Premiera SMART Procurement – rozwiązania do automatyzacji i przejrzystości procesów zakupowych w firmie

SMART business stale poszerza swoje portfolio autorskich rozwiązań dla różnych obszarów przedsiębiorstwa, biorąc pod uwagę potrzeby swoich klientów i międzynarodowej społeczności biznesowej. Dziś mamy przyjemność przedstawić SMART Procurement, nowe kompleksowe narzędzie do automatyzacji zakupów towarów i usług w firmie. Rozwiązanie to rozszerza funkcjonalność systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central i jest ważnym elementem strategii budowania jednolitego cyfrowego środowiska IT w celu przyspieszenia i uproszczenia kluczowych procesów biznesowych firmy, zwiększenia ich efektywności i przejrzystości.

Możliwości rozwiązania SMART Procurement i kluczowe zadania, które ono rozwiązuje

Rozwiązanie SMART Procurement pozwala zoptymalizować złożone procesy działu zaopatrzenia i zapewnia kompleksową kontrolę – od tworzenia, gromadzenia i zatwierdzania zamówień zakupu po ich przydzielanie menedżerom, identyfikację dostawców, tworzenie zleceń przesunięć i dokumentów wydania oraz śledzenie statusu każdego zamówienia. System zapewnia wygodne narzędzia do kontrolowania terminów realizacji zgłoszeń zapotrzebowania, monitorowania odchyleń cenowych od pierwotnych wartości, a także pomaga kontrolować limity zamówień.

SMART Procurement obejmuje wszystkie kluczowe etapy zaopatrzenia w firmie oraz oferuje następujące funkcje:

1. Tworzenie karty wniosku zakupowego – rozwiązanie umożliwia inicjatorom łatwe tworzenie wniosków dotyczących zakupu aktywów materialnych lub usług, określając niezbędne szczegóły, takie jak ilość, warunki, dostawcy itp.

2. 2. Zarządzanie wnioskami zakupowymi – możliwość edycji, uzupełniania informacji, anulowania lub przekierowania wniosków zapewnia elastyczność i dostosowanie do dynamicznych potrzeb firmy.
   3. Śledzenie statusu wniosku przez inicjatora – oznacza to, że inicjator zawsze może zobaczyć aktualny status swojego wniosku: w trakcie zatwierdzania, zatwierdzony, odrzucony itp., co zwiększa przejrzystość procesów.

4. Zamknięcie wniosku zakupowego – automatyczne zamknięcie wniosku po zakończeniu wszystkich powiązanych operacji, zmniejsza obciążenie administracyjne oraz utrzymuje porządek w systemie.
5. Archiwum wniosków zakupowych – wszystkie zrealizowane i zamknięte wnioski przechowywane są w archiwum systemu, co pozwala na szybkie odnalezienie informacji o wcześniejszych zakupach i zapewnia łatwy dostęp do historii zakupów.

6. Zatwierdzenie wniosku zakupowego – rozwiązanie automatyzuje proces zatwierdzania wniosku z zaangażowanymi stronami, zapewniając szybkie i dokładne zatwierdzenie bez utraty ważnych informacji.
7. Przypisanie i zmiana menedżera ds. zaopatrzenia – system oferuje narzędzia umożliwiające łatwe przypisanie odpowiedzialnego menedżera do realizacji wniosku lub zmianę w razie potrzeby. Funkcjonalność ta zapewnia ciągłość procesów pracy i znacznie przyspiesza przydzielanie zadań i wprowadzanie zmian.

8. Obsługa wniosku zakupowego – menedżer ds. zaopatrzenia może rozpocząć pracę z wnioskiem bezpośrednio w systemie, koordynować szczegóły z dostawcami, składać zamówienia itp.
9. Tworzenie zlecenia przesunięcia/protokołu likwidacji – system umożliwia automatyczne generowanie dokumentów dotyczących przesunięcia towarów między magazynami lub likwidacji materiałów nieprzydatnych, zapewniając przejrzystość i kontrolę tych operacji.
10. Tworzenie dokumentu zakupu – rozwiązanie pozwala na automatyczne generowanie dokumentów zakupu, takich jak zamówienie dla dostawcy, co minimalizuje ryzyko błędu ludzkiego.

