Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 2026: Co to jest, kiedy wejdzie w życie i kogo dotyczy obowiązkowe wdrożenie?

Biznes w Polsce przygotowuje się na wejście w życie obowiązkowego KSeF (Krajowy System e-Faktur), który stanowi jedną z największych zmian podatkowych ostatnich lat i wprowadza wymóg wystawiania ustrukturyzowanych e-faktur. Zgodnie z informacjami przekazanymi przez Ministerstwo Finansów w Polsce, nowy system obejmie wszystkie firmy działające w Polsce – także te zwolnione z podatku VAT. Oznacza to, że nawet przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia będą zobowiązani do wystawiania e-faktur za pośrednictwem KSeF.

Integracja KSeF została podzielona na etapy. Obowiązkowy KSeF wejdzie w życie dla poszczególnych grup podatników w następujących terminach: od 1 lutego 2026 roku dla dużych podatników, od 1 kwietnia dla pozostałych (średnich i małych firm), a od 1 stycznia 2027 roku dla najmniejszych przedsiębiorstw.

Mimo zakrojonej na szeroką skalę transformacji dotychczasowych procesów (wszystkich etapów pracy z fakturami, kontroli zgodności podatkowej i wewnętrznego obiegu dokumentów itp.), Ministerstwo Finansów deklaruje dążenie do uczynienia systemu KSeF maksymalnie prostym we wdrożeniu. W finalnym projekcie, przedstawionym do publicznych konsultacji, uwzględniono większość kluczowych uwag biznesu i zaproponowano łagodzące rozwiązania – w szczególności zniesienie kar do końca 2026 roku, stopniowe wdrażanie systemu oraz zachowanie możliwości korzystania z kas fiskalnych.

W tym materiale proponujemy szczegółowo przyjrzeć się temu, jak działa KSeF, co się zmieni dla biznesu oraz jak przygotować się do nowego obowiązku.

Co to jest i jak działa KSeF? (Krajowy System e-Faktur)

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralny państwowy system informacyjno-komunikacyjny, za pośrednictwem, którego polskie firmy wkrótce będą zobowiązane do wystawiania i odbierania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Platforma została stworzona przez Ministerstwo Finansów i jest nadzorowana przez Krajową Administrację Skarbową.

Program KSeF zapewnia szybki, bezproblemowy i zautomatyzowany obieg e-faktur oraz skrócenie czasu oczekiwania na zwrot VAT. System KSeF funkcjonuje jako jedno źródło prawdy dla faktur podatkowych, gwarantując firmom lepszą kontrolę nad poprawnością rozliczeń, a także bezpieczeństwo i nienaruszalność poufnych danych biznesowych.

Potwierdzenie wystawienia faktury ma miejsce w KSeF w momencie przyjęcia dokumentu przez system, a nie w chwili wysyłki do odbiorcy. E-faktura jest tworzona w formacie XML zgodnie z zatwierdzonym schematem. Po przesłaniu do systemu:

• dokument przechodzi automatyczną weryfikację struktury;
• otrzymuje unikalny identyfikator;
• zostają zarejestrowane data i czas jego dostarczenia.

Po tym wystawca otrzymuje oficjalne potwierdzenie, że dokument został przesłany i zarejestrowany. Od tej chwili jest on dostępny dla nabywcy.

Odbiorca może pobrać fakturę bezpośrednio z KSeF (niezależnie od kanału komunikacji z dostawcą) lub poprzez podanie konkretnych danych dotyczących e-faktury (tzw. dostęp anonimowy). Wszystkie ustrukturyzowane faktury są przechowywane w systemie przez co najmniej 10 lat, co pozwala firmom zrezygnować z dublowania lokalnego archiwum.

Podatnicy mogą korzystać z krajowego systemu e-faktur poprzez:

• integrację z oprogramowaniem księgowym/ERP (przez API);
• bezpłatne narzędzia online Ministerstwa Finansów;
• tryb offline — dobrowolnie lub w razie problemów z wysyłką faktury do KSeF.

System KSeF w Polsce — kiedy staje się obowiązkowy?

Ministerstwo Finansów w Polsce oficjalnie ogłosiło nowe daty wdrożenia KSeF od lutego 2026 roku:

• Od 1 lutego 2026 roku – korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla dużych podatników o rocznym obrocie powyżej 200 mln zł w 2024 roku.
• Od 1 kwietnia 2026 roku – obowiązek obejmie wszystkich pozostałych podatników, z wyjątkiem mikroprzedsiębiorstw.
• Od 1 stycznia 2027 roku – do systemu będą musiały dołączyć najmniejsze przedsiębiorstwa z miesięcznym obrotem do 10 000 zł brutto.

