Автор – Кирило Руднєв, CEO SMART business
Історично ERP-системи створювалися для планування виробництва. Сьогодні їх застосовують в різних галузях, проте саме виробничі компанії залишаються їх основними користувачами. Причому попит на ці рішення продовжує зростати, що пояснюється їх визнаною дієвістю. Спробуємо розібратись, як функціонує ERP-система для виробництва та як саме відбувається оптимізація виробничих процесів.
Що таке ERP-система та у чому її ключова цінність?
ERP-система являє собою набір взаємопов’язаних модулів, кожен з яких відповідає за певну ланку бізнесу – фінанси, бухгалтерію, продажі, виробництво, управління складами та запасами, маркетинг тощо. Причому компанії можуть розширяти функціонал рішення, гнучко підлаштовуючи його під свої потреби. Наприклад кількість розширень, які можуть бути додані до ERP-системи Microsoft Dynamics 365 Business Central вимірюється десятками тисяч.
Основна цінність ERP-системи для виробництва полягає в тому, що вона – саме завдяки пов’язаності модулів – дозволяє об’єднати на одній платформі всі основні процеси організації. Зазвичай до впровадження цього рішення компанії використовують для окремих бізнес-процесів розрізнені інструменти, бази даних, системи обліку і звітності, численні електронні таблиці. На узгодження роботи підрозділів та зведення звітів витрачається багато зусиль, але все одно процеси «пробуксовують».
Завдяки ERP-системі різні ланки бізнесу починають працювати як єдине ціле. Дані з відділу продажів миттєво впливають на обсяги виробництва, а рівень запасів – на закупівлі. І все це одразу відображається в фінансових і бухгалтерських звітах.
Така синхронність досягається завдяки тому, що:
- усі підрозділи компанії використовують спільну уніфіковану базу даних;
- багато процесів автоматизуються, підпорядковуючись єдиній логіці функціонування підприємства.
Система «контролює» коректність бізнес-процесів та запобігає помилковим діям у режимі реального часу. Як результат, ERP мінімізує будь-яку неузгодженість та її наслідки – простої у виробництві, надлишкові запаси, дефіцит товарів, несвоєчасне відвантаження, а також хаос у договорах і звітах.
Розглянемо більш детально переваги від застосування ERP-рішення для виробництва на прикладі системи Microsoft Dynamics 365 Business Central та супутніх інструментів.
ERP для виробництва: оптимізація ланцюга постачать
Для виробництва першочергове значення мають ті модулі Business Central, які пов’язані з усіма ланками ланцюга постачань – закупівлею сировини та матеріалів, управлінням запасами і складами, плануванням виробництва, продажами, відвантаженням тощо. Важливо, що це саме система взаємопов’язаних модулів, яка охоплює усі елементи ланцюга, дозволяє скоординувати їх між собою та ефективно планувати їх узгоджену роботу.
Відправною точкою для планування виробництва є попит. Для початку необхідно спрогнозувати обсяги продажів на певний період, щоб запустити виготовлення відповідних обсягів продукції. Це досить складне завдання, над яким може працювати цілий аналітичний відділ.
На щастя, зараз існують інструменти, такі як Smart Demand Forecast, які використовують штучний інтелект і які здатні робити точні прогнози попиту навіть в умовах високої невизначеності. До речі, цей інструмент не потребує додаткової інтеграції з системою Business Central, з якої він зможе брати основну частину даних для прогнозів (щодо продажів, номенклатури тощо), адже належить до тієї ж екосистеми продуктів.
Після того, як прогноз потрапляє в систему, вона планує виробничі потужності і їх завантаженість, де, окрім попиту, будуть враховані:
- рівень запасів готової продукції на складах;
- вже запущені виробничі замовлення.
Якщо виявиться, що прогнозований попит не може бути задоволений наявними запасами та вже запланованими виробничими замовленнями, тоді Business Central запропонує створити додаткові замовлення на виробництво.
Інший тип попиту – це пряме замовлення певної партії продукції від клієнта. У цьому випадку система визначить оптимальну точку запуску виробництва цієї партії, щоб вчасно відвантажити її контрагенту.
