Od 2019 roku gruziński oddział firmy nie tylko dostarcza lokalnym przedsiębiorstwom sprzęt, lecz także oferuje zintegrowane rozwiązania outsourcingowe, których celem jest optymalizacja procesów biznesowych klientów, zwiększenie produktywności oraz obniżenie kosztów.
Konica Minolta postrzega siebie jako firmę oferującą kompleksowe rozwiązania, a nie tylko dostawcę sprzętu. Jej usługi koncentrują się na partnerskiej współpracy z klientami, innowacjach technologicznych, wysokiej jakości obsłudze oraz zarządzaniu usługami.
Postęp cyfrowy to nie tylko szybkość i automatyzacja — to przede wszystkim przejrzystość.
To możliwość skupienia się na tym, co naprawdę istotne, dzięki większej ilości czasu i energii. Dla Konica Minolta innowacja nie jest celem samym w sobie, lecz środkiem do ochrony tego, co ma znaczenie: wspomnienia ukrytego w zdjęciu, historii zawartej w dokumencie, idei stojącej za biznesem. W dzisiejszej rzeczywistości przechowujemy niezliczone obrazy i ważne pliki w chmurze, na dyskach czy w sieciach — a jednak to właśnie jedno stare zdjęcie na ścianie, uśmiech bliskich uchwycony w ramce, przywraca równowagę w trakcie długiego czy stresującego dnia. Wysokiej jakości, trwałe obrazy mają swoją emocjonalną wagę — i mało kto rozumie to lepiej niż Konica Minolta, firma z wieloletnim doświadczeniem w dziedzinie obrazowania i technologii druku.
Jako światowy lider w zakresie wysokiej jakości drukarek, kopiarek, urządzeń wielofunkcyjnych oraz usług IT, Konica Minolta działa w wielu branżach — od automatyzacji procesów biznesowych i opieki zdrowotnej, po profesjonalny druk i naukę o materiałach — dostarczając zaawansowane rozwiązania klasy enterprise w każdej z nich. To jednak, co naprawdę wyróżnia firmę, to – według jej pracowników – ludzie. To globalny zespół, który wspiera się nawzajem, stawia sobie wyzwania i rozwija się razem.
Dla firmy opartej na innowacjach, silnych wartościach i kulturze stawiającej ludzi na pierwszym miejscu, posiadanie odpowiednich narzędzi jest kluczowe do realizacji celów na wszystkich poziomach organizacji. Nowoczesne systemy ERP stały się fundamentem nowoczesnych, rozwijających się firm — i właśnie tutaj wkracza SMART business Georgia.
Za kulisami to właśnie takie firmy jak SMART business Georgia wspierają wielkie idee, dbając o to, by kluczowe procesy — księgowość, lokalizacja i systemy ERP — działały sprawnie. Na pierwszy rzut oka może się to wydawać niezwiązane, ale tak jak zegarek opiera się na pracy każdego drobnego trybiku, tak cyfryzacja odgrywa istotną rolę w umożliwieniu innowacyjnym firmom skupienia się na tym, co potrafią najlepiej: tworzeniu trwałej wartości.
Krok w stronę większej efektywności i rozwoju
Przed wdrożeniem nowego systemu ERP firma Konica Minolta Georgia zarządzała swoimi operacjami za pomocą mieszanki odrębnych, często ręcznych procesów. Kluczowe funkcje biznesowe były realizowane z wykorzystaniem arkuszy kalkulacyjnych i przestarzałych narzędzi, co prowadziło do nieefektywności, częstych błędów oraz braku dostępu do danych w czasie rzeczywistym. Taka rozproszona struktura utrudniała monitorowanie wyników, podejmowanie decyzji opartych na danych oraz szybką reakcję na zmiany w otoczeniu biznesowym.
Decyzja o modernizacji została podjęta z potrzeby wdrożenia bardziej zintegrowanego i usprawnionego rozwiązania, które mogłoby zwiększyć efektywność operacyjną, poprawić przejrzystość działań oraz zapewnić lepsze możliwości raportowania. Nowoczesny system ERP został uznany za kluczowy nie tylko w kontekście bieżących wyzwań operacyjnych, lecz także jako fundament długoterminowego rozwoju.
Podczas wyboru nowego rozwiązania zespół skupił się na kilku kluczowych kryteriach: bezproblemowej integracji z istniejącą infrastrukturą, intuicyjnym i przyjaznym interfejsie ułatwiającym wdrożenie oraz niezawodnym wsparciu po implementacji. Celem było zminimalizowanie zakłóceń przy jednoczesnym zapewnieniu ciągłej pomocy i możliwości skalowania systemu. Kolejnym istotnym wymaganiem była automatyzacja — wiele procesów w poprzednim systemie wymagało ręcznej obsługi, co wiązało się z czasochłonnymi zadaniami i większym ryzykiem błędów. Nowy system ERP zniwelował te braki, wprowadzając większy poziom automatyzacji, lepszą przejrzystość codziennych działań oraz efektywniejsze podstawy do dalszego rozwoju.