W ramach przygotowań do przejścia, w czerwcu 2025 roku Ministerstwo Finansów przedstawiło pełną dokumentację techniczną dotyczącą zaktualizowanej wersji systemu — KSeF 2.0. Obejmuje ona:

• nowy format ustrukturyzowanej faktury FA (3);
• dokumentację API, która pozwoli deweloperom zintegrować zewnętrzne rozwiązania księgowe z KSeF;
• szczegółowy harmonogram testów integracyjnych.

Termin wdrożenia KSeF w 2026 r.

Publiczne testy API KSeF 2.0 rozpoczną się 30 września 2025 roku, aby firmy programistyczne mogły sprawdzić funkcjonowanie rozwiązań, zanim KSeF stanie się obowiązkowy. Produkcyjna wersja systemu KSeF 2.0 zostanie uruchomiona równocześnie z początkiem okresu obligatoryjnego KSeF — 1 lutego 2026 r., kiedy faktury wystawione poza systemem nie będą już uznawane za ważne.

Jednak pewne wyjątki będą obowiązywać do końca 2026 roku:

• faktury będzie można tymczasowo wystawiać za pomocą kas fiskalnych — do 31 grudnia 2026 r.;
• numer KSeF nie będzie obowiązkowy w dokumentach płatniczych — również do końca 2026 r.;
• mikroprzedsiębiorstwa z miesięcznym obrotem do 10 000 zł będą miały odroczenie do 1 stycznia 2027 r.;

Dodatkowo, od 1 listopada 2025 r. dostępna będzie procedura uzyskania certyfikatów z kodami QR dla wystawców e-faktur, które są niezbędne do:

• uwierzytelniania w systemie;
• wystawiania faktur w trybie offline24 w razie czasowej niedostępności KSeF;
• zapewnienia ciągłości obiegu dokumentów nawet w warunkach niestandardowych.

Tym samym, do końca 2026 r. podłoże do przejścia na faktury elektroniczne będzie stopniowo dostosowywane — zarówno pod względem technicznym, jak i organizacyjnym, z uwzględnieniem skali przedsiębiorstwa.

Kogo dotyczy ustawa o KSeF?

KSeF obejmie wszystkich aktywnych uczestników polskiej gospodarki — od dużych przedsiębiorstw po mikroprzedsiębiorstwa. Jednocześnie Ministerstwo Finansów przewidziało ustawowe wyjątki dla niektórych kategorii podmiotów i transakcji zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT. Zgodnie z nim, obowiązek korzystania z KSeF nie dotyczy podatników, którzy:

• nie posiadają zarejestrowanej siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce;
• posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności w kraju, ale nie bierze ono udziału w dostawie, której dotyczy dana faktura;
• działają w ramach procedur OSS/IOSS, które dotyczą podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej, lub innych transakcji regulowanych działem XII (rozdz. 7, 7a, 9);
• wystawiają faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C);
• dokonują odpowiednio udokumentowanych dostaw lub usług, wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.

Minister Finansów będzie także mógł indywidualnie określić oddzielne przypadki, w których podatnik nie ma obowiązku korzystania z systemu. Takie decyzje podejmowane są na podstawie:

• specyfiki działalności (wysoka częstotliwość transakcji, szczególne formy ewidencji);
• ograniczeń technicznych lub organizacyjnych;
• konieczności zapobiegania nadużyciom lub uchylaniu się od opodatkowania.

Najnowsze ustalenia wskazują już na przykład, że wystawianie e-faktury VAT RR (zakup produktów rolnych od rolników objętych zryczałtowanym VAT) przez KSeF może być dobrowolne od 1 kwietnia 2026 r. za zgodą tych rolników — ze wskazaniem nabywcy jako podmiotu uprawnionego do wystawienia faktury VAT RR. W przypadku zatwierdzenia kolejnych zmian Ministerstwo Finansów poinformuje przedsiębiorców oddzielnie.

Warto również zauważyć, że Ministerstwo Finansów przewiduje możliwość dobrowolnego wystawiania e-faktur w KSeF dla transakcji z osobami fizycznymi (B2C). W takim przypadku faktura musi zawierać kod QR, który umożliwia nabywcy anonimowe pobranie dokumentu poprzez mobilną aplikację KSeF.

Projekt ustawy Ministerstwa Finansów o KSeF – zmiany w ustawie o VAT. Co warto wiedzieć?

