Strategia łączenia wygodnych usług online, unikalnej atmosfery sklepów stacjonarnych, najwyższej jakości produktów dostarczanych bezpośrednio od producentów oraz indywidualnego podejścia do klienta zapewniła marce BROCARD ugruntowaną pozycję na rynku. Jednak szybki rozwój sieci przyniósł także nowe wyzwania.
Zorientowana na innowacje i ciągłe doskonalenie firma BROCARD podjęła decyzję o zintegrowaniu i zautomatyzowaniu kluczowych procesów biznesowych — od zarządzania zapasami, przez operacje kasowe, marketing, aż po analitykę — dzięki nowoczesnemu rozwiązaniu technologicznemu. Dlaczego wybór padł na LS Central, jak wyglądał proces wdrożenia i jakie przyniósł efekty? O tym przeczytacie w tej historii sukcesu.
Wyzwania biznesowe: dlaczego firma BROCARD zdecydowała się na modernizację oprogramowania
Wraz ze skalowaniem działalności, coraz bardziej odczuwalnym problemem w BROCARD stało się korzystanie z oddzielnych, rozproszonych systemów, które nie wymieniały się danymi automatycznie. Procesy operacyjne były realizowane na różnych platformach i synchronizowane dopiero post factum, co czasem opóźniało podejmowanie decyzji i generowało ryzyko dla stabilności finansowej. Brak terminowej kontroli oznaczał ryzyko strat związanych z nadmiernymi zapasami, nieefektywnym planowaniem czy błędami w raportach, co bezpośrednio wpływało na rentowność firmy. Wybierając nowe oprogramowanie, zespół BROCARD określił kluczowe obszary wymagające natychmiastowego usprawnienia:
- Rozproszone systemy i brak integracji – dane ze sprzedaży, magazynów i księgowości były aktualizowane z opóźnieniem, co uniemożliwiało menedżerom pełny wgląd w sytuację w czasie rzeczywistym.
- Złożoność codziennych operacji – inwentaryzacja, tworzenie zamówień, kontrola stanów magazynowych i inne procesy zajmowały zbyt dużo czasu oraz wymagały powielania działań w różnych programach.
- Długie szkolenie pracowników – nowi członkowie zespołu musieli równocześnie opanować kilka przestarzałych systemów, co utrudniało ich adaptację w firmie.
- Ograniczone możliwości rozwoju – brak cyfrowej integracji uniemożliwiał sprawną ekspansję sieci, szybkie otwieranie nowych sklepów czy efektywne skalowanie sprzedaży online.
Ponieważ nasza firma realizowała wiele projektów z różnymi zespołami, największe trudności zawsze były związane właśnie z integracją. Wyzwania pojawiały się nawet w codziennych operacjach: w korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej, pracy na plikach, ręcznym wprowadzaniu towarów jednocześnie do dwóch systemów — jednego dla biura, drugiego dla sklepu internetowego i sieci detalicznej. Dodatkowo część procesów musieliśmy prowadzić poza głównymi platformami — w tabelach i podsystemach, ponieważ poprzednie rozwiązanie nie zapewniało wymaganej integracji. Tak duża liczba systemów nie tylko spowalniała pracę, ale też komplikowała szkolenie personelu: nowi pracownicy musieli opanować od razu 5–7 różnych narzędzi.
Sytuację pogarszało także przestarzałe oprogramowanie, z którego firma korzystała od 2002 roku. Po pierwsze, nie dawało ono perspektyw rozwoju, a po drugie – nie współpracowało z częścią narzędzi marketingowych, które BROCARD chciał wdrożyć. Dodatkowo system przestał być aktualizowany przez dostawcę. Dla firmy o skali działania BROCARD stało się oczywiste: czas przejść na nowoczesne rozwiązanie, które zintegruje pracę wszystkich działów i otworzy nowe możliwości rozwoju marki.
Dlaczego wybrano LS Central: przewagi i funkcjonalności platformy
Aby znaleźć oprogramowanie odpowiadające wysokim standardom BROCARD, firma przeanalizowała swoje procesy biznesowe i zdefiniowała kluczowe wymagania wobec nowego systemu:
- Omnichannel – rozwiązanie miało łączyć klientów, produkty i usługi ze wszystkich kanałów sprzedaży w jednym systemie.
- Przyjazny interfejs – system musiał być prosty, intuicyjny, wygodny w obsłudze i dostępny w lokalnej wersji językowej.
