Cyfrowa transformacja jako priorytet strategiczny
Misją HellCold jest dostarczanie niezawodnych i energooszczędnych systemów, które poprawiają komfort, zapewniają bezpieczeństwo i przynoszą oszczędności użytkownikom. Aby utrzymać najwyższą jakość usług, firma stawia nie tylko na doskonałość inżynieryjną, ale również na optymalizację procesów wewnętrznych poprzez wdrażanie inteligentnych rozwiązań cyfrowych. Fundamentem tego podejścia jest platforma Microsoft, która stanowi rdzeń ekosystemu IT firmy.
Od outsourcingu do pełnej kontroli: automatyzacja procesów kadrowo-płacowych
W 2021 roku firma HellCold wdrożyła system Dynamics 365 Business Central do zarządzania księgowością. Zespół docenił intuicyjność i spójną logikę procesów biznesowych oferowanych przez platformę, co stało się impulsem do kolejnego kroku w cyfrowej transformacji — przejęcia pełnej kontroli nad obszarem kadr i płac.
Dotychczasowy model, oparty na outsourcingu, generował dodatkowe koszty, trudności operacyjne i wymagał czasochłonnego przygotowywania danych dla zewnętrznego biura.
Zespół zdecydował się zrezygnować z usług zewnętrznych i przenieść obsługę kadr i płac do wewnętrznych struktur firmy, łącząc ją z księgowością w jednym, wspólnym systemie.
Jakie były kluczowe kryteria wyboru nowego systemu?
Dla HellCold kluczowe było znalezienie rozwiązania, które łączyłoby nowoczesne podejście, intuicyjność i pełną kompatybilność z ekosystemem Microsoft 365. Wymagania wobec nowego systemu kadrowo-płacowego były więc precyzyjnie zdefiniowane:
- Pełna integracja z ekosystemem Microsoft (Outlook, Teams, Excel, Business Central) w celu zapewnienia spójnego środowiska pracy.
- Najwyższy poziom bezpieczeństwa danych, zgodność z RODO oraz międzynarodowymi standardami cyberbezpieczeństwa.
- Intuicyjność i łatwość wdrożenia oraz codziennego użytkowania.
- Skalowalność, czyli zdolność systemu do rozwoju wraz z rosnącymi potrzebami firmy.
- Zaawansowana automatyzacja i optymalizacja procesów, w szczególności z wykorzystaniem możliwości Power Platform.
- Niezawodne wsparcie techniczne i gwarancja regularnych aktualizacji.
Jak firma SMART business otrzymała zapytanie o stworzenie polskiej lokalizacji SMART Payroll
Poszukiwania idealnego oprogramowania skierowały zespół HellCold na platformę Microsoft AppSource, a następnie wprost do aplikacji SMART Payroll.
Jej funkcjonalność w pełni odpowiadała potrzebom firmy, jednak rozwiązanie było dostępne jedynie na rynku ukraińskim.
Dostrzegając potencjał narzędzia, HellCold zwróciła się bezpośrednio do jego twórcy – firmy SMART business – z propozycją stworzenia zlokalizowanej wersji, dostosowanej do polskich przepisów i lokalnego rynku.
SMART Payroll for Poland – nowe możliwości dla lokalnego biznesu
W odpowiedzi na to zapytanie, zespół SMART business szczegółowo przeanalizował specyfikę polskich procesów kadrowo-płacowych oraz wymagania prawne. Efektem tej pracy było SMART Payroll for Poland – zlokalizowane rozwiązanie, którego architektura od podstaw została zaprojektowana z myślą o realnych potrzebach polskiego biznesu.
Stworzone rozwiązanie nie tylko w pełni odpowiedziało na wymagania HellCold, ale je przerosło, oferując nowe możliwości dla całego rynku:
- Regularne aktualizacje: Kwartalne wersje systemu zapewniają zgodność z aktualnymi przepisami kadrowo-płacowymi oraz wprowadzają nowe funkcjonalności, gwarantując szybką adaptację do dynamicznych zmian prawnych i rynkowych.
