələrini avtomatik qeydə almağa və iş vaxtının uçotu zamanı nəzərə almağa imkan verir.
İT həlləri iş vaxtının uçotuna necə kömək edir?
Müasir mühasibat uçotu sistemləri insan resurslarının uçotu ilə bağlı gündəlik təkrarlanan işləri asan və hamar bir prosesə çevirir. Belə sistemlər avtomatik olaraq iş cədvəllərini yaratmağa və tənzimləməyə, ümumiləşdirilmiş qeydləri aparmağa, fasilələr haqqında əmrləri tez bir zamanda hazırlamağa, məzuniyyət balansı üzrə ehtiyat məbləğini dərhal hesablamağa, asanlıqla hesabatlar formalaşdırmağa imkan yaradır.
İş vaxtının uçotu
Cari qanunvericilik tələblərinə əsasən müəssisələr, o cümlədən kiçik bizneslər, hətta müvəqqəti işçilər üçün də iş vaxtının uçotunu aparır və iş vaxtı cədvəllərini hazırlayır. İş vaxtı cədvəli hər bir iş günü üçün iş vaxtı fəaliyyət kodlarının qeyd edildiyi cədvəldir.
İş vaxtı fəaliyyət kodları hər bir işçinin hesabat dövründə iş vaxtından necə istifadə etdiyini əks etdirir: faktiki iş saatları, iş vaxtından artıq işləmə, axşam və ya gecə növbələrində işləmə, yaxud müxtəlif səbəblərlə işdə olmama saatları. SMART Payroll sistemində istənilən növdə və mürəkkəblikdə iş qrafiklərini sazlamaq imkanı var: aylıq, həftəlik, növbəli, sərbəst.
Sistemdə təqvim qurulduqdan və işçilər haqqında bütün lazımi məlumatlar daxil edildikdən sonra hər bir işçi üzrə iş qrafiki avtomatik doldurulur. Gələcəkdə işçi ezamiyyətə gedirsə, xəstələnirsə və ya istirahət günüdürsə, sistemdə işdə olmama əmrləri yaradılır, avtomatik olaraq işçinin vaxt cədvəlinə müvafiq iş vaxtı fəaliyyət kodları daxil edilir. Bütün bu sənədlər iş vaxtının uçotu cədvəlində saxlanılır.
Əgər yekun iş vaxtı cədvəli artıq hazırlanıbsa, lakin ona dəyişiklik etmək zərurəti yaranıbsa – məsələn, məzuniyyət növünü dəyişdirmək üçün– SMART Payroll əmək haqqı və vergilərin avtomatik yenidən hesablanması daxil olmaqla iş vaxtı cədvəlini yenidən yaratmağa imkanı verir.
Əvvəllər kadrlar uçotu üzrə menecerlər iş vaxtı cədvəllərinin düzgün doldurulmasına diqqətlə nəzarət etməli, əmrlərə, xəstəlik vərəqələrinə, müəyyən edilmiş iş qrafiklərinə uyğunluğunu yoxlamalı, məzuniyyət balansını əl ilə hesablamalı idilər. İş vaxtının uçotunun düzgünlüyündən əmin olmaq üçün avtomatlaşdırılmış həllərdə bu vaxtaparan və rutin işləri etməyə ehtiyac yoxdur, çünki hər şey sistem tərəfindən idarə olunur.
Əmrlərin yaradılması
SMART Payroll sizə müxtəlif növ İR əmrlərin çap formalarını asanlıqla yaratmağa imkan verir. Əmrləri çap etmək üçün iki variant mövcuddur. Birincisi, standart çap formalarından istifadə etmək; İkincisi, Word formalar əsasında dəyişdirilə bilən şablonlardan istifadə etmək. Şablonlarda lazımi parametrləri konfiqurasiya edə bilərsiniz, bundan sonra sifariş mətni parametrlərə uyğun olaraq avtomatik olaraq yaradılacaq.
Məzuniyyət balansı və ehtiyatın hesablanması
İşçi işə götürüldüyü andan etibarən SMART Payroll sistemi məzuniyyət balansının hesablanmasına başlayır. Məzuniyyət günlərindən istifadə işçinin şəxsi hesabı vasitəsilə yaratdığı məzuniyyət ərizəsi ilə başlana bilər və müvafiq işdə olmama əmri ilə yekunlaşa bilər. Əmr uçota alındıqdan sonra, əmrdə qeyd olunduğu qədər məzuniyyət günləri balansdan silinir və avtomatik olaraq iş vaxtı cədvəlində müvafiq dəyişiliklər edilir.
Eyni məlumat məzuniyyət balansı qalığı üzrə ehtiyatı hesablamaq üçün istifadə olunur. Maliyyə Hesabatlarının Beynəlxalq Standartlarına (MHBS) əsasən belə ehtiyat fondunun yaradılması məcburidir; məhz bu fonddan işçilərə məzuniyyət pulu və istifadə olunmamış günlərə görə kompensasiya ödənilir. Ehtiyat sistemdə konfiqurasiya edilmiş xüsusi alqoritmə uyğun olaraq aylıq hesablanır və işçilərin əmək haqqı sənədləri ilə eyni vaxtda uçota alınır.