Zmiany wprowadzone do ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) określają nie tylko terminy obowiązkowego przejścia przedsiębiorstw na system KSeF, ale także szereg ważnych punktów, na które warto zwrócić uwagę:

• Brak obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury: Do końca 2026 r. numeru KSeF w płatnościach nie trzeba będzie podawać przy dokonywaniu płatności za fakturę. Ten zapis ułatwi adaptację działów finansowych firm.
• Tryb offline: W razie problemów technicznych lub braku połączenia podatnicy będą mogli dobrowolnie skorzystać z trybu offline do wystawiania faktur. Przewidziano zastosowanie tzw. trybu „offline24”, w którym dokumenty są przekazywane do systemu z opóźnieniem, w ustalonym terminie.
• Ujednolicenie daty faktury: Zgodnie z obowiązującymi przepisami (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT), datą wystawienia e-faktury w systemie KSeF jest dzień jej przesłania do systemu. Data wskazana przez podatnika w polu P_1 ma jedynie charakter informacyjny i nie wpływa na datę prawną wystawienia dokumentu.
• Dobrowolne wystawianie faktur konsumenckich w KSeF: Podatnicy będą mieli możliwość dobrowolnego wystawiania e-faktur w ramach KSeF dla konsumentów, czyli osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej. W takim przypadku podatnik musi zapewnić nabywcy dostęp do faktury, na przykład poprzez aplikację „Podatnik KSeF”.
• Załączniki do e-faktur: KSeF przewiduje możliwość stosowania ustrukturyzowanych załączników do elektronicznej faktury w schemacie FA(3) (węzeł „Załącznik”). Stosuje się je w szczególnych przypadkach: na przykład w branży medialnej, telekomunikacyjnej czy przy wystawianiu faktur „zbiorczych”. Zawartość takich załączników stanowi część struktury XML faktury. Aby móc z nich korzystać, płatnik musi wcześniej złożyć odpowiedni wniosek do urzędu skarbowego i uiścić opłatę. Funkcja ta będzie dobrowolna i rozszerzy możliwości systemu w zakresie obiegu dokumentów biznesowych.

Jakie zmiany w KSeF planuje Ministerstwo Finansów?

Zmiany w zaktualizowanym projekcie ustawy dotyczącym KSeF 2.0 zostały wprowadzone na podstawie wniosków i dodatkowych uwag przedsiębiorców. Takie podejście pozwoliło Ministerstwu Finansów opracować optymalną strategię łatwego i szybkiego wdrożenia systemu KSeF do codziennych procesów biznesowych w Polsce. Przedstawiamy punkt po punkcie kluczowe kierunki wprowadzonych zmian:

Wystawianie faktur w trybie „offline24”

• Tryb offline24 będzie teraz działał na stałe, a nie tylko do końca 2026 roku. Przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury poza systemem poprzez kod QR, gdy wystąpią problemy techniczne lub gdy transakcje dotyczą kontrahentów bez polskiego numeru NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej).
• Faktury muszą zostać wgrane do programu KSeF następnego dnia roboczego, a data wystawienia w FA(3) będzie zgodna z datą wskazaną przez podatnika.

Faktury VAT RR poza obowiązkowym KSeF

• Faktury VAT RR, które dokumentują zakup produktów rolnych od rolników objętych ryczałtem VAT, nie będą objęte obowiązkiem KSeF, jednak będzie można je wystawiać dobrowolnie.
• Możliwość dobrowolnego wystawiania tych faktur za pośrednictwem systemu zostanie udostępniona od 1 kwietnia 2026 roku, a nie od początku 2026 roku, jak początkowo planowano.

Okres przejściowy bez kar i z dodatkowymi ułatwieniami

Dla wsparcia biznesu Ministerstwo przewidziało:

• możliwość wystawiania faktur z kas fiskalnych do 31 grudnia 2026 roku;
• brak kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF oraz ewentualne błędy do końca 2026 roku;
• brak kar za niewykonanie obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach za e-faktury, w tym w transakcjach objętych mechanizmem podzielonej płatności (split payment), do końca 2026 r.;
• jednocześnie administracja podatkowa zobowiązuje się prowadzić kampanię informacyjną oraz zapewniać wsparcie podatnikom w okresie przejściowym.

Certyfikaty dla wystawców e-faktur

• Od 1 listopada 2025 roku przedsiębiorcy mogą składać wnioski o uzyskanie certyfikatów z kodem QR dla wystawców e-faktur — niezbędnych do uwierzytelniania fizycznego lub w trybie offline, a także do pracy w trybie offline24.
• Szczegóły techniczne, w tym okres ważności certyfikatów oraz sposób ich generowania, zostały określone w dokumentacji API opublikowanej w czerwcu 2025 roku.

