W dzisiejszym szybko zmieniającym się środowisku biznesowym organizacje ze wszystkich branż – niezależnie od tego, czy są to firmy prywatne, agencje rządowe czy organizacje non-profit – potrzebują skutecznych systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Systemy ERP stały się kluczowym narzędziem do optymalizacji operacji, uzyskiwania wglądu w dane w czasie rzeczywistym i podejmowania świadomych decyzji, które napędzają wzrost i poprawiają efektywność. Dziś pytanie nie brzmi już „czy firma potrzebuje systemu ERP?”, ale „jaki model wdrożenia – chmurowy czy lokalny – najlepiej odpowiada jej celom strategicznym?”.
Ewolucja chmurowych i lokalnych systemów ERP: wybór właściwej ścieżki
Oparte na chmurze rozwiązania ERP zyskały w ostatnich latach znaczną popularność, oferując firmom elastyczność dostępu do danych i aplikacji z dowolnego miejsca na świecie. Rozwiązania te integrują kluczowe procesy biznesowe – zarządzanie finansami, operacje łańcucha dostaw itp. oraz zapewniają możliwość skalowania. Oparte na chmurze systemy ERP pozwalają firmom automatyzować rutynowe zadania, zmniejszać obciążenie infrastruktury IT i szybko dostosowywać się do zmian rynkowych. Według Gartnera do 2025 r. około 85% wszystkich systemów ERP będzie opartych na chmurze, podczas gdy w 2020 r. odsetek ten wynosił zaledwie 35%. Poziom wdrożenia systemów ERP w chmurze różni się w zależności od regionu:
- Ameryka Północna jest liderem w zakresie wdrażania ERP w chmurze, a 94% amerykańskich firm korzysta z co najmniej jednego rodzaju wdrożenia rozwiązań chmurowych wśród osób podejmujących decyzje dotyczące infrastruktury IT, według Forrestera.
- Azja i Pacyfik stanowią obecnie 37% wszystkich centrów danych w chmurze na świecie, co wskazuje, że firmy aktywnie przechodzą na rozwiązania chmurowe.
- Europa również szybko wdraża systemy ERP oparte na chmurze w ramach swoich programów modernizacji i przejścia do strategii chmurowej.
Pomimo rosnącej popularności rozwiązań opartych na chmurze, wiele firm pozostaje przywiązanych do lokalnych systemów ERP ze względu na specyficzne dla branży wymogi regulacyjne. Na przykład firmy produkcyjne, sektor publiczny oraz instytucje finansowe często potrzebują pełnej kontroli nad przechowywaniem danych i zgodnością z przepisami, więc lokalne systemy ERP pozostają dla nich praktycznym wyborem. Microsoft Dynamics 365 Business Central (wcześniej znany jako Dynamics NAV) pozostaje jednym z czołowych rozwiązań ERP, oferując zarówno opcje wdrażania w chmurze, jak i lokalnie, umożliwiając firmom wybór najlepszego podejścia w zależności od ich potrzeb biznesowych. Systemy ERP oparte na chmurze zapewniają elastyczność i skalowalność, podczas gdy rozwiązania lokalne pozostają niezbędne w branżach o ścisłych wymaganiach dotyczących zarządzania danymi.
W firmie SMART business udział lokalnych wdrożeń systemów ERP systematycznie maleje. W 2024 roku jedynie 6% wszystkich projektów zostało zrealizowanych lokalnie, co jednoznacznie wskazuje na strategiczne ukierunkowanie firmy na rozwiązania chmurowe w odpowiedzi na rosnące zapotrzebowanie rynku i chęć zwiększenia efektywności.
Przyszłość ERP: migracja do chmury
Rynek ERP przechodzi znaczącą transformację, a czołowi producenci, w tym Microsoft, nieustannie zmierzają w kierunku rozwiązań w pełni opartych na chmurze. Microsoft ogłosił niedawno, że Business Central BC25 będzie ostatnią wersją Business Central z możliwością bezpośredniej aktualizacji z BC14 do BC24. Począwszy od wersji BC26, zaplanowanej na początek kwietnia 2025 r., wymagane będą dodatkowe kroki w celu aktualizacji systemu, co wskazuje na jeszcze większy nacisk na rozwiązania chmurowe.
