Ciągły rozwój magazynu dystrybucyjnego PSP, który obejmuje przyjmowanie dużej liczby jednostek SKU od różnych producentów i dostarczanie towarów do ponad 300 aptek i firm partnerskich, znacznie zwiększył nakład pracy. W związku z tym zaistniała potrzeba pełnej automatyzacji istniejących procesów magazynowych, aby zapewnić szybkie i wydajne przyjmowanie, skanowanie, sprawdzanie, układanie, zbieranie, kontrolowanie i wysyłanie produktów bez przerw, opóźnień i błędów ludzkich.
Wraz z rozwojem firmy wzrastała zarówno liczba operacji, jak i złożoność zarządzania magazynem.
Aby zapewnić sprawne działanie firmy, konieczne było zautomatyzowanie istniejącego oprogramowania i procesów mechanicznych. Z tego powodu pojawił się pomysł wdrożenia jednego systemu ERP. Zaczęliśmy zastanawiać się, który system byłby dla nas wygodniejszy. Potrzebowaliśmy rozwiązania, które zapewniłoby pełną automatyzację procesów magazynowych, zaoszczędziłoby czas pracy i miało funkcję kontrolowania partii produktów. Po prezentacjach i analizach firm zdecydowaliśmy się na Microsoft Dynamics, a tym samym na SMART business
Tak rozpoczynał się proces wdrożenia SMART WMS
Na początku projektu automatyzacji procesów magazynowych specjaliści SMART business przeanalizowali zgodność procesów biznesowych ze standardową funkcjonalnością systemu SMART WMS. Na podstawie wyników stworzono dokument „Analiza pokrycia” z listą wszystkich zadań wraz z ulepszeniami i ustawieniami rozwiązania. Następnie stworzono prototyp: system został przygotowany i skonfigurowany, opracowano dokumentację techniczną i modyfikacje. Trwał aktywny etap przygotowania do uruchomienia rozwiązania: zaimportowano dane klienta, przeprowadzono wszystkie testy integracyjne, a użytkownicy zostali przeszkoleni zgodnie z ich rolami i ograniczeniami uprawnień, co zapewnia bezpieczne korzystanie z systemu przez klienta. Po zakończeniu prac przygotowawczych i uruchomieniu
systemu SMART WMS, pracownicy SMART business nadal zapewniają wsparcie partnerowi.
PSP posiada 2 magazyny w Gruzji, z których jeden, o powierzchni około 15.000 m2, znajduje się w Tbilisi, a drugi, o powierzchni 2.000 m2, w Kutaisi. Podczas wdrażania systemu należało umieścić około 25 000 leków w odpowiednich obszarach magazynowych i przypisać im unikalne kody kreskowe, które wskazują lokalizację leków, daty ważności oraz numery partii. Oprócz procesu weryfikacji danych, największym wyzwaniem było zapewnienie sprawnego działania magazynu podczas wdrożenia, ponieważ kluczowym celem firmy jest terminowe dostarczanie produktów do 300 aptek i firm partnerskich
Rezultaty wdrożenia
Obecnie firma PSP z powodzeniem zoptymalizowała wszystkie operacje magazynowe, zwiększając tym samym dokładność i wydajność ich realizacji, a także oszczędzając czas poświęcany na kontrolę zamówień, pakowanie i wysyłkę.
Efekty wdrożenia:
- Dwukrotne zwiększenie efektywności pracy magazynów.
- Pełna przejrzystość procesów magazynowych
- Szybsza realizacja zamówień
- Elektroniczna ewidencja zapasów i lokalizacji przechowywania każdego leku.
PSP odnotowała również wzrost produktywności personelu dzięki automatycznemu nadawaniu priorytetów operacjom magazynowym i rejestrowaniu działań każdego pracownika w systemie, co minimalizuje liczbę błędów występujących podczas ręcznego wprowadzania danych.
Wdrożenie SMART WMS pozwoliło nam zoptymalizować system ewidencji leków poprzez dostęp do informacji o partii, saldzie i lokalizacji każdego leku w interfejsie systemu. Operacje magazynowe zostały zrestrukturyzowane, a każdy pracownik magazynu ma teraz specjalne urządzenie mobilne, gdzie może znaleźć określone zadania
Dzięki cyfryzacji znacząco wzrosła szybkość realizacji zamówień, a zarządzanie zapasami w czasie rzeczywistym stało się prostsze. Automatyzacja minimalizuje liczbę błędów ręcznych, a optymalne wykorzystanie zasobów ludzkich pozwoliło podwoić efektywność operacji.
„Poprawa dokładności ewidencjonowania towarów w systemie pozwoliła nam przyspieszyć składanie zamówień, a szybkość ich realizacji znacznie wzrosła począwszy od pierwszego miesiąca użytkowania. Wprowadzenie przechowywania towarów według konkretnych lokalizacji ułatwia zarządzanie stanami magazynowymi w czasie rzeczywistym. Teraz wszystkie informacje o stanach magazynowych są przejrzyste, ponieważ system SMART WMS zapewnia pełny monitoring informacji.”
Obecnie około 200 pracowników magazynu korzysta z aplikacji mobilnej do wykonywania swoich zadań. Optymalne wykorzystanie zasobów ludzkich pozwoliło podwoić wydajność operacji magazynowych. Więcej zadań jest teraz wykonywanych, a nowi pracownicy mogą szybko dostosować się do procesów bez konieczności udziału w kompleksowym szkoleniu
Dzięki współpracy ze SMART business Georgia firma PSP osiągnęła wysoki poziom kontroli magazynu i była w stanie zbudować przejrzysty proces zarządzania zapasami, co znacznie uprościło codzienne czynności każdego pracownika. Jest to wyraźny dowód na to, że firma naprawdę dba o swoich pracowników.
