Inter Cars Ukraine є частиною мережі Inter Cars Group, заснованої польською компанією Inter Cars S.A. – найбільшим дистрибутором автомобільних запчастин та автотоварів у Центральній і Східній Європі. Постачальниками запчастин є відомі та надійні виробники, серед яких Bosch, ZF, Valeo, Schaeffler, Continental, SKF, KYB, febi, Meylе, DRiV, NGK. Ключовими клієнтами Inter Cars Ukraine є автосервіси, компанії-перевізники та автомагазини, для котрих реалізовано повний цикл послуг – від продажу до логістики та технічної підтримки.
У сучасній галузі дистрибуції ведення обліку заробітної плати та кадрів – завдання не з простих, тим паче якщо це виконується вручну маленьким штатом фахівців. Наявність у компанії великої кількості філій, складів і точок збуту додає специфічних викликів. У різних містах можуть діяти різні тарифи, умови оплати, додаткові платежі й компенсації, що потребують ретельного розрахунку та моніторингу. Кожна філія може мати власні вимоги щодо управління фінансами й звітністю, які потребують інтеграції із загальною бухгалтерською системою. Без інструментів, котрі забезпечать ефективну роботу в умовах такої багатозадачності, справлятися з цими викликами одному фахівцеві або невеликому відділу досить складно. Тому компанія Inter Cars Ukraine звернулася по експертизу до SMART business, щоб знайти рішення для цих завдань.
Будучи потужним гравцем на ринку дистрибуції автомобільних запчастин та автотоварів, Inter Cars Ukraine як ніхто розуміє, що вчасна заміна зношеної деталі на якісну й нову може вберегти механізм від небажаних поломок. Цього принципу компанія дотримується і в оптимізації своїх бізнес-процесів, впроваджуючи сучасні рішення для автоматизації та росту. Одним із таких апґрейдів стала міграція процесів обліку заробітної плати та обліку кадрів у SMART Payroll – рішення на базі Microsoft Dynamics 365 Business Central від SMART business. Тож ділимося інсайтами щодо впровадження.
Як були вибудовані операційні процеси до впровадження нового рішення і які були передумови міграції в нову систему
Компанія Inter Cars Ukraine, маючи велику мережу філій, для кожної з яких ведеться власний бухгалтерський і кадровий облік за окремим регламентом та графіками, потребувала оптимізації бізнес-процесів. Різні дати закриття фінансових операцій, нарахування окремих виплат і податкових відрахувань ускладнювали централізоване управління та контроль, що створювало величезне навантаження на фахівців бухгалтерії та відділу кадрів.
До впровадження рішення від SMART business у клієнта було дві окремі системи: в одній вівся облік кадрів, а в іншій – зарплатні активності. Два окремі непоєднані між собою продукти потребували більше часу на роздільне внесення даних, що збільшувало ризик помилок через людський фактор. До того ж коли дані беруться з різних джерел, їх важче аналізувати комплексно. Ще однією незручністю, котрої хотіли позбутися, було ручне обчислення зарплати для кожного періоду, що велося в різних таблицях. Тому компанія шукала рішення, котре б об’єднало бізнес-процеси в одну зручну систему, забезпечивши:
- централізований облік заробітної плати з автоматизацією процесу нарахування для всіх філій, що мало знизити обсяг ручної роботи завдяки уніфікованому контролю та стандартизації процедур. При цьому система мала б враховувати індивідуальний регламент роботи різних філій;
- облік кадрів, орієнтований на зручне ведення єдиної бази даних працівників усіх філій з можливістю детального обліку персональних даних, посадових обов’язків. А ще рішення мало б забезпечити автоматизацію процесів прийому, звільнення та переміщення працівників між філіями тощо;
- автоматизацію табельного обліку для кожної філії з урахуванням місцевих графіків роботи;
- генерацію необхідної звітності для кожної філії та централізоване складанняконсолідованих звітів для компанії в цілому;
- відповідність до змін у законодавстві й урахування нормативних вимог та стандартів бухгалтерського й кадрового обліку України.
Функціональність рішення SMART Payroll повністю дозволяла реалізувати всі вищезазначені вимоги Inter Cars Ukraine, оскільки система локалізована та повністю адаптована під потреби українського бізнесу, зокрема до специфіки дистрибуційної галузі.
Як обирали партнера з впровадження і як пройшла міграція напрацьованих бізнес-процесів у рішення SMART Payroll
Позитивний досвід роботи зі SMART business зіграв ключову роль у виборі партнера. Вся наша команда лишилася дуже задоволеною попереднім впровадженням SMART Accounting: планування, постсупровід, швидкі кастомні доробки – все було на вищому рівні. Тому ми були впевнені, що й цього разу співпраця пройде так само легко і продуктивно.
Окрім успішного минулого кейсу зі SMART business, на вибір нового рішення й партнера з впровадження вплинуло ще кілька ключових факторів, котрі варто зазначити. Inter Cars віддавали перевагу рішенню, котре дозволяло б гнучко здійснювати корисні доналаштування під свої бізнес-процеси. А оскільки рішення SMART Payroll є доповненням до міжнародної ERP-системи Microsoft Dynamics 365 Business Central, це відкривало широкий спектр можливостей для розвитку й підсилення різних напрямків діяльності компанії. Також привабливою перевагою стала версійність рішення й регулярні оновлення згідно з чинним законодавством України, що стосуються будь-яких розрахунків. Таким чином, клієнт отримав систему міжнародного рівня, але локалізовану під місцеві потреби.
