W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym aktualizowanie systemu ERP nie jest tylko koniecznością techniczną, ale strategicznym priorytetem. Opierając się na wieloletnim doświadczeniu SMART business w pracy z międzynarodowymi i lokalnymi klientami z różnych branż i krajów, jak nikt inny wiemy, że zaktualizowany system ERP może znacząco przyczynić się do rozwoju i wydajności biznesu.
Jesteśmy przekonani, że firmy, które regularnie wdrażają stopniowe aktualizacje systemu ERP, unikają problemów w postaci „długu technicznego” i ograniczeń dotyczących funkcjonalności rozwiązania. Firmy te stabilnie podążają ścieżką rozwoju, wprowadzając niewielkie, ale konsekwentne ulepszenia z każdą aktualizacją systemu. Jednocześnie niektóre firmy wybierają odwrotne podejście – „zamrażają” proces aktualizacji na kilka lat, a następnie przeprowadzają modernizację na dużą skalę. Taka strategia często prowadzi do poważnych wyzwań i zagrożeń.
Wyzwania związane z odkładaniem aktualizacji ERP
Firmy, które odkładają aktualizacje ERP na lata, często stają przed następującymi wyzwaniami:
- Zwiększone koszty: Wdrożenie aktualizacji na dużą skalę po długim okresie stagnacji jest znacznie droższe niż regularne stopniowe aktualizacje. Co więcej, wymaga to znacznych zasobów wewnętrznych i dużego budżetu.
- Utrata funkcjonalności: Wraz z pojawieniem się nowych funkcji ich dostosowanie do przestarzałego systemu staje się coraz trudniejsze. Firmy często zmuszone są rezygnować z nowoczesnych procesów na rzecz przestarzałej platformy.
- Ponowne szkolenie użytkowników: Po długim okresie bez aktualizacji użytkownicy będą musieli ponownie nauczyć się, jak korzystać z systemu po jego zaktualizowaniu. Skutkuje to utratą produktywności i zwiększonymi kosztami szkoleń.
- Zwiększone ryzyko: Przejście na nowy system po kilku latach korzystania ze starego jest złożonym i ryzykownym procesem. Często wymaga przepisania kodu, podejmowania ważnych decyzji pod presją i zarządzania potencjalnymi zakłóceniami w działalności biznesowej.
Korzyści z regularnych aktualizacji
Microsoft i SMART business zalecają alternatywne podejście – strategię regularnych aktualizacji, która przynosi liczne korzyści:
- Efektywność: Dzięki stopniowym aktualizacjom firmy mogą szybko dostosować się do niewielkich zmian, dzięki czemu proces aktualizacji jest prosty i bezpieczny.
- Dostęp do nowoczesnych technologii: Utrzymując aktualność systemu, firmy mogą korzystać z najnowszych innowacji, rozwiązań i technologii bez problemów z kompatybilnością.
- Zaktualizowana dokumentacja: Dzięki bieżącym aktualizacjom Microsoftu dokumentacja pozostaje aktualna, zmniejszając potrzebę znacznego zaangażowania zasobów wewnętrznych.
- Zmniejszone ryzyko: Stopniowe aktualizacje eliminują ryzyko związane z migracją na dużą skalę, takie jak przestoje, utrata danych lub awarie systemu.
Na dłuższą metę takie podejście upraszcza zarządzanie systemem ERP, czyniąc z niego proces ciągły. W ten sposób firmy mogą skupić się na rozwoju, zamiast zmagać się z ograniczeniami przestarzałych systemów.
Bezpieczeństwo i compliance
Kolejnym kluczowym powodem, dla którego aktualizacje systemów ERP powinny być traktowane priorytetowo, jest bezpieczeństwo. Microsoft inwestuje znaczne zasoby w identyfikację i rozwiązywanie pojawiających się zagrożeń na całym świecie. Każda nowa wersja systemu ERP zawiera rozwiązania zapobiegające nowym zagrożeniom, zapewniając niezawodną ochronę biznesu. Jednocześnie przestarzałe wersje nie posiadają tych aktualizacji, co naraża firmy na niepotrzebne ryzyko.
Ponadto zmiany w przepisach często wymagają szybkiego i dokładnego dostosowania systemu. Aktualizacja przestarzałej wersji w celu spełnienia nowych wymogów prawnych może być ryzykowna i skomplikowana. Regularne aktualizacje pozwalają firmom łatwo wdrożyć te zmiany, unikając niespójności lub zakłóceń.
Aspekty finansowe
Niektóre firmy postrzegają regularne aktualizacje jako koszt, ale alternatywa– duża aktualizacja co pięć lat – jest znacznie droższa. Oprócz bezpośrednich kosztów wdrożenia, firmy ponoszą koszty dostosowania procesów i wyeliminowania ograniczeń funkcjonalnych. Z czasem całkowity koszt eksploatacji przestarzałego systemu przewyższa inwestycję w regularne aktualizacje.
Korzystanie z przestarzałego systemu ERP przypomina bieg po torze w przeciwnym kierunku – jest nieefektywne i nieproduktywne. Ostatecznie firmy muszą ponosić znaczne koszty, by dogonić konkurencję, a utracone możliwości lat stagnacji zamieniają się w znaczne straty
Zaktualizowany system ERP jest podstawą nowoczesnego, odnoszącego sukcesy biznesu. Firmy, które wdrażają kulturę ciągłego doskonalenia i regularnych aktualizacji, osiągają bardziej efektywne, bezpieczne i konkurencyjne procesy biznesowe. Nasze doświadczenie pokazuje, że proaktywne podejście prowadzi do lepszych wyników, zmniejszenia ryzyka i długoterminowych oszczędności zasobów. Nie chodzi tylko o technologię – chodzi o budowanie stabilnych podstaw dla przyszłego wzrostu.
