Jednak jej szeroki zasięg geograficzny stworzył pewne wyzwania związane z zarządzaniem przedsiębiorstwem, szczególnie w obszarze rachunkowości finansowej i sprawozdawczości, ponieważ firma korzystała z różnych rozwiązań IT w każdym kraju, w którym prowadziła działalność. Komplikowało to procesy księgowe, przygotowywanie raportów zarządczych, zaopatrzenie i inne procesy operacyjne. Ponadto każdy system miał swoje własne funkcje i wymagania, które nie spełniały standardów korporacyjnych.
Konsolidacja wszystkich procesów zarządzania w jednym, łatwym do analizy systemie stanowiła dodatkowe obciążenie dla działów finansowych i powiązanych.
Aby rozwiązać te problemy, Zolva rozpoczęła poszukiwanie rozwiązania, które umożliwiłoby ujednolicenie wszystkich procesów biznesowych i stworzenie jednej ekosystemu IT. Wybrane rozwiązanie musiało nie tylko odpowiadać modelowi biznesowemu i polityce firmy, ale również spełniać wymogi lokalnego prawa w każdym kraju. Celem tego działania była poprawa zarządzania firmą, optymalizacja kosztów oraz zwiększenie konkurencyjności.
Wybór padł na Microsoft Dynamics 365 Business Central, nowoczesne i elastyczne rozwiązanie do zarządzania biznesem na skalę międzynarodową.
Migracja do Business Central: doświadczenie we wdrażaniu na skalę międzynarodową
Z uwagi na obecność biur w wielu krajach, Zolva potrzebowała ujednolicenia kluczowych procesów biznesowych, w szczególności w zakresie księgowości i raportowania, zgodnie z korporacyjnymi standardami.
Każde z lokalnych biur miało pracowników, którzy dobrze rozumieli, jak zorganizować te procesy zgodnie z lokalnymi przepisami, ale brakowało im wiedzy specjalistycznej, aby wybrać odpowiednie rozwiązanie IT.
Zolva stanęła więc przed wyzwaniem zatrudnienia dodatkowego personelu w każdym kraju, aby znaleźć firmy, które zaoferowałyby i wdrożyły odpowiednie produkty IT, oraz ekspertów, którzy zweryfikowaliby, czy proponowane rozwiązania spełniają rzeczywiste potrzeby operacyjne. Opcja ta została odrzucona na samym początku jako zbyt kosztowna.
Firma skoncentrowała się na znalezieniu jednego partnera, który posiadałby odpowiednią wiedzę, aby samodzielnie „zaspokoić” te potrzeby w każdym z lokalnych biur lub znaleźć partnerów, którzy mogliby to zrobić, dostosowując podstawowe rozwiązanie dostawcy lub oferując własne.
Firma SMART business została poproszona o realizację tego projektu ze względu na swoje wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu usług, które podnoszą organizację i efektywność procesów biznesowych.
Dlaczego wybraliśmy SMART business? Przede wszystkim dlatego, że nie mieli żadnych zastrzeżeń co do naszej prośby o zorganizowanie naszych procesów biznesowych zgodnie z jurysdykcjami wielu krajów, podczas gdy większość firm zazwyczaj ogranicza się do 1-2 krajów.
Dziś, po zakończeniu projektu, możemy powiedzieć, że firma SMART business spełniła nasze oczekiwania i stała się naszym pojedynczym punktem wejścia do projektu i kontroli nad jego realizacją.
Dodatkowo, podczas współpracy odkryliśmy również inne zalety wyboru tego partnera generalnego. W szczególności zawsze otrzymywaliśmy co najmniej dwa rozwiązania dla każdego z naszych żądań, a zalety i ograniczenia każdej opcji były nam zawsze dokładnie wyjaśniane. Ponadto firma ściśle przestrzegała naszych wymagań budżetowych i zapewniała przejrzyste raporty dotyczące rozliczeń z partnerami.
A jednak najważniejszą zaletą współpracy z SMART business jest wiedza specjalistyczna zespołu i naprawdę doskonałe wsparcie na wszystkich etapach wdrożenia.
Projekt ten wymagał wdrożenia ujednoliconych rozwiązań dla trzech krajów – Norwegii, Hiszpanii i Luksemburga – oraz dla czterech kluczowych procesów biznesowych:
- rachunkowość finansowa;
- zakupy;
- proces sprzedaży;
- zarządzanie gotówką.
Przed zespołem SMART business postawiono zadanie ustalenia, w jaki sposób należy wdrożyć każdy z tych czterech procesów biznesowych, biorąc pod uwagę lokalne wymogi prawne każdego kraju. Po dokładnym przeanalizowaniu wszystkiego, zdecydowano się, że SMART business samodzielnie „zadba” o realizację wspólnych procesów. W szczególności dotyczy to zatwierdzania zamówień i definiowania analiz na potrzeby sprawozdawczości finansowej. Firma zrealizowała również integrację ze specjalistycznymi profesjonalnymi systemami służącymi do obsługi operacji firmy Zolva, uwzględniając prośbę klienta, aby wszystkie kraje miały takie same konta księgowe. Zdecydowano się zaangażować partnerów wyłącznie do wdrożenia rozwiązań dostosowanych do lokalnej specyfiki.