Faktury dla konsumentów będą dobrowolne

• Projekt ustawy wprowadza możliwość dobrowolnego wystawiania elektronicznych faktur dla transakcji B2C, czyli dla osób prywatnych nieprowadzących działalności gospodarczej.
• W przypadku transakcji B2C faktura musi zawierać kod QR zapewniający nabywcy dostęp do dokumentu za pośrednictwem aplikacji «Podatnik KSeF».

Załączniki do faktur ustrukturyzowanych

• Nowa wersja struktury logicznej FA(3) pozwoli na używanie ustrukturyzowanych załączników do e-faktur. Będą one częścią struktury XML faktury.
• Załączniki są funkcją dobrowolną i będą wymagały uprzedniego zgłoszenia organowi skarbowemu za pośrednictwem odpowiedniej usługi (e-Urząd Skarbowy). Maksymalny rozmiar jednego załącznika wynosi 3 MB.

Jaka jest różnica między KSeF a KSeF 2.0?

Pierwsza wersja systemu KSeF oferowała podatnikom podstawową funkcjonalność: wymianę ustrukturyzowanych faktur w formacie FA(2), nadawanie identyfikatorów, archiwizację dokumentów przez 10 lat oraz działanie online i w ograniczonym trybie offline24. Jednak w czerwcu 2025 roku Ministerstwo Finansów przedstawiło dokumentację zaktualizowanej wersji Krajowego Systemu e-Faktur — KSeF 2.0.

KSeF 2.0 — nowości:

• Nowa struktura FA(3) — pozwala przekazywać bardziej szczegółowe dane, z ostrzejszymi regułami walidacji i ulepszoną interoperacyjnością;
• Pełen pakiet dokumentacji technicznej: API KSeF zgodne z OpenAPI, SDK dla Java/.NET, przykłady integracji — wszystkie instrukcje zostały jasno opisane w wydaniu z 30 czerwca 2025 roku;
• Oddzielne środowiska testowe: sandbox do integracji dostępny od 30 września 2025 roku, testowa wersja panelu użytkownika — od około listopada 2025 roku;
• Aktualizacja legislacyjna: przewiduje stały tryb offline24, rozszerzone wykorzystanie załączników w fakturach, różne metody uwierzytelniania (certyfikaty zamiast tokenów), obsługę wielu typów identyfikatorów, dopracowaną obsługę B2C, a także nowe zasady dotyczące wystawiania faktur uproszczonych/paragonów z NIP w okresie przejściowym do końca 2026 roku — wszystko to zawarto w KSeF 2.0;
• Równoległe działanie: KSeF 1.0 i 2.0 będą współistnieć do momentu, aż nowy KSeF zacznie w pełni obowiązywać, co nastąpi w styczniu 2027 roku dla mikroprzedsiębiorstw.

Wprowadzone zmiany w platformie stanowią istotny krok do przodu: rozszerzenie struktury danych oraz zwiększenie gotowości technicznej i elastyczności systemu mają na celu znaczące ułatwienie procesu przejścia biznesu na nowe standardy. Poniżej przedstawiamy kluczowe różnice między dwiema wersjami systemu, które warto uwzględnić już teraz:

Jak przygotować firmę do wdrożenia KSeF? Krok po kroku

Adaptację Twojej firmy do KSeF warto rozpocząć już teraz — tym bardziej, że Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję zaktualizowanego systemu i zachęca firmy do jej wykorzystania. Im wcześniej rozpoczną się przygotowania do nieuchronnej transformacji, tym mniejsze będą koszty — zarówno finansowe, jak i związane z zasobami. Ale jak określić, które obszary w Twoich procesach biznesowych wymagają bardziej szczegółowej uwagi? Poniżej przedstawiamy krok po kroku standardowy schemat przygotowania firmy do wdrożenia KSeF:

1. Określ datę, od której KSeF będzie obowiązkowy dla Twojej firmy:
   Sprawdź, kiedy Twoja firma musi przystąpić do KSeF. Obowiązek KSeF dla dużych podatników (obrót > 200 mln zł) wejdzie w życie 1 lutego 2026, od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców, a od 1 stycznia 2027 roku dla mikroprzedsiębiorstw z obrotem do 10 000 zł miesięcznie. Na podstawie tych terminów możesz zacząć opracowywać plan wdrożenia. Zwróć szczególną uwagę na swój status — jeśli obecnie korzystasz ze zwolnienia z VAT lub prowadzisz specyficzny rodzaj działalności, może to zmienić terminy przejścia
2. Zapewnij swojej firmie dostęp do systemu:
   Uzyskaj kwalifikowany podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczną, Profil Zaufany lub token KSeF — to podstawowe sposoby dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur.
   Możliwe sposoby logowania:

