W Ukrainie i Mołdawii Automagistral-Pivden jest synonimem jakości, nowoczesnych technologii i niezawodności w sektorze budownictwa drogowego i infrastrukturalnego.
Automagistral-Pivden od zawsze była liderem nie tylko pod względem liczby projektów i skali realizowanych prac. Jako pierwsza na rynku wdrażała innowacyjne technologie, takie jak zautomatyzowane i zrobotyzowane systemy zarządzania sprzętem oraz nowoczesne systemy kontroli jakości.
Jednym z kluczowych kierunków innowacji stało się zarządzanie działalnością operacyjną. Firma zwróciła się do SMART business o wsparcie w automatyzacji procesów operacyjnych. Celem Automagistral-Pivden było stworzenie własnego ekosystemu IT, który pozwoliłby całkowicie zrezygnować z dokumentów papierowych, przyspieszyć i uprościć wymianę, przetwarzanie oraz analizę danych, a także zsynchronizować informacje pomiędzy wszystkimi wykorzystywanymi systemami.
Zaproponowano wdrożenie systemu ERP — Microsoft Dynamics 365 Business Central, który okazał się idealnym rozwiązaniem, integrującym kluczowe funkcje biznesowe na jednej platformie.
Przesłanki wdrożenia i czynniki, które stały się kluczowym impulsem do aktualizacji systemu ERP
CEO firmy, Mykoła Tymofiejew, podkreśla, że już 5–6 lat temu szybki rozwój firmy, skalowanie działalności, zwiększenie geograficznego zasięgu i liczby projektów doprowadziły do potrzeby jakościowego udoskonalenia systemu zarządzania i kontroli. Wybuch wojny odsunął w czasie rozwiązanie tej kwestii, ale nie zmniejszył jej znaczenia. W czasie pełnoskalowej inwazji Rosji na Ukrainę firma musiała szybko przekształcić się i dostosować do nowych wyzwań i wymagań rynku: rozwijać kierunek odbudowy infrastruktury, budowy obiektów ochronnych itp.
Dotychczasowy system księgowy używany przez klienta – nawet w połączeniu z dodatkowymi narzędziami – nie był już w stanie zapewnić wymaganego poziomu efektywności procesów biznesowych ani wspierać dynamiki rozwoju firmy w nowych realiach. Poprzednia automatyzacja, oparta na rozproszonych produktach programowych – arkuszach kalkulacyjnych, aplikacjach mobilnych, systemach wagowych czy skanerach kodów kreskowych – często prowadziła do dublowania zadań, błędów wynikających z rozbieżności w nazewnictwie oraz znacznych nakładów czasu na uzgadnianie danych między działami.
Aby sprostać nowym wymaganiom i wyeliminować rozproszenie przepływów informacyjnych, zespół Automagistral-Pivden opracował jasną wizję techniczną przyszłego ekosystemu IT, w którym centralną rolę miała pełnić nowa platforma ERP, realizująca takie zadania jak:
- Bieżące wprowadzanie danych pierwotnych — integracja z korporacyjną aplikacją mobilną i skanerami kodów kreskowych w celu szybkiego i dokładnego rejestrowania operacji magazynowych.
- Synchronizacja z systemami wagowymi — zapewnienie automatycznej wymiany danych między ERP a specjalistycznym oprogramowaniem wagowym, aby wyeliminować ręczne wprowadzanie i zminimalizować ryzyko błędów.
- Monitorowanie realizacji prac w czasie rzeczywistym — dostarczanie aktualnych informacji o stanie procesów budowlanych na obiektach, co pozwala na szybkie reagowanie na wszelkie zmiany.
- Wizualizacja analityki — tworzenie interaktywnych dashboardów dla kierownictwa i menedżerów, pokazujących kluczowe wskaźniki efektywności i status projektów w wygodnym formacie.
