BROCARD to jeden z czołowych graczy na ukraińskim rynku premium perfum i kosmetyków, który od 1997 roku kształtuje kulturę beauty & luxury. Obecnie sieć obejmuje 67 sklepów w 22 miastach Ukrainy i oferuje asortyment liczący około 32 tys. produktów od ponad 600 marek. Zaufanie do BROCARD każdego dnia potwierdza ponad 2,5 mln klientów — jest to efekt systematycznej pracy nad jakością, reputacją oraz doświadczeniem klienta.
Taka skala działalności wymaga najwyższego poziomu profesjonalizmu zespołu, a w BROCARD doskonale rozumieją, że rozwój nie jest możliwy bez silnych kompetencji pracowników. Średni staż specjalistów w firmie wynosi 7,3 roku, a w dziale finansowym aż 11,6 roku, co bezpośrednio świadczy o tym, jak marka docenia swoich ekspertów. Jednocześnie nawet najwyższe kompetencje, niepoparte odpowiednim zapleczem technologicznym, rzadko pozwalają w pełni wykorzystać swój potencjał — dlatego BROCARD konsekwentnie rozwija i transformuje swoje oprogramowanie.
Historia tych transformacji została zaprezentowana podczas CFO 2025 — jednego z największych wydarzeń biznesowych, które co roku gromadzi tysiące dyrektorów finansowych, menedżerów oraz liderów zmian. Na tej platformie wymiany praktycznych doświadczeń Tetiana Samonenko, dyrektorka departamentu finansów i controllingu BROCARD, podzieliła się efektami ośmioletniej współpracy z firmą SMART business. Prelegentka opowiedziała, jak rozpoczął się proces transformacji technologicznej oraz jakie cele strategiczne udało się BROCARD zrealizować w jego trakcie.
Początek transformacji: co skłoniło firmę do poszukiwania nowego oprogramowania
BROCARD wdrożył swój pierwszy system CRM już w 2002 roku. Przez wiele lat zapewniał on podstawowe wsparcie procesów biznesowych, jednak z biegiem czasu zaczął ograniczać dalszy rozwój firmy. Do 2016 roku możliwości technologiczne systemu przestały odpowiadać skali działalności BROCARD oraz wymaganiom nowoczesnego handlu detalicznego. System nie był w stanie zapewnić zespołowi:
- pełnej elastyczności i rozbudowy narzędzi marketingowych,
- odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych klientów,
- bieżącego monitorowania stanów magazynowych w poszczególnych sklepach.
Dane pochodzące z różnych źródeł — platform online, sklepów stacjonarnych oraz odrębnych systemów wewnętrznych — musiały być konsolidowane ręcznie, co znacząco utrudniało podejmowanie szybkich decyzji zarządczych.
Równolegle rosły wymagania wobec infrastruktury IT. Rozwój nowoczesnego handlu detalicznego postawił przed BROCARD nowe wyzwania:
- zarządzanie milionami SKU oraz złożonymi łańcuchami logistycznymi;
- wysokie oczekiwania klientów dotyczące nieprzerwanej, wysokiej jakości obsługi;
- potrzeba tworzenia maksymalnie trafnych ofert oraz zapewnienia stałej dostępności produktów;
- czynniki zewnętrzne — zakłócenia w dostawach, inflacja oraz niedobór pracowników.
Aby skutecznie funkcjonować w takich realiach, firma musiała przetwarzać ogromne wolumeny danych pochodzących z systemów ERP, CRM, POS, WMS, e-commerce oraz dziesiątek innych rozwiązań. Ręczne procesy i przestarzałe oprogramowanie nie były już w stanie zapewnić wymaganej szybkości ani jakości realizacji procesów biznesowych.
Dlatego kolejny etap rozwoju był oczywisty — BROCARD musiał przejść na nowoczesne oprogramowanie, które umożliwiłoby skalowanie działalności, pracę na danych w czasie rzeczywistym oraz budowę procesów adekwatnych do dynamicznych wyzwań rynkowych.