Wszystkie te wymagania zostały spełnione dzięki podstawowej funkcjonalności systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central lub jego wersjom dostosowanym do lokalnych potrzeb. Na przykład w Norwegii wdrożono standardowe rozwiązanie Microsoft oraz wersję dostosowane do norweskich przepisów. W Hiszpanii – standardowe rozwiązanie Microsoft, hiszpańską wersje oraz rozwiązanie partnerskie, które rozszerza funkcjonalność Microsoft o elektroniczne fakturowanie i sprawozdawczość podatkową VAT. Jednak w przypadku Luksemburga nie ma dostosowanej do lokalnych wymogów wersji rozwiązania Microsoft. Jednak ze względu na proste zasady prowadzenia księgowości w tym kraju, nie było potrzeby dokonywania żadnych modyfikacji. Wystarczyło wdrożyć podstawową funkcjonalność Business Central.
W szczególności, jeśli chodzi o rachunkowość finansową, kluczowymi rozwiązaniami były Financial Accounting i Financial Reporting. W Hiszpanii wdrożyliśmy podstawowe rozwiązanie oraz rozwiązanie partnerskie. W Norwegii wdrożono standardową oraz norweską wersję. Norweskie biuro miało dodatkowe wymaganie: automatyczne rozpoznawanie faktur od dostawców w formacie PDF i tworzenie dokumentów na ich podstawie. Firma SMART business zrealizowała to za pomocą rozwiązania lokalnego partnera.
Po zbadaniu lokalnych warunków w każdym kraju i „określeniu obszarów odpowiedzialności”, zespół SMART business wybrał partnerów i podpisał z nimi umowy w imieniu swojego klienta oraz przeprowadził z nimi negocjacje. W szczególności weryfikował wszystkie ich propozycje pod kątem wykonalności określonych funkcji z uwzględnieniem potrzeb biznesowych firmy Zolva.
SMART business przejęła również kontrolę nad jakością wykonywanej pracy, identyfikując wszystkie „punkty krytyczne” wdrożenia. Wysoki poziom wiedzy specjalistycznej pozwolił zabezpieczyć budżet klienta, podczas gdy w każdym kraju wdrożono sprawny system z wyczerpującym zestawem funkcji.
Migracja do Business Central: wyzwania i synergia ducha
Projekt wdrożenia Microsoft Dynamics 365 Business Central dla firmy Zolva rozpoczął się na początku 2022 roku. W lutym wdrożenie rozpoczęło się w Hiszpanii, a w marcu – w Norwegii.
Jego sukces w dużej mierze wynika z synergii wysokich kompetencji zespołu SMART business i zaangażowania zespołu Zolva w projekt. Zarząd klienta stale pracował nad rozwiązaniem wszystkich krytycznych zadań, a w razie potrzeby aktywnie angażował pracowników odpowiedzialnych za kierunek.
W ramach projektu Zolva stworzyła zespół projektowy, którego zadaniem było opracowanie jak najbardziej szczegółowej analizy. Przedstawiciele zespołów finansowych po stronie klienta we wszystkich krajach projektu byli aktywnie zaangażowani w fazę przygotowawczą, a także w procesy wdrażania, testowania i sprawdzania. Określali oni swoje wymagania i testowali funkcjonalność w procesie tworzenia rozwiązań. Ich feedback był konstruktywny i profesjonalny. Wykonawca otrzymywał na czas wyczerpujące informacje o tym, co podobało się klientowi, co chciałby poprawić i jak rozumie to ulepszenie.
Takie staranne podejście pozwoliło pomyślnie przejść etap rozpoczęcia faktycznej pracy z rozwiązaniami. Wyzwaniem po raz drugi stała się geografia pracowników, kiedy w systemie zaczęli pracować wszyscy pracownicy, a nie tylko członkowie zespołu projektowego. Pojawiło się wiele pytań, na które trzeba było szybko odpowiedzieć. Niektóre sytuacje wymagały proaktywnych rozwiązań. Jednak dzięki wzajemnemu zaangażowaniu w osiąganie wysokich wyników, oba zespoły mogą śmiało nazwać ten projekt udanym.
Podsumowując wyniki tej współpracy, zespół SMART business określa ją jako przykład klasycznej sytuacji WIN-WIN.
Jesteśmy wdzięczni firmie Zolva za wspólne doświadczenie zdobyte w tym projekcie. Klient rozwijał się, a my, realizując jego zadania, zdobywaliśmy nowe doświadczenia. Za każdym razem, gdy wchodzili na rynki innego kraju, mówili: «Planujemy ekspansję naszej firmy w tym kraju. Potrzebujemy systemu, który ujednolici te procesy, w krótkim czasie i w przystępnym budżecie.
Co możecie nam zaoferować?». Byliśmy zaangażowani w tę komunikację. Dokładnie przestudiowaliśmy specyfikę lokalnych warunków, zastanowiliśmy się, co możemy zaoferować z portfolio dostawcy, naszych własnych i partnerskich rozwiązań oraz przygotowaliśmy warianty, analizując ryzyko i możliwości. Pozwoliło nam to zbadać wymagania różnych krajów, podnieść poziom naszej wiedzy specjalistycznej i rozwinąć się
