Historia YURiA-PHARM to opowieść o ludziach, którzy żyją swoją pasją i od ponad trzech dekad udowadniają, że przedsiębiorczość, nauka i produkcja mogą mówić jednym językiem — językiem jakości, innowacji oraz troski o pacjentów i konsumentów.
Od pierwszych lat niepodległości Ukrainy, gdy przedsiębiorczość dopiero się kształtowała, zespół młodych naukowców pod kierownictwem Mykoły Humeniuka założył niewielkie przedsiębiorstwo, które z czasem przekształciło się w silną korporację o międzynarodowej renomie. Dziś YURiA-PHARM prowadzi działalność w wielu krajach świata, dysponuje 48 liniami produkcyjnymi w Ukrainie i we Włoszech oraz wytwarza ponad 300 milionów jednostek produktów rocznie. U podstaw każdej decyzji firmy leży odpowiedzialność — wobec klientów, partnerów, państwa oraz przyszłych pokoleń. YURiA-PHARM wspiera inicjatywy naukowe, rozwija działalność badawczo‑rozwojową (Research and Development), inwestuje w młode talenty oraz projekty ekologiczne, tworząc ekosystem, w którego centrum zawsze znajdują się ludzie.
Za kulisami wielkich sukcesów kryją się setki codziennych procesów biznesowych, które wymagają precyzji co do sekundy. Produkcja leków, dystrybucja, kontrola jakości, obsługa tysięcy jednostek towaru oraz spełnianie rygorystycznych wymogów regulacyjnych — wszystko to sprawia, że magazyn staje się kluczowym elementem w formule sukcesu firmy farmaceutycznej. Jeśli ten element funkcjonuje sprawnie i precyzyjnie, gwarantuje ciągłość dostaw oraz pewność, że każdy produkt trafi tam, gdzie i kiedy jest potrzebny. Właśnie dlatego YURiA-PHARM przykłada szczególną wagę do doskonalenia operacji magazynowych. Jak firmie YURiA-PHARM udało się trzykrotnie zwiększyć przepustowość magazynów, zoptymalizować pracę zespołów oraz zapewnić pełną przejrzystość procesów dzięki wdrożeniu rozwiązania SMART WMS — o tym przeczytasz w nowej historii sukcesu.
Wyzwania związane z rozwojem biznesu oraz etapy automatyzacji procesów magazynowych poprzedzające wdrożenie systemu WMS
Firma YURIA-PHARM koncentruje się na tym, aby szpitale otrzymywały niezbędne leki terminowo, w odpowiedniej ilości i jakości.
Impulsem do poszukiwania rozwiązania WMS była niska przepustowość magazynów YURiA-PHARM. W okresach wzrostu wolumenu sprzedaży przygotowanie dokumentacji, kompletacja zamówień oraz ich wysyłka zajmowały więcej czasu, niż pozwalała na to dynamika rozwoju biznesu. Wraz ze wzrostem liczby zamówień i skali dostaw pojawiła się potrzeba zwiększenia stabilności oraz lepszej kontroli nad operacjami magazynowymi.
Zespół zdecydował się działać w sposób uporządkowany, opierając się na analizie i pogłębionym badaniu zarówno aktualnego, jak i docelowego stanu procesów. Przeprowadzono audyt wszystkich operacji magazynowych, zmierzono średnią szybkość kompletacji zamówień oraz przeanalizowano koszty w roboczogodzinach. Uzyskane wyniki pozwoliły na jasne określenie celu: co najmniej dwukrotne, a docelowo trzykrotne zwiększenie przepustowości magazynów, bez utraty kontroli i jakości — od etapu kompletacji zamówień aż po finalną wysyłkę.
Dodatkowo w magazynach zidentyfikowano kilka istotnych wąskich gardeł:
- Subiektywne rozmieszczanie produktów w magazynie — przed wdrożeniem systemu WMS zasady składowania towarów nie były oparte na jednolitej logice, co bezpośrednio wpływało na tempo pracy. W efekcie pracownicy kompletujący zamówienia musieli pokonywać dłuższe trasy, często przemieszczając się między tymi samymi pozycjami produktów znajdującymi się w różnych strefach magazynu. Generowało to zbędne przebiegi i obniżało wydajność. Taki model utrudniał planowanie obciążenia oraz optymalizację przepływów towarowych, a wraz ze wzrostem liczby zamówień coraz trudniejsze stawało się terminowe realizowanie dostaw. Dodatkowo część procesów wymagała lepszej koordynacji, aby ograniczyć duplikowanie czynności i skuteczniej zarządzać obciążeniem pracowników.
