Przed wdrożeniem systemu ERP warto wcześniej poznać niuanse tego procesu i pułapki, jakie mogą pojawić się na drodze. Nasi eksperci omawiają główne wyzwania stojące przed firmami i najczęściej popełniane przez nie błędy. Doradzają również, jak zminimalizować ryzyko popełnienia błędów i w rezultacie uzyskać jak najwięcej korzyści z wdrożenia.
Czym jest ERP? ERP to system, który pozwala zautomatyzować i zintegrować wszystkie kluczowe procesy biznesowe przedsiębiorstwa w ramach jednej platformy. Księgowość, finanse, marketing, sprzedaż, produkcja, zaopatrzenie, magazyny – wszystkie obszary organizacji działają jako całość, kierując się logiką ustaloną w systemie i korzystając z uniwersalnej bazy danych. Wszystko to ma pozytywny wpływ na interakcję działów, efektywność procesów, a w rezultacie na wyniki finansowe. Ale tylko pod warunkiem, że firma podejdzie odpowiedzialnie do procesu wdrożenia ERP, korzystając ze wsparcia wiarygodnego i kompetentnego partnera integracyjnego.
Jeśli chcesz zamówić indywidualną konsultację dotyczącą najlepszych praktyk w zakresie wdrażania i użytkowania systemu ERP, napisz do nas.
Jakie istnieją modele wdrożenia ERP?
Firmy zajmujące się wdrażaniem systemów ERP zwykle oferują kilka modeli, dostosowanych do potrzeb klienta i stopnia wymaganej personalizacji. Na przykład firma SMART business, będąca certyfikowanym partnerem wdrożeniowym Microsoft Dynamics 365 Business Central, proponuje cztery modele. Przyjrzyjmy się każdemu z nich.
1. Samodzielne uruchomienie rozwiązania pudełkowego
W tym modelu klient samodzielnie uczy się obsługi systemu i dostosowuje standardową funkcjonalność Business Central. Takie podejście jest możliwe w przypadku dwóch scenariuszy. W pierwszym przypadku klient korzysta z pomocy analityka z doświadczeniem we wdrażaniu podobnych rozwiązań lub po prostu zmotywowanego pracownika, który jest gotowy poświęcić swój czas na zrozumienie produktu. Druga opcja zakłada, że procesy biznesowe firmy nie są zbyt złożone, więc nie ma potrzeby wprowadzania znaczących modyfikacji w systemie. Inną możliwą opcją jest to, że firma może zatrudnić specjalistę do wdrożenia rozwiązania, a tym samym samodzielnie zrealizować niezbędne modyfikacje.
Tak czy inaczej, w tym modelu wdrażamy tylko system ze standardowymi modułami i podstawowymi ustawieniami. Dzięki naszemu rozwiązaniu, SMART Localization, system pozwoli zarządzać firmą, prowadzić księgowość i rozliczać podatki w Ukrainie. Następnie klient samodzielnie dokonuje drobnych dostosowań systemu do swoich procesów, korzystając z przygotowanych przez nas szczegółowych materiałów szkoleniowych – dokumentacji, webinarów, poradników wideo, artykułów itp.
System jest dość łatwy w użyciu – jak wiadomo, produkty Microsoft są znane z intuicyjnego interfejsu. Ponadto nasz zespół opracował gotowe szablony, które jeszcze bardziej ułatwiają pracę z Dynamics 365 Business Central. Jeśli klient nadal ma jakiekolwiek pytania, zorganizujemy konsultacje, aby udzielić wyczerpujących odpowiedzi i wyjaśnień.
Główną zaletą tego modelu jest oszczędność kosztów. Główną wadą jest to, że ktoś z firmy musi wziąć odpowiedzialność za wdrożenie, poświęcić na to swój czas i zaangażować współpracowników. Możliwy jest opór ze strony pracowników, nie zawsze jest on oczywisty. Jednak gdy we wdrożenie zaangażowany jest zewnętrzny wykonawca, z którym podpisano już umowę i za którego usługi już zapłacono, stanowi to silną zachętę dla pracowników do rozpoczęcia nauki systemu w uzgodnionym terminie.
2. Wdrożenie rozwiązania pudełkowego przy wsparciu naszej firmy
Nazwa tego modelu mówi sama za siebie. Obejmuje on wdrożenie standardowego rozwiązania oferującego podstawową funkcjonalność, ale przy wsparciu SMART business. Wsparcie obejmuje podstawową analizę procesów biznesowych klienta, konfigurację systemu, szkolenie pracowników oraz pomoc w migracji danych. Jednocześnie rozwiązanie nie jest w ogóle modyfikowane lub wprowadzane są jedynie drobne usprawnienia. Jednak drugi model często ewoluuje w trzeci, który obejmuje bardziej istotne modyfikacje produktu w celu dostosowania.
