Сьогодні інтеграція кращих міжнародних практик в податкову систему України спрямована на розвиток електронного аудиту, що сприяє підвищенню прозорості роботи з бухгалтерською звітністю. Пропонуємо розібратись з деталями впровадження Standard Audit File for Tax, або SAF-T – файлу, що був розроблений Організацією економічного співробітництва та розвитку (ОЕСР) для стандартизації податкової звітності та полегшення перевірок податковими органами. Формат SAF-T вже довів свою ефективність на прикладі використання в багатьох країнах, серед котрих Португалія, Франція, Люксембург, Австрія, Німеччина та ін. SAF-T UA може стати для українських підприємців потужним інструментом, що знизить витрати держави й бізнесу, а також підвищить оперативність послуг Державної податкової служби (ДПС). А рішення SMART SAF-T UA допоможе компанії зустріти ці майбутні зміни з максимальною готовністю. Як саме? Розбираємось нижче.
До яких викликів має бути готовий бізнес в рамках впровадження стандарту SAF-T UA?
Законопроєкт №6255 «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо впровадження електронних перевірок (е-аудит)» передбачає, що з 2025 року ВПП будуть щорічно подавати SAF-T UA звітність, а для решти платників ПДВ звітність набуде регулярного статусу з 2027 року. Законопроєкт також передбачає штрафні санкції за неподання SAF-T UA. Тому обачливим підприємцям краще підготуватись до змін завчасно, аби лишитись стійкими до таких викликів:
- Технічні складнощі: українські підприємці можуть постати перед труднощами під час інтеграції SAF-T UA з їхніми поточними ERP- та CRM-системами. Наявність застарілого програмного забезпечення або відсутність необхідних модулів, що підтримують SAF-T, ускладнять цей процес. До того ж SAF-T потребує високого рівня стандартизації та чистоти даних. Бізнесу необхідно бути впевненим, що вся фінансова інформація, котра передається до податкових органів, є коректною, структурованою та узгодженою з вимогами формату SAF-T. Ведення SAF-T вимагає модернізації облікових систем та автоматизації процесів збору, перевірки та обробки даних. Цей процес може потребувати додаткових ресурсів для адаптації або впровадження нових рішень.
- Організаційні виклики: підприємцям необхідно підготувати співробітників до специфіки подання звітності у форматі SAF-T UA. Бізнесу доведеться переглянути та вдосконалити свої внутрішні процеси обліку та звітності. Все це потребуватиме значних зусиль для оптимізації та налаштування процесів під нові вимоги. Але наявність спеціального технічного рішення може посприяти швидшій адаптації підприємств. Автоматизація обміну інформацією між бізнесом і податковими органами зменшить часові витрати на обробку великих обсягів даних, мінімізує ризики помилок і знизить навантаження на бухгалтерські та фінансові відділи.
- Фінансові виклики: впровадження та адаптація систем для підтримки SAF-T UA потребуватиме додаткових фінансових інвестицій. Це можуть бути витрати на ліцензування програмного забезпечення, залучення консультантів, модернізацію технічного обладнання. Підприємствам може знадобитися додаткова підтримка IT-фахівців для забезпечення правильного функціонування систем та запобігання можливим технічним проблемам.
- Юридичні та регуляторні виклики: SAF-T UA передбачає суворе дотримання стандартів звітності, обмежень системи обробки даних ДПС та регулювальних вимог, що можуть змінюватись. Наприклад, файл від ДПС було розроблено у 2022 році, і його версія змінювалась вже 4 рази. Тому бізнесу необхідно буде пильно відстежувати оновлення у законодавстві, щоб відповідати актуальним вимогам. Водночас оскільки SAF-T UA передбачає передачу великих обсягів чутливої інформації податковим органам в електронному вигляді, підприємства повинні потурбуватись й про безпеку цих даних і захист від кіберзагроз.
- Виклики у сфері контролю та аудиту: податкові перевірки стануть більш автоматизованими, що знизить вплив «людського фактора». Однак, компанії повинні бути готовими до підвищення відповідальності за коректність даних та звітності, адже помилки можуть швидко стати причиною штрафів або перевірок.
Особливості структури файлу SAF-T UA і чому важливо забезпечити автоматизацію процесів формування звітності
Найпоширеніші запитання серед бізнес-спільноти щодо роботи з новим стандартом електронної звітності пов’язані зі збором, обробкою даних та побудовою структури файлу SAF-T UA. Адже кожен складник цієї структури має чіткі вимоги й потребує ретельного підходу для їх дотримання:
- Заголовок (Header) – елемент, котрий є обов’язковим для коректного вивантаження файлу. Заголовок містить загальні дані про файл SAF-T UA, відомості про суб’єкт господарювання та інформацію про звітний період.
