Wysokiej jakości system ERP dla współczesnego biznesu to nie luksus, ale konieczność. To właśnie on zapewnia kompleksową integrację danych, automatyzuje kluczowe procesy i pozwala firmom działać efektywniej w warunkach gwałtownej transformacji cyfrowej.
Według badań Forrestera firmy, które wdrożyły Microsoft Dynamics 365, oszczędzały co tydzień od 7 do 15 godzin pracy specjalistów z działu finansowego, księgowości, logistyki i łańcucha dostaw. Pozwoliło to zwiększyć produktywność specjalistów ds. finansów i księgowych o prawie 78%, a specjalistów ds. logistyki i dostaw – o 65%. W rezultacie ogólna rentowność przedsiębiorstw wzrosła o 6–29%.
Mimo że – według tych samych badań – inwestycje w zakup systemu ERP zwraca się całkowicie w ciągu 3 lat (ROI = 106%), dla wielu firm jest to wciąż poważne wyzwanie finansowe.
Dobrą wiadomością dla polskich przedsiębiorców jest to, że inwestycji w ERP nie trzeba finansować wyłącznie z własnych środków. W Polsce funkcjonuje wiele skutecznych narzędzi dofinansowania na system ERP – zarówno krajowych, jak i europejskich – które znacząco odciążają budżet firmy.
W niniejszym materiale omówimy:
- Jakie programy wsparcia cyfryzacji są aktualnie dostępne dla polskich firm;
- Jakie wymagania muszą spełnić wnioskodawcy;
- Jakie koszty mogą zostać pokryte w ramach dofinansowania;
- Jak przygotować się do złożenia wniosku.
Dostępne źródła finansowania na system ERP: programy europejskie
Programy tego poziomu wspierają realizację polityki innowacyjności Polski ze strony instytucji finansowych Unii Europejskiej.
Obecnie większość budżetów funduszy europejskich zaplanowana jest na lata 2021–2027 i przydzielana w ramach krajowych programów wspierających cyfryzację wybranych branż w całym kraju lub regionalnych – w poszczególnych regionach.
Pełna lista dostępnych programów znajduje się na stronie Portalu Funduszy Europejskich.
Programy adresowane są zarówno do dużych przedsiębiorstw, jak i do MŚP – mikro-, małych i średnich firm.
Duże firmy w ramach tych programów mogą ubiegać się głównie o dotacje na projekty badawczo-rozwojowe oraz wdrożenie nowych produktów i technologii. Przykładowo, zgodnie z danymi Narodowego Centrum Badań i Rozwoju (NCBR), w 2020 roku ogłoszono 73 konkursy z łącznym budżetem 6,9 mld złotych. Na podstawie podpisanych umów wnioskodawcy otrzymali łącznie 5 mld złotych dofinansowania.
Przykładem krajowego programu wspierającego MŚP jest „Dig.IT. Transformacja cyfrowa”, realizowany przy wsparciu finansowym Unii Europejskiej w ramach Europejskich Funduszy dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG).
Program ten został stworzony z myślą o wsparciu mikro-, małych i średnich firm z sektora przemysłu przetwórczego oraz usług produkcyjnych, a także ich pracowników – celem jest przyspieszenie cyfryzacji całej branży. Ważne jest, że właśnie takie małe przedsiębiorstwa mogą skorzystać z dofinansowania z funduszy UE między innymi na zakup oprogramowania ERP i jego wdrożenie, często wraz z niezbędnym sprzętem IT, usługami wdrożeniowymi i szkoleniami.
Innym wartym uwagi źródłem wsparcia dla cyfrowej transformacji mniejszych przedsiębiorstw jest program „Cyfrowa Europa” (DIGITAL).