- Ręczne zarządzanie dokumentacją — każde zamówienie było obsługiwane na podstawie papierowego zlecenia, co wymagało czasu na drukowanie, sortowanie i przekazywanie dokumentów do pracowników kompletujących zamówienia. Ewidencja oraz kontrola przepływu towarów również odbywały się bez wsparcia narzędzi cyfrowych — informacje były zapisywane na papierze lub w arkuszach kalkulacyjnych. Takie podejście generowało wysokie nakłady pracy po stronie zespołu, a jednocześnie zwiększało koszty nadzoru i kontroli.
- Przeciążenie pracowników — kierownik magazynu był nadmiernie obciążony zadaniami operacyjnymi. Każdego dnia poświęcał znaczną ilość czasu na przygotowanie i administrację dokumentacji, obsługę reklamacji, kontrolę załadunków oraz koordynację pracy zespołu. W rezultacie brakowało zasobów na analizę procesów na poziomie strategicznym, planowanie optymalnego rozmieszczenia towarów oraz systemowe podnoszenie efektywności pracy magazynu.
- Ograniczona strefa wysyłek — magazyn nie dysponował wystarczającą przestrzenią, aby jednocześnie obsługiwać wszystkie zamówienia gotowe do wysyłki. Utrudniało to organizację procesu kompletacji pod załadunek oraz koordynację logistyki wewnętrznej. Z powodu ograniczonej powierzchni pracownicy byli zmuszeni do ciągłego przestawiania partii towarów, co spowalniało załadunek, zwiększało obciążenie zespołu oraz podnosiło ryzyko błędów na etapie przygotowania wysyłek.
Aby zmniejszyć obciążenie pracowników i zwiększyć efektywność pracy magazynu, firma w pierwszej kolejności podjęła szereg samodzielnych działań optymalizacyjnych, takich jak:
- Multipicking bez terminali mobilnych, oparty na dokumentacji papierowej. Na początkowym etapie optymalizacji magazynu wdrożono proces multipickingu (jednoczesnej kompletacji kilku zamówień w celu ograniczenia powtarzalnych „przebiegów” po magazynie), jednak bez wykorzystania terminali mobilnych, w oparciu o dokumenty papierowe. Wcześniej każde zamówienie było drukowane oddzielnie, a pracownik kompletował produkty na podstawie pojedynczych zleceń. W efekcie dla tego samego produktu wykonywano wielokrotne przejścia po magazynie — kompletacja dla jednego zamówienia, a następnie ponowny powrót po ten sam produkt dla kolejnych zamówień, co znacząco wydłużało czas realizacji.
Aby ograniczyć dublowanie tras, firma opracowała system zamówień zbiorczych — od 10 do 20 pojedynczych zamówień łączono w jeden pakiet. Dzięki temu pracownik mógł jednorazowo kompletować ten sam produkt dla wszystkich zamówień w pakiecie, zamiast poruszać się po magazynie osobno dla każdego z nich. Dodatkowo na potrzeby multipickingu zaprojektowano specjalne wózki podzielone na przegrody przypisane do poszczególnych zamówień, co usprawniało organizację towarów. Rozwiązanie to ograniczyło powtarzalne przejścia i przyspieszyło kompletację, jednak tempo pracy nadal nie pozwalało osiągnąć zakładanego poziomu wydajności. W dalszym etapie ta sama logika została zaimplementowana w systemie SMART WMS wraz z wykorzystaniem terminali mobilnych, co umożliwiło znacznie bardziej efektywną organizację multipickingu i skrócenie czasu kompletacji zamówień nawet kilkukrotnie.