- Довідники (MasterFiles) – довідники використовуються для отримання інформації, наданої в інших розділах. Серед них можна виділити облікову політику, довідники контрагентів, запасів та обігові відомості. Ці довідники забезпечують структурованість даних та їхню коректність. Під час подання файлу за певний період важливо вивантажити лише ту довідникову інформацію, яка використовується у бухгалтерських операціях. Під час вивантаження балансу клієнта необхідно отримати оборотку, яка показує сальдо на початок періоду, обороти за період та сальдо на кінець періоду. В довідник клієнтів рекомендовано включати тільки тих контрагентів, з якими були проведені операції чи є сальдо на період формування звітності.
Всього у SAF-T UA є 15 різновидів довідників, що мають свої особливості стосовно заповнення. Наприклад, деякі довідники можуть мати лише 2-3 обов’язкових поля, тоді як інші містять до 10 таких полів. Тому важливо, щоб у рішенні для автоматизації всі перевірки контролювались на рівні системи, оскільки дані, що не відповідають вимогам, можуть призвести до відмови у прийнятті файлу ДПС. Система повинна забезпечувати автоматизований контроль заповнення полів, що суттєво полегшить підготовку звітності.
- Бухгалтерські операції (GeneralLedgerEntries) – це розділів SAF-T файлу, в якому надається інформація щодо бухгалтерських операцій та транзакцій за обраний період.
Під час формування цього розділу важливо враховувати ідентифікацію документів, оскільки кожна операція та документ мають посилання на специфічні ідентифікатори, такі як покупець, постачальник чи адреса, що унеможливлює відображення даних, які не пов’язані між собою. Автоматизація може суттєво спростити роботу бухгалтера, оскільки спеціалізовані системи вміють самостійно витягувати дані з облікових записів та документів, уникаючи ручного введення і, відповідно, помилок через людський фактор. Важливо, щоб рішення забезпечувало валідацію даних, вміло перевіряти відповідність ідентифікаторів, гарантуючи, що всі операції та документи мають коректні посилання. Автоматизований підхід полегшує подання звітності та підвищує загальну точність даних у файлі SAF-T UA. Так підприємства можуть бути впевненими у правильності своїх фінансових звітів та зменшити ризик виникнення проблем під час перевірок з боку податкових органів.
- Інформація про документарне забезпечення даних (SourceDocuments) – цей розділ призначений для отримання відомостей про всі первинні документи. Важливо вивантажувати лише визначені типи документів за звітний період, що дозволяє зосередитися на найважливішій інформації. Порядок подання цих документів має бути чітко регламентований, оскільки неправильне подання може призвести до негативних наслідків для підприємства. Тому компаніям варто розглядати рішення, котрі завдяки автоматизації спрощують цей процес. Система має автоматично визначати необхідні документи та забезпечувати їх коректну обробку. Наявність такої функціональності допомагає підприємству дотримуватися податкових вимог з мінімальними витратами часу та ресурсів.
Отже, для ефективної роботи з файлами SAF-T UA ключове значення має правильна організація структури даних та зв’язків між ними. У SMART business дослідили всі аспекти цього завдання й врахували їх у рішенні SMART SAF-T UA, що спрощує процес подання звітності завдяки автоматизації процесів й мінімізує ризик помилок.
Функціональні переваги SMART SAF-T UA і відповіді на популярні запитання для тих, хто шукає для себе оптимальне рішення
Під час розробки рішення SMART SAF-T UA компанія SMART business ретельно вивчала й відстежувала актуальні зміни у цьому напрямку, щоб врахувати всі вимоги, зазначені ДПС у кожному з релізів. Розробник врахував нормативне підґрунтя, що лягло в основу розробки SAF-T UA:
- Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»;
- Накази Міністерства фінансів:
- Наказ №561 – зміни щодо електронного аудиту (E-аудиту) до Наказу №1393.
- Наказ №1393 – «Про затвердження порядку надання документів великого платника податків в електронній формі»;
- Податковий кодекс України, що регулює аспекти податкової звітності й електронного документообігу;
- OECD Guidance: Керівництво та схема файлу SAF-T, що забезпечує міжнародні стандарти для електронного обліку;
- Наказ Міністерства доходів і зборів №729 – «Про затвердження Формату (стандарту) електронного документа звітності суб’єкта господарювання».
- Концепція впровадження електронного аудиту (E-аудиту) для платників податків від Мінфіну.
