Główne założenie strategii AccessBank opiera się na trwałym rozwoju nie tylko jako instytucji finansowej, lecz przede wszystkim jako zaufanego partnera w rozwoju biznesu swoich klientów. Działalność banku opiera się na czterech filarach: przejrzystości, orientacji na klienta, innowacjach i odpowiedzialności. Efektywność tej strategii została doceniona już w 2010 roku, kiedy agencja Standard and Poor’s uznała AccessBank za „najbardziej transparentny” bank Azerbejdżanu.
AccessBank koncentruje się na budowaniu ekosystemu nowoczesnych i efektywnych rozwiązań cyfrowych, które wspierają rozwój biznesu oraz gospodarki Azerbejdżanu. Bank przywiązuje dużą wagę do promowania inkluzywności finansowej (zapewniając przedsiębiorcom z grup wrażliwych niezbędne wyposażenie), rozwoju edukacji finansowej w kraju oraz wspierania przedsiębiorczości kobiet poprzez swoje projekty – na przykład Access2Access. Za swoją inicjatywę i profesjonalizm bank wielokrotnie był nagradzany – między innymi tytułem „Bank of the Year” według Banker w latach 2011, 2012, 2015, 2016 i 2020.
Taki poziom jakości usług wymaga odpowiedniego wsparcia technicznego — właśnie dlatego AccessBank zdecydował się wdrożyć nowe oprogramowanie do automatyzacji procesów księgowości, inwentaryzacji i operacji wewnętrznych. Firma wybrała rozwiązanie Microsoft Dynamics 365 Business Central. W nowej historii sukcesu pokazujemy, jak przebiegała integracja i jakie przyniosła efekty.
Cele wdrożenia: wymagania AccessBank wobec nowego oprogramowania
Potrzeba dostosowania się do dynamicznych zmian w sektorze finansowym oraz koncentracja na dalszej skalowalności skłoniły AccessBank do ponownego przemyślenia podejścia do ewidencji i inwentaryzacji. Stało się jasne, że dotychczasowy model wymaga cyfrowego wzmocnienia i transformacji. Ponieważ priorytetem firmy zawsze była szybkość i efektywność usług, podjęto decyzję o znalezieniu i wdrożeniu nowoczesnego, wygodnego systemu do automatyzacji wewnętrznych procesów operacyjnych. Nowe oprogramowanie miało pomóc przezwyciężyć m.in. takie ograniczenia:
- Ręczne prowadzenie ewidencji i inwentaryzacji – wiele etapów rejestracji i inwentaryzacji w banku odbywało się ręcznie, co nie tylko spowalniało procesy, lecz także obniżało efektywność pracy oraz zwiększało ryzyko błędów wynikających z czynnika ludzkiego
- Brak scentralizowanego systemu ewidencji głównych aktywów – brak spójności między procesami ewidencji i inwentaryzacji utrudniał dostęp do niezbędnych danych w czasie rzeczywistym. W efekcie obniżało to jakość kontroli i poziom przejrzystości informacji.
- Długi i złożony proces inwentaryzacji – ręczne prowadzenie procesu pochłaniało znaczną ilość zasobów, wymagało dużo czasu i nie zawsze przynosiło oczekiwane rezultaty.
Wszystkie powyższe wyzwania coraz bardziej zwiększały obciążenie banku — zarówno administracyjne, jak i finansowe. Dlatego AccessBank postanowił nie tylko zintegrować nowoczesne rozwiązanie IT, lecz w pełni przekształcić jeden z kluczowych wewnętrznych procesów biznesowych zgodnie z najlepszymi światowymi praktykami. Wymagania wobec potencjalnego oprogramowania były więc jasne i jednoznaczne:
- Możliwość integracji – dla AccessBank kluczowe było, aby nowe oprogramowanie można było głęboko zintegrować z istniejącą infrastrukturą IT banku, nie zakłócając przy tym bieżących procesów ewidencji i inwentaryzacji.
- Elastyczność architektury – nowe rozwiązanie miało być podatne na modyfikacje, skalowanie, personalizację i dodatkowe ustawienia, aby można je było w pełni dostosować do procesów firmy.
- Zarządzanie centralne – jednym z obowiązkowych wymogów nowego systemu było zapewnienie scentralizowanego zarządzania aktywami całej sieci banku w jednej platformie.
- Przyjazny interfejs – potencjalny system musiał być intuicyjny i wygodny w obsłudze dla wszystkich pracowników.
- Gotowość dostawcy do modyfikacji – biorąc pod uwagę specyfikę potrzeb AccessBank, kluczowe było, aby dostawca wdrażający rozwiązanie był gotowy do personalizacji oprogramowania.
Zespół AccessBank rozważał wiele opcji systemów — zarówno lokalnych, jak i międzynarodowych. Ostatecznie wybór padł na Microsoft Dynamics 365 Business Central od dostawcy SMART business – ze względu na optymalne połączenie funkcjonalności, potencjału skalowania i gotowości do adaptacji pod specyficzne potrzeby banku.
