Стандарт SAF-T вже довів свою ефективність у країнах ЄС, забезпечивши більш прозорий та автоматизований формат взаємодії бізнесу з податковими органами. Впровадження SAF-T UA в Україні — це стратегічний крок до цифровізації фінансового контролю.
Насамперед про адаптацію до нових вимог мають подбати великі платники податків та компанії, які перебувають на обліку як платники ПДВ. Саме для них новий формат звітності став обов’язковим уже з 2025 року. І щоб бути готовими до перевірок у новому форматі, бізнесу варто завчасно впровадити ефективне програмне рішення для автоматизації формування аудиторського файлу SAF-T в Україні. Команда SMART business, маючи понад 16 років досвіду цифровізації фінансових процесів в українських компаніях, створила рішення SMART SAF-T UA, виходячи з глибокого розуміння специфіки локального обліку.
Що таке SMART SAF-T UA?
SMART SAF-T UA — рішення, що автоматизує формування звітів SAF-T в Україні відповідно до формату, затвердженого ДПС. Воно гнучко інтегрується з системою Microsoft Dynamics 365 Business Central, дозволяючи подавати звітність швидко, точно та без помилок. Рішення допомагає компаніям завжди бути готовими до податкових перевірок і впевнено відповідати вимогам електронного аудиту.
Що таке звітність SAF-T UA?
Звітність SAF-T UA — це електронний формат податкової звітності, який відповідає міжнародному стандарту Standard Audit File for Tax, адаптованому до вимог ДПС України.
Він є новим форматом електронної взаємодії з ДПС, що вимагає від компаній якісної організації внутрішніх даних, узгодженості облікових систем і точності у звітності.
Основна мета SAF-T UA: що це за інструмент для ДПС і бізнесу?
Аудиторський файл SAF-T UA створений для стандартизації електронної звітності між бізнесом і ДПС. Його головна мета — забезпечити прозорий, структурований і автоматизований обмін фінансовими та податковими даними.
Аудиторський файл SAF-T UA дозволяє податковим органам:
- оперативно отримувати доступ до повного обсягу облікових і фінансових даних компанії;
- забезпечити прозорий доступ до даних, що допомагає податковим органам швидше аналізувати звітність і рідше звертатися з додатковими запитами;
- знизити вплив людського фактора завдяки автоматичному аналізу даних;
- мінімізувати ризик помилок, пов’язаних із ручним введенням і перевіркою даних;
- скоротити час перевірок і зменшити адміністративне навантаження як на бізнес, так і на ДПС;
- зменшити ризики корупційного впливу — шляхом прозорості процедур і зменшення суб’єктивного втручання в процес перевірки.
Для компаній SAF-T UA — це стимул до впорядкування внутрішніх даних та оптимізації процесів обліку. Стандартизована структура файлу дозволяє вибудувати єдиний підхід до зберігання, аналізу й передачі інформації, що позитивно впливає на загальну якість фінансового контролю.
Які дані включає SAF-T UA?
Структурований аудиторський файл охоплює повний набір структурованих даних, які формуються на основі інформації з облікової системи компанії. Його мета — надати податковим органам повну, точну й уніфіковану картину господарської діяльності підприємства для електронного аудиту.
SAF-T UA охоплює такі ключові блоки даних:
- Головна книга — інформація з облікових регістрів, що відображає загальний фінансовий стан компанії та проводки за рахунками.
- Розрахунки з покупцями — включає довідник контрагентів-покупців, відомості про реалізацію товарів і послуг, а також історію надходжень коштів.
- Розрахунки з постачальниками — охоплює довідник контрагентів-постачальників, дані про закупівлі та платежі постачальникам.
- Необоротні активи — дані про основні засоби та нематеріальні активи, а також облік амортизації, переоцінки й інших змін у їхній вартості.
- Запаси та продукція — включає довідники товарів, робіт і послуг, а також їх рух у межах складських та операційних процесів.
Структура аудиторського файлу SAF-T UA
Формат SAF-T UA базується на міжнародних стандартах електронної звітності та має чітку XML-структуру, затверджену ДПС України. Всі елементи звіту організовані відповідно до XSD-схеми, що дозволяє податковим органам швидко обробляти дані в автоматизованому режимі.
Аудиторський файл SAF-T UA складається з кількох ключових розділів:
- Заголовок (Header) — містить загальні дані про звіт:
- період звітності;
- найменування компанії;
- ідентифікаційні коди (ЄДРПОУ, ІПН);
- дату формування звіту;
- відповідальні посадові особи.
