В Україні та Молдові «Автомагістраль-Південь» є синонімом якості, технологічності та надійності у сфері дорожнього та інфраструктурного будівництва.
«Автомагістраль-Південь» завжди були лідером не лише з погляду кількості проєктів та обсягів робіт. Компанія першою на ринку запроваджувала інноваційні технології, наприклад, автоматизовані та роботизовані системи управління технікою, новітні системи контролю якості тощо.
Один із напрямків інновацій — управління операційною діяльністю. Компанія звернулась до SMART business за допомогою в автоматизації операційних процесів. «Автомагістраль-Південь» прагнула створити власну IT-екосистему, яка б дозволила повністю відмовитися від паперових носіїв, пришвидшити та спростити обмін, обробку та аналіз даних й синхронізувати дані між усіма програмними продуктами.
Компанії була запропонована ERP-система Microsoft Dynamics 365 Business Central — ідеальне рішення, яке об’єднало ключові бізнес-функції в єдину платформу.
Передумови впровадження і фактори, що стали ключовим рушієм для оновлення ERP-системи
СЕО компанії Микола Тимофеєв зазначає, що ще 5-6 років тому швидке зростання компанії, масштабування діяльності, збільшення географії та кількості проєктів призвели до необхідності якісного вдосконалення системи управління та контролю. Початок війни відтермінував вирішення питання, але не зменшив його актуальність. Адже під час повномасштабного вторгнення росії в Україну компанія вимушена була швидко трансформуватись та адаптуватись під нові виклики та запити ринку: розвивати напрямок відновлення інфраструктури, будівництва об’єктів захисту тощо.
Облікова система, яку використовував клієнт, навіть у поєднанні з додатковими інструментами більше не могла забезпечити необхідний рівень ефективності бізнес-процесів й підтримати динаміку розвитку компанії в нових реаліях. Попередня автоматизація на базі розрізнених програмних продуктів — електронних таблиць, мобільних застосунків, додатків для вагових комплексів і сканерів штрих-кодів — часто призводила до дублювання завдань, помилок через розбіжності в найменуваннях та значних часових витрат на узгодження даних між підрозділами.
Щоб задовольнити нові вимоги та усунути розрізненість інформаційних потоків, команда «Автомагістраль-Південь» сформувала чітке технічне бачення майбутньої ІТ-екосистеми, де центральну роль мала відігравати нова ERP-платформа, котра мала б виконувати такі завдання:
- Оперативне внесення первинних даних — інтеграція з корпоративним мобільним застосунком та сканерами штрих-кодів для швидкого й точного обліку складських операцій.
- Синхронізація з ваговими комплексами — забезпечення автоматичного обміну даними між ERP та спеціалізованим програмним забезпеченням для зважувального обладнання, щоб виключити ручне введення та мінімізувати ризик помилок.
- Моніторинг виконання робіт у реальному часі — надання актуальної інформації про стан будівельних процесів на об’єктах, що дозволяє оперативно реагувати на будь-які зміни.
- Візуалізація аналітики — формування інтерактивних дашбордів для керівництва та менеджерів, що відображають ключові показники ефективності та статус проєктів у зручному форматі.
Пошук рішення виявився непростим, адже у сфері інфраструктурного будівництва готових галузевих ERP-систем значно менше, ніж, наприклад, у ритейлі чи дистрибуції, де за роки накопичено багатий досвід автоматизації — з детально опрацьованими бізнес-процесами, перевіреними кейсами та великою кількістю відгуків від провідних гравців. Це позбавляло клієнта можливості спиратися на готові кейси чи кращі практики конкурентів. Тож «Автомагістраль-Південь» фактично стала одним із першопрохідців, впроваджуючи ERP-систему, адаптовану під специфіку своєї галузі.
Після глибокого аналізу ринку ERP-систем компанія зупинила вибір на Microsoft Dynamics 365 Business Central. Ключовими перевагами, які визначив для себе клієнт, стали:
- Гнучкість налаштувань та можливість масштабної кастомізації під індивідуальні потреби бізнесу.
- Українська локалізація, що забезпечує зручність використання для всіх підрозділів «Автомагістраль-Південь».
- Повний набір модулів для ведення бухгалтерського, податкового, управлінського та кадрового обліку, а також контролю виробничих процесів і планування ресурсів.
- Прозора та зрозуміла ліцензійна політика, що дозволяє чітко прогнозувати витрати.
- Визнання системи на міжнародному рівні — Microsoft Dynamics 365 Business Central посіла перше місце у рейтингу ERP-рішень за версією Forbes.
