Цифрова трансформація як стратегічний пріоритет
Місія HellCold — постачати надійні та енергоефективні системи, які покращують комфорт, гарантують безпеку та заощаджують ресурси користувачів. Для підтримки найвищої якості послуг компанія зосереджується не лише на інженерній досконалості, а й на оптимізації внутрішніх процесів шляхом впровадження інтелектуальних цифрових рішень. Основою цього підходу є платформа Microsoft, яка є ядром ІТ-екосистеми компанії.
Від аутсорсингу до повного контролю: автоматизація кадрових та зарплатних процесів
У 2021 році компанія HellCold впровадила систему Dynamics 365 Business Central для управління бухгалтерією. Команда високо оцінила інтуїтивність та послідовну логіку бізнес-процесів, запропонованих платформою, що стало поштовхом до наступного кроку в цифровій трансформації — отримання повного контролю над сферою кадрового обліку та розрахунку заробітної плати.
Попередня модель, заснована на аутсорсингу, спричиняла додаткові витрати та операційні труднощі, а також вимагала трудомісткої підготовки даних для підрядника.
Команда вирішила відмовитися від зовнішніх послуг і перенести ведення кадрового обліку та розрахунку зарплати у внутрішні структури компанії, об’єднавши їх з бухгалтерією в одній, спільній системі.
Якими були ключові критерії вибору нової системи?
Для HellCold ключовим було знайти рішення, яке б поєднувало сучасний підхід, інтуїтивність та повну сумісність з екосистемою Microsoft 365. Вимоги до нової системи кадрового обліку і зарплати були чітко визначені:
- Повна інтеграція з екосистемою Microsoft (Outlook, Teams, Excel, Business Central) для забезпечення єдиного робочого середовища.
- Найвищий рівень безпеки даних, відповідність GDPR та міжнародним стандартам кібербезпеки.
- Інтуїтивність і легкість впровадження та щоденного використання.
- Масштабованість, тобто здатність системи до зростання разом із потребами компанії.
- Просунута автоматизація та оптимізація процесів, зокрема з використанням можливостей Power Platform.
- Надійна технічна підтримка та гарантія регулярних оновлень.
Як компанія SMART business отримала запит на створення польської локалізації SMART Payroll
Пошуки ідеального програмного забезпечення привели команду HellCold на платформу Microsoft AppSource, а згодом — безпосередньо до застосунку SMART Payroll. Його функціональність повністю відповідала потребам компанії, проте рішення було доступне лише на українському ринку.
Побачивши потенціал інструменту, HellCold звернулася безпосередньо до його розробника — компанії SMART business — з пропозицією створити локалізовану версію, адаптовану до польського законодавства та місцевого ринку.
SMART Payroll for Poland — нові можливості для місцевого бізнесу
У відповідь на цей запит команда SMART business детально проаналізувала специфіку польських кадрово-розрахункових процесів та законодавчі вимоги. Результатом цієї роботи стало рішення SMART Payroll for Poland – локалізація, архітектура якої від самого початку була розроблена з урахуванням реальних потреб польського бізнесу.
Створене рішення не тільки повністю задовольнило вимоги HellCold, але й перевершило їх, пропонуючи нові можливості для всього ринку:
- Регулярні оновлення: Щоквартальні забезпечують відповідність чинним трудовим нормам та впроваджують нові функції, гарантуючи швидку адаптацію до динамічних змін у законодавстві та на ринку.
- Безпека: Регулярні оновлення системи забезпечують відповідність актуальним стандартам безпеки та гарантують надійний захист даних.
- Відповідність законодавству: Система відповідає вимогам європейських та міжнародних стандартів, що діють на території ЄС, а також місцевим нормам трудового та податкового права в Польщі. Вона підтримує повну обов’язкову звітність до ZUS, US, PFRON, PPK та GUS.
- Прозорість для аудиту: Система забезпечує детальний та надійний аудиторський слід, що дозволяє повністю контролювати процеси та полегшує внутрішні та зовнішні аудити.
- Інтеграція з іншими продуктами Microsoft: Синхронізується з фінансовими та бухгалтерськими модулями, забезпечуючи єдиний потік даних та мінімізуючи їх дублювання.
- Гнучкість та масштабованість: Архітектура системи дозволяє легко адаптувати її до потреб компаній будь-якого розміру, незалежно від галузі.
- Швидке впровадження та підтримка: Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс та постійна технічна й функціональна підтримка забезпечують плавний запуск та стабільність роботи.
Саме так з’явився SMART Payroll for Poland – сучасне рішення, яке є результатом партнерської співпраці та відповіддю на реальні потреби польського бізнесу.
Співпраця з HellCold — це чудовий приклад того, як відкритість клієнта до інновацій у поєднанні з експертними знаннями команди SMART business дозволяє створювати рішення, цінність яких виходить за межі потреб однієї компанії. SMART Payroll for Poland, розроблений у відповідь на конкретний запит, став не лише додатковою цінністю для нашого партнера. Завдяки цій співпраці польський бізнес отримав простий, інтуїтивно зрозумілий та ефективний інструмент для автоматизації кадрових і зарплатних процесів.