Start-upy mogą natomiast poszukać możliwości finansowania swoich innowacyjnych pomysłów w programach takich jak EIT Regional Innovation Booster (EIT RIB) — inicjatywa Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii (EIT). Program ten ma na celu wspieranie start-upów i przedsiębiorstw o umiarkowanym i średnim poziomie aktywności innowacyjnej. Zapewnia ukierunkowane wsparcie w celu promowania ich rozwoju, wejścia na rynki międzynarodowe i pozyskania dodatkowych inwestycji oraz jest rozplanowany na okres do 2028 roku.
Jakie wymagania muszą spełniać przedsiębiorstwa ubiegające się o dofinansowanie z funduszy europejskich własnych projektów wdrożenia systemów ERP
Skorzystać z takiego programu dofinansowania najłatwiej jest MŚP — mikro-, małym i średnim przedsiębiorstwom. Klasyfikacja zgodnie z kryteriami UE wygląda następująco:
- Mikroprzedsiębiorstwo – zatrudnia mniej niż 10 pracowników, osiąga roczny obrót do 2 mln euro i posiada roczny bilans do 2 mln euro;
- Małe przedsiębiorstwo – zatrudnia mniej niż 50 pracowników, roczny obrót nie przekracza 10 mln euro, a bilans – 10 mln euro;
- Średnie przedsiębiorstwo – zatrudnia mniej niż 250 pracowników, roczny obrót do 50 mln euro, a bilans roczny do 43 mln euro.
Od czego zacząć
Na początku ważne jest, aby skupić się na aktualizacji programów dostępnych w momencie wyszukiwania. Dlatego należy zacząć od wyboru obszaru działalności (cały kraj lub poszczególne regiony) oraz branży, w której prowadzisz działalność. Następnie przejdź do linku z listą aktualnych programów.
Jakie kwoty dofinansowania z funduszy UE może uzyskać małe przedsiębiorstwo i na co można przeznaczyć te środki
Wysokość i warunki dofinansowania zależą od wybranego programu. Programy europejskie preferują projekty związane z cyfrową transformacją przedsiębiorstw, automatyzacją i robotyzacją procesów, a także wdrażaniem innowacyjnych produktów lub technologii, w szczególności opartych na AI.
Ze środków funduszy UE można sfinansować między innymi zakup oprogramowania ERP i koszty jego wdrożenia (często wraz z niezbędnym sprzętem IT, usługami wdrożeniowymi i szkoleniem personelu).
Środki UE są zazwyczaj przyznawane w formie częściowego zwrotu kosztów lub zaliczki na poczet określonej części kosztów. W większości przypadków firma musi sfinansować początkowe etapy projektu z własnych środków.
Poziom dotacji na system ERP zależy od programu, wielkości firmy i lokalizacji inwestycji i może wynosić od kilku do nawet kilkudziesięciu procent całkowitej wartości inwestycji (w niektórych przypadkach – do 70% wartości projektu).
Na przykład wspomniany wcześniej program „Dig.IT. Transformacja cyfrowa polskich MŚP” przewiduje dotacje w wysokości od 150 do 850 tys. złotych, pokrywające do 50% kosztów cyfryzacji.
Warto zwrócić uwagę, że Bank Gospodarstwa Krajowego (BGK) dzięki środkom z programu FENG (Fundusz Europejskiej Nowej Generacji) oferuje przedsiębiorcom interesujące instrumenty wsparcia. Pomimo tego, że w ich nazwach pojawia się słowo „kredyt”, w praktyce są one formą dotacji. Dotyczy to m.in. kredytu technologicznego i ekologicznego.
Na co należy zwrócić uwagę podczas składania wniosku o dotację na system ERP
Innowacyjność projektu
Większość programów grantowych preferuje projekty, które wykazują innowacyjność produktu, procesu lub technologii. Na przykład może to być wdrożenie systemu ERP z elementami sztucznej inteligencji, integracja IoT lub Big Data w procesach produkcyjnych lub robotyzacja operacji.
Często obowiązkowym wymogiem jest również możliwość dalszego zastosowania wdrożonej innowacji do stworzenia nowego produktu lub świadczenia usługi.