Odwrotna sytuacja ma miejsce, gdy w firmie istnieją niestandardowe i złożone procesy biznesowe, które należy określić i dostosować do funkcjonalności rozwiązania pudełkowego. I często ma to pozytywny wpływ na biznes. Faktem jest, że podstawowa funkcjonalność światowej klasy systemów ERP jest dość bogata i odzwierciedla wieloletnie globalne doświadczenie w budowaniu procesów biznesowych.
Wskazówka: wdrożenie światowej klasy systemu ERP jest dobrą okazją do przeglądu procesów biznesowych organizacji i zastosowania najlepszych międzynarodowych praktyk.
3. Wdrożenie niestandardowe
Model ten wymaga znacznej liczby modyfikacji w celu stworzenia niestandardowej funkcjonalności. Może to oznaczać opracowanie całych dodatkowych modułów systemu. Na przykład moduł fakturowania lub moduł służący do zarządzania złożonymi procesami obiegu dokumentów. Można też zmodyfikować istniejące moduły, np. produkcji, uwzględniając specyfikę procesów technologicznych firmy, lub zintegrować je z innym systemem.
4. Wdrożenie z głęboką personalizacją
Model ten różni się od poprzedniego tym, że z powodu złożoności procesów biznesowych trudno określić wstępny zakres projektu. Dlatego oprócz analizy standardowej wymagana jest szczegółowa diagnoza, która może obejmować serię spotkań z klientem. W tym etapie mogą powstać prototypy funkcjonalnych elementów systemu, aby upewnić się, że będą działać zgodnie z oczekiwaniami. Po zakończeniu diagnozy przygotowuje się dokument opisujący krok po kroku procesy firmy, który będzie podstawą do planowania dalszych działań.
Dla jakich firm odpowiednie są poszczególne modele?
Powyższy podział jest orientacyjny. Zaczynając od jednego modelu, organizacja może wybrać inny.
Wielkość firmy również nie jest decydująca. Na przykład, czwarty model jest zazwyczaj odpowiedni dla bardzo dużych przedsiębiorstw, ponieważ zwykle mają one bardzo złożone procesy biznesowe. Jednocześnie, jeśli firma już je zdiagnozowała, może wybrać trzeci model. Firma może również wybrać pierwszy model, jeśli posiada doświadczonych analityków, którzy mogą przejąć odpowiedzialność za cały zakres prac związanych z wdrożeniem i dostosowaniem systemu ERP. Dla małych i średnich firm odpowiednim modelem może być pierwszy, drugi lub trzeci, w zależności od ich wymagań biznesowych. Pierwszy model może być dobrym rozwiązaniem dla organizacji każdej wielkości, aby zaoszczędzić pieniądze na wdrożeniu.
Z jakich etapów składa się wdrożenie systemu ERP?
Porozmawiajmy teraz o etapach wdrażania systemu ERP na przykładzie tych, które realizujemy w SMART business.
Rozpoczęcie projektu
Jest to jeden z decydujących etapów. Bardzo ważne jest stworzenie zespołu specjalistów, którzy są zaangażowani w sukces projektu. Każdy z nich musi być zmotywowany do jak najlepszego wykonywania swoich zadań w ramach wdrożenia. Po zbudowaniu zespołu projektowego po stronie klienta, przygotowujemy prezentację przedstawiającą cel projektu, planowane działania oraz zadania poszczególnych członków zespołu. Następnie przygotowujemy środowisko programistyczne i testowe oraz udostępniamy je zespołowi.
Analiza
Na etapie analizy przeprowadzamy wstępne szkolenie z obsługi systemu i demonstrujemy zespołowi standardową funkcjonalność rozwiązania, aby uzyskać informacje zwrotne i określić, jakie ulepszenia będą potrzebne. Wszystkie odchylenia od podstawowej funkcjonalności i niezbędne modyfikacje są rejestrowane w odpowiednich dokumentach. Na tym etapie przygotowujemy również i uzgadniamy dokument opisujący strukturę uprawnień dostępu do systemu w oparciu o role.
Konfiguracja
Na podstawie dokumentów zatwierdzonych na etapie analizy przygotowywana jest dokumentacja techniczna, a system jest rozwijany i konfigurowany. Następnie testowane są jego funkcje, a jeśli firma ma skomplikowane procesy biznesowe, przeprowadzane są testy integracyjne, podczas których wszystkie procesy są testowane w kontekście integracji z innymi procesami od początku do końca. W ten sposób można upewnić się, że wszystkie funkcje działają prawidłowo. Po zakończeniu testów system jest finalnie dostosowywany.
