W nowoczesnym biznesie lotniczym dokładność, szybkość i efektywność mają kluczowe znaczenie. Każda minuta opóźnienia w przetwarzaniu dokumentacji czy raportów może prowadzić do dodatkowych kosztów i ryzyka zarządczego. SkyUp Airlines, rozwijając swoją działalność i dostrzegając znaczenie strategicznej transformacji, konsekwentnie wdraża nowoczesne rozwiązania cyfrowe. Jednym z ważnych kroków było wdrożenie systemu iFly Res, który zapewnił automatyzację i elastyczne zarządzanie rezerwacjami, poprawił doświadczenie klientów oraz umożliwił zgodność z międzynarodowymi standardami branżowymi.
Jednocześnie wewnętrzne procesy biznesowe firmy również wymagały cyfrowej transformacji. Od wielu lat SMART business jest partnerem technologicznym SkyUp Airlines, wdrażając rozwiązania SMART HCM & LMS (zarządzanie kapitałem ludzkim), SmartPoint Intranet (zunifikowane środowisko komunikacyjne) oraz SmartPoint DMS (zarządzanie dokumentami).
Świadcząc usługi w różnych jurysdykcjach europejskich, SkyUp Airlines z czasem napotkały potrzebę optymalizacji swojej działalności finansowej. Wdrożenie systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central wraz z rozwiązaniem SMART Accounting pomogło firmie sprostać temu wyzwaniu. Projekt umożliwił automatyzację kluczowych operacji finansowych i raportowania, konsolidację danych oraz stworzenie jednolitego systemu do efektywnego zarządzania dokumentacją księgową. Jakie etapy przeszła firma na drodze do tej transformacji? O tym opowiadamy w nowej historii sukcesu SkyUp Airlines przygotowanej przez SMART business.
Przesłanki poszukiwania systemu ERP w odpowiedzi na nowe wyzwania związane z dynamicznym rozwojem firmy
Z każdym rokiem SkyUp Airlines kontynuuje rozszerzanie swojej obecności na rynku międzynarodowym. W 2023 roku firma zrealizowała 10 528 lotów, przewiozła ponad 1,5 miliona pasażerów, obsłużyła 664 kierunki i współpracowała z 55 lotniskami. Rosnąca liczba tras międzynarodowych, współpraca z różnorodnymi partnerami oraz konieczność przestrzegania lokalnych wymogów regulacyjnych w każdym z krajów wymagały skutecznej kontroli i centralnego zarządzania finansami. Tak dynamiczny rozwój przyniósł nie tylko nowe możliwości, ale również dodatkowe wyzwania operacyjne. Dlatego decyzja o poszukiwaniu niezawodnego systemu ERP stała się strategicznym krokiem, podyktowanym następującymi potrzebami i wyzwaniami:
- Konieczność ujednolicenia procesów finansowych — działając w różnych europejskich jurysdykcjach, z odmiennymi wymogami w zakresie rachunkowości i przepisów podatkowych, SkyUp Airlines potrzebowały skonsolidowanego systemu, który umożliwiłby wygodne i spójne prowadzenie księgowości.
- Szybkie skalowanie działalności — dynamiczne tempo ekspansji na nowe rynki wymagało kompleksowego narzędzia, które zapewniłoby sprawną integrację nowych oddziałów i wsparcie dalszego rozwoju biznesu, bez utraty efektywności w zarządzaniu kluczowymi procesami.
- Kontrola procesów finansowych — w różnych krajach firma miała do czynienia z różnymi walutami, systemami podatkowymi oraz wymogami raportowania. SkyUp Airlines potrzebowały rozwiązania umożliwiającego konsolidację raportów finansowych i zapewnienie przejrzystego dostępu do danych finansowych w jednym miejscu.
- Zwiększenie przejrzystości i kontroli — w warunkach szybkiego wzrostu szczególnie istotne było zachowanie transparentności wszystkich operacji finansowych. Brak niezawodnego systemu zarządzania mógłby prowadzić do utraty kontroli nad poszczególnymi procesami, a w konsekwencji — do błędów finansowych lub strat.