- Skalowalność – rozwiązanie powinno rozwijać się wraz z siecią i wspierać jej ekspansję.
- E-commerce – uruchomienie nowego sklepu internetowego wymagało możliwości elastycznego i szybkiego zarządzania produktami w różnych kanałach.
Ważnym kryterium wyboru był również integrator rozwiązania. Firma BROCARD wiedziała, że do skutecznego wdrożenia potrzebuje partnera z dużą wiedzą o lokalnym rynku. Ostatecznie wybór padł na SMART business – firmę z wieloletnim doświadczeniem we wdrożeniach rozwiązań Microsoft (ERP, CRM, analityka, usługi chmurowe itp.), w szczególności w sektorze detalicznym.
Chcieliśmy współpracować z partnerem, który nie tylko doskonale zna produkt, ale też rozumie nasz rynek, kulturę i specyfikę lokalnego handlu detalicznego. Już na początku współpracy stało się jasne, że SMART business dysponuje odpowiednią wiedzą i zasobami, a zespół dostawcy zaproponował rozwiązanie LS Central, które w pełni odpowiadało naszym potrzebom.
Po analizie kilku systemów ERP firma BROCARD zdecydowała się na Microsoft Dynamics 365 Business Central z rozszerzeniem LS Central. Microsoft Dynamics 365 Business Central stał się centralną platformą do integracji kluczowych procesów biznesowych, a LS Central zoptymalizował finanse, obsługę POS, zarządzanie sklepami, logistyką, asortymentem, sprzedażą omnichannel, programami lojalnościowymi i kampaniami marketingowymi.
LS Central wybrano ze względu na następujące korzyści:
- Unifikacja kanałów sprzedaży i omnichannel – system synchronizuje sklepy online i offline, pokazuje dostępność produktów we wszystkich kanałach oraz automatyzuje obsługę zamówień na dostawę lub odbiór osobisty.
- Pełna kontrola nad asortymentem – LS Central automatyzuje zarządzanie produktami (m.in. dzięki RFID), optymalizuje stany magazynowe oraz transfery między sklepami i magazynem, co pozwala szybko reagować na popyt lub braki.
- Obsługa transakcji kasowych POS/samoobsługa – moduły POS, kasy mobilne i opcje samoobsługowe odciążają personel i przyspieszają obsługę klientów.
- Narzędzia marketingowe – segmentacja klientów i dostęp do historii zakupów umożliwiają personalizację ofert, automatyzację programów lojalnościowych i skuteczniejsze kampanie.
- Analityka i raportowanie w czasie rzeczywistym – automatyczne raporty, przejrzyste dashboardy KPI i narzędzia analityczne pozwalają na bieżąco monitorować kondycję sieci i podejmować trafne decyzje.
- Kompatybilność technologiczna – system oparty na Microsoft Dynamics 365 Business Central wykorzystuje znane BROCARD technologie, co ułatwia przejście na nową platformę.
- Skalowalność – rozwiązanie działa zarówno w chmurze, jak i w modelu hybrydowym — w zależności od potrzeb firmy. Dzięki modułowej architekturze system można stopniowo rozbudowywać wraz z rozwojem firmy.
Dodatkowym atutem była technologiczna zgodność nowego rozwiązania z poprzednią platformą (SQL Server i .NET), co obiecywało płynne przejście i łatwiejsze szkolenie zespołu. Oczywiście, każda nowa integracja ma swoje specyficzne cechy.
Jak zespół pokonał techniczne i sytuacyjne wyzwania integracji nowego rozwiązania
Wdrożenie LS Central w sklepach stacjonarnych BROCARD rozpoczęło się na początku pandemii Covid-19 — i było poważnym wyzwaniem dla całego zespołu. Organizacja skutecznej komunikacji, gdy większość procesów trzeba było przenieść do online’u, nie należała do łatwych.
Proces wdrożenia przebiegał w dużej mierze zdalnie, co było nietypowe zarówno dla naszej firmy, jak i dla wielu innych. Ten okres dał nam wyjątkowe doświadczenie w organizacji pracy projektowej i zastosowaniu metodologii agile, którą wykorzystujemy teraz także w innych inicjatywach.