Wdrożenie
W ramach wdrożenia systemu przygotowujemy szablony migracji danych, szkolimy użytkowników w zakresie wypełniania i eksportu szablonów, a także pomagamy w przeprowadzeniu importu testowego. Jeśli dane są przenoszone do Business Central z 1C, zalecamy skorzystanie z naszego rozwiązania – bezpośredniego konektora. Upraszcza on proces migracji danych, wprowadzając niezbędne zmiany i dostosowując zasady księgowania.
Po dokonaniu importu użytkownicy uczą się, jak korzystać z systemu z wykorzystaniem danych firmowych. Jest to niezwykle ważny etap. Pracownicy faktycznie wykonują codzienną pracę w nowym systemie korzystając z własnych danych firmy. To już nie tylko testowanie, ale praktyczne szkolenie. Na podstawie wyników tego testu podejmowana jest ostateczna decyzja dotycząca uruchomienia, po czym przygotowujemy środowisko produkcyjne i wdrażamy finalną wersję systemu.
Wskazówka: wykorzystaj migrację danych, aby uporządkować swoje katalogi.
Po dokonaniu importu użytkownicy uczą się korzystać z systemu przy użyciu danych firmowych. Jest to niezwykle ważny etap. Pracownicy faktycznie wykonują codzienną pracę w nowym systemie, korzystając z własnych danych. To już nie tylko testowanie, ale praktyczne szkolenie. Na podstawie wyników tego testu podejmowana jest ostateczna decyzja o uruchomieniu, po czym przygotowujemy środowisko produktowe i wgrywamy finalną wersję systemu.
Uruchomienie systemu
Opracowujemy plan uruchomienia, który zawiera terminy realizacji poszczególnych etapów, tak aby pracownicy wiedzieli, jak szybko i sprawnie zamknąć poprzedni okres rozliczeniowy, przygotować dane do migracji i zaczącz korzystać z nowego systemu. Zapewniamy również bieżące wsparcie w zakresie księgowania dokumentów pierwotnych, zamykania okresu oraz sporządzania sprawozdań podatkowych i finansowych. Nasi konsultanci są zawsze gotowi udzielić praktycznych porad w tych kwestiach.
Po uruchomieniu nie pozostawiamy użytkowników samych z systemem, zapewniając najpierw wsparcie dla klienta, a następnie pomoc w administrowaniu projektem.
Jakie wyzwania stoją przed firmami wdrażającymi ERP?
Jak pokazuje praktyka, pracownicy firmy nie zawsze wykazują zainteresowanie i rozumieją korzyści płynące z wdrożenia systemu ERP. Pracownicy zazwyczaj nie chcą poświęcać czasu i wkładać wysiłku w opanowanie nowego systemu, nawet jeśli wiedzą, że otworzy on przed nimi nowe możliwości. Kierownictwo nie zawsze jest w stanie rozwiązać ten problem.
Dlatego tak ważne jest, aby osoby, które będą wdrażać ERP, posiadały nie tylko wiedzę na temat systemu, ale także umiejętności prezentacji i przekonywania. Co zaskakujące, to właśnie ich umiejętność znalezienia wspólnego języka z ludźmi i wzbudzenia zaufania może być czynnikiem decydującym o sukcesie całego projektu.
Innym częstym problemem jest to, że kierownictwo firmy nie ma jasnej wizji tego, jakie zadania powinien rozwiązywać system ERP i jak powinna być zbudowana architektura procesów biznesowych. Ponownie, jedynym możliwym rozwiązaniem tego problemu jest skorzystanie z wiedzy partnerów wdrożeniowych. Jeśli mają oni duże doświadczenie praktyczne w pomyślnej realizacji projektów, mogą podpowiedzieć, jak zbudować procesy, aby zapewnić realizację celów biznesowych.
Kolejna trudność może dotyczyć samego systemu ERP. Niektóre systemy ERP, mimo możliwości dostosowania, mogą okazać się niewystarczająco elastyczne. Wiele rozwiązań używa złożonych języków programowania, takich jak Python czy C++, co utrudnia ich modyfikację.
W takim przypadku, gdy firma ma nowe zadania, dostosowanie systemu będzie bardzo trudne i kosztowne, a nawet niemożliwe.
Wskazówka: Wybieraj systemy wykorzystujące prostsze, lepiej dostosowane do specyficznych zadań biznesowych języki programowania.