Poszukiwanie odpowiedniego rozwiązania nie było łatwe, ponieważ w sektorze budownictwa infrastrukturalnego dostępnych gotowych systemów ERP jest znacznie mniej niż np. w handlu detalicznym czy dystrybucji, gdzie przez lata zgromadzono bogate doświadczenie w automatyzacji – z dopracowanymi procesami biznesowymi, sprawdzonymi przypadkami wdrożeń i licznymi opiniami czołowych graczy. Brakowało więc gotowych przykładów czy najlepszych praktyk, na których klient mógłby się oprzeć. Automagistral-Pivden stała się więc jednym z pionierów, wdrażając ERP dopasowany do specyfiki swojej branży.
Po gruntownej analizie rynku systemów ERP firma zdecydowała się na Microsoft Dynamics 365 Business Central. Klient wskazał następujące kluczowe zalety:
- Elastyczność konfiguracji i możliwość szerokiej personalizacji pod indywidualne potrzeby biznesu.
- Ukraińska lokalizacja, która zapewnia wygodę użytkowania we wszystkich działach Automagistral-Pivden.
- Pełny zestaw modułów do prowadzenia księgowości, rachunkowości podatkowej i zarządczej, ewidencji kadrowej, kontroli procesów produkcyjnych i planowania zasobów.
- Przejrzysta i zrozumiała polityka licencyjna, umożliwiająca precyzyjne prognozowanie kosztów.
- Uznanie systemu na arenie międzynarodowej — Microsoft Dynamics 365 Business Central zajął pierwsze miejsce w rankingu systemów ERP wg Forbes.
- Istnienie odpowiednich przypadków wdrożeń w firmach produkcyjnych o podobnej logice procesów biznesowych, co pozwoliło lepiej poznać zalety systemu na realnych przykładach.
Po wyborze platformy zespół Automagistral-Pivden przeszedł do wyboru partnera wdrożeniowego. Wybrano firmę SMART business, która na 2025 rok posiada wszystkie 6 z 6 możliwych oznaczeń Microsoft Solutions Partner Designations, co pokazuje jej silną pozycję na rynku usług IT.
Od pierwszych spotkań zespół SMART business szybko zagłębił się w specyfikę naszych procesów biznesowych. Podobało nam się, że partner nie tylko wdraża gotowe rozwiązania, lecz także tworzy własne produkty na bazie technologii Microsoft, rozumiejąc jej ‘wewnętrzną kuchnię’. Ważne było dla nas, aby system uwzględniał wszystkie aspekty zarządzania i mógł elastycznie dostosowywać się do nowych potrzeb w przyszłości. To właśnie stało się podstawą do podpisania umowy i rozpoczęcia prac nad projektem.
Jak przebiegał proces wdrażania Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Proces wdrożenia systemu ERP w tak dużej firmie jak Automagistral-Pivden zawsze wymaga starannego planowania i konsekwentnej pracy.
Pierwszym etapem były warsztaty, podczas których SMART business i zespół klienta szczegółowo omawiali wszystkie procesy biznesowe. Do efektywnej analizy zaangażowano pracowników kluczowych działów, m.in. specjalistów ds. rachunkowości zarządczej, budownictwa, mechanizacji i transportu, logistyki, zaopatrzenia, kadr, działu kosztorysowo-umownego, działu prawnego, księgowości i departamentu kontroli jakości. Celem warsztatów było dogłębne opracowanie kluczowych procesów biznesowych. Dzięki temu można było z wyprzedzeniem zidentyfikować potencjalne wąskie gardła, określić priorytetowe zadania i stworzyć jasną mapę drogową konfiguracji systemu.
Kolejnym krokiem było zaprezentowanie przez specjalistów SMART business, jak realne operacje firmy będą odwzorowane w standardowej konfiguracji Microsoft Dynamics 365 Business Central, z wyjaśnieniem, gdzie zmiany nie są potrzebne, a gdzie wręcz przeciwnie – warto dokonać optymalizacji i dostosowań.