Zdecydowaliśmy się na wdrożenie nowego systemu ERP, ponieważ dotychczasowe rozwiązanie przestało odpowiadać na rosnące potrzeby naszej firmy i zaczęło wykazywać oznaki niewydolności. Wraz z rozwojem organizacji napotykaliśmy coraz więcej trudności związanych z przestarzałymi procesami, silosami danych oraz ograniczoną integracją pomiędzy działami. Brak skalowalności stawał się barierą dla dalszego rozwoju, a zapewnienie sprawnego działania operacyjnego stawało się coraz większym wyzwaniem. Nasze oczekiwania wobec rozwiązania SMART Localization koncentrowały się na zwiększeniu efektywności operacyjnej i zapewnieniu zgodności z lokalnymi regulacjami. Liczyliśmy na poprawę w zarządzaniu zróżnicowanymi procesami, usprawnienie przepływów pracy oraz lepsze możliwości raportowania, które umożliwią nam pełniejszy wgląd w wyniki. Mieliśmy nadzieję, że funkcje lokalizacyjne ułatwią obsługę wymogów prawnych, podatkowych i sprawozdawczych.
Decyzję o nawiązaniu współpracy z SMART business Georgia wzmocniły pozytywne doświadczenia czeskiego oddziału Konica Minolta, który wcześniej współpracował z ukraińskim zespołem SMART business. Tym, co ostatecznie wyróżniło partnera, była jego ugruntowana reputacja, głęboka wiedza techniczna oraz podejście zorientowane na klienta. Zespół SMART business wykazał się doskonałym zrozumieniem potrzeb Konica Minolta i zaproponował elastyczne rozwiązania, które wspierają zarówno doskonałość operacyjną, jak i długoterminowy rozwój.
To przejście stanowiło strategiczny punkt zwrotny w cyfrowej transformacji firmy — kładąc fundamenty pod bardziej inteligentne procesy, lepszą zgodność z regulacjami oraz skalowalną efektywność w przyszłości.
Wdrożenie SMART Accounting: współpraca, dostosowanie i wyzwania praktyczne
Wdrożenie rozwiązania SMART Accounting w Konica Minolta było istotnym krokiem na drodze cyfrowej transformacji firmy. Powołano wewnętrzny, międzydziałowy zespół projektowy, w skład którego weszli przedstawiciele kluczowych działów – tak, aby nowy system był zgodny z potrzebami operacyjnymi i mógł zostać szeroko zaadaptowany w całej organizacji. Ze strony dostawcy firma SMART business zapewniła stałe wsparcie, ekspercką wiedzę i doradztwo techniczne, ściśle współpracując z wewnętrznymi interesariuszami na każdym etapie realizacji projektu.
Na początku projektu wyznaczono jasne cele:
- Zapewnić płynne przejście przy minimalnych zakłóceniach w codziennym funkcjonowaniu firmy
- Zbudować w pełni zintegrowany system umożliwiający udostępnianie danych i raportowanie w czasie rzeczywistym
- Wspierać skuteczne wdrożenie użytkowników poprzez odpowiednie szkolenia i bieżące wsparcie
Choć kluczowe cele zostały w dużej mierze osiągnięte, proces wdrożenia nie był pozbawiony wyzwań. Niektóre dostosowania — zwłaszcza te związane z wewnętrznymi procesami i zgodnością z przepisami — wymagały więcej czasu i iteracji, niż początkowo zakładano. Ze względu na specyfikę działalności Konica Minolta, konieczne było opracowanie szeregu funkcji dostosowanych do lokalnych realiów oraz elementów lokalizacyjnych, które odpowiadały konkretnym wymaganiom prawnym i podatkowym. Firma SMART business Georgia wykazała się dużą elastycznością i szybkością reakcji, skutecznie odpowiadając na te potrzeby i zapewniając zgodność rozwiązania z gruzińskimi regulacjami — z zachowaniem globalnych standardów.
Produkt SMART Localization został w pełni wdrożony w firmie bez konieczności wprowadzania dodatkowych modyfikacji. Oprócz standardowej funkcjonalności Business Central, system połączył globalne rozwiązania partnera – specyficzne dla Konica Minolta – z naszym rozwiązaniem SMART Localization. Stanowiło to istotne wyzwanie i wiązało się z pewnym ryzykiem, ponieważ istniała możliwość wystąpienia konfliktów między oboma systemami, które mogłyby wymagać dodatkowych prac rozwojowych. Jednak nie napotkaliśmy żadnych poważnych problemów. Dzięki ścisłej współpracy naszego zespołu z klientem udało się skutecznie zoptymalizować procesy w firmie i spełnić oczekiwania zarówno użytkowników końcowych, jak i kluczowych interesariuszy.
Jednak dostosowanie istniejących procesów biznesowych do nowego środowiska ERP okazało się momentami wyzwaniem. Nie zawsze było łatwo przełożyć pełen zakres wewnętrznych przepływów pracy na konfiguracje techniczne w sposób, który nie powodowałby niejasności czy opóźnień. Niektóre z bardziej zaawansowanych funkcji systemu wprowadzały dodatkowy poziom złożoności, co początkowo spowalniało adaptację użytkowników. Mimo to współpraca między wewnętrznym zespołem a SMART business pozostawała silna, co umożliwiło systematyczne postępy i skuteczne rozwiązywanie problemów na każdym etapie projektu.