- Klasyfikacja ABC towarów oraz nowe rozwiązania magazynowe. Firma stopniowo wdrażała klasyfikację ABC, polegającą na podziale asortymentu według wolumenu sprzedaży i częstotliwości wysyłek: produkty o największym popycie (A) umieszczano bliżej stref kompletacji, towary o średniej rotacji (B) w centralnych alejkach, a produkty zamawiane sporadycznie (C) na dalszych regałach. Takie rozmieszczenie skróciło czas potrzebny na wyszukiwanie i kompletację produktów oraz uczyniło trasy bardziej logicznymi i krótszymi. Równolegle zmodernizowano infrastrukturę magazynową — zamontowano nowe regały oraz dedykowane organizery zapewniające szybki dostęp do asortymentu, co dodatkowo usprawniło ruch pracowników i zwiększyło efektywność operacyjną magazynu.
- Elektroniczna W magazynach funkcjonował system elektronicznej ewidencji, który gromadził dane dotyczące stanów magazynowych, zamówień i klientów. Rozwiązanie to automatyzowało część procesów ewidencyjnych i umożliwiało kontrolę przepływu towarów na poziomie danych. Jednak faktyczna realizacja operacji magazynowych, weryfikacja i uzgadnianie stanów oraz przygotowanie wysyłek wciąż odbywały się manualnie, co wiązało się z dużym nakładem czasu i zasobów.
Mimo wdrożenia tych działań procesy manualne oraz ograniczenia wynikające z dotychczasowej organizacji magazynu nadal nie pozwalały osiągnąć oczekiwanej przepustowości. Multipicking oparty na dokumentacji papierowej, klasyfikacja asortymentu według metody ABC oraz elektroniczna ewidencja częściowo ograniczały powtarzalne przejścia i usprawniały organizację pracy magazynu, jednak nie redukowały znacząco obciążenia personelu ani nie zapewniały pełnej przejrzystości operacyjnej. Firma miała jasną świadomość, że dalsze skalowanie działalności oraz stabilne zarządzanie rosnącą liczbą zamówień wymagają kompleksowego rozwiązania, które zapewni kontrolę, analitykę oraz automatyzację na wszystkich etapach procesów magazynowych. Takim rozwiązaniem okazał się SMART WMS — system integrujący automatyzację kompletacji zamówień, zarządzanie zapasami oraz zaawansowaną analitykę w jednym, spójnym środowisku cyfrowym.
Jakimi kryteriami kierowała się firma przy wyborze rozwiązania i dlaczego zdecydowała się na SMART WMS?
Wyzwanie stojące przed YURiA-PHARM wykraczało daleko poza samą optymalizację procesów. Chodziło o wzmocnienie fundamentu, który gwarantuje terminowe dostarczanie kluczowych leków do szpitali — w odpowiedniej ilości i jakości.
Po zdefiniowaniu potrzeb biznesowych kolejnym krokiem było precyzyjne określenie wymagań wobec przyszłego systemu WMS. YURiA-PHARM poszukiwała rozwiązania oferującego szeroką funkcjonalność „out of the box”, a jednocześnie elastyczność umożliwiającą dostosowanie do specyfiki branży, szybkie skalowanie działalności oraz spełnianie rygorystycznych wymogów regulacyjnych.
Pod względem funkcjonalnym klient dysponował jasno określoną listą oczekiwań — od obsługi ewidencji seryjnej i adresowej, przez integrację z systemem kontroli partii produkcyjnych i śledzenia przepływu produktów, aż po kontrolę wagową minimalizującą ryzyko błędów na etapie wysyłki. Do kluczowych wymagań należały również: praca z terminalami mobilnymi do zbierania danych, możliwość przeprowadzania inwentaryzacji bez wstrzymywania operacji, elastyczne definiowanie tras realizacji zadań, personalizacja raportów oraz rejestrowanie działań pracowników w czasie rzeczywistym.
Dodatkowo firma oczekiwała, że system będzie obsługiwał różne środowiska operacyjne (Android, iOS, przeglądarka), oferował intuicyjny interfejs użytkownika, umożliwiał integrację poprzez REST API i Logic Apps, a jednocześnie zapewniał możliwość konfiguracji typu no-code. Dzięki temu większość procesów biznesowych mogła być dostosowywana samodzielnie, bez konieczności angażowania zespołów deweloperskich.
