Inter Cars Ukraine jest częścią sieci Inter Cars Group, założonej przez polską firmę Inter Cars S.A. – największego dystrybutora części samochodowych i akcesoriów w Europie Środkowej i Wschodniej. Dostawcami części są znani i renomowani producenci, tacy jak: Bosch, ZF, Valeo, Schaeffler, Continental, SKF, KYB, febi, Meylе, DRiV, NGK. Kluczowymi klientami Inter Cars są warsztaty samochodowe, firmy transportowe i sklepy motoryzacyjne, dla których realizowany jest pełen cykl usług – od sprzedaży po logistykę i wsparcie techniczne.
W dzisiejszej branży dystrybucji zarządzanie płacami i kadrami nie jest łatwym zadaniem, zwłaszcza jeśli jest wykonywane ręcznie przez mały zespół specjalistów. Firma z dużą liczbą oddziałów, magazynów i punktów sprzedaży to także dodatkowe wyzwania. W różnych miastach mogą obowiązywać różne taryfy, warunki płatności, dodatkowe opłaty i odszkodowania, które wymagają starannych obliczeń i monitorowania. Każdy oddział może mieć własne wymagania dotyczące zarządzania finansami i raportowania, które muszą być zintegrowane z ogólnym systemem księgowym. Bez narzędzi, które zapewnią efektywną pracę w warunkach takiej wielozadaniowości, trudno jest poradzić sobie z tymi wyzwaniami pojedynczemu specjaliście lub niewielkiemu działowi. Dlatego Inter Cars Ukraine zwróciła się do SMART business, aby znaleźć rozwiązanie dla tych problemów.
Jako czołowy gracz na rynku dystrybucji części samochodowych i akcesoriów motoryzacyjnych, Inter Cars Ukraine rozumie lepiej niż ktokolwiek inny, że terminowa wymiana zużytej części na nową, wysokiej jakości, może uchronić mechanizm przed niepożądanymi awariami. Firma kieruje się tą zasadą również w optymalizacji swoich procesów biznesowych, wdrażając nowoczesne rozwiązania w zakresie automatyzacji i rozwoju. Jedną z takich modernizacji była migracja procesów związanych z płacami i kadrami do SMART Payroll, rozwiązania opartego na Microsoft Dynamics 365 Business Central od SMART business. Oto kilka spostrzeżeń na temat wdrożenia.
Jak przebiegały procesy operacyjne przed wdrożeniem nowego rozwiązania i jakie były warunki wstępne migracji do nowego systemu?
Firma Inter Cars Ukraine, mając rozbudowaną sieć oddziałów, dla każdego z których prowadziła odrębną księgowość i zarządzanie kadrami według osobnych regulaminów i harmonogramów, potrzebowała optymalizacji procesów biznesowych. Różne daty zamknięcia operacji finansowych, naliczanie oddzielnych wypłat i odliczeń podatkowych utrudniały scentralizowane zarządzanie i kontrolę, co powodowało ogromne obciążenie dla specjalistów ds. księgowości i kadr.
Przed wdrożeniem SMART business, klient posiadał dwa oddzielne systemy: jeden do zarządzania kadrami, a drugi do obsługi płac.Dwa oddzielne, niepowiązane produkty wymagały więcej czasu na osobne wprowadzanie danych, co zwiększało ryzyko błędów spowodowanych przez czynnik ludzki. Ponadto, gdy dane są przechowywane w różnych źródłach, trudniej jest je kompleksowo analizować. Kolejną niewygodą, której chciano się pozbyć, było ręczne obliczanie płac dla każdego okresu, prowadzone w różnych tabelach. Dlatego firma szukała rozwiązania, które połączyłoby procesy biznesowe w jednym wygodnym ekosystemie, zapewniając:
- Scentralizowane rozliczanie listy płac wraz z automatyzacją procesu naliczania wynagrodzeń dla wszystkich oddziałów, co miało zmniejszyć nakład pracy poprzez ujednolicenie kontroli i standaryzację procedur. Jednocześnie system musiał uwzględniać indywidualne regulaminy pracy poszczególnych oddziałów;
- Zarządzanie zasobami ludzkimi, skoncentrowane na wygodnym prowadzeniu jednolitej bazy danych pracowników wszystkich oddziałów z możliwością prowadzenia szczegółowej ewidencji danych osobowych i zakresów obowiązków. Rozwiązanie powinno również automatyzować procesy zatrudniania, zwalniania i przenoszenia pracowników między oddziałami itp;
- Automatyzację ewidencji czasu pracy dla każdego oddziału, z uwzględnieniem lokalnych harmonogramów pracy;
- Generowanie niezbędnych raportów dla każdego oddziału oraz scentralizowane tworzenie skonsolidowanych raportów dla całej firmy.