- Automatyzacja procesów biznesowych — rozwój działalności wiązał się ze wzrostem liczby operacji i dokumentów. Dlatego konieczna była automatyzacja, aby zminimalizować ryzyko błędów ludzkich, przyspieszyć procesy i zwiększyć efektywność operacyjną.
- Zgodność z międzynarodowymi standardami i lokalnymi regulacjami — SkyUp Airlines działają w środowisku międzynarodowym, gdzie należy uwzględniać zarówno globalne standardy finansowe, jak IFRS czy GDPR, jak i specyficzne wymogi prawne każdego kraju. Zapewnienie zgodności z lokalnymi przepisami podatkowymi i księgowymi było kluczowe dla utrzymania stabilności operacyjnej i zgodności prawnej we wszystkich jurysdykcjach.
„Po przeanalizowaniu naszych potrzeb oraz dostępnych rozwiązań programowych zdecydowaliśmy się na system ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central. To właśnie on umożliwił nam centralne zarządzanie procesami finansowymi, optymalizację rachunkowości i rozliczeń podatkowych oraz zgodność z lokalnymi przepisami prawa. System okazał się najbardziej elastyczny pod kątem optymalizacji, skalowania i automatyzacji procesów biznesowych — zarówno w Ukrainie, jak i za granicą. Przeprowadziliśmy przetarg wśród partnerów Microsoft i zwyciężyła firma SMART business, która zrealizowała wdrożenie zgodnie z naszymi wymaganiami biznesowymi.”
Ponadto ważną rolę w projekcie wdrożeniowym odegrało rozwiązanie SMART Accounting opracowane przez firmę SMART business. To właśnie ono zapewniło zgodność systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central z ukraińskimi standardami rachunkowości i przepisami podatkowymi. Dzięki temu rozwiązaniu SkyUp Airlines uzyskały możliwość automatyzacji ewidencji finansowej zgodnie z krajowymi regulacjami, uproszczenia pracy z raportami podatkowymi oraz zwiększenia przejrzystości operacji finansowych.
Dlaczego firma SkyUp Airlines wybrała system ERP Business Central i jakie kluczowe korzyści przyniosło wdrożenie ze SMART business?
Dla firmy SkyUp Airlines system ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central był oczywistym wyborem ze względu na szeroką dostępność lokalizacji dla wielu krajów europejskich. Ta potężna platforma umożliwia kompleksową automatyzację procesów biznesowych dla firm działających w różnych jurysdykcjach, w ramach jednego cyfrowego ekosystemu. Dodatkową zaletą Business Central jest rozbudowana sieć doświadczonych partnerów, którzy wspierają firmy w dostosowywaniu systemu do lokalnych wymagań — nawet w krajach, w których Microsoft nie zapewnił własnej lokalizacji.
Warto zauważyć, że SkyUp Airlines korzysta z systemu ERP Microsoft w kilku krajach: w Ukrainie, w Polsce, Rumunii i Czechach.
Firma SMART business stała się właśnie tym partnerem, który przeprowadził adaptację Business Central dla wielu rynków w ramach swojego strategicznego programu Localization HUB (Na przykład SkyUp Airlines korzysta z lokalizacji SMART business zarówno w Ukrainie, jak i w Polsce). Celem tej inicjatywy jest rozszerzenie funkcjonalności systemu ERP oraz jego dostosowanie do lokalnych i branżowych wymagań różnych państw. W ramach tego projektu dostawca wdrożył ukraińską lokalizację systemu Dynamics 365 Business Central, uzupełnioną o moduł SMART Accounting. Rozwiązanie to pozwoliło zintegrować księgowość finansową i rachunkową w jednej platformie, spełniając następujące wymagania klienta:
- Zgodność z ukraińskim prawem — SMART Accounting został dostosowany do krajowych standardów rachunkowości, przepisów podatkowych i wymagań regulacyjnych.
