Національна система е-рахунків (KSeF) — найважливіша інформація. Терміни, обов’язки та підготовка компанії

Бізнес Польщі готується до одного з найбільших податкових зрушень останнього десятиліття — обов’язкового переходу на виставлення структурованих електронних інвойсів через Національну систему е-рахунків (KSeF). За даними Міністерства фінансів Польщі, система має на меті охопити усі польські компанії включно з тими, що отримують пільгу від ПДВ (тобто навіть ті, хто звільнені від сплати податку, теж будуть зобов’язані працювати через KSeF і виставляти електронні інвойси). Інтеграція KSeF проходитиме у кілька етапів: з 1 лютого 2026 року — для великих платників податків, з 1 квітня — для решти (середнього та малого бізнесу), а з 1 січня 2027 року — для найменших підприємств.

Попри масштабну трансформацію звичних процесів (усіх етапів роботи з рахунками-фактурами, контролю податкової відповідності та внутрішнього документообігу тощо), Мінфін декларує прагнення зробити систему KSeF максимально простою у впровадженні. У фінальному проєкті, представленому для публічного обговорення, враховано більшість ключових коментарів бізнесу та запропоновано пом’якшувальні умови — зокрема скасування штрафів до кінця 2026 року, поступове впровадження системи та збереження можливості використання касових апаратів.

У цьому матеріалі пропонуємо детально розглянути те, як працює KSeF, що зміниться для бізнесу та як підготуватись до нового обов’язку.

Що таке KSeF і як воно працює? Національна система е-рахунків

KSeF (Krajowy System e-Faktur) — це центральна державна інформаційно-комунікаційна система, через яку польські компанії незабаром будуть зобов’язані виставляти та отримувати структуровані електронні рахунки-фактури. Платформа була створена Міністерством фінансів і контролюється Національною Податковою Адміністрацією.

Програма KSeF забезпечує швидкий, безшовний і автоматизований обмін е-рахунками і скорочення часу очікування відшкодування ПДВ. Система функціонує як єдине джерело правди для податкових інвойсів, гарантуючи компаніям кращий контроль за достовірністю рахунків, а також безпеку і недоторканість конфіденційних даних бізнесу.

Підтвердження факту виставлення рахунку відбувається не в момент відправки покупцю, а в момент прийняття документа системою KSeF. E-фактура створюється у форматі XML відповідно до затвердженого шаблону. Після завантаження до системи:

• документ проходить автоматичну перевірку структури;
• отримує унікальний ідентифікатор;
• фіксується дата і час подання.

Після цього емітент отримує офіційне підтвердження про те, що документ надіслано та зареєстровано. Від цього моменту від доступний для покупця.

Отримувач може завантажити рахунок безпосередньо з KSeF (незалежно від каналу комунікації з постачальником), або шляхом надання конкретних даних про е-фактуру (так званий анонімний доступ). Усі структуровані фактури зберігаються в системі щонайменше 10 років, що дозволяє бізнесу відмовитись від дублювання локального архівування.

Платники можуть користуватись національною системою е-рахунків через:

• інтеграцію з бухгалтерським/ERP програмним забезпеченням (через API);
• безкоштовні онлайн-інструменти Міністерства фінансів;
• офлайн-режим — добровільно або у разі виникнення проблем з відправкою рахунку в KSeF.

Система KSeF в Польщі — коли стає обов’язковою?

Міністерство фінансів Польщі офіційно оголосило нові дати впровадження ksef з лютого 2026:

• З 1 лютого 2026 року — стане обов’язковим використання KSeF для великих платників податків з річним оборотом понад 200 млн злотих у 2024 році.
• З 1 квітня 2026 року — обов’язок пошириться на всіх інших платників, окрім мікропідприємств.
• З 1 січня 2027 року — до системи повинні приєднатися найменші підприємства з місячним оборотом до 10 000 злотих брутто.

У рамках підготовки до переходу, в червні 2025 року Мінфін представила повну технічну документацію до оновленої версії системи — KSeF 2.0. Вона включає:

• новий формат структурованого рахунку FA(3);
• API-документацію, яка дозволить розробникам інтегрувати зовнішні бухгалтерські рішення з KSeF;
• детальний графік інтеграційних тестів.