Dla firm, które obecnie korzystają z Microsoft Dynamics 365 Business Central w wersjach wcześniejszych niż BC25, aktualizacja będzie wymagała większego zaangażowania zasobów. Wprowadzenie dodatkowych kroków oznacza, że proces aktualizacji będzie wymagał więcej czasu, zasobów i pieniędzy. Jednoetapowa aktualizacja jest zwykle szybsza, łatwiejsza i mniej kosztowna, podczas gdy dodatkowy krok rozszerza zakres projektu i zwiększa koszty oraz czas trwania prac. Dodatkowo, bardziej rygorystyczne wymagania Microsoftu dotyczące wersji mogą utrudnić utrzymanie starszych wersji i zapewnienie kompatybilności, szczególnie w przypadku firm, które integrują Business Central z innymi aplikacjami biznesowymi Microsoft lub systemami innych firm.
Aktualizacja do wersji BC25 przed wydaniem wersji BC26 pozwoli zachować możliwość jednoetapowej aktualizacji, która zapewni płynniejszy, szybszy i bardziej opłacalny proces przyszłych aktualizacji. Zmniejszy to ryzyko, obciążenie zespołu IT, a także pozwoli zachować już skonfigurowane modyfikacje, oszczędzając czas i zasoby.
Kluczowe czynniki wpływające na wybór systemu ERP
- Koszt posiadania
- ERP w chmurze: Model subskrypcyjny z ujednoliconym licencjonowaniem dla wersji SaaS i lokalnych. Ogranicza początkowe koszty inwestycyjne, jednak całkowity koszt może się zmieniać w zależności od obciążenia systemu, wielkości bazy danych czy dodatkowych licencji (np. LS Central w modelu SaaS lub dodatkowa przestrzeń dyskowa).
- Lokalny system ERP: Oprócz licencji na oprogramowanie wymagane są też dodatkowe koszty operacyjne, takie jak licencje na system operacyjny i SQL, wynajem serwerów oraz ich utrzymanie. Przy dużych wymaganiach infrastrukturalnych lub bardzo rozbudowanych bazach danych lokalne rozwiązania mogą być bardziej opłacalne niż SaaS.
- Infrastruktura IT i utrzymanie
- ERP w chmurze: Dostawca odpowiada za aktualizacje, bezpieczeństwo i utrzymanie, zmniejszając obciążenie wewnętrznego zespołu IT.
- Lokalny system ERP: Wymaga zaangażowania wewnętrznego zespołu IT w celu zapewnienia aktualizacji oprogramowania, bezpieczeństwa i konserwacji sprzętu.
- Bezpieczeństwo i zgodność
- ERP w chmurze: Bezpieczeństwo jest zapewniane przez dostawcę i jest poparte międzynarodowymi certyfikatami, chociaż niektóre firmy mogą mieć obawy dotyczące przechowywania danych przez osoby trzecie.
- Lokalny system ERP: Umożliwia pełną kontrolę nad kwestiami bezpieczeństwa i zgodności z przepisami – szczególnie istotne w branżach o ścisłych regulacjach prawnych.
- Skalowalność i dostępność
- ERP w chmurze: Łatwo skalowalny i dostępny z dowolnego miejsca na świecie z połączeniem internetowym.
- Lokalny system ERP: Skalowanie wymaga inwestycji w dodatkowy sprzęt, a dostęp z zewnątrz jest często ograniczony.
- Szybkość wdrożenia
- ERP w chmurze: Zwykle wdrażany szybciej, ponieważ nie wymaga fizycznej konfiguracji sprzętu.
- Lokalny system ERP: Wymaga więcej czasu na przygotowanie infrastruktury i konfigurację oprogramowania.
- Ciągłość działania i odzyskiwanie danych po awarii
- ERP w chmurze: Posiada wbudowane funkcje tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych po awarii.
- Lokalny system ERP: Wymaga opracowania własnej strategii tworzenia kopii zapasowych, co zwiększa ryzyko utraty danych.
Jak wybrać odpowiednie rozwiązanie
Wybór między chmurowym a lokalnym systemem ERP zależy od indywidualnych potrzeb biznesowych, wymagań branżowych i długoterminowej strategii IT firmy. Rozwiązania oparte na chmurze oferują elastyczność, skalowalność, niższe koszty utrzymania i łatwy dostęp, podczas gdy systemy lokalne zapewniają pełną kontrolę nad bezpieczeństwem i dostosowaniem. Biorąc pod uwagę szybki wzrost popularności ERP w chmurze, firmy powinny dokładnie przeanalizować długoterminowe korzyści płynące z modelu SaaS, aby pozostać konkurencyjnymi i zadbać o stabilny rozwój w przyszłości.