Wśród kryteriów technicznych znalazły się także: wysoka wydajność systemu umożliwiająca obsługę ponad 150 tysięcy zamówień, integracja z najpopularniejszymi modelami terminali mobilnych, wsparcie dla druku etykiet w standardzie ZPL (Zebra Programming Language), pełna kompatybilność z Microsoft Dynamics 365 (wspólne słowniki danych i bezproblemowa integracja) oraz gotowość do pracy zgodnie z wymogami GMP (Good Manufacturing Practice) i przyszłymi standardami serializacji produktów.
Zakres wymagań był na tyle szeroki i precyzyjnie określony, że jedynie system oparty na głębokiej wiedzy branżowej oraz dojrzałości technologicznej mógł im sprostać — a większość z tych oczekiwań spełniało rozwiązanie SMART WMS.
Wśród kluczowych atutów, które miały decydujący wpływ na wybór rozwiązania oferowanego przez SMART business, klient wskazał:
- Sprawdzoną współpracę i kompatybilność technologiczną — YURiA-PHARM miała już za sobą udane wdrożenie systemu Dynamics 365 Sales realizowane przez SMART business, które usprawniło międzynarodową sprzedaż oraz obsługę klientów. Ponieważ architektura IT firmy została oparta na ekosystemie Microsoft, rozwiązanie SMART WMS w naturalny sposób wpasowało się w istniejące środowisko technologiczne, bez konieczności realizowania złożonych integracji.
- Gotowość rozwiązania na wyzwania branżowe — w sektorze farmaceutycznym każde rozwiązanie IT musi spełniać europejskie standardy GDP (Good Distribution Practice) oraz być przygotowane na przyszłe zmiany regulacyjne. W szczególności dotyczy to planowanego na 2028 rok wdrożenia systemów serializacji leków, które umożliwią śledzenie drogi każdego produktu leczniczego — od producenta aż po aptekę. SMART WMS została zaprojektowana w sposób umożliwiający obsługę ewidencji seryjnej, integrację z systemami znakowania oraz pełną rejestrację operacji magazynowych.
- Wsparcie i współpracę na poziomie partnerskim — firma analizowała zarówno rozwiązania międzynarodowe, jak i lokalne, jednak wiele z nich nie zapewniało odpowiedniego poziomu wsparcia ani elastyczności w zakresie dostosowania do specyfiki branży farmaceutycznej. SMART business zaproponowała model SaaS z lokalnym wsparciem oraz szerokimi możliwościami personalizacji. Dzięki temu YURiA-PHARM zyskała nie tylko system, ale również wiarygodnego partnera gotowego towarzyszyć transformacji procesów magazynowych na każdym etapie.
- Innowacyjność i orientację na przyszłość — SMART WMS rozwija się jako część ekosystemu SMART business, opartego na zaawansowanych technologiach Microsoft. Dzięki temu rozwiązanie nie ogranicza się wyłącznie do bieżących potrzeb magazynu, lecz otwiera drogę do modelu operacyjnego, w którym dane, sztuczna inteligencja i automatyzacja funkcjonują jako spójna całość.
W efekcie wybór SMART WMS okazał się strategicznym krokiem w kierunku stworzenia wysokowydajnego, skalowalnego i w pełni transparentnego modelu operacji magazynowych, gotowego sprostać wymaganiom międzynarodowego rynku farmaceutycznego.
Dostosowania i dodatkowe integracje: jak SMART WMS zaadaptowano do specyficznych procesów YURiA-PHARM
Nawet system, który w standardowej wersji odpowiada na większość potrzeb biznesowych, w praktyce często wymaga dodatkowych dostosowań, aby w pełni odzwierciedlać specyfikę działania organizacji. Ma to szczególne znaczenie w branży farmaceutycznej, gdzie każda operacja — od przyjęcia surowców po wysyłkę gotowych produktów leczniczych — musi być realizowana zgodnie z rygorystycznymi zasadami kontroli jakości.
„Opierając się na własnym doświadczeniu, mogę powiedzieć, że nawet najlepszy system nie działa idealnie bez pewnych modyfikacji i dostosowań — to naturalny element każdego wdrożenia. W przypadku SMART WMS większość procesów i funkcjonalności spełniała nasze oczekiwania już w standardowej wersji. Dla firm o bardziej typowych procesach biznesowych byłoby to w pełni wystarczające, jednak świadomie zdecydowaliśmy się na dodatkowe prace rozwojowe wspólnie z zespołem SMART business, aby jak najlepiej dopasować system do naszych specyficznych potrzeb i celów.”