Впровадження KSeF — важливі терміни

Публічне тестування API KSeF 2.0 розпочнеться 30 вересня 2025 року, щоб програмні компанії могли перевірити працездатність рішень до введення обов’язку. Виробнича версія системи KSeF 2.0 буде запущена одночасно з початком обов’язкового періоду — 1 лютого 2026 року, коли рахунки, виставлені поза системою, більше не визнаватимуться чинними.

Однак певні винятки діятимуть до кінця 2026 року:

• рахунки можна буде тимчасово виставляти через касові апарати — до 31 грудня 2026 року;
• номер KSeF не буде обов’язковим у платіжних документах — також до кінця 2026 року;
• мікропідприємства з місячним обігом до 10 000 злотих матимуть відстрочку до 1 січня 2027 року.

Крім того, з 1 листопада 2025 року стане доступною процедура отримання сертифікатів QR-кодів емітента e-фактур, що необхідні для:

• автентифікації в системі;
• виставлення рахунків у режимі offline24 у разі тимчасової недоступності KSeF;
• забезпечення безперервності документообігу навіть у нестандартних умовах.

Таким чином, до кінця 2026 року підґрунтя для переходу на електронні рахунки буде поступово адаптоване — технічно та організаційно, із поступовим розширенням обов’язку з урахуванням масштабу підприємства.

Кого стосується KSeF?

KSeF охопить усіх активних учасників економіки Польщі — від великих підприємств до мікробізнесу. Водночас Міністерством Фінансів передбачені законодавчі виключення для окремих категорій суб’єктів та операцій згідно зі статею 106ga(2) Закону про ПДВ. Згідно з нею, не зобов’язані використовувати KSeF платники, які:

• не мають зареєстрованого офісу або постійного місця діяльності в Польщі;
• мають постійне представництво в країні, але воно не бере участі в поставці, на яку оформлено рахунок;
• працюють у рамках спеціальних процедур OSS/IOSS або інших транзакцій, регульованих розділом XII (гл. 7, 7а, 9);
• виставляють рахунки на користь фізичних осіб, що не ведуть бізнес (B2C);
• здійснюють правильно документовані поставки або послуги, перелічені в нормативних актах, виданих на підставі ст. 106s;

Міністр фінансів також зможе особисто визначати окремі випадки, коли платник не зобов’язаний використовувати систему. Такі рішення приймаються на підставі:

• специфіки діяльності (висока частота транзакцій, особливі форми обліку),
• технічних чи організаційних обмежень,
• необхідності запобігання зловживанням або ухиленню від обліку.

Наразі вже відомо, що, наприклад, виставлення e-фактури VAT RR (закупівля сільгосппродукції у фермерів зі сталою ставкою ПДВ) через KSeF може бути добровільним від 01.04.2026 за згодою фермерів — з указанням покупця як особи, що має право до виставлення фактури VAT RR. У разі затвердження інших змін — Міністерство Фінансів повідомить підприємців окремо.

Варто також зазначити, що Мінфін передбачає можливість добровільного виставлення е-рахунків у KSeF для операцій із фізичними особами (B2C). У такому разі рахунок має містити QR-код, який дозволяє покупцеві анонімно отримати документ через мобільний додаток KSeF.

Проєкт закону про KSeF — що варто знати?

Зміни, внесені до Закону про податок на додану вартість, визначають не лише терміни обов’язкового переходу підприємств на систему KSeF, а й ряд важливих підпунктів, на які бізнесу теж варто звернути увагу:

• Номер KSeF у платіжних документах: До кінця 2026 року номер KSeF не обов’язково зазначати при здійсненні платежу за рахунком. Це положення полегшить адаптацію фінансових відділів компаній.
• Офлайн-режим: У разі технічних збоїв або відсутності підключення, платники зможуть добровільно скористатися офлайн-режимом для виставлення рахунків. Передбачено застосування так званого режиму «offline24», за якого документи передаються до системи пізніше, у межах встановленого терміну.
• Уніфікація дати інвойсу: Згідно з чинними правилами (ст. 106na ust. 1 Закону про ПДВ), датою виставлення e-фактури в системі KSeF вважається день її відправлення до системи. Дата, зазначена платником у полі P_1, є лише довідковою і не впливає на юридичну дату виставлення документа.
• Добровільне виставлення рахунків для фізичних осіб: Платники податків матимуть можливість добровільно виставляти е-рахунки фізичним особам, які не ведуть підприємницької діяльності. У такому випадку платник повинен забезпечити доступ покупця до рахунку, наприклад, через додаток «Podatnik KSeF».
• Вкладення до e-фактур: KSeF передбачає можливість використання структурованих додатків до електронного рахунку-фактури у схемі FA(3) (вузол Zalacznik). Вони застосовуються у специфічних випадках: наприклад, у медіа, телеком-галузі чи при виставленні «збірних» рахунків. Зміст таких додатків є частиною XML-структури рахунку. Щоб мати можливість їх використовувати, платник повинен попередньо подати відповідний запит до податкового органу (Urzędu Skarbowego) та зробити внесок. Ця функція буде добровільною і розширить можливості системи в бізнес-документообігу.

Які зміни в системі KSeF планує Міністерство фінансів?

Зміни в оновлений законопроєкт до KSeF 2.0 були внесені на основі запитів і додаткових зауважень підприємців. Така тактика дозволила Міністерству Фінансів визначити найбільш оптимальну тактику легкого і швидкого впровадження системи KSeF у повсякденні бізнес-процеси Польщі. Пропонуємо по пунктах розглянути ключові напрямки внесених змін:

Виставлення рахунків в режимі «offline24»

• Режим offline24 тепер діятиме на постійній основі, а не лише до кінця 2026 року. Підприємці зможуть видавати інвойси поза системою через QR-код, коли виникають технічні проблеми або провадяться операції з контрагентами без польського NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej).
• Інвойси мають бути завантажені до програми KSeF наступного робочого дня, а дата видачі у FA(3) співпадатиме з тією, що зазначена платником

Рахунки VAT RR поза обов’язковим KSeF

• Рахунки VAT RR, які підтверджують закупівлі сільгосппродукції у фермерів із фіксованою ставкою ПДВ, не підпадатимуть під обов’язковий KSeF, однак можуть бути виставлені добровільно.
• Можливість добровільного їх виставлення через систему відкриється з 1 квітня 2026 року, а не з початку 2026-го, як було передбачено спочатку

Перехідний період без штрафів та з додатковими полегшеннями

Для підтримки бізнесу Міністерство передбачило:

• можливість виписки рахунків з касових апаратів до 31 грудня 2026 року;
• відсутність штрафів за недотримання обов’язків ksef і можливі помилки до кінця 2026 року;
• відстуність штрафів за не виконання обов’язку зазначення номера в платежах за е-рахунки, включно з операціями через механізм розділених платежів (Split payment), до кінця 2026 року;
• паралельно адміністрація зобов’язується проводити інформаційну кампанію та підтримку платників у перехідному періоді

Сертифікати для видавців е-рахунків

• З 1 листопада 2025 року підприємці можуть подавати заявки на отримання сертифікатів емітента — необхідних для фізичної або офлайн-автентифікації, а також роботи в офлайн24.
• Технічні деталі, включно з тривалістю дії сертифікатів і спосіб їх генерації, зазначені в API-документації, опублікованій в червні 2025 року.

Рахунки KSeF для споживачів будуть добровільними

• Законопроєкт запроваджує можливість добровільного виставлення електронних інвойсів для B2C‑транзакцій, тобто приватним особам, які не ведуть підприємницької діяльності.
• У випадках В2С-транзакцій рахунок повинен містити QR-код, що забезпечує доступ покупця до документа через додаток Podatnik KSeF

Додатки до структурованих рахунків

• Нова версія системи FA(3) дозволить використовувати структуровані додатки до e‑рахунків. Вони будуть частиною XML-структури рахунку.
• Вкладення є добровільною функцією і вимагатимуть попереднього повідомлення податковій службі через належний сервіс (e-Urząd Skarbowy). Максимальний розмір одного вкладення — до 3 МБ.

Яка різниця між KSeF та KSeF 2.0?