Jednym z istotnych aspektów technicznych było dostosowanie funkcjonalności lokalizacji gruzińskiej do globalnych rozwiązań ACC2 wykorzystywanych przez Konica Minolta. Początkowo istniały obawy, że te dwa elementy mogą ze sobą kolidować, jednak dzięki skoordynowanym działaniom obu stron nie wystąpiły żadne poważne problemy. Oba systemy zostały pomyślnie zintegrowane, a operacje przebiegają obecnie sprawnie — z pełną lokalizacją i zgodnością z przepisami.
Wymierne postępy dzięki automatyzacji i zgodności z przepisami
Wdrożenie rozwiązania SMART Accounting w Konica Minolta stanowiło istotny krok w kierunku większej automatyzacji i efektywności operacyjnej. Głównym celem było zautomatyzowanie jak największej liczby codziennych procesów, aby zminimalizować ryzyko błędów ludzkich, przyspieszyć przepływy pracy oraz zapewnić spójność między funkcjami biznesowymi.
Choć system już przyniósł zauważalne korzyści — szczególnie w zakresie usprawnienia procesów, zwiększenia dokładności danych oraz lepszego wglądu w wyniki biznesowe — transformacja wciąż trwa. Zespół wewnętrzny nadal dostosowuje się do nowych przepływów pracy i funkcjonalności. Niektóre zaawansowane funkcje okazały się bardziej złożone niż początkowo zakładano, i wymagają dalszego wsparcia, by w pełni wykorzystać ich potencjał. Pomimo tych wyzwań firma pozostaje przekonana, że dalsze dopracowanie rozwiązania oraz rosnąca biegłość użytkowników zwiększą jego ogólną efektywność.
Kluczowym elementem wdrożenia była integracja modułu Geo Localization, opracowanego z myślą o wsparciu zespołów księgowych i operacyjnych, które na co dzień obsługują różnorodne transakcje. Dzięki tej funkcjonalności użytkownicy pracują bezpośrednio z systemami zgodnymi z gruzińskim prawodawstwem — w obrębie ERP — co znacząco usprawnia zgodność z przepisami oraz procesy raportowania.
Aby w pełni dostosować system do lokalnych regulacji i usprawnić działalność operacyjną, SMART Accounting został wyposażony we wszystkie niezbędne moduły, w tym:
- Zarządzanie zakupami i sprzedażą
- Zarządzanie magazynem
- Zarządzanie środkami pieniężnymi
- Obsługę VAT i odpisów
- Zarządzanie środkami trwałymi
- Raportowanie i zamknięcia okresu
Moduły te nie tylko wspierają zgodność z przepisami prawa, ale także usprawniają komunikację między działami oraz zapewniają uporządkowane raportowanie — zarówno dla kadry zarządzającej, jak i interesariuszy zewnętrznych.
Nasze doświadczenia ze współpracy z zespołem projektowym SMART business oceniamy bardzo pozytywnie. Zespół wykazał się doskonałym zrozumieniem naszych potrzeb biznesowych i zaangażowaniem w to, by wdrożenie przebiegło jak najbardziej efektywnie. Od samego początku odczuwalna była partnerska współpraca, a szczególnie doceniliśmy otwartość i responsywność zespołu SMART business na każdym etapie projektu. Jednym z mocnych stron tej współpracy była ich ekspercka znajomość systemu ERP i umiejętność poruszania się w jego złożoności. Wnosili cenne spostrzeżenia, zwłaszcza przy dostosowywaniu rozwiązania do naszych specyficznych wymagań. Wykazywali się także proaktywnością – sami identyfikowali potencjalne problemy i proponowali rozwiązania, co pozwoliło nam utrzymać tempo prac mimo napotkanych wyzwań.
W perspektywie
Wdrożenie systemu ERP w Konica Minolta Georgia to coś więcej niż zakończony projekt — to długoterminowe zobowiązanie do cyfrowego rozwoju. Choć początkowa faza implementacji SMART Accounting przyniosła wymierne korzyści w zakresie automatyzacji, dokładności i zgodności z przepisami, firma nie postrzega systemu jako rozwiązania statycznego, lecz jako narzędzie, które będzie ewoluować wraz z rozwojem biznesu. Plany na przyszłość obejmują dalsze udoskonalanie i optymalizację, tak aby system ERP stale odpowiadał na zmieniające się potrzeby operacyjne. Mając u boku zaufanego partnera technologicznego, jakim jest SMART business Georgia, Konica Minolta z optymizmem patrzy w przyszłość — konsekwentnie rozwijając cyfrowe fundamenty, by wspierać zrównoważony rozwój, inteligentne procesy i trwałą wartość.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak rozwiązania SMART business mogą przyczynić się do rozwoju Twojej firmy, napisz do nas, a nasz zespół wkrótce się z Tobą skontaktuje.