Zespół SMART business, mając bogate doświadczenie i liczne udane wdrożenia nowoczesnych rozwiązań dla sektora bankowego, wykazał się dogłębnym zrozumieniem procesów AccessBank i elastycznością wobec ich potrzeb. Firma zaproponowała technicznie dojrzałe i stabilne rozwiązanie od lidera innowacyjnych technologii – Microsoft, co ostatecznie stało się kluczowym argumentem za wyborem właśnie tego dostawcy.
Jak przebiegał proces integracji i jakie były techniczne szczegóły wdrożenia rozwiązania Microsoft Dynamics 365 Business Central
Aby proces wdrażania nowego systemu przebiegał jak najskuteczniej, AccessBank wraz z zespołem SMART business określili kluczowe punkty kontrolne projektu wdrożeniowego: jasne sformułowanie celów integracji, aktywne zaangażowanie użytkowników końcowych w celu uzyskania ich opinii, opracowanie projektu pilotażowego w celu przetestowania hipotez oraz metodologia zarządzania projektem w celu kontroli ryzyka.
Sam proces wdrożenia Microsoft Dynamics 365 Business Central rozpoczął się od podstaw – audytu bieżącego przepływu pracy (workflow) i identyfikacji największych trudności. Po określeniu głównych obszarów integracji specjaliści SMART business zaproponowali architekturę rozwiązania dostosowaną do specyficznych wymagań AccessBank, a następnie rozpoczęli etapowe konfigurowanie, testowanie i integrację systemu z istniejącym oprogramowaniem.
Jednak każdy duży projekt IT zwykle wiąże się z pewnymi wyzwaniami, a wdrożenie nowego rozwiązania w codziennej pracy AccessBank nie było wyjątkiem. Na przykład wyzwaniem była integracja rozwiązania z bieżącymi systemami wewnętrznymi banku, a także konfiguracja wymiany danych w czasie rzeczywistym. Biorąc pod uwagę, że firma wcześniej nie miała scentralizowanego systemu ewidencji głównych aktywów, konieczność skonsolidowania wszystkich informacji bez utraty krytycznych danych lub zakłócenia podstawowych procesów stała się prawdziwym zadaniem „z gwiazdką”. Jednak dzięki zgranej współpracy pracowników SMART business i działu IT banku udało się pomyślnie zakończyć ten etap i przekształcić wyzwanie w rozwiązanie, które już zaczęło wykazywać swoją skuteczność.
Bezszwowa inwentaryzacja w praktyce: automatyzacja procesu dzięki technologii RFID i systemowi ERP od Microsoft
Zmodernizowany proces inwentaryzacji w banku oparto na połączeniu nowoczesnych technologii, w tym systemu etykiet RFID przypisywanych do każdego obiektu ewidencji. Ta metoda pozwala identyfikować aktywa automatycznie – bez dodatkowego skanowania kodu kreskowego czy ręcznego wprowadzania danych. Mobilne urządzenia z czytnikami RFID pomagają pracownikom szybko skanować aktywa nawet w oddalonych jednostkach.
Integracja tego systemu z rozwiązaniem Microsoft Dynamics 365 Business Central zapewniła natychmiastową wymianę danych między urządzeniem mobilnym a bazą ewidencji. Umożliwiło to stworzenie bezszwowego systemu inwentaryzacji z minimalnym odsetkiem błędów ludzkich.
Taki model inwentaryzacji doskonale sprawdza się w organizacjach dysponujących dużą liczbą aktywów oraz w firmach wielooddziałowych. System RFID połączony z centralną bazą ewidencji daje następujące korzyści:
- Szybka identyfikacja obiektów
- Minimalizacja błędów w ewidencji
- Możliwość prowadzenia inwentaryzacji bez przerywania pracy jednostek
- Większa przejrzystość przepływu aktywów w skali całej firmy
Adaptacja do nowego rozwiązania: jak na zmiany zareagował zespół AccessBank
Czasami integracja nowego systemu i pełna transformacja procesów roboczych wymagają adaptacji ze strony zespołu i mogą początkowo wiązać się z naturalnym oporem – zwłaszcza jeśli dotychczasowy model workflow był wykorzystywany w firmie od wielu lat. Dlatego niezwykle ważne jest przygotowanie zespołu na aktualizację oprogramowania – wyjaśnienie, po co się to robi, jak dokładnie będzie działał nowy system i jak z niego korzystać. Zespół AccessBank poradził sobie z tym zadaniem z najwyższym profesjonalizmem.
Pracownicy banku od samego początku wdrożenia wykazywali zainteresowanie projektem, ponieważ rozumieli jego znaczenie dla optymalizacji codziennej pracy. Bezpośrednio w trakcie integracji zespół banku wspólnie z ekspertami SMART business poświęcił szczególną uwagę dokładnemu szkoleniu pracowników, tworzeniu dokumentacji i opracowaniu instrukcji użytkownika.
