W dystrybucji części samochodowych każda część przechodzi skomplikowaną, wieloetapową drogę: od setek dostawców z różnych regionów i krajów, przez centralny magazyn, regionalne centra i platformy logistyczne, aż po warsztat samochodowy, gdzie część jest potrzebna „tu i teraz”. Każdy etap wymaga precyzyjnej ewidencji tysięcy pozycji, kontroli terminów dostaw, różnych warunków przechowywania oraz szybkiej reakcji na nieprzewidywalne zmiany popytu. Wysoka złożoność łańcucha dostaw wymusza zastosowanie zintegrowanych technologii, aby zapewnić dokładność stanów magazynowych, sprawną dostawę i pełną przejrzystość finansową na każdym etapie. Firma AVDtrade, która dostarcza ukraińskiemu rynkowi motoryzacyjnemu wysokiej jakości części, zbudowała własny, efektywny system współpracy z setkami dostawców i tysiącami klientów w całym kraju. Dystrybutor przeszedł drogę od niewielkiego sklepu z częściami w Żytomierzu o powierzchni 40 m² do dużego gracza z rozbudowaną siecią logistyczną i własnymi magazynami, co pozwala dostarczać produkty w całej Ukrainie w ciągu jednej doby.
Sukces AVDtrade to efekt systemowego podejścia, koncentracji na kliencie oraz wdrożenia nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Projekt migracji do Microsoft Dynamics 365 Business Central otworzył przed firmą nową drogę do przejrzystego, kontrolowanego i przewidywalnego zarządzania procesami biznesowymi. Partnerem AVDtrade we wdrożeniu została firma SMART business. O wszystkich etapach, wyzwaniach i pomyślnie pokonanych przeszkodach przeczytasz w naszej nowej historii sukcesu!
Na rozdrożu zmian: dlaczego firma AVDtrade zdecydowała się na nowy system ERP i jak wybrała własną drogę do przejrzystości i kontroli
Wraz ze wzrostem sprzedaży i rozbudową bazy klientów poprzedni system zarządzania finansami i procesami operacyjnymi stopniowo obciążały liczne modyfikacje. Z czasem zaczął tracić elastyczność i stawał się trudny w obsłudze oraz kontroli. Jak stary samochód ze zużytymi częściami, nie mógł już działać bez zakłóceń i często „hamował” procesy AVDtrade. Zebranie aktualnych danych w jednym miejscu było skomplikowane, kontrola finansowa — rozproszona, a uzyskanie dokładnego obrazu, gdzie znajdują się środki firmy — w drodze, zamrożone między magazynami czy „utknięte” w procesach operacyjnych —stanowiło wyzwanie.
«Ten stan przypominał chaotyczny ruch cząstek w akceleratorze — każda z nich ma swoją wartość, ale bez systemu odniesienia trudno zrozumieć, w których punktach ze sobą współdziałają i jaki dają efekt końcowy. W pewnym momencie firma doszła do wniosku, że dalsza praca na „starym silniku” jest niemożliwa. System, który kiedyś pomagał utrzymywać właściwy kurs, przestał nadążać za tempem. Dyrektor generalny i zespół finansowy szybko uświadomili sobie, że nadszedł czas na przejście na nową platformę ERP — taką, która umożliwi pełny wgląd w realny przepływ towarów i środków na każdym etapie, zsynchronizuje kluczowe procesy biznesowe i pozwoli dostosować rozwiązania do specyfiki dystrybucji części samochodowych».
AVDtrade dążyła do większej spójności procesów oraz pełnego, aktualnego wglądu w sytuację finansową firmy. Zespół oczekiwał, że nowy system ERP będzie jasno odzwierciedlał logikę działań operacyjnych, ułatwi prowadzenie księgowości i umożliwi tworzenie rzetelnych raportów zarządczych.
Przed wdrożeniem nowej platformy ERP firma korzystała z różnych narzędzi w zależności od obszaru działalności. Dział handlowy używał osobnego rozwiązania do zakupów i monitorowania przesunięć towarów między magazynami. Dział finansów testował różne podejścia: częściowo opierał się na własnych rozwiązaniach, a częściowo wykorzystywał zewnętrzne systemy i usługi do porządkowania procesów finansowych. Obszar magazynowy działał natomiast w oparciu o system WMS, który nadal pozostaje jednym z kluczowych elementów infrastruktury logistycznej. Taki rozproszony model pracy, choć pozwalał reagować na potrzeby rynku, z czasem utrudniał konsolidację danych i ograniczał możliwość uzyskania pełnego obrazu działalności. Poszczególne działy „mówiły różnymi językami”, a aby uzyskać pełny obraz, trzeba było ręcznie łączyć informacje z różnych systemów.