Najbardziej widoczne zmiany dotyczyły procesu multipickingu — to właśnie on przyniósł największy wzrost wydajności pracy. Standardowa konfiguracja SMART WMS stanowiła solidną podstawę do wdrożenia równoległej kompletacji zamówień z odkładaniem produktów do dedykowanych przegród, którą następnie można było dalej rozwijać i dostosowywać do specyfiki firmy. W związku z tym podjęto decyzję o zainwestowaniu czasu i zasobów w dopracowanie tej logiki we współpracy z dostawcą rozwiązania. W efekcie powstał elastyczny model kompletacji, uwzględniający specyfikę magazynów farmaceutycznych i umożliwiający pracownikom szybszą oraz bardziej precyzyjną realizację zadań.
Większość wymagań dotyczących dostosowań została uzgodniona i zaplanowana już na etapie projektu pilotażowego, dzięki czemu podczas wdrażania SMART WMS wiele potencjalnych niuansów uwzględniono z wyprzedzeniem. Po uruchomieniu systemu jego rozwój był kontynuowany — we współpracy z dostawcą zespół klienta wdrożył kolejne usprawnienia, w tym m.in. dalszą optymalizację procesu inwentaryzacji, czyniąc go jeszcze bardziej efektywnym i przyjaznym dla pracowników magazynu.
Równolegle realizowano istotny zakres prac po stronie produkcji. Wdrożono proces oznakowania kartonów etykietami transportowymi oraz generowania unikalnych kodów seryjnych, umożliwiających jednoznaczną identyfikację produktów. W standardowej wersji SMART WMS obsługiwane były kody kreskowe i kody QR, jednak w celu dostosowania systemu do przyszłych wymogów serializacji rozwiązanie zostało dodatkowo rozbudowane. W ciągu sześciu miesięcy uruchomiono oznakowanie produktów na 22 liniach produkcyjnych, a na części z nich proces aplikacji etykiet został już częściowo zautomatyzowany. Całość zintegrowano z SMART WMS, tak aby wszystkie kody seryjne trafiały bezpośrednio do systemu i były identyfikowane w jednym, spójnym środowisku cyfrowym.
Obecnie system działa stabilnie i nie są planowane istotne modyfikacje, poza przyszłą integracją z rozwiązaniem do serializacji produktów leczniczych, która została już omówiona z zespołem SMART business i uwzględniona w planie dalszego rozwoju systemu.
„Usprawnienie logistyki pozwala firmie stabilnie realizować zobowiązania wobec placówek medycznych. Wdrożenie SMART WMS było elementem szerszej transformacji naszych procesów logistycznych. Równolegle z uruchomieniem systemu magazynowego zintegrowaliśmy również system TMS, tworząc spójny model zarządzania — od przyjęcia zamówienia po dostarczenie go do klienta. Dzięki temu mogliśmy zapewnić ciągłość dostaw w warunkach rosnącego obciążenia systemu ochrony zdrowia. W efekcie udało się zoptymalizować własną logistykę, obniżyć koszty transportu oraz zwiększyć precyzję realizowanych operacji.”
Na szczególną uwagę zasługują również integracje, które zapewniły spójną logikę zarządzania danymi, w tym:
- Integracja z systemem sprzedażowym, umożliwiająca synchronizację informacji o zamówieniach i stanach magazynowych. Zapewnia to pełną przejrzystość pomiędzy magazynem a działem handlowym — menedżerowie mają dostęp do aktualnych danych o dostępności produktów, a magazyn otrzymuje zamówienia bezpośrednio do systemu, bez zbędnej pracy manualnej.
- Integracja z systemem ERP, odpowiadająca za przekazywanie danych związanych z oznakowaniem produktów. Umożliwia to łatwe śledzenie każdej jednostki towaru, jednoznaczną identyfikację produktów w jednej bazie danych oraz spełnienie wymogów regulacyjnych.
- Integracja z systemem TMS (Transport Management System), który wymienia informacje o trasach z systemem SMART WMS, wspierając precyzyjne planowanie wysyłek. Pozwala to synchronizować harmonogramy załadunków, planować wykorzystanie floty transportowej oraz minimalizować przestoje, zapewniając dokładność operacji logistycznych „co do minuty”.