Ukryte wyzwania: jak BROCARD poradził sobie z trudnościami we wdrażaniu innowacji
Przejście BROCARD na nowy model technologiczny nie nastąpiło z dnia na dzień — proces ten był realizowany etapami i wiązał się zarówno z barierami technicznymi, jak i organizacyjnymi. Jedną z kluczowych zmian było nowe podejście do współpracy z działem IT. Jeszcze kilka lat temu zespół IT angażowano głównie „w razie awarii”, a rozwiązania cyfrowe postrzegano przede wszystkim jako narzędzia wsparcia operacyjnego, a nie element strategicznego rozwoju. Wraz z rozpoczęciem cyfrowej transformacji sytuacja uległa zasadniczej zmianie. IT stało się źródłem pomysłów, innowacji oraz ciągłego doskonalenia funkcjonalności, otwierając przed biznesem niemal nieograniczone możliwości skalowania.
Aby osiągnąć najlepsze efekty wdrożeniowe, działy finansów i IT określiły następujące kluczowe obszary współpracy:
- wspólne planowanie oraz kontrolę budżetów przeznaczonych na innowacje cyfrowe;
- wdrożenie nowego systemu ERP Business Central;
- rozwój kultury pracy z danymi;
- szkolenia pracowników oraz podnoszenie poziomu kompetencji cyfrowych.
Istotną rolę w procesie optymalizacji odegrał również dyrektor IT BROCARD — katalizator zmian i motor innowacji, który potrafił połączyć perspektywę biznesową z ekspercką wiedzą technologiczną.
Pierwszym poważnym krokiem transformacji było uruchomienie pierwszego sklepu internetowego opartego na platformie LS Central oraz migracja procesów back-office do nowoczesnego systemu. Przed rozpoczęciem pełnoskalowej inwazji firma zarządzała siecią 96 sklepów stacjonarnych, a skala tej działalności wymagała znacznie bardziej zaawansowanej architektury IT.
Jednocześnie każdy z tych etapów — wskutek zbiegu okoliczności — wiązał się z dodatkowymi wyzwaniami:
- pandemia COVID-19, która znacząco spowolniła działalność operacyjną i wymusiła nowe modele pracy;
- rozpoczęcie pełnoskalowej inwazji Rosji na Ukrainę, gdy start prac nad nowym backoffice’em przypadł na okres największej niestabilności.
Na pierwszy rzut oka nie był to najlepszy moment na transformację. Mimo to zespół BROCARD podjął decyzję, by nie zatrzymywać rozpoczętych zmian.
W efekcie BROCARD zbudował w pełni zintegrowany ekosystem cyfrowy:
- strona internetowa — LS Central
- terminale POS — LS Central
- CRM — Microsoft Dynamics 365 Customer Insights
- aplikacja mobilna — LS Central
- analityka danych — Power BI, Microsoft Fabric
- ERP — Microsoft Dynamics 365 Business Central
- środowisko biurowe — Microsoft 365
Rezultat nr 1: transformacja strategii marketingowej
Narzędzia cyfrowe całkowicie zmieniły podejście BROCARD do marketingu, przekształcając go w inteligentny system oparty na precyzyjnych danych i szybkiej reakcji. Firma zyskała pogłębione zrozumienie klientów — nie tylko ich podstawowych cech, lecz przede wszystkim rzeczywistych zachowań, preferencji i motywacji zakupowych. Dane ze wszystkich kanałów trafiają do systemu CRM niemal w czasie rzeczywistym, co umożliwia natychmiastowe reagowanie na działania klientów oraz uruchamianie spersonalizowanych inicjatyw marketingowych.
Pozwoliło to znacząco skrócić czas analizy, zautomatyzować segmentację oraz zwiększyć skuteczność kampanii. Marketing przestał działać „na ślepo” — każdy komunikat trafia do właściwej grupy odbiorców, co przekłada się na lepszą optymalizację budżetu i realny wzrost wyników.
Aplikacja mobilna: nowy punkt wzrostu
Zmodernizowany ekosystem mobilny przyniósł wymierne zmiany w zachowaniach klientów:
- +20% wzrostu całkowitej sprzedaży,
- +30% udziału młodej grupy odbiorców w wieku 18–25 lat,
- wzrost udziału męskiej grupy klientów, którzy coraz częściej dokonują zakupów na własne potrzeby,
- o 50% dłuższy czas sesji w aplikacji w porównaniu do strony internetowej.