Ці та інші нормативні акти сформували юридичну, технічну та методологічну основу для реалізації рішення SMART SAF-T UA, спрямованого на відповідність місцевим та міжнародним стандартам електронного аудиту й документообігу. В результаті для українського бізнесу було представлено рішення SMART SAF-T UA як додаткову інтеграцію, що розширює функціональність системи Business Central і SMART Accounting for Ukraine. Таким чином, рішення забезпечує такі можливості:
- Генерація SAF-T-файлів у форматі XML – SMART SAF-T UA автоматично створює файли звітності у форматі XML відповідно до стандартів, затверджених ДПС України. Дані у SAF-T-файлі організовуються суворо відповідно до затвердженої XSD-схеми, що визначає, які елементи та атрибути має містити файл, а також їхню ієрархію. Це включає деталізовану інформацію про транзакції, облікові записи, податкові накладні тощо. З рішенням від SMART business формат і структура SAF-T-файлів повністю відповідатимуть технічним вимогам податкових органів, що дозволяє безперешкодно завантажувати їх на портали ДПС через Електронний кабінет платника податків.
- Формування звітності за даними облікової системи Business Central – рішення інтегрується з обліковою системою Microsoft Dynamics 365 Business Central і дозволяє автоматично формувати звітність на основі даних, які вже є у системі. Це означає, що необхідні фінансові, податкові й бухгалтерські дані автоматично витягуються з Business Central, наприклад інформація про рахунки, транзакції, податкові накладні чи зарплати. Тому користувачам не потрібно вручну переносити дані чи перевіряти їх на відповідність, оскільки система робить це автоматично, звільняючи від ручної роботи й мінімізуючи ймовірність помилок через людський фактор.
- Перевірка даних на відповідність вимогам технічного опису елементів SAF-T – рішення має вбудовану функціональність для автоматичної перевірки даних перед формуванням SAF-T-файлу. Наприклад, перевіряється, чи заповнені всі обов’язкові поля, чи дотримано форматування (правильний формат дати, ідентифікаторів, податкових номерів тощо). Якщо ж якісь дані не відповідають вимогам, система ідентифікує проблемні місця (відсутність необхідного поля або неправильний формат даних тощо) і дозволяє їх оперативно підкорегувати. Після коректив система ще раз перевіряє файл, щоб переконатися, що всі дані відповідають вимогам. Дані проходять перевірку ще до формування файлу SAF-T, що запобігає поданню звітності з помилками. Так, завдяки вбудованій перевірці, не потрібно виправляти помилки після завантаження файлу в податкову службу, що зазвичай є складнішим і тривалішим процесом. Рішення забезпечує відповідність усіх елементів і атрибутів даних стандартам, визначеним у технічному описі елементів SAF-T (XSD-схемі).
- Формування таблиць для попереднього перегляду даних – рішення дозволяє створювати таблиці для попереднього перегляду даних, перш ніж вони будуть остаточно завантажені у SAF-T-файл або податкову систему. Це особливо важливо для великих обсягів даних, де вручну перевірити звіт вже у файлі XML було б складно. Якщо в таблицях виявлено помилки чи невідповідності, їх можна зручно виправити. Додатковою зручністю є те, ще таблиці попереднього перегляду за необхідності можна вивантажити в Excel, внести корективи та завантажити дані назад в систему.
- Вивантаження вибіркових таблиць за запитом податкових органів – оскільки податкові органи можуть потребувати окремі дані залежно від конкретної ситуації, можливість вибіркового вивантаження дозволяє надавати лише ту інформацію, що дійсно необхідна в конкретний момент. У разі таких специфічних запитів користувач може миттєво отримати доступ до потрібних даних без необхідності шукати їх вручну або збирати інформацію з різних систем. Така функціональність дозволяє бухгалтерії швидко та ефективно реагувати на запити податкових органів й завжди бути готовими до перевірок.
- Формування zip-архівів із файлами XML – рішення SMART SAF-T UA автоматично упаковує файли звітності у форматі XML в архіви формату zip. Так, система дозволяє зберігати та передавати файли у необхідному для податкових органів вигляді, що відповідає вимогам подання звітності через Електронний кабінет платника податків. Функціонал рішення заощаджує час і ресурси ваших фахівців, а також гарантує, що файли будуть правильно упаковані та готові до завантаження.
Отже, постійне забезпечення відповідності рішення вимогам ДПС з боку розробника, релізність системи, інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, автоматичне формування файлів у правильному форматі й інтеграція з іншими продуктами Microsoft забезпечують єдину платформу для ефективного управління ключовими бізнес-процесами компанії.
Залишились запитання щодо автоматизації формування звітності SAF-T UA за допомогою рішення від SMART business? Пропонуємо вам ознайомитись з відповідями на поширені запитання від фінансових директорів, головних бухгалтерів, IT-спеціалістів, керівників відділів та інших фахівців, хто ретельно готується до майбутніх змін. Або замовляйте демонстрацію системи та переконайтесь у всіх перевагах впровадження SMART SAF-T UA:
Замовити демонстрацію