• poprzez zintegrowany system ERP/księgowy, jeśli obsługuje on KSeF;
• poprzez rządowy portal: Aplikacja Podatnika KSeF;

3. Przeanalizuj swoje procesy biznesowe:
   Przejrzyj wewnętrzne procedury wystawiania, zatwierdzania i archiwizowania faktur — poprawianie dokumentów w KSeF jest niemożliwe, a indywidualne szablony, logotypy czy kody kontrahentów nie są dopuszczalne. Opracuj spójny obieg dokumentów uwzględniający nowy format FA(3).
4. Sprawdź gotowość IT i wybierz odpowiednie rozwiązanie:
   Skontaktuj się z dostawcą swojego oprogramowania księgowego — duzi dostawcy już wdrażają obsługę KSeF. Jeżeli takiego systemu nie posiadasz, rozważ skorzystanie z bezpłatnego portalu Ministerstwa Finansów lub zintegrowanego systemu ERP.
5. Przeprowadź szkolenie personelu:
   Zorganizuj szkolenia dla pracowników działów zajmujących się fakturami (co najmniej dział księgowości, sprzedaży i zakupów).
6. Przeprowadź testy:
   Skorzystaj ze środowiska sandbox KSeF, dostępnego od 30 września 2025 roku, do testowej wymiany faktur (w tym w trybie offline). Przeprowadź pilotaż z kilkoma wybranymi klientami lub dostawcami.
7. Zaktualizuj wewnętrzne procedury:
   Zaimplementuj:

• mechanizmy autoryzacji w KSeF,
• procedury kontroli poprawności e-faktur,
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych (tryb offline24),
• reguły archiwizacji i zabezpieczania danych.

8. Poinformuj kontrahentów:
   Powiadom klientów i dostawców o nadchodzących zmianach, nowym formacie faktur i terminach przejścia. W razie potrzeby przekaż im szczegółowe instrukcje — powinni być przygotowani z wyprzedzeniem.

Jak w praktyce działa wystawianie faktur w KSeF?

Aby proces fakturowania w KSeF przebiegł łatwo i bezproblemowo, ważne jest nie tylko dostosowanie systemów IT Twojej firmy, ale też jasne zrozumienie mechanizmu nowego procesu. Jakie kroki przechodzi każda wystawiana e-faktura? Jak wygląda techniczna i prawna strona procesu? Zachęcamy do zapoznania się z kluczowymi etapami wystawiania faktur w systemie KSeF:

1. Krok pierwszy: Przygotowanie treści e-faktury
   Wypełnij wszystkie obowiązkowe pola: dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres), opis towaru/usługi, wartości liczbowe — netto, stawka VAT, kwota VAT, brutto. Koniecznie wskaż, czy dokument jest ustrukturyzowaną fakturą FA(3) zgodnie ze schematem KSeF.
2. Krok drugi: Techniczne wygenerowanie faktury
   Za pomocą oprogramowania księgowego lub ERP wygeneruj plik XML, zgodny ze strukturą logiczną KSeF FA(3) lub FA_RR(1) dla faktur VAT RR.
3. Krok trzeci: Autoryzacja w systemie
   Zaloguj się do KSeF przez zintegrowany moduł w systemie ERP lub przez oficjalny portal Aplikacja Podatnika KSeF, używając tokena, podpisu elektronicznego lub innego środka uwierzytelnienia.
4. Krok czwarty: Wysłanie faktury do KSeF
   Plik XML jest wysyłany do KSeF. System automatycznie weryfikuje format oraz zawartość. Jeśli wszystko odpowiada standardowi, dokument zostaje przyjęty do systemu i otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny (ID KSeF), który stanowi oficjalne potwierdzenie wystawienia.
5. Krok piąty: Otrzymanie potwierdzenia
   Po pomyślnym przyjęciu faktury system zwraca UPO wraz z numerem ID KSeF, który służy do dalszego wyszukiwania i archiwizacji dokumentu.
6. Krok szósty: Dostęp do faktury i dalsze wykorzystanie
   Sprzedawca i nabywca mogą pobrać i przechowywać fakturę poprzez system KSeF. Nabywcom, którzy nie korzystają z KSeF, należy udostępnić dokument w inny uzgodniony sposób.
7. Krok siódmy: Archiwizacja i przechowywanie
   Faktury są przechowywane w KSeF przez minimum 10 lat, co umożliwia szybki dostęp do nich na potrzeby audytu lub księgowości.