- Integracja z Power BI, wykorzystywanym jako narzędzie analityczne w formie dashboardów, umożliwiających monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności magazynu w czasie rzeczywistym, identyfikację wąskich gardeł w procesach oraz podejmowanie decyzji zarządczych w oparciu o dane, a nie przypuszczenia.
Dzięki dostosowaniu systemu do specyfiki branży oraz integracji z innymi rozwiązaniami IT, SMART WMS stał się integralną częścią spójnego ekosystemu logistycznego YURiA-PHARM, obejmującego wszystkie etapy przepływu produktów — od kompletacji zamówień po ich wysyłkę.
Adaptacja zespołu i skalowanie SMART WMS: od pilotażu do kompleksowej transformacji sieci magazynowej
Pierwsze uruchomienie magazynu w oparciu o SMART WMS w trybie produkcyjnym przypadło na okres szczytowy — ostatni kwartał roku, kiedy wolumen zamówień osiągał najwyższy poziom. Na początkowym etapie pojawiły się typowe wyzwania związane z adaptacją do nowego systemu, w tym:
- konieczność synchronizacji wybranych danych pomiędzy systemami,
- potrzeba dodatkowego doprecyzowania danych referencyjnych i słownikowych,
- dostosowanie stanów magazynowych do faktycznego stanu,
- chaotyczne ruchy operacyjne oraz reklamacje wynikające z okresu adaptacyjnego.
Innymi słowy, nie były to błędy systemu, lecz naturalne wyzwania towarzyszące przyzwyczajaniu się zespołu do nowych procesów i pracy w środowisku cyfrowym jako narzędziu codziennej działalności. Dzięki ścisłej współpracy zespołów klienta i dostawcy rozwiązania proces ten udało się jednak skutecznie ustabilizować.
Szkolenia pracowników podzielono na kilka etapów: w pierwszej kolejności prezentowano działanie systemu, następnie prowadzono zajęcia praktyczne oraz konfigurację sprzętu, a w kolejnym etapie monitorowano realizację kluczowych operacji. Pierwsze dwa tygodnie były wymagające, jednak po okresie adaptacji pracownicy szybko opanowali nowe narzędzia. Obecnie szkolenie zespołów w kolejnych magazynach zajmuje zaledwie cztery dni.
Po pilotażowym uruchomieniu pierwszego magazynu zespół YURiA-PHARM przeprowadził analizę osiągniętych rezultatów i rozpoczął aktywne skalowanie rozwiązania. Obecnie SMART WMS działa już w trzech magazynach, a w najbliższym czasie planowane jest uruchomienie czwartego. Jak podkreśla klient, kolejne magazyny są dziś uruchamiane bez większych trudności — kluczowe znaczenie ma odpowiednia organizacja przestrzeni oraz właściwe przygotowanie zespołu.
Drugi magazyn w Winnicy został uruchomiony dosłownie w ciągu 1–2 dni, bez zastrzeżeń dotyczących działania systemu, co potwierdza skuteczność podejścia YURiA-PHARM oraz elastyczność rozwiązania oferowanego przez SMART business.
„Osoby przyzwyczajone do ustalonych, rutynowych procesów zawsze w pewnym stopniu obawiają się zmian — to naturalne. Nikt jednak nie brał pod uwagę powrotu do starych rozwiązań. Obecnie skalowanie jest stosunkowo proste i planujemy otwierać od jednego do dwóch magazynów miesięcznie. Jedynym czynnikiem, który nieco spowalnia tempo, jest konieczność przeprowadzenia określonych zmian w infrastrukturze magazynowej oraz zamówienia dedykowanych konstrukcji, co zajmuje około półtora miesiąca. Wynika to z faktu, że każdy magazyn jest inny i wymaga indywidualnego podejścia. Jesteśmy jednak przekonani, że po zakończeniu wszystkich prac funkcjonowanie naszych magazynów stanie się jeszcze bardziej efektywne i komfortowe dla całego zespołu.”