- Automatyzacja raportowania finansowego — rozwiązanie automatyzuje generowanie sprawozdań finansowych, dokumentów księgowych, faktur podatkowych oraz innych raportów wymaganych przez organy podatkowe.
- Integracja z systemami instytucji państwowych — SMART Accounting umożliwia wygodne przesyłanie raportów poprzez elektroniczny portal podatnika, wspierając wymagane formaty deklaracji i innych dokumentów ewidencyjnych.
- Zaawansowane zarządzanie ewidencją — system obsługuje wielopoziomową analitykę księgową, obejmującą zarówno główne, jak i dodatkowe przekroje analizy, co pozwala na dogłębną ocenę danych finansowych i optymalizację kosztów.
- Przejrzystość i kontrola na każdym etapie ewidencji — SMART Accounting oferuje automatyczne mechanizmy weryfikacji danych, które minimalizują ryzyko błędów i zapewniają zgodność z obowiązującymi normami oraz schematami XSD.
- Łatwy dostęp do danych i ich analiza — wszystkie dokumenty i raporty są przechowywane w jednej bazie systemu, co umożliwia ich szybkie wyszukiwanie, analizę i wykorzystanie w planowaniu strategicznym oraz podejmowaniu decyzji operacyjnych.
Warto podkreślić, że w przypadku skalowania działalności, standardowa funkcjonalność Microsoft Dynamics 365 Business Central pokrywa większość finansowych i operacyjnych potrzeb przedsiębiorstwa. Jednocześnie, aby spełnić specyficzne wymogi lokalnych przepisów, często konieczna jest dodatkowa adaptacja systemu. W takich sytuacjach zespół SMART business zapewnia lokalizację i konfigurację systemu zgodnie z wymogami rachunkowości i prawa podatkowego danego kraju. Dzięki temu firmy mogą szybko i bezproblemowo wejść na nowe rynki, zachowując pełną zgodność prawną i spójność procesów biznesowych.
Etapy wdrożenia i korzyści z modelu Self-Service wybranego przez SkyUp Airlines
Proces wdrożenia przebiegał etapami, co pozwoliło zespołowi SkyUp Airlines dokładnie zapoznać się z funkcjonalnością systemu i szybko przejść do jego praktycznego wykorzystania:
- Przeprowadzenie szkoleń wprowadzających — na pierwszym etapie odbyły się sesje szkoleniowe, których celem było zapoznanie zespołu z możliwościami rozwiązania SMART Accounting.
- Analiza i dostosowanie — konsultanci i specjaliści techniczni SkyUp Airlines wspólnie z ekspertami SMART business przeprowadzili serię sesji technicznych w celu określenia niezbędnych modyfikacji systemu.
- Realizacja dostosowań — wdrożono wymagane zmiany, aby system w pełni odpowiadał procesom biznesowym firmy i specyfice działalności na różnych rynkach. Producent oprogramowania wprowadził precyzyjne modyfikacje dostosowane do europejskich jurysdykcji — między innymi rozbudowano analitykę na potrzeby rozliczania podatku VAT oraz skonfigurowano funkcje umożliwiające głównemu księgowemu skuteczne przygotowywanie i składanie raportów VAT zgodnie z wymogami obowiązującymi w krajach, w których działa linia lotnicza.
- Szkolenie zespołu — dostawca przeprowadził serię szkoleń dla księgowych oraz specjalistów technicznych, co zapewniło szybkie przystosowanie pracowników do pracy w nowym systemie.
- Uruchomienie produkcyjne — po pomyślnym zakończeniu testów SkyUp Airlines samodzielnie wdrożyły SMART Accounting w środowisku produkcyjnym, wybierając model Self-Service.