- Zgodność ze zmianami przepisów prawa i uwzględnienie wymogów i standardów księgowości i zarządzania zasobami ludzkimi obowiązujących w Ukrainie.
Funkcjonalność rozwiązania SMART Payroll w pełni spełniła wszystkie powyższe wymagania Inter Cars, ponieważ system posiada ukraińską wersję językową i jest w pełni dostosowany do potrzeb ukraińskiego biznesu, w szczególności do specyfiki branży dystrybucyjnej.
W jaki sposób został wybrany partner wdrożeniowy i jak przebiegała migracja istniejących procesów biznesowych do rozwiązania SMART Payroll?
Pozytywne doświadczenia z pracą ze SMART business odegrały kluczową rolę w wyborze partnera. Cały nasz zespół był bardzo zadowolony z poprzedniego wdrożenia SMART Accounting: planowanie, wsparcie posprzedażowe, szybkie dostosowania na zamówienie – wszystko było na najwyższym poziomie. Dlatego byliśmy pewni, że tym razem współpraca przebiegnie równie sprawnie i produktywnie.
Oprócz poprzedniej udanej współpracy z firmą SMART business, na wybór nowego rozwiązania i partnera wdrożeniowego wpłynęło kilka innych kluczowych czynników. Firma Inter Cars potrzebowała rozwiązania, które umożliwiłoby elastyczne dostosowywanie procesów biznesowych. A ponieważ SMART Payroll jest uzupełnieniem międzynarodowego systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central, rozwiązanie to zapewniało szeroki wachlarz możliwości rozwoju i wzmocnienia różnych obszarów działalności firmy. Kolejną atrakcyjną zaletą rozwiązania była możliwość jego wersjonowania i regularne aktualizacje zgodnie z obowiązującymi ukraińskimi przepisami dotyczącymi wszelkich płatności. W ten sposób klient otrzymał międzynarodowy system, który był dostosowany do lokalnych potrzeb.
Jeśli chodzi o dostosowanie i dodatkowe ustawienia rozwiązania, zespół SMART stanął przed kilkoma wyzwaniami. Po pierwsze, aby generować raporty, trzeba było zorganizować automatyczny podział kosztów na wydatki administracyjne i sprzedaż, ponieważ głównym obszarem działalności Inter Cars Ukraine jest dystrybucja. Po drugie, konieczne było wdrożenie możliwości uwzględnienia prawnego wymogu płacenia podatków dochodowych od pracowników filii do budżetów lokalnych. Firma posiada 38 takich oddziałów, i dla każdego z nich należało zorganizować poprawne obliczenie i automatyczne generowanie raportów.
Dzięki SMART Payroll dla każdego oddziału udało się zrealizować rozdzielenie generowania raportów dla lokalnych organów podatkowych na dwie kategorie wydatków – administracja i produkcja.
Uruchomienie nowego rozwiązania zaplanowano na początek 2024 roku. Biorąc pod uwagę, że SMART Payroll już zawiera wszystkie niezbędne do pracy narzędzia i jest elastyczne pod względem personalizacji, proces przejścia na nowy system oraz dalsza adaptacja przebiegły bardzo sprawnie. Współpraca zespołu SMART business z zespołem Inter Cars Ukraine zapewniła szybką migrację, i już w styczniu udało się w pełni załadować dane klienta za cały 2023 rok do SMART Payroll. Rozpoczęto od danych kadrowych: najpierw przeniesiono informacje o wszystkich pracownikach, włącznie z kategoriami, stażem pracy itp. A już w lutym przeprowadzono pełną migrację do nowego środowiska.
Inter Cars Ukraine od pierwszych dni doceniła zalety nowego systemu i podzieliła się pozytywnymi zmianami i wynikami:
Oczywiście, pracownicy potrzebowali czasu, aby się przyzwyczaić, ale jak wiadomo, do dobrych rzeczy przyzwyczajamy się szybko. Mówiąc o konkretnych przykładach, zarządzanie urlopami stało się o wiele łatwiejsze. Podczas gdy wcześniej obliczaliśmy wszystko ręcznie w Excelu, dzięki SMART Payroll wystarczy wprowadzić okres, a system automatycznie zrobi wszystko za użytkownika. Ogólnie rzecz biorąc, rozwiązanie doskonale radzi sobie z okresami rozliczeniowymi, ponieważ występują one wszędzie: okresy zwolnień lekarskich, urlopów, urlopów bezpłatnych. Rozwiązanie uwzględnia to wszystko automatycznie, w tym ręczne wprowadzanie danych. Tak więc SMART Payroll pozwala dokładnie śledzić i przetwarzać dane dotyczące zwolnień lekarskich, automatycznie uwzględniając czas nieobecności pracownika z powodu choroby w okresie rozliczeniowym. Ogólnie rzecz biorąc, automatyzacja zwiększyła produktywność całego zespołu i pozwoliła poświęcać więcej czasu na kwestie strategiczne.