Kluczowe wymagania wobec przyszłego rozwiązania ERP powstały w oparciu o następujące potrzeby biznesowe:
- Pełny obraz finansów w jednym miejscu — aby kadra zarządzająca mogła szybko sprawdzić, gdzie znajdują się środki firmy, jak są rozdzielone między operacje, magazyny i dostawy oraz podejmować decyzje w oparciu o aktualne dane.
- Systemowy i terminowy obieg informacji księgowych — uporządkowane, konsekwentnie realizowane procesy księgowe miały stać się solidną podstawą decyzji zarządczych, umożliwiając kontrolę finansów i działalności operacyjnej na każdym poziomie.
- Narzędzia do pomiaru efektywności — możliwość oceny kosztów i wydajności procesów, aby dokładnie widzieć, ile zasobów pochłania każdy obszar działalności i optymalizować operacje w oparciu o rzetelne dane.
W rezultacie to właśnie przejrzystość finansowa, spójność procesów i pełna kontrola stały się punktem wyjścia do wyboru nowego systemu ERP.
Firma analizowała dziesiątki możliwych rozwiązań, oceniając je pod kątem kilku kluczowych kryteriów:
- Optymalny czas uruchomienia — system miał umożliwiać stopniowe wdrażanie, tak aby nowe procesy można było integrować bez zakłóceń w codziennej pracy i z zachowaniem pełnej kontroli nad kluczowymi obszarami działalności na każdym etapie.
- Elastyczność — priorytetem było rozwiązanie ERP, które potrafi dostosować się do zmian procesów biznesowych i rozwoju organizacji, zapewniając firmie swobodę i skalowalność.
- Pełna kontrola operacyjna — AVDtrade oczekiwała, że system pozwoli zobaczyć rzeczywisty przebieg procesów, zrozumieć, co dzieje się na każdym etapie, i szybko reagować na wszelkie zmiany.
- Przewidywalność działania systemu — oczekiwano, że możliwe będzie prognozowanie reakcji systemu na różne scenariusze i wprowadzanie niezbędnych modyfikacji przy minimalizacji ryzyka.
- Spójność i ciągłość procesów — system miał zapewniać logiczne, uporządkowane połączenie kluczowych procesów firmy, tak aby żaden etap nie pozostawał poza kontrolą.
- Zaawansowana analityka i mierzalność procesów — nowy system ERP miał wspierać monitorowanie kluczowych wskaźników, analizę efektywności, kontrolę kosztów i optymalizację zasobów.
- Integracja z produktami Microsoft — konieczny był bezproblemowy dostęp do narzędzi Microsoft, już wykorzystywanych przez zespół (Teams, Excel, Word itd.), tak aby firma mogła pracować w jednym, spójnym ekosystemie IT.
Dodatkowo nowy system ERP musiał być zrozumiały i łatwo dostępny dla wszystkich działów firmy — finansowego, księgowości, handlowego i logistycznego. Nie powinien wymagać głębokiej wiedzy technicznej do codziennego użytkowania, a jego interfejs miał być prosty, zrozumiały, z terminologią dostosowaną do realiów biznesu oraz możliwością szybkiego przeszkolenia pracowników.
W efekcie wybór padł na Microsoft Dynamics 365 Business Central, który spełnił wszystkie wymagania określone przez AVDtrade.
«Poszukiwanie odpowiedniego systemu ERP można porównać do wyboru lakierów samochodowych: otwierasz katalog i widzisz ogromną paletę możliwości, z których każda ma swoje właściwości, odcienie i zastosowania. Podobnie jest z systemami ERP, do których oferowana jest szeroka gama dodatków, integracji i konfiguracji, które trzeba ocenić pod kątem zgodności z naszymi procesami biznesowymi. Spośród wszystkich opcji to właśnie Microsoft Dynamics 365 Business Central zapewniał najbardziej zrównoważony i technologicznie zaawansowany ekosystem».