- Довідники (MasterFiles) — цей блок об’єднує всі необхідні довідники, які використовуються в інших частинах файлу:
- контрагенти;
- запаси та номенклатура;
- рахунки бухгалтерського обліку;
- облікова політика;
- структурні підрозділи;
- договори тощо.
У SAF-T UA передбачено 15 типів довідників, кожен із яких має чітко визначені обов’язкові поля.
- Бухгалтерські операції (GeneralLedgerEntries) — цей блок описує всі фінансові транзакції за обраний період.
Кожна операція повинна бути пов’язана з відповідними довідниками та документами. Всі записи мають містити:
- дату операції;
- суму;
- рахунки дебету та кредиту;
- посилання на пов’язані документи тощо.
- Первинні документи (SourceDocuments) — інформація про документальне забезпечення запасів бухгалтерського обліку.
Блок «Первинні документи» містить інформацію про всі документи, що підтверджують операції:
- рахунки-фактури;
- акти виконаних робіт;
- податкові накладні;
- банківські виписки;
- платіжні доручення.
Цей блок дозволяє ДПС оперативно перевіряти джерела даних без запиту окремих документів у компанії.
SMART SAF-T UA — як рішення автоматизує формування звітності SAF-T UA?
Рішення SMART SAF-T UA створене з урахуванням усіх актуальних вимог податкової служби України, міжнародних стандартів електронного аудиту та законодавчих норм. SMART business системно відстежує нормативні зміни, щоб забезпечити українському бізнесу максимально зручний та надійний інструмент автоматизації звітності SAF-T UA.
Основні функціональні можливості SMART SAF-T UA:
- Автоматичне формування SAF-T-файлів у форматі XML — SMART SAF-T UA генерує звітність у точній відповідності до затвердженої ДПС XSD-схеми. Вся інформація — від транзакцій до податкових накладних — структурована за стандартом, що гарантує коректне прийняття файлів податковими органами та швидку обробку.
- Глибока інтеграція з Microsoft Dynamics 365 Business Central і SMART Accounting for Ukraine, що дозволяє автоматично використовувати актуальні бухгалтерські й податкові дані. Це усуває необхідність ручного введення інформації й суттєво знижує ризик помилок.
- Вбудована валідація даних перед формуванням звіту — перед створенням SAF-T-файлу система перевіряє всі обов’язкові поля, форматування дат, податкових номерів та інших ключових параметрів. У випадку виявлення невідповідностей користувач отримує чіткі підказки для оперативного виправлення, що значно скорочує час на доопрацювання та мінімізує ризик відмови податкової у прийнятті звіту.
- Зручний попередній перегляд даних у вигляді таблиць — перед остаточним формуванням файлу користувач може переглянути дані в таблицях, виявити потенційні помилки або неточності й виправити їх безпосередньо у звіті. Крім того, можливий експорт цих таблиць в Excel для додаткового опрацювання та імпорту назад у систему.
- Збереження згенерованої звітності у системі — для можливості повторного перегляду та вивантаження.
- Вибіркове вивантаження даних за запитами ДПС — SMART SAF-T UA дозволяє швидко формувати окремі таблиці або фрагменти звіту за потребою, що полегшує оперативну відповідь на специфічні запити податкових органів без зайвого навантаження на відповідальних фахівців.
- Автоматичне створення zip-архівів із SAF-T-файлами — готові XML-файли автоматично упаковуються у zip-архіви у форматі, необхідному для завантаження через Електронний кабінет платника податків. Це економить час користувачів і виключає помилки, пов’язані з неправильним форматом передачі файлів.
Як сформувати файл за допомогою рішення від SMART business і передати звіт SAF-T UA в ДПС?
Рішення SMART SAF-T UA створене таким чином, щоб користувач міг сформувати SAF-T-файл швидко, точно й без зайвої плутанини. Ось покроковий процес, який допоможе вам упевнено пройти шлях від створення звіту до його передачі в податкову.
Покрокова інструкція, як сформувати файл SAF-T UA
- У пошуку знайдіть сторінку «Документи експорту файлу аудиту» й натисніть «Створити». Відкриється новий документ, де потрібно буде вказати:
- формат звіту (SAF-T UA);
- період, за який формується звіт (дата початку/закінчення);
- налаштування архівації (ZIP);
- контактні особи: директор, бухгалтер тощо.
- Перевірте дані — рішення передбачає двоступеневу перевірку, щоб мінімізувати помилки ще до моменту створення фінального XML-файлу, а саме:
- До заповнення таблиць попереднього перегляду — на цьому етапі система перевіряє, чи заповнені всі обов’язкові поля.