- Наявність релевантних кейсів впровадження у виробничих компаніях зі схожою логікою бізнес-процесів дозволила детальніше вивчити переваги системи на реальних прикладах.
Визначившись із платформою, команда «Автомагістраль-Південь» перейшла до вибору підрядника з впровадження. Партнером обрали компанію SMART business, що станом на 2025 рік має 6 з 6 можливих Microsoft Solutions Partner Designations, що демонструє сильну позицію на ринку IT-послуг.
Починаючи з перших зустрічей, команда SMART business швидко занурилася у специфіку наших бізнес-процесів. Сподобалось, що підрядник не лише впроваджує готові рішення, а й розробляє власні продукти на базі технологій Microsoft, розуміючи її «внутрішню кухню». Нам було важливо, щоб система враховувала всі аспекти управління і могла гнучко адаптуватись під нові потреби у майбутньому. Це й стало основою для підписання договору та старту робіт над проєктом.
Як проходив процес впровадження Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Процес впровадження ERP-системи у такій великій компанії, як «Автомагістраль-Південь», завжди потребує ретельного планування та послідовної роботи.
Першим етапом стали воркшопи, на яких SMART business та команда клієнта детально обговорювали всі бізнес-процеси. Для ефективного аналізу були залучені співробітники ключових департаментів, як-от спеціалісти з управлінського обліку, будівництва, механізації та транспорту, логістики, постачання, кадрового обліку, а ще кошторисно-договірний відділ, юридичний департамент, відділ бухгалтерського обліку й департамент контролю якості. Метою воркшопів було опрацювання важливих бізнес-процесів до деталей. Це дозволило заздалегідь виявити потенційні вузькі місця, визначити пріоритетні завдання та створити чітку дорожню карту налаштувань.
Наступним кроком фахівці SMART business продемонстрували, як реальні операції компанії будуть відображатися в стандартній конфігурації Microsoft Dynamics 365 Business Central, пояснюючи, де у змінах немає потреби, а де навпаки доцільна оптимізація й доробки.
У процесі співпраці було очевидно, що команда SMART business прагне створити рішення, яке максимально відповідає потребам нашого бізнесу. Якщо виникала необхідність у кастомізації, фахівці SMART business пропонували найбільш ефективні й мінімальні способи доопрацювання та реалізації процесів, здійснюючи зміни лише там, де вони були дійсно необхідні. Такий підхід дозволив нам уникнути зайвих витрат часу та ресурсів і при цьому забезпечив потрібну нам функціональність.
Основні кастомізації, реалізовані в системі, і яка функціональність стала найціннішою для клієнта
Як відмітив клієнт, впровадження Microsoft Dynamics 365 Business Central для «Автомагістраль-Південь» не обмежилося стандартною функціональністю. Разом зі SMART business компанія здійснила ряд галузевих налаштувань, які ефективно відображають специфіку процесів галузі дорожнього будівництва та прискорюють їх.
Ключові доопрацювання охопили кілька напрямків:
- Облік робочого часу, нарахування зарплати та витрат на відрядження — система була адаптована під потреби великого штату та складну структуру підрозділів. Оптимізовано не лише облік робочого часу, а й нарахування витрат на відрядження. Компанія повністю відмовилася від паперових табелів, що значно спростило роботу, зменшило обсяг ручних операцій і зробило процеси нарахувань прозорими та контрольованими.
- Модуль будівництва під звіт майстра — майстри тепер працюють без зайвої паперової рутини. Через мобільний додаток вони:
- миттєво отримують завдання на зміну;
- контролюють й бачать актуальні залишки матеріалів на дільниці;
- підтверджують отримання ТМЦ (товарно-матеріальних цінностей) та мають змогу замовляти нові матеріали просто з об’єкта;
- вносять звіти про виконану роботу безпосередньо у додаток, звідки дані автоматично передаються в Microsoft Dynamics 365 Business Central.
У результаті це скоротило час на підготовку звітності та усунуло необхідність дублювати інформацію з паперових документів у ERP-систему.
- Модуль транспорту під додаток водія — водіям більше не потрібно заповнювати показники одометра та маршрут у паперових дорожніх листах. Усі дані вони вносять у додаток, а система:
- автоматично формує та з’єднує дорожній і маршрутний листи;
- інтегрує інформацію з вагових комплексів;
- забезпечує повну прозорість перевезень та обліку пального.
- Модуль сервісу під додаток механіка — механіки компанії отримали інструмент для оперативного внесення інформації про стан техніки, вже виконані ремонтні чи сервісні роботи, а також про те, що заплановано на обслуговування. Усі дані автоматично синхронізуються з Microsoft Dynamics 365 Business Central, що скорочує час на комунікацію між підрозділами та допомагає швидше повертати техніку в роботу після ремонту.