Gdy produkt, taki jak Business Central, wykorzystuje wyspecjalizowane języki, ułatwia to tworzenie rozszerzeń bez konieczności modyfikowania całego kodu. Ponadto na platformie Microsoft AppSource można znaleźć tysiące aplikacji i rozszerzeń, które mogą pomóc dostosować system.
Jakie są najczęstsze błędy popełniane przez firmy podczas wdrażania ERP?
ERP nie jest panaceum
Jednym z podstawowych błędów jest przekonanie, że system może rozwiązać wszystkie problemy biznesowe. Rozwiązanie może pomóc zoptymalizować procesy, a nawet zbudować nowe, analizować mocne i słabe strony biznesu oraz dostarczać istotnych informacji na potrzeby podejmowania decyzji zarządczych. Trzeba jednak umieć wykorzystać te informacje. System nie opracuje strategii rozwoju, nie rozwiąże problemu chaosu w firmie, nie sprawi, że pracownicy będą bardziej odpowiedzialni, ani nie poprawi jakości produktów. To tylko narzędzie, które trzeba umieć właściwie wykorzystać.
Skąpy dwa razy traci
Chęć zaoszczędzenia pieniędzy przy wyborze partnera wdrożeniowego ERP może wydawać się logiczna. Jednak na koniec projekt będzie prawdopodobnie kosztował więcej. Rzecz w tym, że „korzystne” ceny są zwykle uzasadniane faktem, że firma ta zatrudnia specjalistów z niewielkim doświadczeniem i niskimi kwalifikacjami. Jeśli chcesz, aby uczyli się i nabywali doświadczenia podczas wdrażania systemu, to twój wybór, ale może to sporo kosztować twojej firmie.
Ponadto wdrożenie jest dobrą okazją do zdobycia nie tylko systemu ERP, ale także doświadczenia ekspertów, którzy go wdrażają. Przykładowo, nasz zespół zrealizował dziesiątki wdrożeń, znamy specyfikę i zawiłości prowadzenia biznesu w różnych branżach i chętnie podzielimy się naszym doświadczeniem.
Wskazówka: spójrz na wdrożenie ERP jako okazję do zdobycia wiedzy doświadczonego zespołu, który będzie zaangażowany we wdrożenie.
Znaczenie etapów
Innym częstym błędem jest dążenie do jak najszybszego zbudowania cyfrowej firmy poprzez wdrożenie wszystkich możliwych funkcji systemu ERP lub nawet pełnego pakietu rozwiązań IT na raz. Jest to ryzykowne, ponieważ realizacja projektu trwa przez jakiś czas, istnieje więc ryzyko przeoczenia lub pominięcia czegoś, procesy wdrażania stają się bardziej skomplikowane, a liczba błędów wzrasta. Dlatego lepiej jest stworzyć ogólny plan niezbędnych wdrożeń i realizować go krok po kroku. Jeśli chodzi o ERP, można na przykład zacząć od kluczowych modułów, takich jak finanse, księgowość i produkcja, następnie rozszerzyć możliwości rachunkowości zarządczej, dodać moduły oparte na sztucznej inteligencji, moduł budżetowania i zarządzania dokumentami, a następnie różne narzędzia, takie jak systemy prognozowania popytu lub, powiedzmy, rozwiązania do budowania marki HR.
Nie lekceważ podstawowej funkcjonalności
Wdrażając nowoczesny system ERP, nie należy próbować od razu przebudowywać go tak, aby pasował do istniejących procesów biznesowych. Jest to zasadniczo błędna strategia. Najpierw spróbuj zbadać standardową funkcjonalność, zrozumieć jej logikę, dowiedzieć się, dlaczego niektóre funkcje są zaimplementowane w taki sposób, w jaki są, i spróbuj zastosować je w swojej firmie. Następnie określ, czego brakuje i przystąp do ulepszeń, jeśli jest to naprawdę konieczne. Jak już wspomnieliśmy, światowej klasy systemy ERP wykorzystują najlepsze międzynarodowe praktyki biznesowe. Zacznij od podstawowej funkcjonalności, a następnie przejdź do dostosowywania. Takie podejście jest uzasadnione pod względem oszczędności kosztów.
Co należy wziąć pod uwagę, wybierając dostawcę rozwiązań ERP?
Ekosystem powiązany z ERP
Podczas wyboru systemu ERP błędem byłoby ignorowanie ekosystemu, który go otacza. Firmy zazwyczaj potrzebują nie tylko systemu ERP, ale także szeregu rozwiązań informatycznych, których liczba będzie z czasem rosnąć. Istotne jest, aby wszystkie narzędzia organizacji były kompatybilne, a nie stanowiły mieszankę systemów o różnej logice, interfejsie i podejściu do organizacji procesów. Jest to nie tylko kwestia łatwości i kosztów integracji, ale także postrzegania tych produktów przez użytkowników i wygody ich użytkowania.