Co więcej, firma jest przekonana, że przyszłość należy do technologii Microsoft. To był kolejny istotny argument przemawiający za wyborem systemu, który rozwija się z wyprzedzeniem, odpowiada na współczesne wyzwania i wspiera stabilną dynamikę wzrostu biznesu — zarówno w wymiarze technologicznym, jak i operacyjnym.
Setki procesów i tysiące detali: wyzwania, niezbędne dostosowania i etapy wdrożenia systemu ERP dla AVDtrade
AVDtrade to firma, w której import, magazynowanie i dystrybucja są ze sobą tak ściśle powiązane, że nawet najmniejszy błąd w jednym dziale może wpłynąć na kilkanaście innych procesów. Każdy nowy produkt przechodzi długą drogę — od zamówienia u zagranicznego dostawcy aż po pojawienie się w katalogu na stronie internetowej. Dział handlowy tworzy zamówienia, wgrywa faktury, uzgadnia dokumenty, po czym dział zakupów przekazuje komplet informacji do magazynu. Tam powstają karty produktów, ustalana jest nomenklatura, a dopiero potem pozycje trafiają do systemu sprzedaży i są widoczne online.
Następnie do akcji wkracza logistyka: harmonogramy kurierów, trasy, kontrola dostaw — wszystko musi być zsynchronizowane co do minuty. W tym samym czasie dział finansów monitoruje rozliczenia, realizuje płatności i prowadzi uzgodnienia z partnerami. Od sprawności całego tego łańcucha zależy, jak szybko klient otrzyma zamówiony towar.
Dlatego właśnie system ERP miał stać się centralnym elementem, który połączy dziesiątki procesów w jedną spójną, logiczną strukturę.
Wyzwania wdrożenia: faza rozpędzania i osiąganie stabilnej prędkości
W projekcie uczestniczyło ponad 20 osób ze strony AVDtrade — przedstawiciele działów handlowego, zakupów, kategorii produktowych, finansów oraz logistyki.
Dla SMART business był to wyjątkowy projekt, ponieważ specyfika działalności klienta wymagała głębokiego zanurzenia się w świat części samochodowych — ich nomenklaturę, odpowiedniki (alternatywne lub kompatybilne zamienniki różnych producentów), zasady doboru, logikę wyszukiwania i wiele innych niuansów branżowych.
Pierwszy etap można określić jako okres wzajemnego poznania obu zespołów. AVDtrade i SMART business analizowały swoje podejścia, aby wypracować wspólną logikę działania — przy jednoczesnym dostosowaniu metod SMART business do unikalnej struktury procesów klienta. Z czasem obie strony zaczęły pracować jak jeden zespół.
Charakterystycznym elementem projektu była szeroko zakrojona personalizacja, obejmująca głębokie dostosowanie systemu ERP do specyfiki procesów tak, by system nie tylko je odwzorowywał, ale wręcz „myślał” tak jak biznes.
Zakres dostosowań objął praktycznie każdy obszar: od finansów i księgowości, przez zakupy i sprzedaż, po zarządzanie kategoriami produktów oraz integrację z innymi rozwiązaniami. Na każdym etapie powstawały kolejne rozszerzenia, które stopniowo przekształcały Microsoft Dynamics 365 Business Central w cyfrowe serce AVDtrade.
Ta droga nie była łatwa: na początkowych etapach „rozpędzania się” pojawiały się trudności ze zrozumieniem powiązań między procesami — na przykład zmiany w module zakupów mogły wpływać na sprzedaż lub stany magazynowe. Jednak to właśnie te wyzwania stały się kluczowym doświadczeniem, które zbliżyło oba zespoły.
«Dostawca nauczył nas metodycznego podejścia do pracy. Zrozumieliśmy, że chaotyczne zajmowanie się różnymi fragmentami procesów, bez jasno określonej kolejności, jest nieefektywne. Ważne jest, aby działać systemowo: najpierw opisać proces, wskazać osoby odpowiedzialne, przeszkolić zespół, a dopiero potem przechodzić do testowania rezultatów. Dzięki wspólnym wysiłkom udało nam się zakończyć wszystkie dostosowania i uruchomić system, osiągając — można powiedzieć — stabilną prędkość działania».
Jakie dostosowania zostały wdrożone w systemie
Obecnie około 70% systemu zostało dostosowane do procesów AVDtrade, a zespół SMART business pełnił rolę architekta kluczowych modułów.