Перша версія програми для KSeF пропонувала платникам податків базовий функціонал: обмін структурованими інвойсами у форматі FA(2), отримання ідентифікаторів, архівування документів на 10 років, робота онлайн і в обмеженому offline24‑режимі. Однак у червні 2025 року Міністерство Фінансів представило документацію до оновленої версії національної системи е-рахунків — KSeF 2.0.

KSeF 2.0 — нововведення:

• Нова структура FA(3) — дозволяє передавати деталізованіші дані, із жорсткішими правилами валідації та поліпшеною інтероперабельністю;
• Повний пакет технічної документації: API KSeF відповідно до OpenAPI, SDK для Java/.NET, інтеграційні приклади, інструкції чітко описані у релізі від 30 червня 2025 року;
• Окремі тестові середовища: sandbox для інтеграції доступний з 30 вересня 2025 року, тестова версія користувацької панелі — приблизно з листопада 2025 року;
• Законодавче оновлення: передбачає постійний offline24‑режим, розширене використання вкладень в інвойсах, різні методи автентифікації (сертифікати замість токенів), мультиідентифікатори, уточнене B2C‑обслуговування, а також нові правила щодо виставлення спрощених рахунків (faktury uproszczone/paragonów z NIP) у перехідний період до кінця 2026 року — все це закладено в KSeF 2.0;
• Паралельна робота: KSeF 1.0 і 2.0 співіснують до повного переходу на KSeF 2.0, який завершується в січні 2027 року для мікропідприємств.

Зміни у платформі стали суттєвим кроком вперед: розширення структури даних, підвищення технічної готовності і гнучкості системи мають на меті значно полегшити процес переходу бізнесу на нові стандарти. Пропонуємо наочно розглянути ключові відмінності двох версій систем, адже їх варто враховувати вже зараз:

Як підготувати компанію до впровадження системи KSeF? Крок за кроком

Починати адаптацію вашого підприємства до KSeF варто вже зараз — тим паче Мінфін вже пропонує тестовий варіант оновленої системи і навіть заохочує компанії її використовувати. Що раніше почнеться підготовка до неодмінної трансформації, то менші будуть витрати — як фінансові, так і ресурсні. Та як визначити, які саме зони у ваших бізнес-процесах потребують більш грунтовної уваги? Пропонуємо покроково розглянути стандартну схему підготовки компанії до впровадження KSeF:

1. Визначте вашу дату набуття чинності обов’язкового ksef:
   Перевірте, коли ваша компанія зобов’язана приєднатися до KSeF: 1 лютого 2026 — для великих платників (обіг > 200 млн злотих), 1 квітня 2026 — для решти, 1 січня 2027 — для мікропідприємців з обігом до 10 000 злотих на місяць. Згідно з цими датами можна починати розробляти план впровадження. Приділіть особливу увагу статусу — якщо ви наразі звільнені від ПДВ чи маєте специфіку діяльності, це може змінити строки переходу;
2. Забезпечте компанії доступ до системи:
   Отримайте кваліфікований електронний підпис, печатку, Profil Zaufany або токен KSeF — це основа для входу в національну систему е-рахунків.
   Можливі варіанти входу:

• через інтегровану ERP / бухгалтерську систему, якщо вона підтримує KSeF,
• через урядовий портал: Aplikacja Podatnika KSeF;

3. Проаналізуйте свої бізнес-процеси
   Перегляньте внутрішні процедури виставлення, затвердження та архівування рахунків — виправлення документів у KSeF неможливе, а індивідуальні шаблони, логотипи чи коди контрагентів — не допускаються. Розробіть послідовний документообіг з урахуванням нового формату FA(3);
4. Перевірте готовність ІТ та оберіть релевантне рішення:
   Зверніться до постачальника бухгалтерського ПЗ — великі вендори вже включають підтримку KSeF. Якщо системи немає — розгляньте рішення типу безкоштовного порталу від Мінфіну або інтегрованого ERP;
5. Проводьте навчання персоналу:
   Організуйте тренінги для підрозділів, що працюють з рахунками (як мінімум бухгалтерія, продажі, закупівлі);
6. Проведіть тестування:
   Використайте середовище sandbox KSeF, доступне з 30 вересня 2025 року, для тестового обміну інвойсами, включно з offline-режимом. Протестуйте пілотну фазу з кількома клієнтами або постачальниками;
7. Оновіть внутрішні правила:
   Впровадьте:

• алгоритми авторизації у KSeF,
• процедури контролю правильності e‑інвойсів,
• правила для форс-мажорів (offline24),
• архівацію та безпеку даних;

8. Проінформуйте контрагентів:
   Повідомте клієнтів і постачальників про зміни, формат рахунків, дати переходу. За необхідності надайте їм розширені інструкції — вони мають бути готові заздалегідь.