- Bezpieczeństwo: Regularne aktualizacje systemu zapewniają zgodność z aktualnymi standardami bezpieczeństwa i gwarantują niezawodną ochronę danych.
- Zgodność z przepisami: System spełnia wymagania europejskich i międzynarodowych standardów obowiązujących na terenie UE oraz lokalnych przepisów prawa pracy i podatkowego w Polsce. Obsługuje pełną obowiązkową sprawozdawczość do ZUS, US, PFRON, PPK i GUS.
- Transparentność dla audytu: System zapewnia szczegółową i niezawodną ścieżkę audytu, umożliwiając pełną kontrolę nad procesami i ułatwiając audyty wewnętrzne oraz zewnętrzne.
- Integracja z innymi produktami firmy Microsoft: synchronizuje się z modułami finansowymi i księgowymi, zapewniając jednolity przepływ danych i minimalizując powielanie danych.
- Elastyczność i skalowalność: Architektura systemu pozwala na łatwe dostosowanie do potrzeb firm każdej wielkości, niezależnie od branży.
- Szybkie wdrożenie i wsparcie: Intuicyjny interfejs i stałe wsparcie techniczne oraz merytoryczne zapewniają płynne uruchomienie i stabilność działania.
Tak właśnie narodziło się SMART Payroll for Poland – nowoczesne rozwiązanie, które jest efektem partnerskiej współpracy i odpowiedzią na realne potrzeby polskiego biznesu.
Współpraca z HellCold to doskonały przykład, jak otwartość klienta na innowacje, połączona z ekspercką wiedzą zespołu SMART business, pozwala tworzyć rozwiązania o wartości wykraczającej poza potrzeby jednej firmy. SMART Payroll for Poland, opracowane w odpowiedzi na konkretne zapotrzebowanie, stało się nie tylko wartością dodaną dla naszego partnera. Dzięki tej współpracy polski biznes zyskał proste, intuicyjne i skuteczne narzędzie do automatyzacji procesów kadrowo-płacowych.
Jak system SMART Payroll for Poland wpisał się w strategię cyfryzacji HellCold
Zespół projektowy SMART business nie tylko w krótkim czasie przygotował lokalizację systemu SMART Payroll for Poland, ale natychmiast przeszedł do etapu wdrożenia.
Wdrożenie: Płynne, Bezpieczne, Komfortowe
Implementacja SMART Payroll for Poland została przeprowadzona jako precyzyjnie zaplanowany proces, którego nadrzędnym celem było bezpieczeństwo i komfort zespołu HellCold. Zamiast rewolucji, postawiono na ewolucję: nowa aplikacja została zintegrowana bezpośrednio z działającym systemem ERP, bez zakłócania rytmu codziennej pracy.
Po dwumiesięcznym wdrożeniu nastąpił miesięczny cykl szkoleń adaptacyjnych. Warsztaty skrojone na miarę potrzeb kluczowych użytkowników zbudowały ich pewność siebie i kompetencje w obsłudze nowego narzędzia.
Prawdziwym testem, a jednocześnie elementem budującym zaufanie, był okres pracy równoległej. W lipcu, po zakończeniu fazy Go-Live, firma HellCold postanowiła do końca 2024 roku prowadzić rozliczenia wynagrodzeń równolegle w dwóch systemach:
- nowym — SMART Payroll for Poland
- oraz dotychczasowym — Comarch ERP Optima.
Takie podejście pozwoliło na weryfikację poprawności danych i sprawne, bezpieczne przejście na nowe rozwiązanie. Ostateczne porównanie wyników, które okazały się praktycznie identyczne, stanowiło nie tylko techniczną walidację, ale przede wszystkim potwierdziło, że praca z systemem SMART Payroll jest bardziej efektywna, wygodniejsza i prostsza – co zostało szczególnie docenione przez zespół.
To subiektywne odczucie bardzo szybko znalazło swoje potwierdzenie w twardych danych.
Wymierne rezultaty biznesowe
Przejście na SMART Payroll for Poland okazało się bowiem czymś więcej niż techniczną aktualizacją – było prawdziwym katalizatorem rewolucji w efektywności operacyjnej HellCold.