Microsoft Dynamics 365 Business Central działa jako backend dla strony internetowej AVDtrade oraz portalu B2B dla klientów, zapewniając spójność wszystkich procesów — od złożenia zamówienia aż po jego dostawę.
System ERP został głęboko zintegrowany z rozwiązaniami logistycznymi. W szczególności dla AVDtrade opracowano rozbudowaną integrację z firmą Nova Post poprzez wymianę danych API. Dzięki temu ERP w czasie rzeczywistym odbiera statusy przesyłek, pozwalając precyzyjnie śledzić, gdzie znajduje się towar, kiedy dotarł, a kiedy uległ opóźnieniu — i odpowiednio szybko reagować na zmiany. Integracja zautomatyzowała ręczne porównywanie danych i sprawiła, że cały łańcuch logistyczny stał się w pełni przejrzysty — od momentu utworzenia zamówienia aż po jego odbiór przez klienta.
Znaczną część prac poświęcono dostosowaniu modułów magazynowych i logistycznych. System został zintegrowany z firmowym WMS, co umożliwiło wyświetlanie dokładnych stanów magazynowych, automatyzację przesunięć między lokalizacjami oraz prognozowanie potrzebnych zapasów. Dziennik zapasów, obsługa oryginalnych numerów (OEM — kodów producentów części, pozwalających precyzyjnie śledzić artykuły i ich odpowiedniki), automatyczne generowanie dokumentów — wszystko to stało się częścią nowej cyfrowej logiki działania.
Zoptymalizowano również pracę z dokumentami: obecnie dokumenty wydania towaru są tworzone i drukowane automatycznie, co znacząco upraszcza operacje i minimalizuje ryzyko błędów.
Kolejne istotne ulepszenie dotyczyło obsługi klientów hurtowych. Wcześniej partnerzy przesyłali zamówienia w dużych plikach Excel zawierających setki pozycji, które trzeba było ręcznie przetwarzać. Teraz system umożliwia automatyczną obróbkę takich plików. To nie tylko zaoszczędziło czas pracowników, ale również podniosło kulturę obsługi klienta, czyniąc ją bardziej przejrzystą i uporządkowaną.
Usprawniono również procesy związane z cenami oraz dużymi bazami danych. Wyobraźmy sobie sytuację: wcześniej jedna osoba musiała ręcznie przetwarzać około 200 000 pozycji asortymentowych — uwzględniając koszty dodatkowe, ustalając ceny i następnie przenosząc wszystkie dane do systemu. Dzięki wdrożeniu Microsoft Dynamics 365 Business Central informacje te są teraz automatycznie synchronizowane z dziennikiem cen, a wszelkie zmiany w arkuszach Excel natychmiast odzwierciedlają się w systemie.
Dodatkowo zespół nauczył się korzystać z pakietów konfiguracji — narzędzia umożliwiającego jednoczesne tworzenie lub modyfikowanie grup kart towarowych według określonych parametrów. Zamiast ręcznej obróbki 1–3 kart, teraz można utworzyć 100–200 kart w kilka minut.
Połączenie indywidualnych modyfikacji z silnymi, standardowymi funkcjonalnościami Microsoft Dynamics 365 Business Central przyniosło wyraźne efekty. Przykładowo, raportowanie finansowe i zarządcze stało się prostsze i dokładniejsze. Dane w systemie generowane są automatycznie i spójnie między działami, co znacząco skróciło czas przygotowywania raportów. Wbudowane narzędzia BI umożliwiają natomiast analizowanie wyników w przejrzystych dashboardach — bez konieczności ręcznego wyciągania danych z tabel czy operowania setkami formuł. Teraz każdy dział może w dowolnym momencie zobaczyć rzeczywisty stan swoich procesów w czytelnej formie.
Wdrożenie ERP istotnie przeorganizowało procesy biznesowe klienta. Ale właśnie taki był cel — wprowadzić systemowość, ustandaryzować zasady ewidencji i przyspieszyć działania operacyjne.
Podsumowanie wdrożenia, rola zespołu i czego powinny spodziewać się firmy stojące przed wyborem systemu ERP
Gdy AVDtrade zaczęła stopniowo wprowadzać zespół w realia pracy z nowym systemem ERP, pojawił się naturalny opór — ludzie rzadko chętnie wychodzą ze strefy komfortu i zmieniają dotychczasowe nawyki. Na początku pojawiały się pytania i wątpliwości w rodzaju: „Po co nam nowe narzędzie, skoro poprzedni system działał?”. Z czasem jednak każdy przeanalizował swoje procesy i dostosował je do nowych zasad działania. Firma organizowała co tydzień dziesiątki sesji szkoleniowych, aby zapewnić pracownikom praktyczne i pełne zrozumienie pracy z Microsoft Dynamics 365 Business Central.
