Облік робочого часу співробітників – клопітке й відповідальне завдання, яке вимагає уважності та може забирати досить багато часу. Великі підприємства зі складною структурою та різнорідними графіками роботи навіть запроваджують окрему посаду для співробітника, який би виконував виключно цю важливу функцію.
Втім, сучасні ІТ-рішення докорінно змінюють правила гри. В автоматизованих системах облік робочого часу відбувається миттєво, безпомилково та потребує мінімальної участі людини. В цій статті ви дізнаєтесь, як працюють такі системи, які їхні особливості та переваги для організацій.
Новий рівень ефективності кадрового обліку
Облік робочого часу тісно пов’язаний з іншими суміжними операціями, такими як розрахунок заробітної плати працівників, оформлення відпусток та лікарняних, формування бухгалтерських звітів тощо. ІТ-рішення для кадрового обліку об’єднують всі ці процеси у налагоджену автоматизовану систему.
Завдяки автоматизації накази на відсутність миттєво відображаються в табелях обліку робочого часу, дані з табеля визначають суму зарплати, формують резерв відпусток, консолідуються в різного роду звіти. Така система виключає будь-яку неузгодженість між процесами або затримки, а також значно зменшує кількість різних помилок.
Прикладом системи для обліку робочого часу є SMART Payroll – продукт, побудований на основі ERP-системи Microsoft Dynamics 365 Business Central з дотриманням вимог чинного трудового законодавства України. До речі, якраз зараз на ліцензії SMART Payroll і Business Central для українського бізнесу діє знижка 80%. Вдалий час для інновацій!
Бажаєте отримати знижку? Прагнете дізнатися більше про системи для кадрового обліку? Замовляйте консультацію – і ми зв’яжемося з вами найближчим часом.
Переваги від впровадження систем для обліку робочого часу
Впровадження ІТ-рішення для обліку робочого часу може стати потужним кроком у напрямку цифровізації підприємства та встановлення новітніх світових стандартів у кадрових процесах. Такі рішення надають організаціям цілу низку беззаперечних переваг. Серед найбільш очевидних можна зазначити наступні.
Умови для продуктивної роботи
Рішення для обліку робочого часу беруть на себе виконання великої частки типових повторюваних операцій, чим значно спрощують роботу кадровиків і бухгалтерів та дозволяють їм сконцентруватись на більш значущих завданнях. Таким чином спеціалісти отримують змогу працювати більш зосереджено й ефективно.
Мінімізація помилок
Автоматизація кадрових процесів означає, що участь співробітників зводиться до мінімуму – а значить під час обліку та формування звітів істотно зменшуються помилки через людський фактор.
Підвищення лояльності співробітників
В автоматизованій системі процеси обліку прозорі. У кожного співробітника є особистий кабінет, де він може побачити всі свої дані, баланс днів відпустки та лікарняних, зарплатні документи, а також створити й погодити заявку на відгул. Це усуває будь-які непорозуміння і сприяє більш лояльному ставленню працівників до організації.
Відповідність нормам
ІТ-рішення стандартизують процеси ведення обліку відповідно до чинних трудових норм. Причому система регулярно оновлюється з урахуванням останніх змін в законодавстві.
Безпека даних
Оскільки SMART Payroll належить до екосистеми Microsoft, всі дані в системі захищені стандартами безпеки міжнародного рівня.
Інтеграція з пропускною системою
Деякі рішення, серед яких і SMART Payroll, інтегруються з системами контролю доступу на підприємствах. Це дозволяє автоматично враховувати події відвідуваності, такі як приходи й уходи, запізнення, перепрацювання, та враховувати їх під час обліку робочого часу.
Як ІТ-рішення допомагають здійснювати облік робочого часу?
Сучасні системи обліку перетворюють обтяжливу кадрову рутину на легкий і злагоджений процес. Вони дозволяють автоматично створювати та коригувати табель робочого часу, вести підсумований облік, швидко оформлювати накази на відсутність, миттєво розраховувати резерв відпусток, легко формувати звіти тощо. Розглянемо функції таких систем детальніше на прикладі SMART Payroll.
Ведення табельного обліку
Українське законодавство зобов’язує організації, у тому числі малі підприємства, вести табель обліку робочого часу, причому навіть для тих працівників, які найняті тимчасово. Табель – це таблиця з кодами часових активностей, проставленими за кожним робочим днем.
Коди позначають те, як кожен працівник використовував свій робочий час протягом облікового періоду: чи був він присутній, чи працював понаднормово або в нічні зміни, чи був відсутній і з якої причини. В рішенні SMART Payroll можна налаштовувати робочі графіки будь-яких видів і складності: і звичайні тижневі, і позмінні або ж вільні.
Після того, як в системі налаштовується календар та вносяться всі необхідні дані про персонал, табель заповнюється автоматично для кожного співробітника. Надалі, якщо працівник поїде у відрядження, захворіє або візьме вихідний, в системі створюються накази на відсутність, які автоматично вносять відповідні коди часових активностей в табель співробітника. Всі ці документи зберігаються в табелі.
Якщо табель вже облікований, але виникає потреба внести в нього зміни – наприклад змінити тип відсутності – в рішенні SMART Payroll є можливість створювати коригувальний табель з автоматичним перерахунком зарплати і податків.