Największe korzyści wdrożenia KSeF – poznaj zalety

Ministerstwo Finansów zadbało o to, aby przejście na Krajowy System e-Faktur (KSeF) było nie tylko obowiązkowym etapem rozwoju przedsiębiorstw, ale także wiązało się z szeregiem istotnych korzyści. Wśród nich można wymienić następujące:

1. Zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur:
   Po przesłaniu dokumentu do KSeF obowiązek przechowywania i archiwizacji faktur całkowicie przechodzi na system. Pozwala to ograniczyć koszty infrastruktury przechowywania oraz zapewnić zgodność z obowiązującymi normami bez dodatkowych nakładów.
2. Brak konieczności generowania JPK_FA na żądanie:
   Firmy korzystające z KSeF są zwolnione z obowiązku przygotowywania i wysyłania pliku JPK_FA na żądanie organów podatkowych, ponieważ wszystkie faktury są już dostępne w systemie w aktualnej formie.
3. Skrócenie terminów zwrotu VAT:
   Korzystanie z systemu pozwala skrócić czas oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni.
4. Jednolity format elektronicznej faktury:
   Ustandaryzowana struktura e-faktury uniemożliwia sytuację, w której kontrahent nie potwierdzi otrzymania dokumentu. Przesłanie faktury do systemu potwierdza fakt jej przekazania, co upraszcza ewidencję i rozliczenia między stronami.
5. Automatyzacja procesów finansowych:
   Integracja KSeF z oprogramowaniem księgowym i systemami ERP umożliwia automatyzację procesów tworzenia, wysyłania oraz rejestrowania faktur. Zmniejsza to obciążenie personelu i minimalizuje liczbę błędów.
6. Praca bez dokumentów papierowych:
   Dostęp do e-faktur w formie cyfrowej całkowicie eliminuje potrzebę tworzenia i przechowywania papierowych kopii, co dodatkowo obniża koszty i zwiększa efektywność obiegu dokumentów.
7. Wzmocnienie kontroli podatkowej i ochrona biznesu:
   KSeF zapewnia organom podatkowym aktualne informacje o transakcjach kupna-sprzedaży w czasie rzeczywistym, co pozwala znacznie szybciej przeprowadzać kontrole VAT. Jednocześnie transparentność systemu zmniejsza ryzyko dla uczciwych przedsiębiorstw.
8. Bezpieczna platforma elektronicznej wymiany:
   Podłączenie do systemu KSeF zapewnia firmie bezpłatny dostęp do nowoczesnej państwowej platformy wymiany e-faktur, która spełnia wysokie standardy bezpieczeństwa. Należy jednak pamiętać, że prywatni dostawcy systemów ERP mogą pobierać opłaty za integrację lub dodatkową funkcjonalność.

Najczęstsze problemy i błędy przy wdrażaniu KSeF (i jak ich unikać)

Oczywiście całkowite uniknięcie pomyłek — zwłaszcza w przypadku firm, które po raz pierwszy wdrażają KSeF — jest prawie niemożliwe i jest to normalne. Przygotowaliśmy listę wyzwań, które najczęściej mogą pojawić się podczas integracji systemu — ponieważ znajomość potencjalnych problemów związanych z wdrożeniem KSeF może pomóc im zapobiec lub szybciej je rozwiązać:

1. Niewystarczająco szczegółowa analiza wewnętrznych procesów biznesowych:
   Przed integracją KSeF firmy powinny w pełni i szczegółowo zrozumieć, które procesy zostaną zmienione lub zautomatyzowane. W przeciwnym razie braki informacyjne mogą doprowadzić do rozbieżności między oczekiwaniami a faktycznym działaniem systemu.
   Jak uniknąć:
   Przeprowadź wstępny audyt procesów związanych z wystawianiem, przetwarzaniem i przechowywaniem faktur. Zaangażuj do tego dział IT, księgowość oraz dział prawny.
2. Ignorowanie specyfiki technicznej integracji:
   Błędy w konfiguracji wymiany danych między wewnętrznymi systemami firmy a KSeF mogą prowadzić do utraty dokumentów, odrzucenia faktur lub nieprawidłowego przekazywania informacji.
   Jak uniknąć:
   Współpracuj z partnerami IT, którzy mają doświadczenie w integracji z KSeF lub wdrożyli już podobne rozwiązania. Weryfikuj protokoły techniczne i aktualizuj systemy zgodnie z najnowszymi specyfikacjami.
3. Brak przygotowania personelu:
   Przejście na KSeF zmienia codzienną pracę działu finansowego, księgowego, a często także działu sprzedaży. Bez odpowiedniego przeszkolenia pracownicy mogą popełniać błędy lub tracić zbyt dużo czasu na nowe procesy.
   Jak uniknąć:
   Przeprowadź szkolenia wewnętrzne lub zaproś zewnętrznych konsultantów. Zapewnij dostęp do instrukcji, szablonów oraz aktualizacji systemu.
4. Lekceważenie aspektów prawnych:
   Niewłaściwa interpretacja obowiązków związanych z obiegiem e-faktur może prowadzić do naruszenia przepisów i sankcji finansowych.
   Jak uniknąć:
   Zaangażuj doradcę prawnego lub doradcę podatkowego do sprawdzenia zgodności procesów z wymogami prawnymi. Szczególną uwagę zwróć na kwestię identyfikacji i autoryzacji w KSeF.
5. Zbyt późne rozpoczęcie przygotowań:
   Należy pamiętać, że czekanie do momentu, gdy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe, pozbawia firmę możliwości wdrożenia systemu w kontrolowanych warunkach i przy zminimalizowanym ryzyku.
   Jak uniknąć:
   Najlepiej zacząć korzystać z KSeF już teraz, w trybie dobrowolnym, co pozwoli dostosować się do wymagań systemu bez presji czasu.

Business Central a KSeF – integracja systemu ERP z Krajowym Systemem e-Faktur

Microsoft Dynamics 365 Business Central to jedno z najczęściej wybieranych rozwiązań ERP przez firmy w Polsce. W związku z obowiązkowym wdrożeniem KSeF od 2026 roku, przedsiębiorstwa korzystające z Business Central mogą zintegrować swój system z platformą Ministerstwa Finansów za pomocą rozszerzenia Polish Localization. Dodatek ten umożliwia m.in.

• automatyczne wystawianie i wysyłanie faktur sprzedażowych do KSeF,
• aktualizacje i zapisywane informacji zwrotnych od KSeF,
• obsługę obowiązujących schematów faktur FA(2) i FA(3).

W praktyce proces wygląda następująco: po wystawieniu faktury w module sprzedaży, system generuje plik XML zgodny ze schematem KSeF, przeprowadza jego walidację i przesyła do systemu. W odpowiedzi odbierane jest UPO z numerem identyfikacyjnym KSeF, które zapisywane jest w bazie BC jako potwierdzenie wystawienia dokumentu.

Wdrożenie integracji Business Central z KSeF wymaga uwzględnienia kilku aspektów technicznych i organizacyjnych:

• Autoryzacja – system musi obsługiwać generowanie tokenów lub obsługę certyfikatów KSeF wymaganych do komunikacji z API Ministerstwa Finansów.
• Konfiguracja interakcji z KSeF – obejmuje ustawienia eksportu i importu faktur, mapowanie danych, obsługę błędów walidacji oraz automatyczne ponawianie nieudanych wysyłek.
• Aktualizacje lokalizacji – rozszerzenie Polish Localization musi być zgodne z najnowszą dokumentacją KSeF 2.0 oraz wspierać zmiany wprowadzone przez Ministerstwo Finansów, takie jak tryb offline24 czy załączniki XML.
• Testowanie środowiska – przed pełnym wdrożeniem zaleca się wykorzystanie środowiska sandbox KSeF oraz przeprowadzenie testów komunikacji i zgodności struktury faktur.

Dla firm korzystających już z Business Central taka integracja znacząco skraca czas wdrożenia KSeF, pozwalając uniknąć tworzenia własnych rozwiązań od zera. To szczególnie istotne w kontekście rosnącej liczby zmian legislacyjnych i technicznych, które wchodzą w życie wraz z systemem KSeF 2.0.

KSeF – Pytania i odpowiedzi

Wdrożenie KSeF, podobnie jak wdrożenie każdego nowego systemu, naturalnie rodzi wiele pytań. Jakie konsekwencje niesie nieterminowe wystawienie faktur? Co robić, jeśli w systemie nastąpi awaria? Zebraliśmy odpowiedzi na jedne z najczęściej zadawanych pytań:

Czy już można testować i korzystać z KSeF oraz KSeF 2.0?

Tak, Krajowy System e-Faktur jest już dostępny do użytku i testowania — można się z nim zapoznać jeszcze przed wejściem w życie obowiązku. Wersja KSeF 2.0 będzie dostępna do testów od 30 września 2025 roku (API), a próbna wersja aplikacji podatnika KSeF 2.0 — od listopada 2025 roku.

Czym różni się e-faktura od faktury ustrukturyzowanej KSeF?