Крім того, Microsoft Dynamics 365 Business Central «тримає на контролі» всі рівні виробничої специфікації товарів та перевіряє, чи достатній запас компонентів для виготовлення продукції. Коли цей запас сягає налаштованого порогового значення – наприклад критичного мінімуму – система автоматично створює замовлення на виготовлення напівфабрикатів або на транспортування чи закупівлю сировини.
Автоматизація процесів не тільки підвищує їх ефективність та мінімізує збої, але і позбавляє великої кількості ручної роботи. Наприклад, щоб оформити замовлення на закупівлю сировини у постачальника, не потрібно писати йому листа чи відправляти паперові документи. Достатньо лише запустити відповідний процес у системі, яка сама згенерує документ купівлі.
Далі, щоб оптимізувати процес документообігу, можна під’єднати інструмент SMART EDI, який є розширенням для Business Central. Завдяки цьому рішенню обмін електронними документами з контрагентами буде відбуватися автоматично – майже без участі співробітників та з мінімальним ризиком втрати інформації. Отже, після того, як документ згенеровано, система сама відправить його постачальнику.
Після закупівлі сировини чи компонентів – платіжні документи вносяться в систему, інакше неможливе буде подальше списання матеріалів для виготовлення готової продукції. Взагалі в системі виключені дії, які суперечать закладеній в ній логіці: відвантаження не з того складу чи списання не тих компонентів тощо. Тобто ERP-рішення для виробництва робить усі процеси підприємства взаємозалежними та чітко узгодженими, прибираючи будь-які перекоси та непорозуміння між ланками ланцюга постачання.
Глибока аналітика для обґрунтованих бізнес-рішень
Business Central має зручний інструментарій, який дозволяє легко формувати понад сто видів звітів, включаючи консолідовані фінансові звіти по усіх видатках і доходах організації. Оскільки система контролює коректне і несуперечливе введення даних, такі звіти є надійним джерелом вірогідної інформації про усі ланки бізнесу.
Проте щоб вивчити ці дані, зробити висновки й ухвалити на основі них рішення, знову ж таки, потрібна ціла команда аналітиків. Або ж – інструмент Microsoft Power BI, який здатний зіставляти дані з різних звітів ERP-системи для виробництва чи будь-яких зовнішніх джерел та візуалізувати їх у вигляді дашбордів. Таким чином користувач отримує не масив цифр, а діаграми, які наочно демонструють різного роду взаємозалежності та причинно-наслідкові зв’язки. До речі, оскільки цей інструмент також належить до екосистеми Microsoft – вам не доведеться витрачати час і кошти на його інтеграцію з Business Central.
За допомогою дашбордів Power BI ви можете дослідити різного роду кореляції. Наприклад, як ціна продукції впливає на її продажі. Також можна аналізувати план-факт виробництва: зіставити заплановані витрати часу, сировини – чи будь-яких інших ресурсів – з фактичними. Або ж зіставити заплановану собівартість продукції чи компонентів з реальною. Можна дослідити динаміку собівартості: як вона змінювалась в залежності від постачальників, матеріалів, використання того чи іншого обладнання тощо.
Інший цікавий об’єкт аналізу – різного роду витрати, які можна дослідити за регіонами, департаментами, природою виникнення. Вивчаючи їх структуру, можна виявити які саме витрати і як вплинули на собівартість, продажі, якість. Таким чином можна зрозуміти, які з них можна зменшити без будь-яких негативних наслідків.
Раціональна організація виробництва
ERP-рішення об’єднує усі ключові процеси у виробничих підприємствах у злагоджену автоматизовану систему, піднімаючи їх на принципово новий рівень ефективності. Це дозволяє компаніям оптимізувати витрати, пожвавити взаємодію між підрозділами та позбутися будь-яких «слабких ланок» і усьому ланцюгу постачань – від закупівлі сировини до відвантаження готової продукції. А додавання аналітичних інструментів допоможе точно спрогнозувати попит та прийняти правильні рішення для удосконалення виробничих процесів.
Якщо ви хочете дізнатись більше про те, як ERP-рішення може допомогти у вдосконаленні роботи вашого підприємства, замовте консультацію.