- Перед вивантаженням у формат XML — після заповнення таблиць попереднього перегляду система запускає глибшу перевірку, що охоплює балансування сум у таблицях або правильність визначення типів транзакцій.
Якщо знайдено помилки — система вкаже, де саме вони виникли, і запропонує їх виправити.
- Попередньо перегляньте дані — після перевірки сформуйте таблиці попереднього перегляду — це зручний спосіб оцінити майбутній вигляд звіту ще до створення XML-файлів. За потреби дані можна відредагувати вручну або завантажити в Excel для швидшого коригування.
- Згенеруйте XML-файли — коли всі дані перевірено й підтверджено, натисніть «Почати», щоб система створила SAF-T-файли у форматі XML відповідно до вимог ДПС.
- Завантажте архів і передайте у ДПС — готові файли можна експортувати в zip-архів — це формат, який приймає Електронний кабінет платника податків. Декілька натискань — і звіт готовий до подання.
Порада: якщо у вас велика кількість даних або складні періоди звітності — скористайтесь можливістю паралельної обробки, щоби зекономити час на формування звіту. Детальніше читайте тут.
Переваги рішення SMART SAF-T UA
- Аудиторський файл формується безпосередньо в системі Business Central відповідно до XSD-схеми від ДПС.
- Рішення дозволяє зберегти сформовану звітність в системі для повторного перегляду.
- Прев’ю-таблиці доступні для перевірки внесення даних на всіх рівнях.
- Прев’ю-таблиці можна експортувати в Excel та імпортувати з Excel.
- На прев’ю-сторінках доступні такі функції як фільтрація, сортування, режим роботи зі зведеними таблицями.
- Вбудовані перевірки на кожному з етапів роботи з даними: від створення карток довідників до вивантаження в XML.
- Враховані обмеження щодо системи обробки даних ДПС.
- Можливість часткового завантаження таблиць по запиту від ДПС.
- Вивантаження файлів з розділенням за днями та місяцями.
- Вивантаження даних у двох режимах: без попереднього перегляду та з формуванням прев’ю-таблиць.
Деталями про переваги рішення з наочною демонстрацією команда SMART business поділилась на вебінарі, запис якого можна переглянути тут.
Ми чудово розуміємо, яким викликом для бізнесу може стати чергове оновлення в законодавстві щодо SAF-T UA. У компаніях і без того достатньо щоденних завдань, щоб ще витрачати ресурси на те, аби “розшифрувати” нові вимоги до звітності. Саме тому наша команда створила рішення SMART SAF-T UA — як інструмент, що допомагає дотримуватись вимог й заощаджувати час і сили ваших фахівців. Більшість експертів SMART business мають практичний досвід роботи у фінансах, бухгалтерії, аудиті — тож ми розробляли це рішення з максимальною увагою до зручності та деталей, так, як цього очікують професіонали
Для кого буде корисним рішення SMART SAF-T UA?
Рішення стане надійною опорою для:
- Фінансових директорів і головних бухгалтерів, які цінують точність, стабільність та можливість швидко сформувати звіт;
- Підприємств, які працюють на Microsoft Dynamics 365 Business Central, а також використовують SMART Accounting for Ukraine – адже SMART SAF-T UA інтегрується з ними на глибокому рівні, не потребуючи зайвих переналаштувань;
- Міжнародних компаній та груп, які вже знайомі з вимогами SAF-T в інших країнах та прагнуть впровадити аналогічні стандарти в Україні без втрати контексту;
- IT-директорів і керівників департаментів автоматизації, які хочуть мати контрольований, масштабований і гнучкий інструмент, що не додає складності в наявний ІТ-ландшафт;
- Компаній, які готуються до перевірок чи проходять аудит — завдяки стандартизованому формату, SMART SAF-T UA легко адаптується до вимог органів контролю, зменшуючи ризики невідповідностей.
Пропонуємо долучитися до офіційного тестування SAF-T UA на платформі ДПС за участі нашої команди.
Ви отримаєте:
- професійну підтримку на всіх етапах тестування
- допомогу з аналізом помилок, валідацією файлів та поясненням вимог формату
- швидкий зворотний зв’язок та комунікацію з технічною командою
- можливість першими адаптувати облік під майбутнє обов’язкове подання SAF-T UA
Не чекайте на обов’язкове впровадження — станьте першими, хто освоїть новий формат звітності з професійною підтримкою. Заповнюйте форму — і наша команда підтримає вас в процесі подання SAF-T UA
Часті запитання
В чому різниця між SAF-T та SAF-T UA?
