Вихід SMART Procurement – рішення для автоматизації та прозорості процесів закупівлі в компанії

SMART business продовжує розширювати портфель рішень власної розробки для різних сфер та напрямків діяльності підприємства, враховуючи потреби своїх клієнтів та міжнародного бізнес-ком’юніті. Сьогодні презентуємо вихід рішення SMART Procurement – нового комплексного інструменту для автоматизації процесів закупівлі матеріальних цінностей та послуг в компанії. Це рішення розширює функціональність ERP-cистеми Microsoft Dynamics 365 Business Central і є важливим елементом у стратегії побудови єдиного цифрового IT-середовища для прискорення й спрощення ключових бізнес-процесів компанії, підвищення їхньої ефективності та прозорості.

Функціональні можливості рішення SMART Procurement і які ключові завдання воно вирішує

Рішення SMART Procurement дозволяє оптимізувати складні процеси роботи відділу закупівель й забезпечує наскрізний контроль – від формування, збору та затвердження заявок на закупівлю до розподілу їх між менеджерами, визначення постачальників, створення замовлень на переміщення та документів на видачу, а також відстеження статусу кожної заявки. Система надає зручні інструменти для контролю термінів виконання заявок, дозволяє моніторити відхилення цін від початкових значень, а також допомагає контролювати ліміти закупівель.

SMART Procurement охоплює всі ключові етапи закупівельної діяльності підприємства і має таку функціональність:

1. Створення картки запиту на закупівлю – рішення дозволяє ініціаторам легко створювати заявки на закупівлю матеріальних цінностей чи послуг із зазначенням необхідних деталей, таких як кількість, строки, постачальники тощо.

2. 2. Дії зі створеним запитом на закупівлю – ця функціональність передбачає можливість редагування й додавання інформації, скасування або переадресації запитів, забезпечуючи гнучкість у роботі з ними.
   3. Відстеження статусу запиту ініціатором – це означає, що ініціатор завжди може бачити актуальний статус свого запиту: у процесі погодження, затверджений, відхилений та ін., що підвищує прозорість процесів.

4. Закриття запиту на закупівлю – автоматичне закриття запиту після завершення всіх пов’язаних із ним операцій зменшує адміністративне навантаження та стабільно підтримує порядок у системі.
5. Архів запитів на закупівлю – усі завершені та закриті запити зберігаються в архіві системи, що дозволяє швидко знаходити інформацію про попередні закупівлі та забезпечує легкий доступ до історії закупівель.

6. Затвердження запиту на закупівлю – рішення автоматизує процес узгодження запиту із залученими сторонами, забезпечуючи швидке та чітке погодження без втрат важливої інформації.
7. Призначення та зміна менеджера з закупівлі – у системі є інструменти для зручного призначення відповідального менеджера для виконання запиту або його зміни за необхідності. Така функціональність забезпечує безперервність робочих процесів й суттєво прискорює розподілення й перепризначення завдань.

8. Обробка запиту на закупівлю – менеджер з закупівель може розпочати роботу із запитом безпосередньо у системі, узгоджувати деталі з постачальниками, формувати замовлення тощо.
9. Створення замовлення на переміщення/акту на списання – система дозволяє автоматично формувати документи для переміщення товарів між складами або списання непридатних матеріалів, забезпечуючи прозорість і контроль цих операцій.
10. Створення документа на купівлю – рішення дозволяє автоматично формувати документи на придбання, наприклад замовлення постачальнику, що мінімізує ризик помилок через людський фактор.

11. Обробка запиту частинами або комбінацією документів – тобто запит може бути виконаний частково або розділений на кілька документів, що дає змогу ефективно керувати великими закупівлями чи комбінувати постачання.
12. Аналіз виконання запитів на купівлю – рішення надає можливість оцінювати ефективність виконання запитів, виявляти затримки, відхилення від плану чи перевитрати. Все це сприяє прийняттю обґрунтованих управлінських рішень, оптимізації закупівельних процесів та зниженню операційних витрат.

Переваги SMART Procurement і на кого орієнтоване це рішення

SMART Procurement стане помічним інструментом для керівників відділів постачання, які хочуть забезпечити наскрізний контроль процесів. Рішення є незамінним для менеджерів із закупівель, що прагнуть спростити свою роботу й оптимізувати витрати, а також головних бухгалтерів, які шукають підхоже рішення для точного обліку закупівель.

Зі SMART Procurement компанія отримає такі переваги:

1. Глибока автоматизація – рішення збирає первинні дані про закупівельні потреби від кожного підрозділу та впорядковує процес погодження, координації і забезпечення підрозділів замовленими товарами та послугами. Система автоматизує ключові етапи закупівельного процесу, усуваючи потребу в ручних узгодженнях закупівельних операцій. Так рішення мінімізує помилки у взаємодії ініціаторів та виконавців закупівель, що економить час і підвищує ефективність роботи фахівців.
2. Прозорість і контроль – користувачі отримують повну, а головне – актуальну інформацію про кожну операцію, зокрема статуси, ціни та кількість товарів.
3. Інтеграція з Microsoft Dynamics 365 Business Central – рішення встановлюється в середовище Business Central, що дозволяє максимально ефективно використовувати його в ERP-системі, забезпечуючи злагоджену роботу з іншими бізнес-процесами та даними. Завдяки гнучкості системи, SMART Procurement легко адаптується до масштабування бізнесу та інтегрується з іншими рішеннями на основі технологій Microsoft, що відкриває ще більше можливостей для розвитку й зростання компанії.
4. Економія часу та ресурсів – рішення значно скорочує час, необхідний для обробки запитів на закупівлі, завдяки автоматизації ключових етапів цього процесу. Система дозволяє раціонально використовувати наявні ресурси, мінімізуючи ризики перевитрат і підвищуючи загальну ефективність компанії.
5. Бюджетний контроль – інтеграція з додатком SMART Budgeting – системою для автоматизації процесів бюджетування – дозволяє компанії ефективно вести бюджетний контроль закупівель і забезпечує прозорість витрат і злагодженість фінансового планування.

Таким чином, SMART Procurement – це відповідь на виклики сучасного бізнесу, що вимагає інтегрованих цифрових рішень для мінімізації ручної роботи та забезпечення точності на кожному етапі закупівельної діяльності.

Замовляйте консультацію і дізнавайтесь більше про те, як саме впровадження SMART Procurement може трансформувати процеси закупівель компанії, виходячи з індивідуальних потреб саме вашого бізнесу.

Програмний продукт вже доступний на AppSource: appsource.microsoft.com

Замовити консультацію