W trakcie współpracy było oczywiste, że zespół SMART business dąży do stworzenia rozwiązania maksymalnie odpowiadającego potrzebom naszego biznesu. Gdy pojawiała się potrzeba personalizacji, specjaliści SMART business proponowali najbardziej efektywne i minimalne sposoby wprowadzania zmian oraz realizacji procesów, modyfikując system tylko tam, gdzie było to naprawdę konieczne. Takie podejście pozwoliło nam uniknąć zbędnych nakładów czasu i zasobów, a jednocześnie zapewniło wymaganą funkcjonalność.
Kluczowe dostosowania zrealizowane w systemie i funkcjonalność najcenniejsza dla klienta
Jak podkreślił klient, wdrożenie Microsoft Dynamics 365 Business Central w Automagistral-Pivden nie ograniczyło się do standardowej funkcjonalności. Razem ze SMART business spółka przeprowadziła szereg branżowych dostosowań, które efektywnie odwzorowują specyfikę procesów sektora budownictwa drogowego i je przyspieszają.
Kluczowe modyfikacje objęły kilka obszarów:
- Ewidencja czasu pracy, naliczanie wynagrodzeń i kosztów delegacji — system został dostosowany do potrzeb dużego personelu i złożonej struktury działów. Udoskonalono nie tylko ewidencję czasu pracy, lecz także naliczanie kosztów delegacji. Firma całkowicie zrezygnowała z papierowych kart czasu pracy, co znacząco uprościło pracę, zmniejszyło liczbę operacji ręcznych oraz uczyniło procesy naliczania bardziej przejrzystymi i kontrolowanymi.
- Moduł budowlany pod raport brygadzisty— brygadziści pracują teraz bez zbędnej papierowej biurokracji. Przez aplikację mobilną mogą:
- natychmiast otrzymywać zadania na zmianę,
- kontrolować i widzieć aktualne stany materiałów na placu,
- potwierdzać odbiór towarów i materiałów oraz zamawiać nowe materiały bezpośrednio z budowy,
- wprowadzać raporty o wykonanych pracach bezpośrednio w aplikacji, skąd dane automatycznie trafiają do Microsoft Dynamics 365 Business Central.
W efekcie znacząco skrócono czas przygotowania raportów i wyeliminowano konieczność ręcznego przetwarzania dokumentacji.
- Moduł transportu – aplikacja kierowcy
Kierowcy nie muszą już wpisywać ręcznie wskazań licznika ani tras w papierowych kartach drogowych. Wszystkie dane wprowadzają w aplikacji, a system:
- automatycznie tworzy i łączy karty drogowe oraz trasy,
- integruje informacje z wagowych systemów pomiarowych,
- zapewnia pełną przejrzystość przewozów i ewidencji paliwa.
- Moduł serwisowy – aplikacja mechanika
Mechanicy firmy otrzymali narzędzie do szybkiego wprowadzania informacji o stanie maszyn, już wykonanych naprawach i pracach serwisowych, a także o planowanym utrzymaniu. Wszystkie dane automatycznie synchronizują się z Microsoft Dynamics 365 Business Central, co skraca czas komunikacji między działami i pozwala szybciej przywrócić sprzęt do pracy po naprawie.
System ERP połączył wszystkie jednostki organizacyjne firmy w jedno spójne środowisko cyfrowe. Aplikacje mobilne dla brygadzistów, kierowców i mechaników nieprzerwanie wymieniają dane z Microsoft Dynamics 365 Business Central. Część raportów jest zatwierdzana przez ERP za pośrednictwem poczty elektronicznej, a dane z wag automatycznie trafiają do systemu, skonfigurowanego zgodnie ze specyfiką budownictwa drogowego.
Dzięki temu każdy — od brygadzisty na placu budowy po dział finansowy — ma dostęp do jednolitych, aktualnych danych, co czyni procesy biznesowe bardziej efektywnymi i przejrzystymi.