Potwierdza to, że aplikacja mobilna stała się pełnoprawną platformą interakcji z klientem oraz narzędziem spersonalizowanej obsługi.
Sztuczna inteligencja jako motor innowacji
Sztuczna inteligencja jest zintegrowana z codzienną działalnością BROCARD:
- wirtualna przymiarka makijażu AR obniża bariery przed zakupem i stymuluje sprzedaż online;
- Zemits Skin Analysis System analizuje stan skóry w ciągu 15 sekund — innowacyjna usługa wzmacniająca eksperckość sklepów;
- spersonalizowane rekomendacje, powiadomienia push oraz identyfikacja ryzyka odejścia klientów są tworzone na podstawie danych z Customer Data Platform oraz algorytmów sztucznej inteligencji.
W rezultacie BROCARD zyskał marketing, który nie tylko sprzedaje, ale także przewiduje potrzeby klientów i działa proaktywnie.
Rezultat nr 2: zarządzanie zapasami i podejmowanie decyzji zarządczych
Zmodernizowana infrastruktura technologiczna BROCARD umożliwiła całkowite przeprojektowanie zarządzania zapasami oraz znaczące przyspieszenie procesu podejmowania decyzji zarządczych. Codzienne raporty w Power BI są obecnie generowane automatycznie, dostarczając kadrze zarządzającej aktualnych danych dotyczących sprzedaży, marżowości, stanów magazynowych oraz kluczowych wskaźników KPI. Sprawozdawczość finansowa prowadzona jest zgodnie z międzynarodowymi standardami — z prawidłowym ujęciem operacji związanych z kartami podarunkowymi i sprzedażą online — natomiast raportowanie zarządcze prezentuje szczegółową strukturę kosztów (ceny dostawców, koszty dostawy, ubezpieczenia, retrobonusy itp.).
Automatyzacja operacji w sklepach przyniosła wyraźny wzrost efektywności:
- przyjmowanie, przemieszczanie i księgowanie wydań towarów odbywa się obecnie poprzez skanowanie z automatycznym przetwarzaniem danych, co pozwoliło zwiększyć szybkość procesów o 50%;
- wyeliminowano konieczność realizowania przesunięć przez magazyn centralny — towary mogą być przemieszczane bezpośrednio pomiędzy sklepami lub sprzedawane klientom hurtowym bezpośrednio z punktu sprzedaży;
- dzięki zastosowaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego wewnętrzny obieg dokumentów skrócił się z 10 dni do 1–2 dni;
- wdrożenie programowego systemu kasowego (RRO) zapewniło nieprzerwaną pracę nawet w trybie offline — do 36 godzin bez dostępu do internetu.
Osobnym przełomem stała się inwentaryzacja — obecnie jest ona przeprowadzana przy użyciu smartfona oraz mobilnej aplikacji Microsoft Dynamics 365 Business Central. Pozwoliło to angażować wyłącznie personel administracyjny (bez konieczności udziału specjalistów doskonale znających asortyment), a tempo inwentaryzacji wzrosło 2,5-krotnie.
Zarządzanie zapasami również weszło na nowy poziom dzięki automatycznemu wyliczaniu uzupełnień. System, który w sposób zautomatyzowany działa w nocy, porównuje stany magazynowe z poziomem docelowym i każdego ranka generuje dokumenty przesunięć z magazynu centralnego oraz zamówienia do dostawców. Cała działalność zakupowa jest kontrolowana przez system akceptacji: dział handlowy zatwierdza kartę dostawcy, a wszelkie rozbieżności cenowe uniemożliwiają działowi logistyki zaksięgowanie dokumentu bez potwierdzenia. Dodatkowo system mierzy poziom realizacji (Service Level) każdego dostawcy.
Również zarządzanie statusami towarów stało się bardziej przejrzyste — system umożliwia nakładanie blokad na zakup, sprzedaż lub sprzedaż z rabatem. Podczas generowania kodu kreskowego algorytm automatycznie określa optymalny poziom rabatu w zależności od terminu przydatności — im krótszy termin, tym wyższy rabat, co pozwala ograniczyć straty wynikające z odpisów.