Wskazówka: lepiej jest wybrać dostawcę ERP, który może dostarczyć narzędzia do realizacji wszystkich zadań biznesowych – zarówno teraz, jak i w przyszłości.
Nawiasem mówiąc, pożądane jest, aby firma, która wdroży ERP, posiadała również różne kompetencje, mogła wdrażać szeroką gamę produktów IT, zapewniając kompleksowe wsparcie, a w razie potrzeby mogła opracowywać niestandardowe aplikacje lub rozszerzenia istniejących systemów.
Niezawodność dostawcy
Niestety, często zdarza się, że dostawca systemu ERP może opuścić rynek z tego czy innego powodu. Może to narazić firmę na straty, ponieważ konieczne będzie poszukiwanie nowego partnera. Takie ryzyko można zminimalizować, jeśli dostawcą jest duża korporacja z długą historią.
Co należy wziąć pod uwagę przy wyborze partnera?
Bardzo ważne jest, aby praca wykonawcy wdrożenia systemu ERP była zgodna z ogólnie przyjętymi standardami tworzenia oprogramowania. Innymi słowy, inni deweloperzy powinni być w stanie z łatwością zrozumieć napisany kod, tak aby mogli od razu kontynuować z nim pracę. Jest to kwestia bezpieczeństwa biznesowego. W końcu, jeśli współpraca z jednym partnerem zostanie z jakiegoś powodu przerwana, powinieneś być w stanie od razu rozpocząć pracę z innym.
Z tego powodu wiodący dostawcy rozwiązań IT, tacy jak na przykład Microsoft, wyznaczają rygorystyczne standardy pisania kodu i wymagają od wszystkich swoich certyfikowanych partnerów ścisłego przestrzegania tych zasad. Ponadto opracowane rozwiązania podlegają szczegółowym procedurom kontroli jakości. A co najważniejsze, wszystkim rozwiązaniom towarzyszy wysokiej jakości dokumentacja. Dzięki temu każdy kolejny wykonawca może z łatwością kontynuować obsługę systemów, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Oczywiście ważne jest również, aby wziąć pod uwagę kwalifikacje specjalistów, którzy będą bezpośrednio wdrażać ERP. Powinni oni być nie tylko ekspertami w zakresie samego produktu, ale także dobrze rozumieć, jak działa firma, jak system wpłynie na procesy i jak wpłynie to na wyniki finansowe klienta. W końcu, kupując produkt, kupujesz również jego analitykę biznesową od wykonawcy. Dlatego ważne jest, aby osobiście porozmawiać z konsultantami, którzy będą zaangażowani w projekt na etapie przedsprzedaży, upewnić się, że mają doświadczenie, zapytać o przykłady udanych projektów i uzyskać informacje zwrotne od obecnych klientów, jeśli to możliwe.
Warto również zwrócić uwagę na to, jak odpowiedzialny jest potencjalny partner w zakresie dywersyfikacji swoich zasobów w celu zminimalizowania ryzyka. Wskazane jest, aby jego pracownicy znajdowali się nie tylko w Ukrainie, ale także za granicą. Sam system powinien być również wdrożony w bezpiecznym środowisku. Jeśli jest on zależny od serwerów zlokalizowanych w naszym kraju, to niestety jest to obecnie dość ryzykowne.
Otwórz się na nowe doświadczenia
Aby czerpać jak najwięcej korzyści z wdrożenia systemu ERP, należy wziąć pod uwagę szereg czynników: od wyboru niezawodnego dostawcy i zespołu deweloperskiego po jasne zrozumienie celów biznesowych, które produkt ma realizować. Jednak być może najważniejszym warunkiem udanego wdrożenia jest maksymalne zaangażowanie w proces, motywacja i jedność pracowników oraz odpowiedzialne podejście do wszystkich etapów wdrożenia. Przekonanie, że sukces wdrożenia zależy wyłącznie od wdrażającego, jest z gruntu błędne. Stań się pełnoprawnym współautorem tego projektu i bądź otwarty na nowe doświadczenia, które nowy system może ci dać, oraz na najlepsze praktyki biznesowe, które ten system reprezentuje. W końcu tylko nowe doświadczenie może przynieść nowe rezultaty.
Jeśli chcesz zamówić indywidualną konsultację dotyczącą najlepszych praktyk w zakresie wdrażania i użytkowania systemu ERP, napisz do nas.