Pierwsze wyniki wdrożenia oraz zauważalne zmiany w procesach płacowych i kadrowych w Inter Cars Ukraine
Jeśli chodzi o liczby, rozwiązanie SMART Payroll pomaga obecnie w realizacji zadań kadrowo-płacowych dotyczących 500 pracowników Inter Cars Ukraine w 38 oddziałach. Według specjalistów z odpowiednich działów, tak ogromny nakład pracy teraz wydaje się znacznie mniejszy.
Jednym z głównych zadań wdrożenia było rozdzielenie księgowości oddziałów, ponieważ jest to związane z rozliczeniami podatkowymi. Na przykład, obliczanie wynagrodzeń w Inter Cars jest prowadzone przez główny oddział, ale zgodnie z prawem podatkowym, jeśli niektórzy pracownicy pracują w innych oddziałach, firma musi płacić podatki tam, gdzie oni pracują. Rozwiązanie SMART Payroll zautomatyzowało operacje związane z listą płac dla każdego z 38 oddziałów, znacznie ułatwiając życie specjalistom.
Klient zauważył również poprawę procesu eksportu list płac z układem według NIP, który wcześniej był wykonywany ręcznie.
Dodatkowym wyzwaniem było obliczanie wynagrodzeń dla pracowników, którzy pracują określoną liczbę dni w jednym oddziale, a resztę dni w innym oddziale i muszą otrzymywać wynagrodzenie w jednej wypłacie. W związku z tym do banku przekazywane jest zestawienie z całkowitą kwotą wynagrodzenia dla każdego pracownika, a nie oddzielne części. Jednak dzięki doświadczeniu w branży i niestandardowym modyfikacjom systemu, zespół SMART Business z powodzeniem wdrożył tę funkcję, a klient był zadowolony.
Oprócz kluczowych funkcji, które były priorytetem dla Inter Cars, klient korzysta z modułu kontroli czasu pracy, który zapewnia elastyczną konfigurację harmonogramów pracy i kalendarzy oraz umożliwia automatyczne generowanie kart czasu pracy. Specjaliści Inter Cars pozytywnie oceniają także możliwość wygodnej kontroli i podglądu salda dni urlopowych do wykorzystania.
Dalsze plany skalowania i współpraca Inter Cars Ukraine ze SMART business
Latanie pod wiatr – tak firma Inter Cars Ukraine określiła kiedyś pracę nowoczesnego biznesu w warunkach wojny na pełną skalę. Poświęcenie i praca na pełnych obrotach to prosta, ale skuteczna formuła sukcesu, której firma przestrzega, utrzymując pozycję jednego z liderów swojej branży. Firma stale się rozwija, otwierając nowe huby*. Zespół Inter Cars Ukraine wzmacnia i rozwija elastyczność swoich procesów biznesowych, aby zapewnić swoim pracownikom stabilność w obliczu zmieniających się warunków rynkowych. Inter Cars Ukraine rozumie, że tarczą ukraińskiego biznesu jest obronność kraju, a firma codziennie wnosi znaczący wkład, aby ta tarcza pozostała nieprzebijalna: wspiera armię, dostarcza wojsku artykuły motoryzacyjne i inne niezbędne rzeczy, nieustannie pracuje na rzecz gospodarki kraju, przejrzysto płacąc wszystkie podatki.
Bez wątpienia ciągłe wzmacnianie swoich pozycji na rynku stwarza warunki do wdrażania innowacyjnych rozwiązań, które wzmacniają strategiczne obszary działalności Inter Cars Ukraine. Dlatego w planach firmy jest kontynuacja współpracy z zespołem SMART business oraz realizacja wielu korzystnych projektów. Wśród najbliższych – budowa elastycznego systemu zarządzania dokumentacją poprzez wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Planowana jest także integracja z platformą „Vchasno” w celu szybkiego podpisywania dokumentów oraz wprowadzenia elektronicznej kasy. Z niecierpliwością czekamy na kolejne historie sukcesu!
Warto zauważyć, że w portfolio zespołu SMART business znajduje się szeroka gama rozwiązań, które mogą zwiększyć wydajność wszystkich obszarów działalności każdej firmy, niezależnie od branży. Aby więc biznes zawsze działał jak dobrze naoliwiony mechanizm, nie czekaj, aż system zawiedzie – zadbaj o jego aktualizację i ulepszenie!
Pracuj proaktywnie, aby uzyskać przewagę konkurencyjną, a my jesteśmy gotowi wzmocnić Twoje pomysły za pomocą naszej własnej wiedzy.