Раніше кадровики мали уважно відстежувати правильність заповнення табелів, перевіряти їхню відповідність наказам, листкам непрацездатності, встановленим графікам роботи, звірятися з балансом відпусток і лікарняних тощо. В автоматизованих рішеннях для обліку робочого часу в цьому немає потреби – контроль здійснює система.
Створення наказів
Система SMART Payroll дає змогу легко створювати кадрові накази різних типів: на відсутність, переведення на інший графік роботи тощо. Для друку наказів передбачені дві можливості. Перша – за допомогою уніфікованих друкованих форм. Друга – з використанням гнучких шаблонів на основі макета Word. В шаблонах можна налаштувати необхідні параметри, після чого текст наказу буде генеруватися автоматично відповідно до налаштувань.
Розрахунок балансу і резерву відпусток
З моменту прийому співробітника на роботу в системі SMART Payroll запускається операція нарахування балансу відпустки. Використання днів відпустки може ініціюватися співробітником через оформлення заявки в особистому кабінеті та погоджується відповідним наказом на відсутність. Після обліку наказу з балансу списується вказана кількість днів, а в табель обліку робочого часу автоматично вносяться зміни.
Ця ж інформація використовується і для підрахунку забезпечення (або резерву) відпусток. Згідно з Національними положеннями бухгалтерського обліку створення такого резервного фонду є обов’язковим – саме з нього працівникам виплачуються відпускні та компенсації за невикористані дні. Розрахунок забезпечення відбувається щомісяця за певним алгоритмом, налаштованим в системі, й обліковується одночасно з зарплатними документами працівників.
Оплата відряджень
Ще одне завдання, з яким допомагає впоратись система обліку робочого часу – це коректна оплата днів відряджень. Згідно зі статтею 121 КЗпП, під час оплати слід порівняти середньоденну зарплату працівника (середню за останні два місяці) та щоденну відповідно до місячного окладу. За законом, компенсуючи дні у відрядженні, організація має враховувати ставку, яка виявиться вищою у цьому порівнянні. У разі виявлення порушення цієї норми підприємство буде оштрафоване на десять мінімальних зарплат за кожного співробітника, якому були здійснені неправильні нарахування.
Підсумований облік робочого часу
В SMART Payroll є можливість здійснювати обидва види обліку робочого часу – поденний і підсумований. Перший актуальний для тих компаній або їхніх підрозділів, в яких денна норма є фіксованою для кожного робочого дня. Тобто не можна компенсувати недопрацювання в певний день перепрацюванням в інший.
Другий необхідний в організаціях зі складнішими графіками, де денна тривалість роботи може коливатись, але загальна кількість годин за обліковий період має дотримуватись. Причому кожна окрема зміна не має тривати більше ніж 10 годин. Підсумований облік складніший для ведення вручну, особливо з урахуванням різних видів часової активності. Втім в таких рішеннях, як SMART Payroll, ця операція не викликає жодних труднощів.
Етапи впровадження системи обліку робочого часу
Обираючи рішення для обліку робочого часу, дізнайтесь у потенційного партнера, які етапи передбачені під час впровадження системи. Переконайтесь, що провайдер відповідально ставиться до таких моментів, як навчання вашої команди та супровід під час і після запуску продукту в експлуатацію. Для прикладу наводимо перелік етапів, які на вас чекатимуть під час запровадження SMART Payroll.
1. Старт проєкту
Спочатку готується й узгоджується календарний план-графік проєкту, визначається організаційна структура команди, яка буде залучена до впровадження. Після ми проводимо презентацію проєкту і розповідаємо про роль кожного учасника в ньому.
2. Розгортання
На стадії розгортання учасникам робочої групи надаються доступи до ресурсів системи, готуються та налаштовуються тестове та продуктове середовища та встановлюється рішення.
3. Міграція даних та налаштування рішення
Ми надаємо шаблони пакетів для виконання імпорту даних, саму ж процедуру імпортування замовник має виконати самостійно. Тому ми проводимо на цю тему цілу низку тренінгів для ключових користувачів, після проходження яких замовник адаптує дані до шаблонів та здійснює імпорт. Після цього ми налаштовуємо функціональність системи.
4. Навчання
На етапі навчання ми проводимо серію тренінгів для користувачів системи, присвячених опануванню функціонала рішення. До серії входять такі воркшопи:
- Часові активності;
- Відпустки;
- Табель обліку робочого часу;
- Накази на відсутність;
- Кадрові звіти.
5. Запуск
Нарешті ми запускаємо систему в робочу експлуатацію, а також здійснюємо супровід команди замовника під час виконання перших операцій – перших виплат, перших наказів, перших нарахувань тощо.
Надалі, якщо у замовника виникають складнощі або питання, ми проводимо додаткові разові консультації.
Підсумовуючи сказане, ІТ-рішення допомагають перетворити облік робочого часу співробітників на зрозумілий, легкий і злагоджений процес, мінімізуючи помилки і заощаджуючи час спеціалістів. Бухгалтери і кадровики отримують можливість працювати більш зосереджено і продуктивно, процеси стають прозорими і добре контрольованими, що позитивно впливає на лояльність працівників. Організація в цілому підвищує стандарти ведення бізнесу.
Якщо ви бажаєте дізнатися більше про те, як ІТ-рішення оптимізують кадровий облік та які переваги вони можуть надати вашому підприємству, замовте консультацію.