ERP-система об’єднала всі підрозділи компанії в єдине цифрове середовище. Мобільні додатки майстрів, водіїв та механіків тепер безперервно обмінюються даними з Microsoft Dynamics 365 Business Central. Деякі звіти погоджуються з ERP через електронну пошту, а дані з вагових комплексів автоматично надходять у систему, налаштовану під специфіку дорожнього будівництва.
Завдяки цьому всі — від майстра на об’єкті до фінансового відділу — мають доступ до єдиних, актуальних даних, що робить бізнес-процеси ефективними та прозорими.
Яку ще функціональність ERP-системи відмітив клієнт
Однією з відчутних переваг Microsoft Dynamics 365 Business Central для компанії «Автомагістраль-Південь» стала можливість автоматичного вирівнювання собівартості — процесу, коли система самостійно коригує показники у випадках, коли документи вводяться не в хронологічному порядку. На практиці це означає, що якщо певна операція, яка впливає на собівартість товару чи матеріалу, була внесена пізніше за інші, система автоматично перераховує значення за кожною позицією та за всім ланцюгом пов’язаних документів, де собівартість некоректна. Це відрізняється від підходу попередньої системи, де для аналогічної корекції потрібно було запускати повторне проведення всіх документів, витрачаючи багато часу й ресурсів.
Ще одна важлива особливість — розділення вартісного та кількісного обліку. У Microsoft Dynamics 365 Business Central ці два складники фіксуються незалежно один від одного: спочатку система зберігає факт отримання чи відвантаження товару в кількісному вимірі (наприклад, 10 одиниць продукції), а потім — вартісні показники, які можуть уточнюватися пізніше, коли надходить фінансова інформація.
Після того як кількісні дані за документом підтверджено, змінити кількість уже неможливо — навіть якщо спробувати зробити це «заднім числом». У попередній системі такої можливості не було: кількість могла бути виправлена або видалена з документа безслідно. Нова ж ERP гарантує, що обсяг запасів у системі завжди відповідає фактичному стану на складі, виключає можливість прихованих маніпуляцій та знижує ризики втрат через некоректний облік.
Гнучкість Microsoft Dynamics 365 Business Central дала змогу налаштувати облік у системі відповідно до внутрішніх політик нашої компанії. Тепер ми впевнені, що дані, з якими працюють підрозділи, завжди точні, актуальні та відображають реальний стан справ. Система підвищує рівень контролю та дозволяє швидше приймати управлінські рішення.
Плани на майбутнє щодо розвитку IT-екосистеми «Автомагістраль-Південь»
Проєкт впровадження Microsoft Dynamics 365 Business Central вже на фінішній прямій. Хоча підбивати підсумки ще зарано, у компанії відзначають: перші результати виправдали очікування, а закладений фундамент відкриває широкі перспективи для подальшого розвитку.
Компанія «Автомагістраль-Південь» налаштована рішуче — автоматизація бізнес-процесів продовжиться у більшому масштабі. Уже розпочато впровадження Autodesk Construction Cloud — хмарної платформи для управління будівельними проєктами, яка об’єднує всі етапи будівельних робіт, учасників та дані в єдиному цифровому середовищі. Її інтеграція з Business Central дозволить синхронізувати фінансовий та операційний облік з фактичним ходом виконання проєктів.
Паралельно компанія уважно стежить за дорожньою картою розвитку Microsoft Dynamics 365 Business Central, щоб своєчасно використовувати нові функції та технології.
Окрім цього, у фокусі компанії й додаткові рішення від SMART business. Зокрема, команда аналізує можливості SMART Cash Flow для точнішого прогнозування грошових потоків та платформи SMART HCM & LMS для комплексного управління персоналом та навчальними процесами.
А щоб обрати оптимальні для бізнесу рішення, компанія регулярно бере участь у галузевих вебінарах та проводить внутрішній аудит бізнес-потреб, аналізуючи, які інструменти принесуть найбільшу цінність і посилять конкурентні переваги.
Ми пишаємося тим, що стали технологічним партнером у цій трансформації. Адже для нас надзвичайно цінно співпрацювати з компаніями, які навіть в умовах повномасштабної війни продовжують розвивати інфраструктуру, зміцнювати транспортну спроможність країни та робити вагомий внесок у її відновлення. «Автомагістраль-Південь» демонструє, що системний підхід та інноваційні технології здатні суттєво підвищити ефективність роботи, оптимізувати процеси та допомогти в досягненні амбітних цілей.