Elektroniczna faktura to dowolna faktura w formacie cyfrowym (np. PDF), która jest wysyłana i przechowywana elektronicznie. Ustrukturyzowana faktura KSeF to faktura w formacie XML zgodnym ze schematem FA, zawierająca znormalizowane pola i rejestrowana w systemie KSeF z unikalnym numerem.

Czy możliwe jest odliczenie VAT od faktur wystawionych w KSeF?

Tak. VAT można odliczyć w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym faktura została otrzymana. W KSeF datą otrzymania jest data nadania fakturze unikalnego numeru w systemie, pod warunkiem, że odbiorca zgodził się na korzystanie z KSeF.

Jakie konsekwencje niesie nierzetelne wystawienie faktur w KSeF?

Nieprawidłowe wystawienie faktur w KSeF (po zakończeniu okresu testowego) może skutkować sankcjami administracyjnymi (kara pieniężna do 100% kwoty VAT).

Czy w związku z wejściem KSeF faktury papierowe znikną?

KSeF nie zabrania korzystania z papierowych faktur, ale od 2026 roku w obrocie gospodarczym będzie dominować elektroniczny obieg faktur. Papierowe faktury pozostaną prawnie dopuszczalne tylko w razie skrajnej konieczności.

Czy KSeF zastąpi OCR?

Nie. KSeF wykorzystuje ustrukturyzowane pliki XML i nie obsługuje technologii optycznego rozpoznawania znaków (OCR). OCR to podstawowe narzędzie do skanowania papierowych faktur, ale w KSeF dane muszą być przekazywane w standardowym formacie, bez potrzeby zamiany skanów na tekst.

Czy KSeF zastąpi JPK?

Nie do końca. KSeF tworzy scentralizowaną wymianę i archiwizację dokumentów, co może zastąpić konieczność osobnego generowania pliku JPK_FA. Jednak inne struktury JPK pozostaną w użyciu w zależności od rodzaju sprawozdawczości.

Czy KSeF zastąpi PEF?

Nie. PEF (Platforma e-faktur dla zamówień publicznych) ma zostać zintegrowana z KSeF, ale na razie wygląda to na równoległe funkcjonowanie systemów.

Czy możliwe jest samofakturowanie w KSeF?

Tak, system wspiera wystawianie samofaktur (self-billing), jednak muszą one odpowiadać aktualnej strukturze FA(3) i zostać wprowadzone do systemu jak zwykły ustrukturyzowany dokument.

Jakie są obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF?

• przygotowanie danych zgodnie ze schematem FA(3);
• kontrolę poprawności (walidacji) i przyjęcia faktur w KSeF;
• monitorowanie terminów otrzymania faktur — istotne dla rozliczeń VAT;
• archiwizację dokumentów i dokumentowanie procesów w procedurach wewnętrznych.

(Należy pamiętać, że szczegółowy zakres obowiązków może różnić się w zależności od specyfiki firmy).

Co robić w przypadku awarii KSeF?

Skorzystać z trybu offline24 — wystawić faktury poza systemem i przesłać do KSeF w ciągu 24 godzin. Mechanizm ten będzie wspierany certyfikatami emitenta od 1 listopada 2025 roku.

Jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF?

1. Utwórz plik XML według schematu FA(3).
2. Zaloguj się przez API lub portal.
3. Prześlij fakturę — otrzymasz potwierdzenie (UPO) z numerem KSeF.
4. Zachowaj fakturę i UPO na potrzeby ewidencji i przyszłych kontroli.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla małych firm?

Obowiązkowe wdrożenie dla mikroprzedsiębiorstw z miesięcznym obrotem do 10 000 zł nastąpi 1 stycznia 2027 roku.

Od kiedy obowiązkowy KSeF będzie dla dużych firm?

Dla dużych firm, które w 2024 roku osiągnęły obrót przekraczający 200 mln złotych, KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 r.

Co to jest aplikacja podatnika KSeF?

«Aplikacja Podatnika KSeF» to oficjalne narzędzie internetowe udostępnione dla systemu KSeF przez Ministerstwo Finansów. Umożliwia wystawianie faktur, sprawdzanie ich statusu oraz pobieranie UPO poprzez interfejs webowy — bez integracji z systemem ERP.

Jeśli chcesz zautomatyzować swoje procesy biznesowe, aby jak najlepiej wdrożyć KSeF — zostaw zapytanie, a eksperci SMART business pomogą Ci dobrać odpowiednie rozwiązania:

Złóż zapytanie

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat KSef koniecznie zapoznaj się z naszym webinarem: