У сучасному авіаційному бізнесі точність, швидкість і ефективність мають вирішальне значення. Кожна хвилина затримки в обробці документації чи звітності може зумовлювати додаткові витрати та управлінські ризики. Наприклад, компанія SkyUp Airlines, масштабуючи свою діяльність й розуміючи важливість стратегічної трансформації, активно впроваджує передові цифрові рішення. Одним із таких кроків стало впровадження системи iFly Res, яка забезпечила автоматизацію й гнучке управління бронюваннями, покращення клієнтського досвіду й відповідність міжнародним стандартам.
Водночас внутрішні бізнес-процеси також потребували цифрової трансформації. Компанія SMART business вже протягом багатьох років є технологічним партнером SkyUp Airlines, впровадивши SMART HCM & LMS (управління людським капіталом), SmartPoint Intranet (єдине комунікаційне середовище), SmartPoint DMS (управління документообігом).
SkyUp Airlines, надаючи свої послуги в різних європейських юрисдикціях, з часом зіткнулася з необхідністю оптимізації своєї фінансової діяльності. Впровадження ERP-системи Microsoft Dynamics 365 Business Central разом із рішенням SMART Accounting допомогло компанії впоратися і з цим завданням. Впровадження забезпечило автоматизацію ключових фінансових операцій і звітностей, консолідацію даних та єдину систему для ефективного управління бухгалтерською документацією. А які етапи пройшла компанія на шляху впровадження — розповідаємо у новій історії успіху від SMART business.
Передумови пошуку ERP-системи для подолання нових викликів, пов’язаних зі стрімким розвитком компанії
З кожним роком SkyUp Airlines продовжує розширювати свою присутність на міжнародному ринку. У 2023 році компанія здійснила 10 528 рейсів, перевезла понад 1,5 мільйона пасажирів, охопила 664 напрямки та співпрацювала з 55 аеропортами. До того ж збільшення кількості міжнародних маршрутів, співпраця з різними партнерами, необхідність дотримання локальних регуляторних вимог у кожній з країн — усе це вимагало ефективного контролю та централізованого управління фінансами. Такий стрімкий розвиток приніс не лише нові можливості, а й додаткові складнощі. Тому пошук надійної ERP-системи став стратегічним рішенням, зумовленим такими викликами:
- Необхідність уніфікації фінансових процесів — працюючи у різних європейських юрисдикціях з різними вимогами щодо бухгалтерського та податкового обліку, у SkyUp Airlines виник запит на консолідовану систему, що забезпечила б зручне ведення бухгалтерського обліку.
- Швидке масштабування — стрімкий темп, у якому компанія відкриває нові ринки, вимагає комплексного інструменту, що має забезпечити оперативну інтеграцію нових представництв і підтримку масштабування бізнесу, без зниження ефективності управління ключовими процесами.
- Контроль фінансових процесів — у різних країнах компанія мала справу з різними валютами, податковими системами та вимогами до звітності. SkyUp Airlines потребували впровадження системи для консолідації всієї звітності й забезпечення прозорого доступу до фінансових даних.
- Забезпечення прозорості та контролю — у процесі швидкого зростання важливо було забезпечити прозорість усіх фінансових операцій. Без надійної системи управління існував ризик втрати контролю над окремими процесами, що могло призвести до фінансових помилок або збитків.
- Автоматизація бізнес-процесів — масштабування діяльності означало збільшення обсягу операцій та документообігу. Все це потребувало автоматизації для уникнення помилок через людський фактор, пришвидшення процесів і підвищення ефективності операцій.
- Відповідність міжнародним стандартам і вимогам місцевого законодавства — SkyUp Airlines працює у міжнародному середовищі, де потрібно враховувати як глобальні стандарти фінансової звітності, так і специфічні регуляторні вимоги кожної країни. Дотримання таких норм, як IFRS, GDPR, а також місцевих податкових і бухгалтерських регламентів, було критично важливим для забезпечення правової відповідності та стабільної роботи компанії у різних юрисдикціях.
«Проаналізувавши власні потреби й ринок програмних продуктів, нами було обрано ERP-систему Microsoft Dynamics 365 Business Central. Саме вона дозволяла централізовано керувати фінансовими процесами, оптимізувати бухгалтерський та податковий облік і відповідати місцевим вимогам законодавства. Система була найбільш гнучкою для оптимізації, масштабування й автоматизації наших бізнес-процесів як в Україні, так і за кордоном. Ми провели тендер серед партнерів Microsoft, і перемогу здобула компанія SMART business, яка реалізувала впровадження відповідно до наших бізнес-вимог».
До того ж важливу роль у проєкті впровадження відіграло рішення SMART Accounting від компанії SMART business. Саме воно забезпечило відповідність системи Microsoft Dynamics 365 Business Central українським стандартам бухгалтерського та податкового обліку. Завдяки цьому рішенню SkyUp Airlines отримали можливість автоматизувати фінансовий облік компанії відповідно до національних вимог й спростити роботу з податковими звітами, а також забезпечити прозорість своїх фінансових операцій.
Чому саме обрали ERP-систему Business Central і які ключові переваги впровадження зі SMART business?
Для компанії SkyUp Airlines ERP-система Microsoft Dynamics 365 Business Central стала очевидним вибором завдяки своїм численним локалізаціям для різних європейських країн. Ця потужна платформа дозволяє створити комплексну автоматизацію бізнес-процесів для компаній, що працюють у різних юрисдикціях, в рамках єдиної цифрової екосистеми. До того ж Business Central підтримується мережею досвідчених партнерів, здатних розробляти та адаптувати рішення навіть для тих країн, де Microsoft не надав власну локалізацію.
Важливо зазначити, що сама компанія SkyUp Airlines використовує ERP-систему від Microsoft в ряді країн: в Україні, Польщі, Румунії, Чехії.
Компанія SMART business стала саме тим партнером, який реалізував адаптацію Business Central під численні ринки в межах свого стратегічного напрямку Localization HUB (до прикладу, SkyUp Airlines користується в Україні і Польщі локалізацією саме від SMART business). Ця ініціатива вендора націлена на те, щоб розширити функціональність ERP-системи та адаптувати її до локальних та специфічних бізнес-вимог різних країн. Так вендор впровадив локалізації системи Dynamics 365 Business Central із додатковим розширенням SMART Accounting. Це дало змогу об’єднати фінансовий і бухгалтерський облік компанії у єдиній системі, враховуючи такі вимоги клієнта:
- Відповідність законодавству — SMART Accounting адаптовано під національні стандарти бухгалтерського обліку, податкового законодавства та нормативні вимоги.
- Автоматизація фінансової звітності — рішення автоматизує формування звітності, облікових документів, податкових накладних та інших обов’язкових для податкової інспекції звітів.
- Інтеграція з системами державних органів — SMART Accounting забезпечує зручне подання звітності через електронний кабінет платника, підтримуючи необхідні формати для податкових декларацій та інші види обліку.
- Розширене управління обліком — рішення підтримує багаторівневий аналітичний облік, враховуючи як основні, так і додаткові розрізи аналізу. Це дає змогу проводити глибоку оцінку фінансових даних для оптимізації витрат.
- Прозорість і контроль на всіх етапах обліку — SMART Accounting має функції автоматичної перевірки даних, що мінімізує ризики помилок і забезпечує дотримання вимог XSD-схем і нормативів.
- Зручний доступ до даних та їх аналізу — всі документи та звітність зберігаються в межах однієї системи, що дає можливість легко знаходити, аналізувати та використовувати їх для стратегічного планування та оперативного прийняття рішень.
Варто зазначити, що в міру масштабування бізнесу стандартизований функціонал Microsoft Dynamics 365 Business Central уже покриває більшість фінансових і операційних потреб компанії. Водночас для відповідності специфічним вимогам місцевого законодавства може знадобитися додаткова адаптація. У таких випадках команда SMART business забезпечує локалізацію системи, налаштовуючи її під вимоги бухгалтерського та податкового обліку конкретної країни, що дозволяє компаніям швидко інтегруватися в нові ринки без зайвих ускладнень.
Етапи впровадження і переваги моделі Self-Service, обраної SkyUp Airlines
Процес впровадження проходив поетапно, що дозволило команді SkyUp Airlines глибоко зануритися у функціонал системи та швидко перейти до її використання:
- Проведення вступних тренінгів — на першому етапі відбулися навчальні сесії для ознайомлення команди з можливостями SMART Accounting.
- Аналіз і доопрацювання — консультанти та технічні спеціалісти SkyUp Airlines разом з експертами SMART business провели серію технічних сесій для визначення необхідних адаптацій системи.
- Реалізація доопрацювань — були впроваджені необхідні зміни для максимальної відповідності системи бізнес-процесам компанії та специфіці роботи на різних ринках. Вендор здійснив точкові доробки для європейських юрисдикцій. Зокрема було доопрацьовано аналітику для розрахунку ПДВ й налаштовано можливості для головного бухгалтера ефективно формувати та подавати звітність з ПДВ, відповідно до вимог тих юрисдикцій, де працює авіакомпанія.
- Навчання команди — вендор провів серію тренінгів для бухгалтерів та технічних спеціалістів, що забезпечило швидку адаптацію персоналу до нової системи.
- Запуск у роботу — після успішного тестування SkyUp Airlines самостійно розгорнули SMART Accounting у продуктивному середовищі, обравши модель Self-Service.
Модель Self-Service дозволила значно прискорити та оптимізувати процес розгортання системи. Такий підхід має низку вагомих переваг:
- Економія ресурсів на впровадження — Self-Service дозволяє скоротити витрати на залучення зовнішніх інтеграторів, оскільки компанія може проводити більшу частину налаштувань своїми силами, що, власне, й було успішно реалізовано зі SkyUp Airlines. Такий підхід значно знижує початкові витрати і дає можливість спрямувати ресурси компанії на подальші покращення системи.
- Гнучка інтеграція під специфічні потреби — завдяки зрозумілому інтерфейсу та широкому функціоналу SkyUp Airlines змогли швидко адаптувати систему під власні операційні процеси та локальні вимоги європейських ринків.
- Збереження внутрішнього контролю та безпеки — оскільки процес розгортання відбувався здебільшого силами самого клієнта, SkyUp Airlines отримали повний контроль над конфігурацією доступів, прав користувачів і загальними політиками безпеки. Це забезпечило додаткову захищеність даних відповідно до внутрішніх вимог інформаційної безпеки компанії.
- Оновлення та відповідність нормам локального законодавства — автоматичне завантаження оновлень забезпечує відповідність локальним законодавчим вимогам і гарантує, що система завжди працюватиме з актуальними налаштуваннями, навіть у разі частих змін у законодавстві.
- Швидкість масштабування на нові ринки — самостійне впровадження SMART Accounting дозволяє SkyUp Airlines надалі розгорнути систему в нових країнах без затримок на пошук і комунікацію з зовнішніми інтеграторами. Така автономність суттєво прискорює процес масштабування та дозволяє оперативно реагувати на зміни та потреби нових ринків.
«Завдяки формату Self-Service, SkyUp Airlines змогли самостійно розгорнути продуктивне та тестове середовища, підготувати конфігурації й налаштувати доступи. При цьому компанія SMART business надавала свою підтримку для вирішення складних завдань або в разі виникнення специфічних кейсів. У результаті це дало змогу команді замовника глибоко розібратись у функціоналі системи та почати користування нею в короткі терміни».
У межах проєкту SkyUp Airlines отримали ще один важливий інструмент — SMART SAF-T UA, рішення для автоматизованого формування та подання електронної податкової звітності у стандартизованому форматі SAF-T, що відповідає актуальним вимогам ДПС України. Для клієнта, як великого платника податків, SMART SAF-T UA стало інвестицією у прозорість і точність фінансових процесів, що гарантує відповідність новим податковим вимогам, знижує ризики під час перевірок і забезпечує впевненість у стабільності бізнесу. А тісна інтеграція рішення з Microsoft Dynamics 365 Business Central створює єдиний простір для фінансових і податкових даних, забезпечуючи SkyUp Airlines готовність до перевірок і миттєвий доступ до необхідної інформації.
«Наша компанія є своєрідною точкою входу у світ автоматизації процесів для тих, хто прагне розвиватися на міжнародному рівні. Завдяки комплексному підходу, SMART business створює цілі екосистеми рішень, котрі забезпечують сучасну, а головне — ефективну модель управління бізнесом».