Już pierwsze półrocze pracy z nowym narzędziem przyniosło spektakularne i mierzalne rezultaty — firma odnotowała znaczącą poprawę kluczowych wskaźników efektywności (KPI):
- O 40% krótszy czas realizacji listy płac: Usprawnienie procesu pozwala zespołowi skupić się na działaniach o wyższej wartości dodanej.
- O 50% mniej czasu na raportowanie: Automatyzacja, która eliminuje czasochłonne, ręczne przygotowywanie raportów i zestawień.
- O 60% mniej błędów: Redukcja ryzyka kosztownych pomyłek dzięki wyeliminowaniu ręcznego wprowadzania danych.
- O 30% większa produktywność zarządcza: Błyskawiczny, mobilny dostęp do danych i analiz, pozwalający podejmować lepsze decyzje w krótszym czasie.
Jak zespół HellCold ocenia efekty wdrożenia?
Od początku 2025 roku firma w pełni korzysta z nowego rozwiązania. Jakie korzyści odczuł sam zespół?
W jego ocenie, największą wartość przyniosły zmiany w czterech kluczowych obszarach:
- Jeden system – pełna automatyzacja: Zintegrowanie kadr i płac w ekosystemie Microsoft pozwoliło całkowicie wyeliminować ręczne przenoszenie danych do Business Central w zakresie księgowania wynagrodzeń automatycznie pobierane i odzwierciedlane na kontach księgi głównej oraz innych powiązanych tabelach). Dodatkowo, firma zyskała dostęp do globalnych usług i możliwości, jakie oferuje platforma Microsoft. A procesy — od naliczania wynagrodzeń po generowanie przelewów — zostały zautomatyzowane, co znacząco ograniczyło ryzyko błędów.
- Większy komfort codziennej pracy: Zespół docenia intuicyjność systemu oraz szybki dostęp do danych i raportów, co bezpośrednio przekłada się na wygodę i efektywność pracy.
- Mobilność i dostępność w czasie rzeczywistym: Dzięki rozwiązaniu chmurowemu, dane są zawsze dostępne — bezpiecznie, z każdego miejsca i urządzenia, co wspiera dynamiczny model pracy HellCold.
Dodatkowym usprawnieniem, które domknęło cały proces, jest automatyzacja płatności.
System samodzielnie generuje przelewy bankowe, które od razu znajdują odzwierciedlenie w wyciągach, eliminując ostatni czasochłonny, manualny etap pracy.
Fundament dalszego rozwoju
Niemniej jednak, dla zarządu HellCold wdrożenie SMART Payroll for Poland jest czymś znacznie więcej niż tylko skutecznym rozwiązaniem bieżących wyzwań operacyjnych. To fundament pod przyszłą ekspansję i strategiczna inwestycja w rozwój firmy:
Postrzegamy SMART Payroll nie tylko jako narzędzie do zarządzania kadrami i płacami, ale jako kluczowy element naszej cyfrowej transformacji. Rozwiązanie automatyzuje procesy, redukuje błędy, a co najważniejsze – buduje fundament do dalszego, dynamicznego rozwoju.
Doświadczenie, które motywuje
Historia wdrożenia SMART Payroll for Poland w HellCold to coś więcej niż case study. To dowód na to, że strategicznie przeprowadzona cyfryzacja nie tylko odpowiada na bieżące potrzeby, ale staje się realną przewagą konkurencyjną:
- upraszczając procesy,
- wspierając kulturę opartą na danych,
- otwierając nowe możliwości rozwoju.
Każda transformacja zaczyna się od niepewności. Kluczowe jest, by zdefiniować rzeczywiste potrzeby, poznać dostępne opcje i stworzyć plan, który krok po kroku zamienia wyzwania w konkretne rezultaty.
Jeśli chcą Państwo przejść ten proces bezpiecznie, sprawnie i w pełni dopasowując go do potrzeb swojej organizacji — nasi eksperci są do Państwa dyspozycji.