H2: Як на практиці працює виставлення рахунків у KSeF?

Для легкого і безшовного переходу на обов’язкове електронне виставлення рахунків важливо не лише адаптувати ІТ-системи вашої компанії, а й чітко зрозуміти, як саме працює механіка нового процесу. Які кроки проходить кожна виставлена e-фактура? Як виглядає технічна і юридична частина процесу? Пропонуємо ознайомитись з основними етапами виставлення рахунків у програмі KSeF:

1. Крок перший: Підготовка змісту рахунка e-фактури
   Заповніть усі обов’язкові поля: дані продавця та покупця, назва й адреса, опис товару/послуги, числові поля — netto, ставка ПДВ, сума ПДВ, brutto. Обов’язково вкажіть, чи документ є структурованим рахунком FA(3) відповідно до KSeF‑шаблону.
2. Крок другий: Технічне формування інвойсу
   Використовуючи бухгалтерське або ERP‑програмне забезпечення, сформуйте XML-файл, що відповідає схемі KSeF (FA(3) або FA_RR(1) для VAT RR.
3. Крок третій: Авторизація в системі
   Увійдіть до KSeF через інтегрований модуль у ERP або через офіційний портал Aplikacja Podatnika KSeF, використовуючи токен, електронний підпис або інші засоби автентифікації.
4. Крок четвертий: Надсилання інвойсу до KSeF
   XML-файл надсилається до KSeF. Система автоматично перевіряє та валідує формат та зміст. Якщо все відповідає стандарту, документ приймається до системи і отримує унікальний ідентифікаційний номер (KSeF ID) — офіційне підтвердження його видачі.
5. Крок п’ятий: Отримання підтвердження
   Після вдалого прийому рахунка, система повертає підтвердження (UPO) разом із номером KSeF ID, що слугує для подальшого пошуку та архівації.
6. Крок шостий: Доступ до інвойсу та подальше використання
   Продавець і покупець можуть отримати і зберігати рахунок через систему KSeF. Для покупців, які не використовують KSeF, потрібне інше погоджене подання або додатковий спосіб доставки.
7. Крок сьомий: Архівація та доступ
   Інвойси зберігаються в KSeF мінімум 10 років, що дозволяє швидкий доступ для аудиту чи бухгалтерського обліку.

Найбільші переваги впровадження системи KSeF — дізнайтеся про переваги

Міністерство фінансів Польщі попіклувалося про те, щоб перехід на національну систему е-рахунків KSeF став не просто обов’язковим етапом економічного розвитку підприємств, а й запропонував їм ряд суттєвих переваг. Серед них вже можна виділити такі:

1. Звільнення від обов’язку зберігати рахунки-фактури:
   Після передачі документа до KSeF обов’язок зберігання та архівації рахунків-фактур повністю переходить до системи. Це дозволяє скоротити витрати на інфраструктуру зберігання та забезпечити відповідність чинним нормам без додаткових ресурсів.
2. Відсутність необхідності формувати JPK_FA на запит:
   Компанії, що користуються KSeF, звільняються від обов’язку готувати та надсилати файл JPK_FA на вимогу податкових органів, оскільки всі рахунки вже наявні у системі в актуальній формі.
3. Скорочення термінів повернення ПДВ:
   Використання системи дозволяє скоротити строк очікування на повернення податку з 60 до 40 днів.
4. Єдиний формат електронного рахунку-фактури:
   Стандартизована структура e-фактури унеможливлює ситуації, коли контрагент не визнає отримання документа. Надсилання інвойсу в систему підтверджує факт його передачі, що спрощує облік та взаєморозрахунки між сторонами.
5. Автоматизація фінансових процесів:
   Інтеграція KSeF з бухгалтерським та ERP-програмним забезпеченням дозволяє автоматизувати процеси створення, відправлення та реєстрації рахунків. Це зменшує навантаження на персонал і мінімізує кількість помилок.
6. Робота без паперових документів:
   Доступ до e-фактур у цифровому форматі повністю виключає потребу у створенні та зберіганні паперових копій, що додатково знижує витрати та підвищує ефективність документообігу.
7. Посилення податкового контролю та захисту бізнесу:
   KSeF забезпечує податкові органи актуальною інформацією про операції купівлі-продажу в режимі реального часу, що дозволяє значно швидше проводити перевірки з ПДВ. Водночас прозорість системи зменшує ризики для відповідального бізнесу.
8. Безпечна платформа електронного обміну:
   Підключення до системи KSeF надає компанії безкоштовний доступ до сучасної державної платформи обміну е-фактурами, яка відповідає високим стандартам безпеки. Однак підприємцям варто враховувати, що приватні ERP-провайдери можуть стягувати оплату за інтеграцію чи додатковий функціонал.

H2: Найчастіші проблеми та помилки при впровадженні KSeF (і як їх уникнути)

Звісно, повністю уникнути помилок — особливо компаніям, які вперше впроваджують використання KSeF — майже неможливо, і це нормально. Ми підготували список викликів, які найчастіше можуть виникнути під час інтеграції системи — адже знання потенційних проблем може допомогти їм запобігти чи швидше вирішити:

1. Недостатньо детально проведений аналіз внутрішніх бізнес-процесів:
   Перед інтеграцією KSeF компаніям варто отримати повноцінне і детальне розуміння, які процеси буде змінено або автоматизовано. Інакше недостатність інформації може призвести до ризику невідповідності між очікуваннями та фактичною роботою системи.
   Як уникнути:
   Проведіть попередній аудит процесів, що стосуються обов’язків виставлення, обробки та зберігання рахунків-фактур. Залучіть до цього ІТ, бухгалтерію та юридичний відділ.
2. Ігнорування специфіки технічної інтеграції:
   Помилки у налаштуваннях обміну даними між внутрішніми системами компанії та KSeF можуть призвести до втрати документів, відхилення інвойсів або некоректної передачі інформації.
   Як уникнути:
   Працюйте з ІТ-партнерами, які мають досвід інтеграції з KSeF або вже реалізували подібні рішення. Перевіряйте технічні протоколи та оновлюйте системи згідно з останніми специфікаціями.
3. Відсутність підготовки персоналу:
   Перехід на KSeF змінює щоденну роботу фінансового, бухгалтерського та іноді — продажного відділу. Без якісного навчання працівники можуть припускатися помилок або витрачати надто багато часу на нові процеси.
   Як уникнути:
   Проведіть внутрішнє навчання або запросіть зовнішніх консультантів. Забезпечте доступ до інструкцій, шаблонів та оновлень системи.
4. Нехтування юридичними аспектами:
   Неправильна інтерпретація обов’язків, пов’язаних з обігом рахунків e-фактур, може призвести до порушення законодавства та фінансових санкцій.
   Як уникнути:
   Залучіть юридичного радника або податкового консультанта для перевірки відповідності процесів законодавчим вимогам. Особливу увагу приділіть питанню ідентифікації та авторизації у KSeF.
5. Занадто пізній старт підготовки:
   Варто враховувати, що очікування на момент, коли використання KSeF стане обов’язковим, позбавляє компанію можливості впровадити систему в контрольованих умовах і з мінімальними ризиками.
   Як уникнути:
   Розпочніть тестування системи вже зараз у добровільному режимі. Це дасть змогу адаптуватися до вимог KSeF без тиску.

Система KSeF — Питання та відповіді

Впровадження KSeF, як і будь-якої нової системи, природньо викликає багато питань. Які наслідки несе невчасне подання рахунків? Що робити, якщо у системі станеться збій тощо? Ми зібрали відповіді на одні з найбільш розповсюджених питань:

Чи можна вже тестувати та користуватися KSeF та KSeF 2.0?