Ezamiyyələrin ödənilməsi
İş vaxtının uçotu funksionalı həmçinin ezamiyyə günlərinin düzgün ödənilməsinin öhdəsindən gəlməyə kömək edir. Əmək Məcəlləsinin 179-cu maddəsinə əsasən, ezamiyyətdə olduğu vaxt, o cümlədən yolda olduğu vaxt üçün ezam olunan işçinin əsas iş yeri (vəzifəsi) və orta əmək haqqı saxlanılır.
İş vaxtının cəmlənmiş uçotu
SMART Payroll iş vaxtı uçotunu 2 cür aparmağa imkan verir: gündəlik və cəmlənmiş. Birincisi, hər bir iş günü üçün gündəlik normanın müəyyən edildiyi şirkətlər və ya onların müvafiq bölmələri üçün aktualdır. Yəni, müəyyən bir gündə işin azlığını başqa bir gündə çox işləməklə kompensasiya etmək mümkün deyil.
İkincisi, daha mürəkkəb cədvəlləri olan təşkilatlarda lazımdır, burada gündəlik iş saatları dəyişə bilər, lakin hesabat dövrü üçün saatların ümumi sayına riayət edilməlidir. Xüsusən iş vaxtı fəaliyyətinin müxtəlif növlərini nəzərə alaraq, cəmlənmiş iş vaxtı uçotunu əl ilə aparmaq daha çətindir. Ancaq SMART Payroll kimi həllərdə bu əməliyyat heç bir çətinlik yaratmır.
İR sisteminin tətbiqi mərhələləri
İş vaxtının uçotu həllərini seçərkən sistemin həyata keçirilməsinin hansı addımlardan ibarət olduğunu dəqiqləşdirin. Tətbiq edən şirkətin sizin komandanızı öyrətmək və sistem istismara verildikdən sonra da bir müddət dəstək xidməti göstərmək kimi öhdəlikləri olduğundan əmin olun. Nümunə olaraq, burada SMART Payroll. tətbiqi zamanı sizi gözləyən mərhələlərin siyahısı verilmişdir.
1. Layihənin başlanğıcı
Əvvəlcə layihənin icra qrafiki hazırlanır və təsdiqlənir, tətbiq prosesinə cəlb olunacaq komandanın tərkibi və strukturu müəyyən edilir. Sonra layihənin başlanması və icrası üzrə təqdimat keçirilir və hər bir iştirakçının rolu müzakirə olunur.
2. Yerləşdirmə
Həllin yerləşdirilməsi mərhələsində komanda üzvlərinə sistem resurslarına giriş imkanı verilir, test və iş mühitləri hazırlanır və konfiqurasiya edilir və həll quraşdırılır.
3. Məlumatların yüklənməsi və konfiqurasiya edilməsi
Biz məlumatların importu üçün import şablonları təqdim edirik, lakin müştəri import prosedurunu özü tamamlamalıdır. Buna görə də biz əsas istifadəçilər üçün bu mövzuda bir sıra təlimlər keçiririk, bundan sonra müştəri öz məlumatlarını şablonlara uyğunlaşdırır və import edir. Bundan sonra sistemin funksionallığını konfiqurasiya edirik.
4. Təlimlər
Təlim mərhələsində biz sistem istifadəçiləri üçün həllin funksionallığını mənimsəməyə həsr olunmuş bir sıra təlimlər keçiririk. Təlimlərə aşağıdakı seminarlar daxildir:
- İş vaxtı fəaliyyət kodları,
- Məzuniyyətlər,
- İş vaxtının uçotu,
- İşdə olmama əmrləri,
- İR hesabatları,
- Əmək haqqının hesablanması və ödənilməsi,
- İcbari hesabatlar.
5. Həllin istismara verilməsi (Go live)
Nəhayət, sistem istismara verilir və biz ilk əməliyyatlar zamanı müştəri komandasına dəstək veririk: ilk ödənişlər, ilk əmrlər, ilk hesablamalar və s.
Gələcəkdə müştərinin çətinlikləri və ya sualları olarsa, biz əlavə birdəfəlik məsləhətləşmələr aparırıq.
Ümumiləşdirsək, İT həlləri işçilərin iş vaxtının uçotunun aydın, asan və hamar bir prosesə çevirməyə, səhvləri minimuma endirməyə və mütəxəssislərin vaxtına qənaət etməyə kömək edir. Mühasiblər və İR menecerləri daha diqqətli və məhsuldar işləyə bilir, proseslər şəffaf və daha yaxşı idarə olunur və bu işçilərin loyallığına müsbət təsir göstərir. Bütövlükdə təşkilat öz biznes standartlarını yüksəldir.
İT həllərinin İR proseslərini necə optimallaşdırdığını və onların biznesinizə hansı faydalar gətirə biləcəyi haqqında daha çox öyrənmək istəyirsinizsə, konsultasiya sifariş edin.