Aby adaptacja do nowego rozwiązania przebiegła jak najłatwiej, wdrożenie systemu odbywało się etapami: od wersji pilotażowej do pełnego wdrożenia, z możliwością wprowadzania poprawek na każdym etapie w zależności od uzyskanego feedbacku. W rezultacie pracownicy AccessBank otrzymali wygodne, funkcjonalne i intuicyjne narzędzie. Końcowy cel wdrożenia – zapewnienie wysokiego poziomu akceptacji systemu w codziennej pracy firmy – został osiągnięty.
Rezultaty wdrożenia Microsoft Dynamics 365 Business Central: jakie cele osiągnięto i jak zmieniły się procesy ewidencji oraz inwentaryzacji w banku
Jak podkreśla zespół AccessBank, na obecnym etapie wszystkie kluczowe cele wdrożenia Microsoft Dynamics 365 Business Central zostały pomyślnie osiągnięte. Rezultaty projektu były widoczne niemal od razu:
- Inwentaryzacja głównych aktywów przestała być skomplikowanym i zasobochłonnym procesem – większość operacji wykonywanych wcześniej ręcznie została całkowicie zautomatyzowana. Inwentaryzacja stała się przejrzysta, uporządkowana i szybka.
- Wszystkie dane firmy są obecnie przechowywane w jednej, scentralizowanej bazie, co zapewnia pracownikom dostęp do kluczowych informacji w czasie rzeczywistym. Dzięki temu znacząco zmniejszono ryzyko utraty krytycznych danych czy duplikacji informacji.
- Dzięki intuicyjnemu interfejsowi i jednolitości systemu pracownicy banku mogą pracować z aktywami zarówno w biurze, jak i w terenie. To z kolei zwiększyło zaangażowanie i satysfakcję zespołu.
- Rozbieżności w danych zostały zminimalizowane dzięki możliwości szybkiej synchronizacji faktycznego stanu aktywów z danymi ewidencyjnymi.
Wdrożenie Microsoft Dynamics 365 Business Central znacząco obniżyło obciążenie administracyjne banku i pozwoliło przesunąć zasoby na bardziej priorytetowe zadania. Automatyzacja procesów ewidencji środków trwałych bezpośrednio wpłynęła na efektywność procesów biznesowych: zmniejszyło się obciążenie personelu, wzrosła wiarygodność danych, a podejmowanie decyzji zarządczych stało się szybsze i bardziej efektywne.
Wszystkie te sukcesy są rezultatem systemowego i świadomego podejścia banku do transformacji cyfrowej. Można śmiało powiedzieć, że projekt cyfryzacji procesów wpłynął nie tylko na ewidencję, lecz także na jakość zarządzania wewnętrznego, wzmocnił planowanie strategiczne i otworzył nowe możliwości rozwoju AccessBank.
Jednak firma nie zamierza na tym poprzestawać. Bank dynamicznie się rozwija, jego procesy wewnętrzne ulegają transformacji, a strategia IT dostosowuje się do współczesnych standardów rynkowych. AccessBank podkreśla, że traktuje SMART business jako długoterminowego partnera i planuje wspólnie pracować nad kolejnymi obszarami automatyzacji w przyszłości.
Plany AccessBank na przyszłość i rady dla firm z branży
W najbliższej perspektywie AccessBank zamierza nadal korzystać z Microsoft Dynamics 365 Business Central — ponieważ rozwiązanie w pełni spełniło jego kluczowe potrzeby w zakresie automatyzacji procesów ewidencji i inwentaryzacji. Jednak współczesny rynek narzuca własne tempo rozwoju, a doskonałość nie ma granic. Dlatego bank planuje kontynuować cyfryzację procesów roboczych, aby zapewnić jak najlepsze doświadczenie swoim klientom i pracownikom. Biorąc pod uwagę udaną współpracę, do realizacji przyszłych projektów bank planuje również angażować zespół SMART business.
Swoim partnerom z branży AccessBank radzi, aby nie odkładali transformacji cyfrowej „na wygodniejszy moment”. Aby osiągnąć maksymalny efekt z wdrożenia nowego oprogramowania, na podstawie własnego doświadczenia bank wskazał kilka kluczowych czynników:
- Jasno sformułować cele projektu i uzgodnić je ze wszystkimi interesariuszami
- Od samego początku angażować kluczowych użytkowników, aby uwzględnić ich realne doświadczenia.
- Wybierać rozwiązania, które łatwo adaptują się i integrują z istniejącym środowiskiem IT.
- Zwracać uwagę nie tylko na produkt, ale i na zespół dostawcy — doświadczenie i zaangażowanie partnera odgrywa kluczową rolę w sukcesie projektu.
Najlepsze wyniki wdrożenia można osiągnąć dzięki synergii wiedzy partnera w zakresie procesów biznesowych, jego dogłębnej znajomości systemu i przejrzystej metodyki z jednej strony oraz zaangażowania klienta w zmiany, systematycznego podejścia i elastyczności w przyjmowaniu innowacji z drugiej. W takich przypadkach wspólny zespół działa jak dobrze skoordynowany mechanizm — bez nierealnych oczekiwań czy przerzucania odpowiedzialności. Zespół AccessBank odegrał znaczącą rolę w realizacji celów projektu dzięki swojej dużej motywacji i profesjonalizmowi.