Стосовно кастомізації й додаткових налаштувань рішення, перед командою SMART business постало декілька непростих завдань. По-перше, для формування звітності необхідно було організувати автоматичний поділ видатків на адміністративні витрати і, власне, збут, позаяк основний напрямок діяльності Inter Cars Ukraine – дистрибуція. По-друге, потрібно було реалізувати можливість враховувати вимогу законодавства стосовно сплати податків з доходів працівників філій до місцевих бюджетів. У компанії таких відділень 35, і для кожного мав бути організований коректний розрахунок та автоматичне формування звітності.
За допомогою SMART Payroll для кожної філії вдалося реалізувати розподіл формування звітності до місцевих податкових органів за двома статтями видатків – адмінперсонал і виробництво.
Запуск нового рішення було заплановано на початок 2024 року. З огляду на те, що SMART Payroll уже містить усі необхідні для роботи інструменти та є гнучким до кастомізації, процес переходу в нову систему й подальша адаптація до неї відбулися доволі оперативно. Злагодженість команди SMART business з командою Inter Cars Ukraine забезпечила швидку міграцію, й уже впродовж січня вдалося повністю завантажити у SMART Payroll дані клієнта за весь 2023 рік. Почали з кадрів: спочатку перенесли інформацію про всіх співробітників, включно з категоріями, вислугою років тощо. А вже в лютому повністю мігрували в нове середовище.
В Inter Cars Ukraine з перших днів оцінили переваги нової системи і поділилися позитивними змінами й результатами:
Звісно, співробітникам потрібен був час, щоб освоїтись, але, як відомо, до хорошого звикаєш швидко. Говорячи про конкретні робочі кейси, то стало значно простіше вести облік відпусток. Якщо раніше ми вели обчислення вручну в таблицях, то у SMART Payroll достатньо просто ввести період – і далі система автоматично зробить все за користувача. Взагалі рішення відмінно орієнтоване на роботу із зарплатними періодами, бо куди не копни у бухгалтерській сфері – вони є всюди: періоди лікарняних, відпускних, вихідних своїм коштом. Рішення враховує все це, оптимізуючи процеси. Так, SMART Payroll дозволяє точно відстежувати та обробляти дані про лікарняні, автоматично враховуючи час відсутності працівника через хворобу з відображенням у зарплатному періоді. В цілому автоматизація підвищила продуктивність всієї команди й дозволила приділяти більше часу стратегічним питанням.
Перші результати впровадження і що відчутно змінилося в процесах обліку заробітної плати та кадрів Inter Cars Ukraine
Якщо говорити мовою цифр, то наразі рішення SMART Payroll допомагає виконувати завдання з обліку заробітної плати й кадрів для 500 співробітників Inter Cars Ukraine у 35 філіях. Як стверджують фахівці відповідних департаментів, тепер такий величезний обсяг роботи відчувається значно меншим.
Одним із головних завдань впровадження було розмежувати облік заробітної плати для філій, оскільки це пов’язано зі сплатою податків. Наприклад, нарахування виплат у компанії Inter Cars Ukraine веде головний офіс, проте відповідно до податкового законодавства, якщо певні працівники працюють в інших філіях, компанія повинна сплачувати податки за їхнім місцем розташування. Рішення SMART Payroll автоматизувало розрахункові операції для кожної з 35 філій, що відчутно полегшило життя фахівцям, відповідальним за цю частину роботи.
Клієнт також відзначив доробку процесу експорту зарплатних відомостей з компонуванням за ІПН, що раніше виконувалося вручну.
Окремим викликом стало нарахування заробітної плати співробітникам, котрі працюють певну кількість днів в одній філії, а решту днів – в іншій і мають отримувати зарплатню одним нарахуванням. Відповідно, до банку подається відомість із загальною сумою за співробітником, а не окремими частинами. Але завдяки галузевому досвіду та кастомним доопрацюванням системи, команді SMART business вдалося успішно реалізувати й це побажання, чим клієнт лишився задоволеним.
Окрім ключової функціональності, яка була пріоритетною для Inter Cars Ukraine, клієнт успішно використовує модуль табельного обліку, котрий забезпечив гнучке налаштування робочих графіків та календарів й надав можливість автоматичного формування табелів обліку робочого часу. Також фахівці Inter Cars Ukraine позитивно відгукуються й про зручність контролю і перегляду балансу днів відпусток на будь-яку дату.
Подальші плани масштабування і співпраця Inter Cars Ukraine зі SMART business
Тотальна турбулентність – так компанія Inter Cars Ukraine характеризує роботу сучасного бізнесу в умовах повномасштабної війни. Самовіддача і праця на повну потужність – проста, але дієва формула успіху, котрої дотримується компанія, зберігаючи за собою позицію одного з лідерів у своїй галузі. Компанія продовжує зростати, оптимізуючи бізнес-процеси, щоб і надалі забезпечувати високу якість послуг для своїх клієнтів.
Безсумнівно, постійне зміцнення своїх позицій на ринку створює умови для впровадження інноваційних рішень, що підсилюють стратегічні напрямки діяльності Inter Cars Ukraine. Тому в планах компанії – продовження співпраці з командою SMART business і ще багато корисних проєктів. Тож очікуємо на наступні історії успіху!
Варто зазначити, що в портфелі команди SMART business – широкий набір рішень, котрі здатні підвищити продуктивність абсолютно всіх напрямків роботи будь-якої компанії, незалежно від сфери її діяльності. Тому, щоб бізнес завжди працював, як налагоджений механізм, не чекайте, коли система дасть збій – подбайте про її оновлення та покращення завчасно! Працюйте на випередження задля отримання конкурентної переваги, а ми готові підсилити ваші ідеї власною експертизою.