Natomiast projekt wdrożenia gotowych standardowych rozwiązań (na przykład podstawowego systemu finansowo-księgowego) może nie zostać wybrany do otrzymania dotacji, jeśli nie jest częścią większego projektu innowacyjnego lub nie jest realizowany przez nowo utworzone firmy.
Kluczowe znaczenie ma zgodność projektu z celami konkretnego programu. Dlatego przed złożeniem wniosku należy upewnić się, że planowane wydatki znajdują się na liście wydatków kwalifikowalnych w ramach wybranego konkursu.
Większość programów pokrywa koszty zakupu licencji na systemy ERP, sprzęt IT, usługi wdrożeniowe i szkolenia personelu, a często także koszty usług konsultingowych związanych z przygotowaniem projektu.
Wkład własny i potwierdzenie wypłacalności firmy
Wnioskodawcy prawie zawsze mają większe szanse na pomyślne uzyskanie dotacji, jeśli mogą udowodnić swoją zdolność do współfinansowania projektu wdrożenia systemu ERP – zazwyczaj od kilku do kilkudziesięciu procent całkowitej kwoty inwestycji – z własnych środków lub kredytu.
Ponieważ zwrot środków następuje po realizacji określonej w umowie części projektu lub w formie zaliczki na poczet określonej części kosztów, przedsiębiorstwo musi charakteryzować się wystarczającym poziomem płynności finansowej. W celu jej potwierdzenia instytucje finansowe zazwyczaj wymagają przedstawienia:
- biznesplanu i prognoz finansowych;
- potwierdzenia źródeł finansowania (wkład własny lub zobowiązania kredytowe),
- uzasadnienia spodziewanych efektów ekonomicznych inwestycji.
Firma musi również wykazać, że realizacja projektu jest dla niej wykonalna pod względem organizacyjnym i finansowym. Ponadto w większości przypadków należy być przygotowanym na to, że wypłata środków nastąpi dopiero po realizacji projektu, zgodnie z zatwierdzonym planem i kosztorysem określonych etapów prac.
Lokalizacja i profil działalności
Każdy program ma swój cel i jest skierowany do odpowiedniej grupy docelowej. Dlatego przed złożeniem wniosku należy upewnić się, że firma należy do tej grupy. Kryteriami mogą być w szczególności:
- wielkość firmy;
- branża (bardzo ważne w przypadku programów branżowych);
- region prowadzenia działalności (konkursy regionalne wymagają realizacji projektu w określonym województwie, czasem nawet w określonym podregionie);
- doświadczenie rynkowe: np. niektóre programy przewidują wsparcie tylko dla firm działających co najmniej 2 lata, inne – dla firm młodszych niż 1 rok.
Brak formalnych przeszkód w uzyskaniu finansowania
Przed rozpoczęciem pracy nad projektem ważne jest, aby upewnić się, że firma nie podlega formalnym kryteriom wykluczenia, które uniemożliwiają uzyskanie wsparcia. W szczególności:
- przedsiębiorstwo nie znajduje się w stanie upadłości lub likwidacji;
- firma nie ma negatywnej reputacji związanej z niewłaściwym wykorzystaniem środków UE w przeszłości;
- działalność firmy nie należy do sektorów gospodarki, których UE nie wspiera z powodów regulacyjnych lub innych (w szczególności nie podlega sankcjom).
Poprawność wniosku i jego zgodność z celami programu
Prawidłowo przygotowany wniosek o dofinansowanie na system ERP wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami to kluczowy warunek zakwalifikowania firmy do grona beneficjentów dotacji.
Szczególną uwagę należy zwrócić na zgodność projektu z celami programu: jego realizacja powinna przyczyniać się do osiągnięcia wskaźników ustalonych przez instytucję finansującą.
We wniosku, niezależnie od programu, należy szczegółowo opisać:
- planowane wydatki;
- harmonogram etapowej realizacji projektu;
- oczekiwane wyniki i wskaźniki sukcesu.