«Odpowiadając na pytanie kolegów, po co nam nowy system, posługiwaliśmy się takim porównaniem: jeśli ktoś całe życie jeździ zwykłym samochodem, a nagle dostaje nowoczesny sportowy model, naturalne jest, że pojawią się pytania — które przyciski naciskać, jak go obsługiwać, dlaczego drzwi otwierają się do góry, a nie na bok. Naszym zadaniem było pokazać, jak korzystać z systemu, dlaczego jest wygodniejszy i w jaki sposób ułatwia życie nie tylko firmie, ale także samym pracownikom».
Rzeczywiście, zmiany nigdy nie są łatwe, jednak systematyczne szkolenia oraz stałe wsparcie ze strony dostawcy pozwoliły zespołowi szybko się zaadaptować i dostrzec korzyści płynące z nowego rozwiązania.
Krok po kroku pracownicy zaczęli zauważać pozytywne efekty. Specjaliści, którzy początkowo podchodzili do nowości z rezerwą, dziś swobodnie pracują w nowym systemie ERP, tworzą własne raporty w Power BI, a nawet zgłaszają pomysły na rozwój funkcjonalności.
Obecnie z Microsoft Dynamics 365 Business Central korzysta około 200 pracowników — czyli większość zespołu, która każdego dnia działa w jednolitym, cyfrowym środowisku. ERP pełni rolę centralnego systemu ewidencyjnego, zapewniając kontrolę nad danymi, przejrzystość procesów i stabilność operacyjną. Mimo że proces wdrożenia nie należał do łatwych, AVDtrade podkreśla, że efekt w pełni wynagrodził wysiłek. Klient zauważa również, że kluczową rolę w sukcesie projektu odegrał sam zespół: zmotywowany, profesjonalny, gotowy do nauki, biorący odpowiedzialność i współpracujący z dostawcą przy poszukiwaniu najlepszych rozwiązań.
Dlatego AVDtrade radzi firmom, które dopiero planują wdrożenie ERP, aby szczególną uwagę poświęciły stworzeniu zespołu testowego oraz zespołu odpowiedzialnego za integracje.
Jednocześnie w AVDtrade podkreślają, że wybierając Microsoft Dynamics 365 Business Central, warto zrozumieć jedno: nie jest to „system, pod który trzeba na siłę dopasowywać biznes”. Przeciwnie — jest na tyle elastyczny, że może zostać dostosowany do procesów firmy, jeśli tego wymaga sytuacja. W AVDtrade oczekiwano głębokiej transformacji i zespół świadomie zdecydował się dostosować procesy oraz sam system do specyfiki biznesu, aby osiągnąć maksymalny efekt cyfryzacji.
«AVDtrade pokazuje, że dojrzałość technologiczna to przede wszystkim umiejętność dostosowania rozwiązań IT do specyfiki własnego biznesu, tworząc efektywne, skalowalne i naprawdę „żywe” systemy zarządzania.
O czym jest ten case? To historia o kontroli, przejrzystości i odwadze.
Kontrola — bo dziś firma dokładnie wie, gdzie w danym momencie znajdują się jej środki: czy są w drodze, „zamrożone” między magazynami, czy może utknęły na etapie operacyjnym.
Przejrzystość — ponieważ wszystko, od analityki finansowej po lokalizację każdej części samochodowej, stało się zrozumiałe i widoczne dla całej organizacji.
Odwaga — bo potrzeba naprawdę silnej woli, aby zdecydować się na zmianę procesów, które przez lata działały po staremu.
AVDtrade się to udało! A cały zespół SMART business z dumą i uznaniem obserwuje, jak firma weszła na nowy, wyższy poziom zarządzania biznesem».
Chcesz wdrożyć system ERP jako gotowe rozwiązanie lub dostosować go do specyfiki swoich indywidualnych procesów biznesowych? Zamów konsultację — a zespół SMART business pomoże Ci wybrać optymalną ścieżkę cyfrowej transformacji i zrealizować projekt zgodnie z celami Twojej firmy.