Rekomendacje BROCARD: na co zwrócić uwagę podczas cyfrowej transformacji?
Cyfrowa transformacja to nie tylko wybór platformy, lecz także dziesiątki decyzji wpływających na to, jak efektywnie system będzie funkcjonował w praktyce. W BROCARD wyodrębniono kilka kluczowych rekomendacji, które mogą pomóc firmom przejść ten proces bez zbędnych kosztów i błędów:
- Precyzyjnie określ niezbędny zakres personalizacji
Duża liczba modyfikacji niestandardowych może utrudnić późniejsze utrzymanie systemu oraz przyszłe aktualizacje, a także zwiększyć budżet projektu. Z kolei korzystanie wyłącznie ze standardowej funkcjonalności bywa nieoptymalne — każda firma posiada bowiem specyficzne procesy operacyjne, do których oprogramowanie powinno być dostosowane. Najlepszym rozwiązaniem jest powierzenie tych konfiguracji dostawcy systemu.
- Angażuj kluczowych interesariuszy od pierwszego dnia
Aktywny udział działu finansowego oraz zespołów powiązanych jest krytycznie istotny. To właśnie one najlepiej rozumieją procesy wewnętrzne i są w stanie na wczesnym etapie zidentyfikować ryzyka lub nieścisłości w konfiguracji oprogramowania.
- Formułuj w precyzyjny sposób
Szczegółowy opis wymagań biznesowych na początku projektu to nie biurokracja, lecz realna oszczędność czasu i środków. Prawidłowo zdefiniowane zadania są gwarancją, że zespół techniczny wdroży procesy zgodnie z oczekiwaniami biznesu. Niejasne lub niekompletne wymagania często generują dodatkowe poprawki i opóźnienia.
- Przeprowadzaj testy end-to-end z udziałem różnych działów
System operuje na danych tworzonych przez pracowników innych zespołów. Jedna błędnie zatwierdzona opcja lub zbędne ustawienie może znacząco wpłynąć na procesy finansowe, logistyczne czy raportowe. Dlatego testy end-to-end są niezbędnym etapem, który pozwala z wyprzedzeniem wykryć problemy, które później byłyby trudne do skorygowania.
Przyszłość jest już dziś: plany BROCARD na dalszy rozwój
Marka BROCARD pokazuje, że strategiczne myślenie i zaufanie do własnego zespołu potrafią przynieść rezultaty przekraczające pierwotne oczekiwania. Silna kultura organizacyjna, zaufanie wewnątrz zespołu oraz konsekwentne skoncentrowanie na kliencie stały się fundamentem, który umożliwił BROCARD rozpoczęcie szeroko zakrojonej cyfrowej transformacji — jednej z najbardziej ambitnych w ukraińskim segmencie beauty retail. W rezultacie dziś BROCARD to marka, która działa tak, jak będzie działał nowoczesny rynek jutra.
BROCARD nie zatrzymuje się na osiągniętych rezultatach i już dziś kształtuje technologiczny krajobraz swojej przyszłości. Jednym z kluczowych kierunków rozwoju będzie wdrożenie generatywnej sztucznej inteligencji w obszarze finansów — od automatycznego tworzenia budżetów i prognoz, po inteligentną analizę kosztów oraz opracowywanie scenariuszy optymalizacyjnych. Firma planuje także szersze wykorzystanie zaawansowanych możliwości usług chmurowych, co pozwoli skalować infrastrukturę IT, wzmocnić bezpieczeństwo oraz zwiększyć szybkość przetwarzania danych. Osobny nacisk zostanie położony na dalsze doskonalenie procesów kontroli kosztów i budżetowania, a także pogłębienie rachunkowości zarządczej w celu zapewnienia precyzji i transparentności decyzji finansowych.
Firma SMART business aktywnie wspiera ukraińskie przedsiębiorstwa w rozwoju oraz ekspansji na rynki międzynarodowe. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o automatyzacji procesów biznesowych i dobrać rozwiązania dopasowane do potrzeb Twojej organizacji — pozostaw zapytanie o konsultację, a eksperci SMART business z przyjemnością pomogą.