Eksperci oceniają również wpływ projektu wdrożenia systemu ERP na konkurencyjność firmy. Do ilościowych wskaźników pozytywnego wpływu należą głównie:
- wzrost przychodów;
- wzrost liczby pracowników;
- wzrost wydajności poszczególnych działów lub całej firmy;
- wzrost poziomu innowacyjności firmy;
- trwałość osiągniętych wyników;
- efektywność wykorzystania środków (stosunek kosztów do korzyści).
Istotna jest spójność wniosku z rzeczywistością biznesową firmy. Należy unikać tworzenia projektu „pod konkurs”, który nie odzwierciedla rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa.
Staranna analiza i opracowanie wszystkich powyższych punktów zwiększa szanse na wysoką ocenę zarówno podczas formalnej, jak i merytorycznej weryfikacji projektu.
Kluczowe warunki kwalifikacji to zatem:
- posiadanie statusu uprawniającego do udziału w programie;
- przygotowanie innowacyjnego projektu zgodnego z celami programu;
- stabilna sytuacja finansowa i zdolność do częściowego samodzielnego sfinansowania projektu wdrożenia systemu ERP;
- brak podstaw do wykluczenia oraz spełnienie wszystkich wymogów formalnych konkursu.
Spełnienie wszystkich tych kryteriów nie gwarantuje otrzymania dotacji – konkurencja jest duża, ale jest to warunek konieczny do dopuszczenia do udziału w konkursie.
Selekcja kandydatów do otrzymania dotacji odbywa się w sposób przejrzysty, według systemu punktowego zgodnie z określonymi kryteriami.
Dlatego firmy, które dokładnie przemyślały i przygotowały własny projekt wdrożenia nowoczesnego systemu ERP zgodnie z wymaganiami funduszy, mają realne szanse na uzyskanie finansowania, które wynosi 15–50% kwoty tej inwestycji.
Przykłady firm, które z powodzeniem wykorzystały dotacje na wdrożenie systemów ERP
Doświadczenia lokalnych firm, które zrealizowały kosztowne projekty modernizacji własnego ekosystemu IT, są motywacją do ubiegania się o tak istotne wsparcie finansowe.
Znany polski producent drzwi — firma RADEX Poland — w ramach programu „Polska Wschodnia” (Program Operacyjny Polska Wschodnia 2014–2020) zrealizował projekt modernizacji infrastruktury IT o łącznej wartości 6,15 mln złotych, z czego prawie połowa — 2,9 mln złotych — to dotacja z funduszy unijnych.
Projekt ten miał na celu zwiększenie konkurencyjności firmy poprzez optymalizację procesów wewnętrznych. W jego ramach wdrożono system ERP z modułem WMS, co pozwoliło firmie na bardziej efektywne zarządzanie procesami produkcyjnymi i logistycznymi, a w rezultacie przyczyniło się do zmniejszenia kosztów i zwiększenia wydajności.
Kolejna polska firma — producent makaronów Goliard Sp. z o.o. — również skorzystała z możliwości dofinansowania modernizacji systemu IT ze środków Unii Europejskiej. Dzięki realizacji projektu firma zautomatyzowała procesy produkcyjne, kontrolę zapasów i logistykę.
Oprócz powyższych przykładów, granty na wdrożenie systemów ERP otrzymały również firmy z branży maszynowej, meblarskiej, chemicznej, a także placówki medyczne, które zoptymalizowały swoje systemy zarządzania.
Przykładowo, firma Energoserwis S.A. w 2022 roku zrealizowała własny projekt w ramach wspomnianego programu „Polska Wschodnia”, który obejmował wdrożenie rekomendacji ekspertów w zakresie strategii rozwoju firmy. Projekt został dofinansowany przez fundusz w kwocie ponad 2,9 mln zł. W ramach projektu wdrożono nowy system ERP, który usprawnił zarządzanie produkcją kotłów.
Chcesz dowiedzieć się, jak system ERP może pomóc Twojej firmie wejść na wyższy poziom efektywności? Zamów bezpłatną konsultację tutaj.
