Автор – Кирило Руднєв, CEO SMART business
Перш ніж детально розглянути функціонал та переваги використання ERP-систем для малого бізнесу, зруйнуємо для початку пару розповсюджених міфів про ці рішення.
Міф №1: ERP – лише для великих компаній
У бізнес-середовищі досі існує хибне уявлення, що ERP-системи (англ. Enterprise Resource Planning Systems) розраховані на великі виробничі підприємства. На початку 1990-х ці рішення дійсно розроблялись для міжнародних промислових корпорацій. Проте зараз вони успішно використовуються компаніями різних розмірів і галузей. Наприклад більшість користувачів Microsoft Dynamics 365 Business Central – представники малого та середнього бізнесу.
Міф №2: ERP – це дорого і складно
Інша помилкова думка полягає в тому, що впровадження ERP занадто дороге і складне для невеликих компаній. Це не так. Наприклад в нашій компанії спеціально для малого бізнесу передбачена спрощена модель впровадження Business Central – Independently. Вона передбачає самостійне розгортання і налаштування клієнтом базового коробкового рішення і дозволяє зекономити на кастомізації, супроводі й навчанні, які більш потрібні великим організаціям.
Втім це не означає, що ми залишимо вас сам на сам із системою. Щоб допомогти вам, ми підготуємо для вас добірку наших вебінарів, статей та відеоінструкцій. Цих матеріалів цілком достатньо для самостійного впровадження Business Central, тим більше що це рішення доволі просте у використанні. Якщо ж у вас залишаться питання – ви завжди можете проконсультуватися з нами.
До речі, саме зараз ви можете ще більше заощадити, адже Microsoft надає українським підприємцям 80% знижки на ліцензію Dynamics 365 Business Central на рік. Отже, ви маєте унікальну можливість використовувати ERP-систему міжнародного класу з великою економією.
Переваги ERP для малого бізнесу
Запроваджуючи у себе ERP-системи, невеликі компанії роблять значний крок у напрямку ефективнішого управління бізнесом та закладають міцний фундамент для подальшого зростання. Розкажемо про деякі з основних переваг ERP для малого бізнесу.
Ефективніша взаємодія відділів
Після впровадження ERP-рішення всі співробітники та підрозділи компанії починають використовувати єдину базу даних – завдяки чому автоматично усувається багато перешкод у їхній взаємодії. Дані про товар, внесені робітниками складу, одночасно доступні для відділу продажів, інформація про реалізовану продукцію – для бухгалтерів, а дані бухгалтерії – для відділу закупівель тощо. Тобто дані не потрібно передавати та узгоджувати, що значно економить час працівників, спрощує комунікацію та допомагає уникнути непорозумінь.
Усунення плутанини в даних і помилкових дій
Щоб дані були одночасно доступні для різних відділів, необхідно уніфікувати їх. Звичайні таблиці Excel, електронні документи – а тим паче паперові носії – не дають такої можливості. ERP-система встановлює єдину універсальну бізнес-логіку внесення даних і контролює її дотримання. Завдяки цьому:
- дані придатні для використання одночасно різними відділами;
- усувається плутанина в даних;
- виключається некоректне введення даних.
Наприклад, працівник відділу закупівель просто не зможе заповнити договір з постачальником всупереч налаштованій бізнес-логіці або ввести до таблиці звіту значення, які суперечать встановленим правилам.
Скорочення витрат завдяки автоматизації
Ще одна безперечна перевага ERP-системи для малого бізнесу – можливість автоматизувати ключові процеси. Причому, завдяки конструктору з підготовленими шаблонами, Business Central дозволяє зробити це легко і без спеціальних знань.
Ви можете прописати в системі сценарії різних типових процесів, а також встановити умови, за яких має відбуватися той чи інший сценарій. Коли в системі відбувається певна подія – наприклад з’являється договір з постачальником – ERP автоматично створює ланцюг подальших кроків, у нашому випадку – маршрут погоджень контракту. Причому цей маршрут буде залежати від різних умов, наприклад суми договору.
Так само можна налаштувати політики взаємодії з клієнтами (наприклад яким клієнтам, за яких умов можна надавати ту чи іншу знижку), маршрути погодження карток контрагентів, типові процеси закупівель, складських операцій тощо.
Інтеграція з Microsoft Teams та Outlook позбавляє необхідності стежити за статусом процесів – коли він змінюється, усі причетні особи отримують сповіщення про це. Така автоматизація значно заощаджує час та зусилля співробітників, а також зводить до мінімуму будь-яку неузгодженість, «людські помилки», простої – та пов’язані з ними витрати.
Ефективні бізнес-рішення завдяки аналітичним інструментам
Конструктор Business Central дозволяє легко будувати понад сто видів аналітичних звітів, які допоможуть відстежувати ключові процеси в усіх ланках вашого бізнесу – фінансах, продажах, закупівлях тощо. Але щоб отримати максимум дієвих бізнес-інсайтів з цих даних, варто скористатися Microsoft Power BI – інструментом, який здатен замінити цілий аналітичний відділ. До речі, він належить до тієї ж екосистеми продуктів, що й Business Central, тому вам не доведеться витрачати додатковий час і кошти на його інтеграцію.
Завдяки потужному механізму візуалізації Power BI перетворює масив аналітичних даних на зрозумілі дашборди, які наочно відтворюють кореляцію різних показників та їхню динаміку. Крім того, цей інструмент збирає воєдино не тільки дані з вашої ERP, але і з інших джерел – таких як CRM чи Google Analytics.
Таким чином ви зможете побачити, наприклад, як і через який проміжок часу ваші маркетингові активності чи корекція цін вплинули на продажі певних категорій товарів у різних каналах збуту. Або проаналізувати CJM (customer journey map) та з’ясувати, з яких каналів і в якій кількості покупці потрапляють до вашої воронки продажів та на яких етапах і з якої причини частина з них втрачається. Таким чином Power BI допомагає легко віднайти причинно-наслідкові зв’язки, зробити висновки та прийняти правильні бізнес-рішення.
Фундамент для зростання
Для малого бізнесу впровадження ERP важливе ще й тому, що дозволяє компаніям запровадити сучасні західні стандарти менеджменту, підготуватись до майбутньої роботи з іноземними контрагентами та розширенню на ринки інших країн. Звичайно, для цього краще обрати систему світового рівня, яка відповідає міжнародним стандартам, як от IFRS, SOX та GDPR.
В міру зростання вашого бізнесу, опанування нових напрямків та виходу на нові ринки ви можете легко масштабувати ERP-систему, поступово розширюючи її функціонал. Це можна зробити, переналаштовуючи її модулі, а також додаючи різноманітні розширення та інструменти. Таким чином, ERP – це не тільки можливість оптимізувати процеси та скоротити витрати сьогодні, але й розумна інвестиція у майбутнє.
Бажаєте дізнатись більше про переваги ERP-систем для малого бізнесу – замовляйте консультацію у наших експертів.