Wyniki w liczbach: jak wdrożenie SMART WMS przyspieszyło pracę magazynu i zoptymalizowało procesy operacyjne
Podczas gdy wcześniej pracownik kompletujący zamówienia poruszał się po magazynie z plikiem dokumentów i samodzielnie decydował, co, gdzie i w jakiej kolejności zbierać, dziś zamiast papierów korzysta z terminala mobilnego, który wyświetla wszystkie zadania, podpowiada optymalną trasę oraz kolejność działań. Eliminuje to konieczność zapamiętywania informacji i znacząco upraszcza codzienną pracę. Cyfryzacja wyraźnie skróciła również czas szkolenia nowych pracowników oraz obniżyła wymagania kompetencyjne wobec kandydatów. Dzięki temu firma może szybciej pozyskiwać nowych pracowników, poszerzyć pulę talentów, zwiększyć elastyczność w budowaniu zespołów oraz ograniczyć koszty rekrutacji i szkoleń.
O ile wcześniej proces adaptacji nowego pracownika trwał około tygodnia — obejmując naukę układu magazynu, rozmieszczenia produktów oraz zasad pracy z dokumentacją — obecnie już pod koniec pierwszego dnia pracy jest on w stanie realizować standardowe operacje. Nowe podejście nie tylko ułatwia codzienną pracę, lecz także czyni ją bardziej atrakcyjną dla kandydatów, co pozytywnie wpływa na tempo zatrudniania oraz dalszy proces onboardingu.
W rezultacie produktywność pracowników kompletujących zamówienia znacząco wzrosła już na etapie pilotażowego uruchomienia SMART WMS w magazynie w Kijowie.
- Szybkość kompletacji jednej pozycji:
Przed wdrożeniem: 90 sekund na jednostkę
Po wdrożeniu: 35 sekund na jednostkę
Dla porównania: średnia rynkowa wynosi ok. 45 sekund
- Liczba jednostek kompletowanych dziennie:
Przed wdrożeniem: 2 700 jednostek (68 roboczogodzin)
Po wdrożeniu: 5 500 jednostek (54 roboczogodziny)
Oznacza to, że na początku projektu pracownicy kompletujący zamówienia realizowali dziennie 2 700 jednostek, poświęcając na to łącznie 68 roboczogodzin. Natomiast w styczniu 2025 roku ta sama liczba pracowników była w stanie obsłużyć 5 500 jednostek, przy zaangażowaniu jedynie 54 roboczogodzin. Przełożyło się to na niemal dwukrotny wzrost produktywności oraz znacznie efektywniejsze wykorzystanie czasu pracy.
- Liczba pracowników niezbędnych do realizacji wolumenu pracy:
Na początku projektu: 19 pracowników kompletujących
Obecnie: średnio 17 pracowników
Wdrożenie SMART WMS oraz wykorzystanie terminali mobilnych umożliwiło obsługę większych wolumenów zamówień przez ten sam zespół, bez pogorszenia jakości realizacji. Dzięki temu udało się zmniejszyć obciążenie poszczególnych pracowników, ustabilizować pracę zespołu oraz zapewnić terminowe zakończenie operacji. Obecnie pracownicy mogą koncentrować się na jakości wykonywanych zadań i osiąganiu zakładanych rezultatów.
Wdrożenie wpłynęło również na obieg dokumentów. Wcześniej każda operacja kompletacji wymagała drukowania dokumentów wydania oraz ręcznego ewidencjonowania ruchu towarów. Było to czasochłonne, generowało dodatkowe obciążenie dla personelu administracyjnego oraz zwiększało ryzyko błędów wynikających z czynnika ludzkiego. Dzięki SMART WMS oraz wykorzystaniu terminali mobilnych konieczność stosowania dokumentacji papierowej została wyeliminowana. Wszystkie zadania i dane dotyczące zamówień trafiają obecnie bezpośrednio na urządzenia pracowników kompletujących zamówienia, co pozwala im na bieżąco widzieć zakres zadań, monitorować ich realizację w czasie rzeczywistym oraz unikać dublowania czynności i błędów w dokumentacji.
Magazyn w Kijowie pomyślnie przeszedł testy w okresach szczytowego obciążenia, a wdrożenie SMART WMS pozwoliło rozwiązać kluczowy problem związany z przepustowością — procesy magazynowe przyspieszyły trzykrotnie, co stanowi bardzo wymierny efekt transformacji.