Model Self-Service pozwolił znacząco przyspieszyć i zoptymalizować proces wdrożenia systemu. Takie podejście niesie ze sobą szereg istotnych korzyści:
- Oszczędność zasobów przy wdrożeniu — model Self-Service umożliwia ograniczenie kosztów związanych z angażowaniem zewnętrznych integratorów, ponieważ firma może samodzielnie realizować większość konfiguracji i ustawień systemu. Tak właśnie postąpiła SkyUp Airlines, z powodzeniem przeprowadzając wdrożenie własnymi siłami. Podejście to znacząco zmniejsza koszty początkowe i pozwala przeznaczyć firmowe zasoby na dalszy rozwój oraz ulepszanie systemu.
- Elastyczna integracja z potrzebami operacyjnymi — dzięki intuicyjnemu interfejsowi i rozbudowanej funkcjonalności SkyUp Airlines mogły szybko dostosować system do swoich procesów operacyjnych i lokalnych wymagań rynków europejskich.
- Zachowanie wewnętrznej kontroli i bezpieczeństwa — ponieważ proces wdrożenia był realizowany w dużej mierze przez samą firmę, SkyUp Airlines uzyskały pełną kontrolę nad konfiguracją uprawnień, dostępów użytkowników i zasad bezpieczeństwa. To zapewniło dodatkową ochronę danych zgodnie z wewnętrznymi standardami bezpieczeństwa informacji obowiązującymi w firmie.
- Aktualizacje i zgodność z lokalnymi przepisami — automatyczne pobieranie aktualizacji gwarantuje, że system pozostaje zgodny z bieżącymi wymogami prawnymi i zawsze funkcjonuje w oparciu o najnowsze ustawienia, nawet w przypadku częstych zmian w przepisach.
- Szybkie skalowanie na nowe rynki — samodzielne wdrożenie SMART Accounting pozwala SkyUp Airlines w przyszłości uruchamiać system w kolejnych krajach bez konieczności angażowania zewnętrznych integratorów. Taka autonomia znacząco przyspiesza proces ekspansji i umożliwia firmie szybkie reagowanie na zmieniające się warunki oraz potrzeby nowych rynków.
„Dzięki modelowi Self-Service linia SkyUp Airlines mogła samodzielnie uruchomić środowiska produkcyjne i testowe, przygotować konfiguracje oraz ustawić uprawnienia dostępu. W tym czasie firma SMART business zapewniała wsparcie w rozwiązywaniu bardziej złożonych zadań oraz w przypadku wystąpienia specyficznych scenariuszy. W rezultacie zespół klienta mógł dogłębnie poznać funkcjonalność systemu i rozpocząć jego pełne wykorzystanie w bardzo krótkim czasie.”
W ramach projektu SkyUp Airlines otrzymały także kolejne istotne narzędzie — SMART SAF-T UA, rozwiązanie służące do automatycznego generowania i przesyłania elektronicznych raportów podatkowych w ustandaryzowanym formacie SAF-T, zgodnym z aktualnymi wymaganiami Państwowej Służby Podatkowej Ukrainy. Dla klienta, jako dużego podatnika, SMART SAF-T UA stało się inwestycją w przejrzystość i precyzję procesów finansowych, gwarantując zgodność z nowymi wymogami podatkowymi, ograniczenie ryzyka podczas kontroli oraz pewność stabilnego funkcjonowania biznesu. Ścisła integracja rozwiązania z Microsoft Dynamics 365 Business Central tworzy jednolite środowisko dla danych finansowych i podatkowych, zapewniając firmie SkyUp Airlines pełną gotowość do kontroli oraz natychmiastowy dostęp do niezbędnych informacji.
„Nasza firma jest swoistym punktem wejścia w świat automatyzacji procesów dla tych, którzy chcą rozwijać się na poziomie międzynarodowym. Dzięki kompleksowemu podejściu SMART business tworzy całe ekosystemy rozwiązań, które wspierają nowoczesny, a przede wszystkim — skuteczny model zarządzania biznesem. Wspólny projekt ze SkyUp Airlines po raz kolejny udowodnił, jak ważne jest, by ukraiński biznes wspierał się nawzajem, pomagał w odbudowie i rozwoju, aby jak najszybciej odzyskać swoje spokojne niebo”.