SAF-T — це міжнародний стандарт для обміну податковими та фінансовими даними.
SAF-T UA — адаптована до вимог українського законодавства версія цього формату, яка враховує місцеву специфіку обліку, податків і структуру даних.
Який формат файлу SAF-T UA?
Файл SAF-T UA формується у форматі XML. Це дає змогу структурувати дані й автоматично обробляти їх, бачити повну картину і швидко знаходити потрібну інформацію. Такий підхід підвищує прозорість та рівень довіри з боку органів контролю.
Які переваги використання SAF-T UA?
Використання структурованого аудиторського файлу спрощує взаємодію з податковою, зменшує ризики помилок у звітності та пришвидшує перевірки. Дані передаються у стандартизованому вигляді, що пришвидшує перевірки, зменшує кількість запитів від податкової та мінімізує ризики штрафів.
Хто повинен використовувати SAF-T UA — законодавство й обов’язки?
Впровадження SAF-T UA закладено у законопроєкті №6255 і передбачає, що:
- З 2025 року подання звітності буде обов’язковим для великих платників податків.
- З 2027 року — для всіх платників ПДВ.
Коли необхідно подавати звітність SAF-T UA?
Звітність необхідно подавати у строки, визначені податковим законодавством для кожної категорії платників. Для великих платників — з 2025 року, а для всіх платників ПДВ — з 2027 року. Рекомендуємо регулярно стежити за оновленнями на сайті ДПС, щоб своєчасно реагувати на зміни.
За який період необхідно подавати звітність?
Звітність SAF-T UA подається за звітний період, що відповідає календарному місяцю або кварталу, залежно від вимог ДПС та внутрішньої політики компанії.
Який термін подання файлу SAF-T?
Аудиторський файл потрібно подати протягом двох робочих днів після отримання офіційного запиту від ДПС. Рекомендуємо зберігати всі підтвердження надсилання, зокрема квитанцію про отримання, яка підтверджує, що звіт надійшов в обробку.
Чи може бути збільшений термін на подання звіту SAF-T?
Так, подовження строку можливе — за умови офіційного звернення компанії-платника до органу контролю та отримання відповідного погодження. Водночас варто враховувати, що до 25 грудня попереднього року оприлюднюється план графіку документальних планових перевірок, а про планову перевірку платника зобов’язані повідомити за 10 календарних днів до її початку. Це дає компанії додатковий час для підготовки звітності, зокрема SAF-T UA.
Як подати звіт SAF-T UA в електронному кабінеті ДПС?
Щоб передати звіт, платнику податків необхідно сформувати файл у затвердженій структурі XML та надіслати його через Електронний кабінет платника ДПС. Після надсилання, система ДПС автоматично сформує квитанції про отримання документа:
- Перша квитанція формується після перевірки SAF-T в електронному кабінеті на відповідність структури файлу вимогам XSD-схеми.
- Друга квитанція надсилається після підтвердження ДПС.
Їх слід зберегти — оскільки вони підтверджують, що звіт надійшов в обробку.
Також варто переконатися, що ваше програмне забезпечення, яке використовується для генерації SAF-T в Україні, відповідає актуальній версії специфікації, затвердженій податковим органом. Рішення SMART SAF-T UA значно спрощує процес моніторингу змін щодо вимог, адже SMART business регулярно оновлює рішення, забезпечуючи його відповідність актуальній специфікації, затвердженій ДПС.
Чи можна виправити звіт SAF-T UA?
У разі отримання від ДПС повідомлення про відхилення поданого файлу SAF-T UA, відправник має виправити помилки і повторно надіслати документ. Зазвичай для виправлення відводиться 10 днів, і прострочення цього терміну може призвести до подвоєння штрафних санкцій. Важливо врахувати, що через специфіку обробки файлу податковими органами, подання коригувальних звітів не завжди можливе, тому до формування файлу варто ставитися з особливою увагою, щоб уникнути помилок і зайвих ризиків. Автоматизація у цьому плані суттєво спрощує процес.
До яких викликів має бути готовий бізнес в рамках впровадження стандарту SAF-T в Україні?
Бізнес має бути готовим до технічних, організаційних, фінансових, юридичних й регуляторних викликів, про кожен з яких SMART business детальніше розповіли у цій статті.
Де можна знайти детальний технічний опис елементів SAF-T UA?
Файл «Детальний технічний опис елементів SAF-T UA V2.0» доступний для завантаження на офіційному сайті ДПС України. У ньому подано повну структуру XML-файлів з описами та зазначенням обов’язкових полів згідно з вимогами стандарту.
