Optymalizacja operacji i wdrażanie nowoczesnych rozwiązań ERP dla skalowania rozwoju
Sonniva Georgia doświadcza znacznego wzrostu, zarówno pod względem liczby fizycznych lokalizacji, jak i asortymentu produktów, co przełożyło się na potrzebę wdrożenia bardziej wydajnego i skalowalnego systemu. Uproszczenie procesów zakupu produktów, sprzedaży, zarządzania zapasami i analizy finansowej stało się kluczowe dla optymalizacji operacji. Istniejący system 1C, w którym dużo procesów było wykonywanych ręcznie, stał się przeszkodą ze względu na jego niezdolność do przetwarzania zwiększonej liczby transakcji i pewnej złożoności operacyjnej.
Kluczowe funkcje biznesowe, takie jak zarządzanie zapasami, sprzedaż i księgowość, wymagały solidnych rozwiązań, aby spełnić wymagania biznesowe. Istniejące procesy były często powolne, obarczone ryzykiem błędów i wymagały znacznego nakładu pracy ręcznej.
Uznając potrzebę kontynuowania trajektorii wzrostu i poprawy dokładności finansowej, Sonniva Georgia zdecydowała się na cyfrową transformację. Firma poszukiwała kompleksowego rozwiązania ERP do centralizacji i usprawnienia swoich operacji, poszukując jednego systemu, który zwiększy szybkość i wydajność przy jednoczesnej minimalizacji kosztów operacyjnych. Ich wizja była jasna: uproszczenie przepływów pracy, zmniejszenie liczby powtarzalnych zadań oraz umożliwienie szybszego i dokładniejszego podejmowania decyzji.
Z biegiem czasu szybki rozwój i wzrost Sonniva Georgia skłonił kierownictwo firmy do rozważenia wdrożenia jednego systemu ERP opartego na nowoczesnych zasadach planowania zasobów przedsiębiorstwa we wszystkich działach. Po ocenie gruzińskiego rynku wybraliśmy Microsoft Business Central, który spełnił wszystkie wymagania firmy. Szczególnie ważne było dla nas to, że system był elastyczny i pozwalał zaspokoić dodatkowe potrzeby firmy poprzez dostosowanie do indywidualnych potrzeb. We współpracy z zespołem SMART business Georgia wdrożyliśmy zarówno główny moduł systemu, jak i system zarządzania sprzedażą detaliczną LS Central. Dziś możemy śmiało powiedzieć, że dzięki skutecznemu wdrożeniu systemu skróciliśmy czas obsługi klienta i zwiększyliśmy wydajność pracowników.
Po przeanalizowaniu różnych systemów ERP dostępnych w Gruzji, Sonniva Georgia zawarła umowę partnerską ze SMART business Georgia, zaufanym partnerem Microsoft. Po dokładnym zapoznaniu się z wymaganiami klienta, firma SMART business Georgia zaleciła firmie Sonniva Georgia wdrożenie systemu LS Central SaaS. Podstawą tej rekomendacji był fakt, że rozwiązanie SaaS charakteryzuje się doskonałą elastycznością, ponieważ nie wymaga utrzymywania złożonej infrastruktury ani zatrudniania dodatkowych specjalistów. Co więcej, opcja SaaS pozwala na szybsze przetwarzanie płatności, oferując wydajniejsze i sprawniejsze podejście w porównaniu z rozwiązaniem on-premises. Elastyczność, skalowalność i możliwości integracji Microsoft Dynamics 365 Business Central i LS Central były kluczowymi czynnikami decydującymi o podjęciu decyzji. Celem tego partnerstwa było przeniesienie wszystkich kluczowych funkcji biznesowych na jedną platformę, zwiększenie wydajności, zmniejszenie liczby błędów i wspieranie podstawowych wartości Sonniva Georgia, takich jak wzrost i zadowolenie klientów.
Wdrożenie i wyzwania
Migracja do nowego systemu była dużym wyzwaniem, zwłaszcza jeśli chodzi o przyzwyczajenie pracowników do platformy Microsoft po korzystaniu z 1C. Nowe oprogramowanie wymagało opanowania innego interfejsu i funkcji.
Zespół SMART business zapewnił kompleksowe wsparcie podczas procesu wdrażania, w tym szkolenia i rozwiązania dostosowane do specyficznych potrzeb Sonniva Georgia. Szczególną uwagę poświęcono pracownikom, którzy początkowo czuli się niekomfortowo korzystając z nowego systemu. Z czasem nawet sceptycznie nastawieni pracownicy dostrzegli jego zalety, zwłaszcza szybkość i funkcjonalność.
Wdrażanie oprogramowania jest jak przeprowadzka do nowego domu – potencjał jest ogromny, ale najpierw trzeba go dostosować do swoich potrzeb. Posiadanie wiarygodnego partnera jest kluczowe dla tego procesu. Firma SMART wyróżniała się tym, że była w stanie dostarczyć dokładnie to, czego potrzebowaliśmy: skuteczne dostosowanie międzynarodowego systemu do naszych wymagań.
Jednym z kluczowych wyzwań było dopilnowanie tego, aby system mógł bezproblemowo przetwarzać zarówno operacje dotyczące sprzedaży detalicznej, jak i hurtowej. Obejmowało to automatyzację aktualizacji zapasów w wielu lokalizacjach i opracowanie funkcji dla dużych zamówień hurtowych.