Dodatkowe funkcje ERP docenione przez klienta
Jedną z najbardziej odczuwalnych zalet Microsoft Dynamics 365 Business Central dla Automagistral-Pivden była funkcja automatycznego wyrównywania kosztu własnego. System samodzielnie koryguje wartości w przypadkach, gdy dokumenty są wprowadzane poza kolejnością chronologiczną. W praktyce oznacza to, że jeśli operacja wpływająca na koszt materiału została dodana później niż inne, system automatycznie przelicza wartości dla każdej pozycji oraz całego łańcucha powiązanych dokumentów, w których koszt był nieprawidłowy. To podejście znacząco różni się od poprzedniego systemu, w którym podobna korekta wymagała ponownego przetwarzania wszystkich dokumentów — co pochłaniało czas i zasoby.
Kolejną istotną funkcją było oddzielenie ewidencji ilościowej od wartościowej. W Microsoft Dynamics 365 Business Central te dwa składniki są rejestrowane niezależnie: najpierw zapisywana jest ilość (np. 10 sztuk produktu), a następnie — wartość, która może zostać uzupełniona później, po otrzymaniu danych finansowych.
Po zatwierdzeniu ilościowych danych w dokumencie nie można już zmienić liczby — nawet wstecznie. W poprzednim systemie taka zmiana była możliwa, co prowadziło do niekontrolowanych manipulacji i błędów w stanach magazynowych. Nowy system ERP gwarantuje, że ilości w systemie zawsze odzwierciedlają rzeczywisty stan zapasów, eliminując ryzyko strat wynikających z nieprawidłowej ewidencji.
Elastyczność Microsoft Dynamics 365 Business Central pozwoliła nam dostosować system księgowy do wewnętrznych polityk firmy. Teraz mamy pewność, że dane, z którymi pracują nasze zespoły, są zawsze dokładne, aktualne i odzwierciedlają rzeczywisty stan rzeczy. System zwiększa poziom kontroli i umożliwia szybsze podejmowanie decyzji zarządczych.
Plany na przyszłość dotyczące rozwoju ekosystemu IT w Automagistral-Pivden
Projekt wdrożenia Microsoft Dynamics 365 Business Central znajduje się już na ostatniej prostej. Choć na pełne podsumowania jeszcze za wcześnie, firma podkreśla, że pierwsze rezultaty spełniły oczekiwania, a solidne fundamenty otwierają szerokie perspektywy dalszego rozwoju.
Automagistral-Pivden nie zwalnia tempa — automatyzacja procesów biznesowych będzie kontynuowana na jeszcze większą skalę. Rozpoczęto już wdrożenie Autodesk Construction Cloud — chmurowej platformy do zarządzania projektami budowlanymi, która integruje wszystkie etapy prac, uczestników i dane w jednym cyfrowym środowisku. Jej połączenie z Business Central umożliwi synchronizację księgowości i operacji z rzeczywistym przebiegiem realizacji projektów.
Równolegle firma aktywnie śledzi mapę rozwoju Microsoft Dynamics 365 Business Central, aby na bieżąco wykorzystywać nowe funkcje i technologie.
Ponadto firma koncentruje się na dodatkowych rozwiązaniach SMART business. Zespół analizuje możliwości SMART Cash Flow — narzędzia do precyzyjnego prognozowania przepływów pieniężnych — oraz platformy SMART HCM & LMS, służącej do kompleksowego zarządzania personelem i procesami szkoleniowymi.
Aby wybrać najbardziej optymalne rozwiązania dla biznesu, firma regularnie uczestniczy w branżowych webinarach i przeprowadza wewnętrzne audyty potrzeb, analizując, które narzędzia przyniosą największą wartość i wzmocnią przewagę konkurencyjną.
Jesteśmy dumni z tego, że staliśmy się partnerem technologicznym w tej transformacji. Dla nas niezwykle cenne jest współpracować z firmami, które nawet w warunkach pełnoskalowej wojny nadal rozwijają infrastrukturę, wzmacniają zdolności transportowe kraju i wnoszą istotny wkład w jego odbudowę. Automagistral-Pivden pokazuje, że systemowe podejście i innowacyjne technologie potrafią znacząco zwiększyć efektywność pracy, zoptymalizować procesy i pomóc w realizacji ambitnych celów.