Na początku firma uruchomiła pilotaż w jednym sklepie, aby przetestować rozwiązanie i przeanalizować wyniki. Po udanym teście BROCARD zdecydował się na wdrożenie systemu od razu we wszystkich sklepach. Dzięki wspólnym wysiłkom zespołów BROCARD i SMART business, zaledwie w ciągu czterech miesięcy cała sieć — wówczas 96 sklepów — została przeniesiona na LS Central.
Największym wyzwaniem okazała się integracja z platformą e-commerce na Magento CMS: konfiguracja wymagała więcej czasu ze względu na złożoność procesów i skalę operacji. Nowy system LS Central wymagał precyzyjnego dostosowania, by objąć wszystkie specyfiki działalności BROCARD. Początkowo firma próbowała wykonać znaczną część prac własnymi siłami, jednak szybko stało się jasne, że bardziej efektywne będzie skorzystanie z wiedzy partnera. Dzięki wsparciu zespołu SMART business integracja została przeprowadzona pomyślnie i we właściwym formacie.
Wyniki wdrożenia LS Central: szybkość, precyzja, skalowanie
Wdrożenie systemu LS Central nauczyło nas najważniejszego — umiejętności szybkiego skalowania i odpowiadania na wyzwania. Już teraz widzimy, jak trafną decyzją było wprowadzenie nowego oprogramowania i jak pozytywnie wpłynęło ono na ogromną liczbę naszych procesów biznesowych.
Dzięki przejściu na LS Central firma BROCARD uzyskała pełny, 360-stopniowy wgląd w swoją działalność — od punktów sprzedaży i finansów po magazyn i łańcuchy dostaw. Wszystkie kluczowe procesy działają teraz w jednym, zsynchronizowanym systemie. Wśród głównych rezultatów integracji można wyróżnić następujące:
- Automatyzacja kluczowych procesów
Ręczne i czasochłonne zadania zostały zautomatyzowane, co odciążyło zespół i ograniczyło ryzyko błędów. - Jedno źródło wiarygodnych danych
Cała informacja o produktach, zamówieniach i klientach jest przetwarzana w jednym systemie, co zapewnia dokładne dane do szybkiego podejmowania decyzji. - Przyspieszona obsługa zamówień
Automatyczne rejestrowanie zamówień pozwala w okresach szczytowych obsłużyć 5–10 razy więcej zapytań klientów bez dodatkowego obciążenia call center. - Pełna transparentność zapasów
Pracownicy i klienci online widzą dostępność produktów w czasie rzeczywistym dzięki przejściu firmy na model omnichannel. - Optymalizacja magazynu i dostaw
Usprawnione procesy kompletacji i wysyłki zamówień znacząco zwiększyły przepustowość magazynu. - Mniej błędów kasowych
Integracja terminali płatniczych z systemem POS zmniejszyła liczbę pomyłek i problemów przy transakcjach. - Redukcja kosztów infrastruktury
Zmodernizowany system pozwolił na ponowne rozważenie konieczności posiadania niektórych urządzeń w sklepach, co zmniejszyło koszty utrzymania i zwiększyło niezawodność sieci. - Lepsza obsługa klienta
Dzięki śledzeniu historii zakupów i analizie preferencji klienci otrzymują szybsze wsparcie online, a zespoły marketingowe mogą przygotowywać spersonalizowane oferty i kampanie. - Wyższa efektywność działu IT
Nowe metody zarządzania projektami, wypracowane podczas wdrożenia, zoptymalizowały wsparcie techniczne, rozwój i procesy wewnętrzne.
Rozwiązanie LS Central zmodernizowało procesy biznesowe BROCARD i stworzyło podstawę do dalszego skalowania i umacniania pozycji firmy jako niekwestionowanego lidera ukraińskiego rynku detalicznego produktów kosmetycznych. Marka nie zamierza na tym poprzestać — wdrożenie nowego systemu było tylko pierwszym krokiem do szeroko zakrojonej transformacji cyfrowej BROCARD. Dotychczasowe etapy rozwoju firmy pokazują, że zawsze była ona zorientowana na rozwój i innowacje — a zespół SMART business jest w stanie w tym pomóc.
„Kompleksowe podejście BROCARD do budowy skalowalnego ekosystemu IT opartego na technologiach Microsoft już dziś przynosi wymierne efekty. Historia wdrożenia LS Central to doskonały przykład transformacyjnych zmian i gotowości nie tylko do adaptacji wobec nowych wyzwań, ale także do przekształcania ich w punkty wzrostu.