Так, національна система е-рахунків вже доступна для користування та тестування — з нею можна ознайомитись до того, як вона стане обов’язковою. Версія KSeF 2.0 буде доступна для тестування з 30 вересня 2025 року (API), а пробна версія додатка платника — з листопада 2025 року

Чим відрізняється е-рахунок від структурованого рахунку KSeF?

Електронний рахунок — це будь-який рахунок у цифровому форматі (наприклад, PDF), який надсилається та зберігається електронно. Структурований інвойс KSeF — це XML-рахунок, оформлений згідно схеми (FA), який повинен містити стандартизовані поля і реєструється у системі KSeF з унікальним номером.

Чи можливе відрахування ПДВ від рахунків, виставлених в KSeF?

Так. ПДВ можна відняти у тому ж розрахунковому місяці, коли інвойс отримано. У KSeF датою отримання вважається дата присвоєння рахунку унікального номера у системі, якщо отримувач погодився на використання KSeF

Які наслідки несе неякісне виставлення рахунків в KSeF?

Неправильне оформлення інвойсів у KSeF (за виключенням тестувального періоду) може призвести до адміністративних санкцій (kara pieniężna до 100% VAT).

Чи зникнуть паперові рахунки у зв’язку з запровадженням KSeF?

KSeF не забороняє використання паперових рахунків, але з 2026 року в бізнесі переважатиме електронний обіг інвойсів. Паперові фактури залишаються юридично допустимими лише в разі крайньої необхідності.

H3: Чи замінить KSeF OCR?

Ні. KSeF використовує структуровані XML-файли і не підтримує технологію розпізнавання тексту (OCR). OCR — це базовий інструмент для сканування паперових інвойсів, але в KSeF дані мають бути сформовані у стандартному форматі, без потреби розв’язувати «скан» на текст.

Чи замінить KSeF JPK?

Не повністю. KSeF створює централізований обмін та архівацію документів, що може замінити потребу у окремому формуванні JPK_FA. Проте інші потоки JPK залишаться в дії залежно від виду звітності.

Чи замінить KSeF PEF?

Ні. PEF (платформу е-фактур для державних закупівель) планують інтегрувати з KSeF, але наразі це виглядає як паралельне функціонування систем.

Чи можливе самофактурування в KSeF?

Так, система підтримує виставлення само-фактур (self-billing), але вони мають відповідати актуальній структурі FA(3) та пройти через систему як звичайний структурований документ.

Які обов’язки бухгалтерської служби щодо KSeF?

• Підготовка даних відповідно до структури FA(3)
• Контроль валідації та прийняття інвойсів у KSeF
• Слідкування за датами отримання — важливо для ПДВ
• Архівування та документація процесів у внутрішніх процедурах

(Варто враховувати, що деталізація обов’язків може варіюватись залежно від компанії)

Що робити у разі збою системи KSeF?

Використовувати offline24 режим — видавати інвойси поза системою з подальшим завантаженням у KSeF протягом 24 годин. Цей механізм підтриманий сертифікатами емітента з 1 листопада 2025 року.

Як виставити рахунок в KSeF?

1. Сформуйте XML-файл за схемою FA(3).
2. Авторизуйтесь через API або портал.
3. Надішліть інвойс — отримаєте підтвердження (UPO) із номером KSeF.
4. Збережіть інвойс і UPO для обліку та подальших перевірок.

Коли KSeF стане обов’язковим для малих компаній?

Обов’язкове впровадження для мікропідприємств з місячним обігом до 10 000 злотих настане 1 січня 2027 року.

Коли KSeF стане обов’язковим для великих компаній?

Обов’язковий з 1 лютого 2026 року великим платникам, які у 2024 році мали обороти понад 200 млн злотих, стане обов’язковим використання KSeF.

Що таке додаток платника податків KSeF?

«Aplikacja Podatnika KSeF» — офіційний веб-інструмент від Міністерства фінансів. Дозволяє виставляти рахунки, перевіряти статус та завантажувати UPO через веб-інтерфейс — без інтеграції ERP.

Якщо ви бажаєте автоматизувати свої бізнес-процеси для найбільш оптимального впровадження KSeF — лишіть запит, і експерти SMART business допоможуть вас підібрати релевантні рішення:

Залишити запит