Na etapie uruchamiania mieliśmy pewność, że obie strony są gotowe. Proces ten obejmował testowanie systemu, szkolenie użytkowników i dokładne przygotowanie w celu minimalizacji wystąpienia nieprzewidzianych problemów. Przez cały okres uruchomienia oba zespoły ściśle monitorowały system, aby upewnić się, że przynosi on pożądane rezultaty. Wszelkie problemy były szybko rozwiązywane i pod koniec miesiąca użytkownicy byli w pełni zadowoleni z systemu.
Kluczowe korzyści i wyniki
Wdrożenie SMART Accounting i LS Central przekształciło działalność firmy Sonniva Georgia. Nowy system znacznie poprawił wydajność biznesową i dokładność w kilku obszarach:
Uproszczenie operacji:
Czas poświęcany na transakcje został skrócony o 50%, co przełożyło się na przyspieszenie obsługi w punkcie sprzedaży i wzrost zadowolenia klientów.
Zmniejszenie liczby błędów:
Automatyzacja procesów zarządzania zapasami i sprzedaży pozwoliła na zmniejszenie liczby błędów ludzkich o 35%, zwłaszcza podczas realizacji zamówień i monitorowania zapasów.
Zarządzanie zapasami:
Dzięki możliwości podglądu poziomu zapasów w czasie rzeczywistym firma jest teraz w stanie podejmować bardziej świadome decyzje zakupowe, optymalizować poziom zapasów i poprawiać obsługę klienta.
Szybkie procesy finansowe:
Rozwiązanie SMART Accounting pomogło zautomatyzować kluczowe procesy finansowe, takie jak sprawozdawczość finansowa. Pozwala to zespołowi finansowemu skupić się na analityce i zadaniach strategicznych, a nie na ręcznym wprowadzaniu danych.
Poprawa doświadczenia użytkownika:
LS Central zoptymalizował doświadczenie klienta, czyniąc proces sprzedaży bardziej wydajnym. Wyszukiwanie produktów jest teraz szybsze i dokładniejsze, a realizacja zamówień klientów wymaga mniejszej liczby kroków. Integracja z terminalami bankowymi zmniejszyła nakład pracy ręcznej i zminimalizowała ryzyko błędów.
Skalowalność i elastyczność:
Ponieważ Sonniva Georgia stale się rozwija i rozszerza działalność o nowe regiony, elastyczność platformy Microsoft Dynamics 365 pozwala firmie na skalowanie bez konieczności wprowadzania większych zmian w systemie.
Usprawniony proces podejmowania decyzji:
Wspólny system raportowania daje zespołowi zarządzającemu dostęp do procesów operacyjnych w czasie rzeczywistym, usprawniając podejmowanie decyzji i planowanie strategiczne.
Plany na przyszłość
Sonniva Georgia jest teraz dobrze przygotowana do przyszłego rozwoju. Firma planuje rozszerzyć swoją ofertę, w tym dodać nowy segment usług. Integracja z nowym systemem uprości zarządzanie umowami serwisowymi i poprawi możliwości raportowania.
Teraz, gdy Sonniva aktywnie korzysta z systemu od prawie roku, faza wsparcia została zdecydowanie skrócona. Pojawiają się jednak nowe wymagania i wyzwania, a nasz zespół oferuje skuteczne rozwiązania. Dzięki aktualizacjom systemu, zmianom wersji i różnym udoskonaleniom koncentrujemy się na zapewnieniu sprawnego działania systemu. Nasze wsparcie obejmuje szybkie naprawianie wszelkich błędów, sprawdzanie wydajności systemu i, na życzenie, dostosowywanie niektórych funkcji. Regularne informacje zwrotne od klienta sprawiają, że wszystko działa jak należy, a system jest w pełni dostosowany do ich potrzeb.
Sonniva Georgia analizuje również możliwości cyfryzacji w zarządzaniu magazynem, w tym wykorzystanie systemów kodów kreskowych w celu poprawy kontroli zapasów i ograniczenia błędów ludzkich. Firma chce również rozszerzyć wykorzystanie Dynamics 365 Business Central w celu usprawnienia zarządzania łańcuchem dostaw i nawiązania bezpośredniej komunikacji z międzynarodowymi dostawcami.
Firma planuje również wdrożenie SMART Payroll w celu usprawnienia zarządzania pracownikami i zwiększenia wydajności operacyjnej. Ponadto firma zamierza zintegrować swoją nową stronę internetową z interfejsem API w celu usprawnienia sprzedaży online, wykorzystać drukowanie kodów kreskowych w celu poprawy kontroli zapasów i wprowadzić wykorzystanie urządzeń do monitorowania poziomów zapasów w różnych lokalizacjach. Działania te mają na celu optymalizację operacji i aktualizowanie informacji w czasie rzeczywistym.
Wnioski
Dzięki migracji do Microsoft Dynamics 365 Business Central i LS Central Sonniva Georgia wkroczyła w nową fazę. Obecnie firma funkcjonuje bardziej wydajnie, z usprawnionymi procesami, mniejszą liczbą błędów i większą przejrzystością operacji.
Partnerstwo z firmą SMART business odegrało ważną rolę w pomyślnym wdrożeniu tych systemów, zapewniając niezbędne wsparcie i wiedzę specjalistyczną, aby dostosować rozwiązanie do unikalnych wymagań Sonniva Georgia. Nowy system ERP ma odegrać kluczową rolę w utrzymaniu konkurencyjności, poprawie obsługi klienta i optymalizacji wewnętrznych operacji firmy.