11. Częściowa realizacja wniosku lub łączenie dokumentów – czyli możliwość częściowej realizacji zamówienia lub podzielenia go na kilka dokumentów, co pozwala efektywnie zarządzać dużymi zakupami lub łączyć dostawy.
12. Analiza realizacji wniosków zakupowych – rozwiązanie pozwala ocenić efektywność realizacji wniosków, zidentyfikować opóźnienia, odchylenia od planu lub przekroczenia budżetu. Wszystko to pomaga podejmować świadome decyzje zarządcze, optymalizować procesy zakupowe oraz obniżać koszty operacyjne.

Zalety SMART Procurement i dla kogo jest przeznaczony

SMART Procurement stanie się niezbędnym narzędziem wsparcia dla kierowników działów zaopatrzenia, którzy chcą zapewnić kompleksową kontrolę procesu. Jest to również niezbędne narzędzie dla menedżerów ds. zaopatrzenia, którzy chcą uprościć swoją pracę i zoptymalizować koszty, a także dla głównych księgowych poszukujących odpowiedniego rozwiązania do dokładnego księgowania zaopatrzenia.

Dzięki SMART Procurement firma uzyska następujące korzyści:

1. Głęboka automatyzacja – rozwiązanie zbiera podstawowe dane o potrzebach zakupowych z każdego działu oraz usprawnia proces zatwierdzania, koordynowania i dostarczania działom zamówionych towarów i usług. System automatyzuje kluczowe etapy procesu zaopatrzenia, eliminując potrzebę ręcznego zatwierdzania transakcji zakupowych. Rozwiązanie minimalizuje błędy w interakcji między inicjatorami a wykonawcami zamówień, co oszczędza czas i zwiększa efektywność pracy specjalistów.
2. Przejrzystość i kontrola – użytkownicy otrzymują kompletne i, co najważniejsze, aktualne informacje o każdej transakcji, w tym o statusach, cenach oraz ilościach towarów.
3. Integracja z Microsoft Dynamics 365 Business Central – rozwiązanie jest instalowane w środowisku Business Central, co pozwala na maksymalnie efektywne wykorzystanie go w systemie ERP, zapewniając skoordynowaną pracę z innymi procesami biznesowymi i danymi. Dzięki elastyczności systemu SMART Procurement może łatwo dostosowywać się w razie skalowania biznesu oraz integrować się z innymi rozwiązaniami opartymi na technologiach Microsoft, co otwiera jeszcze większe możliwości rozwoju i wzrostu firmy.
4. Oszczędność czasu i zasobów – rozwiązanie znacząco skraca czas potrzebny na obsługę wniosków zakupowych poprzez automatyzację kluczowych etapów procesu. System pozwala na racjonalne wykorzystanie dostępnych zasobów, minimalizując ryzyko przekroczenia kosztów i zwiększając ogólną efektywność firmy.
5. Kontrola budżetu – integracja ze SMART Budgeting, systemem do automatyzacji procesów budżetowania, pozwala firmie skutecznie utrzymywać kontrolę budżetową nad zaopatrzeniem i zapewnia przejrzystość kosztów oraz spójność planowania finansowego.

SMART Procurement jest więc odpowiedzią na wyzwania współczesnego biznesu, który wymaga zintegrowanych rozwiązań cyfrowych, aby zminimalizować ręczne wykonywanie zadań i zapewnić dokładność na każdym etapie zaopatrzenia.

Zamów konsultację i dowiedz się więcej o tym, jak SMART Procurement może przekształcić procesy zakupowe Twojej firmy zgodnie z jej konkretnymi potrzebami.

Rozwiązanie jest już dostępne na AppSource: appsource.microsoft.com

Zamów konsultację