Як система SMART Payroll for Poland інтегрувалася в стратегію цифровізації HellCold
Проєктна команда SMART business не тільки за короткий час підготувала локалізацію системи SMART Payroll for Poland, а й негайно перейшла до етапу впровадження.
Впровадження: плавне, безпечне, комфортне
Імплементацію SMART Payroll for Poland провели як точно спланований процес, головна мета якого полягала у гарантуванні безпеки та комфорту команди HellCold. Замість революції було обрано еволюцію: новий застосунок був інтегрований безпосередньо в чинну ERP-систему, не порушуючи ритму щоденної роботи.
Після двомісячного впровадження розпочався місячний цикл адаптаційних навчань. Спеціально розроблені для ключових користувачів воркшопи зміцнили їхню впевненість та компетенції в роботі з новим інструментом.
Справжнім випробуванням і водночас елементом, що зміцнив довіру, став період паралельної роботи. У липні, після завершення етапу Go-Live, компанія HellCold вирішила до кінця 2024 року вести розрахунки заробітної плати паралельно у двох системах:
- новій — SMART Payroll for Poland
- та попередній — Comarch ERP Optima.
Такий підхід дозволив перевірити коректність даних та здійснити плавний і безпечний перехід на нове рішення. Остаточне порівняння результатів, які виявилися практично ідентичними, стало не лише технічним підтвердженням, а й доказом того, що робота з системою SMART Payroll є ефективнішою, зручнішою та простішою, що особливо оцінила команда.
Це суб’єктивне відчуття дуже швидко знайшло підтвердження у конкретних даних.
Вимірювані бізнес-результати
Перехід на SMART Payroll for Poland виявився чимось більшим, ніж просто технічним оновленням — це стало справжнім каталізатором революції в операційній ефективності HellCold.
Вже перше півріччя роботи з новим інструментом принесло відчутні та вимірювані результати — компанія зафіксувала значне покращення ключових показників ефективності (KPI):
- На 40% менше часу на розрахунок заробітної плати: Це дозволило команді зосередитися на завданнях з вищою доданою вартістю.
- На 50% менше часу на звітність: Автоматизація, що усуває трудомістку ручну підготовку звітів та довідок.
- На 60% менше помилок: Зменшення ризику дорогих помилок завдяки усуненню ручного введення даних.
- На 30% вища продуктивність управлінців: Миттєвий мобільний доступ до даних та аналітики, що дозволяє приймати кращі рішення за коротший час.
Як команда HellCold оцінює ефект від впровадження?
З початку 2025 року компанія повною мірою використовує нове рішення. Які переваги відчула сама команда?
За її оцінкою, найбільшу цінність принесли зміни у чотирьох ключових сферах:
- Єдина система — повна автоматизація: Інтеграція кадрів та зарплати в екосистемі Microsoft дозволила повністю усунути ручне перенесення даних до Business Central у частині бухгалтерського обліку зарплати були автоматизовані, що значно зменшило ризик помилок.
- Більший комфорт у щоденній роботі: Команда цінує інтуїтивність системи та швидкий доступ до даних і звітів, що безпосередньо впливає на зручність та ефективність роботи.
- Мобільність та доступність у реальному часі: Завдяки хмарному рішенню дані завжди доступні — безпечно, з будь-якого місця та пристрою — що підтримує динамічну модель роботи HellCold.
Додатковим удосконаленням, що завершило весь процес, є автоматизація платежів.
Система , які одразу відображаються у виписках, усуваючи останній трудомісткий, ручний етап роботи.
Фундамент для подальшого розвитку
Однак для керівництва HellCold впровадження SMART Payroll for Poland є чимось значно більшим, ніж просто ефективним розв’язанням поточних операційних завдань. Це фундамент для майбутньої експансії та стратегічна інвестиція в розвиток компанії:
Ми розглядаємо SMART Payroll не лише як інструмент для управління кадрами та заробітною платою, а як ключовий елемент нашої цифрової трансформації. Рішення автоматизує процеси, зменшує кількість помилок, а головне — створює фундамент для подальшого динамічного розвитку.
Досвід, який мотивує
Історія впровадження SMART Payroll for Poland у HellCold — це більше, ніж просто кейс. Це свідчення того, що стратегічно проведена цифровізація не лише відповідає на поточні потреби, а й стає реальною конкурентною перевагою:
- спрощуючи процеси,
- підтримуючи що базується на даних,
- відкриваючи нові можливості для розвитку.
Кожна трансформація починається з невизначеності. Важливо окреслити реальні потреби, ознайомитися з доступними опціями та створити план, який крок за кроком перетворює виклики на конкретні результати.
Якщо ви бажаєте пройти цей процес безпечно, ефективно та з повною адаптацією до потреб вашої організації — наші експерти до ваших послуг.