„Poza korzyściami technologicznymi samego rozwiązania, dużą wartością okazała się również partnerska współpraca z zespołem SMART business. Dostawca aktywnie angażował się w każdy etap projektu, doradzał i wspierał nas w rozwiązywaniu bieżących wyzwań podczas wdrożenia. Jesteśmy przekonani, że procesy wypracowane wspólnie ze SMART business staną się podstawą sprawdzonych rozwiązań w kolejnych projektach wdrożeniowych SMART WMS, przyczyniając się do zwiększenia efektywności pracy magazynów także w innych organizacjach.”
Plany dalszego skalowania systemu oraz rekomendacje dla firm rozpoczynających drogę do pełnej automatyzacji magazynu
Choć kluczowy etap automatyzacji został już zakończony, zespół YURiA-PHARM nie poprzestaje na osiągniętych rezultatach. Firma rozważa wykorzystanie narzędzi opartych na sztucznej inteligencji, które pozwolą jeszcze precyzyjniej prognozować zapotrzebowanie, analizować obciążenie magazynów oraz wspierać podejmowanie decyzji operacyjnych. Obecnie koncepcje integracji rozwiązań AI z procesami biznesowymi stopniowo dojrzewają wewnątrz organizacji i stanowią element długofalowej wizji rozwoju.
Jeśli chodzi o rekomendacje dla innych firm, YURiA-PHARM podkreśla, że przed ostatecznym wyborem systemu warto przetestować go na własnych procesach. Najlepszym podejściem jest uruchomienie standardowej wersji rozwiązania, odwzorowanie na niej typowych operacji magazynowych i sprawdzenie, jak system funkcjonuje w rzeczywistym środowisku. Taki test pozwala realnie ocenić wartość, jaką rozwiązanie może przynieść konkretnemu biznesowi, a jednocześnie znacząco skraca czas późniejszego wdrożenia.
Kolejna istotna wskazówka dotyczy firm, które dopiero planują wdrożenie systemu WMS — warto rozpocząć od pogłębionej analizy własnych procesów jeszcze przed startem projektu. Skuteczność wdrożenia w dużej mierze zależy od tego, jak dobrze organizacja rozumie sposób funkcjonowania swojego magazynu oraz które etapy rzeczywiście wymagają automatyzacji. W praktyce często bywa odwrotnie: rozmowy zaczynają się od kwestii budżetowych, rabatów czy harmonogramów, natomiast analiza procesów biznesowych pozostaje powierzchowna. W efekcie, gdy system zaczyna działać, pojawiają się rozbieżności między oczekiwaniami a rzeczywistością — głównie dlatego, że zabrakło czasu na zrozumienie, jak rozwiązanie funkcjonuje w realnych warunkach operacyjnych.
Dlatego eksperci YURiA-PHARM rekomendują, aby jeszcze przed rozpoczęciem wdrożenia szczegółowo opisać wszystkie procesy biznesowe po stronie klienta — wręcz je „rozrysować”. Takie podejście minimalizuje ryzyko nieporozumień i zapewnia jasną wizję tego, jak system powinien działać w praktyce.
„Procesy biznesowe nigdy nie są idealne — są dynamiczne i naturalnie podlegają zmianom. Rzadko spotyka się całkowicie niezmienne procesy, być może z wyjątkiem produkcji. Dlatego w obecnych realiach, gdy rynek reaguje na wydarzenia niemal natychmiast, firmy potrzebują elastycznych zespołów oraz systemów gotowych rozwijać się wraz z biznesem. Dla nas kluczowe było to, aby SMART WMS stał się fundamentem tej elastyczności w YURiA-PHARM. Efekty wdrożenia potwierdziły, że system z łatwością dostosowuje się do nowych modeli pracy, skalowania działalności oraz zmian w otoczeniu regulacyjnym.”
Chcesz przyspieszyć procesy i nawet trzykrotnie zwiększyć przepustowość swojego magazynu? Zależy Ci na szybkim wdrożeniu zespołu magazynowego, ograniczeniu ryzyka błędów oraz redukcji kosztów operacyjnych? Zamów konsultację już dziś i dowiedz się, jak SMART WMS może rozwiązać wyzwania w Twoim magazynie, zwiększając precyzję, szybkość i rentowność kluczowych operacji.
