Основним вектором AccessBank є стійке зростання компанії не просто як банку, а як довіреного партнера у фінансовому розвитку своїх клієнтів. Діяльність компанії ґрунтується на чотирьох базових принципах: прозорість, клієнтоорієнтованість, інновації та відповідальність. Ефективність цієї стратегії не підлягає сумнівам — у 2010 році агенція Standard & Poor`s визнали AccessBank «найбільш прозорим» банком Азербайджану.
Компанія AccessBank зосереджена на тому, щоб побудувати екосистему сучасних ефективних цифрових рішень, що сприяють розвитку бізнесу й економіки Азербайджану. Зокрема, компанія приділяє багато уваги впровадженню фінансової інклюзивності (забезпечення підприємців у вразливих групах необхідним обладнанням), розвитку фінансової грамотності в країні та підтримці жіночого підприємництва за допомогою своїх проєктів — наприклад, Access2Access. За свою ініціативність та професіоналізм банк отримав численні визнання — зокрема, нагороду «Bank of the Year» від Banker у 2011, 2012, 2015, 2016 та 2020 роках.
Такий рівень якості послуг вимагає відповідної технічної підтримки — саме тому AccessBank вирішив впровадити нове програмне забезпечення для автоматизації процесів обліку, інвентаризації та внутрішніх операцій. Компанія обрала рішення Microsoft Dynamics 365 Business Central — а як саме відбувалася інтеграція та які результати вона принесла — пропонуємо дізнатись у новій історії успіху.
Цілі впровадження: які вимоги ставили AccessBank до потенційного нового ПЗ
Необхідність відповідати динаміці сучасного фінансового сектору й фокус на подальше масштабування підштовхнули AccessBank до переосмислення підходів до обліку та інвентаризації, адже стало очевидно, що наявна модель потребує цифрового підсилення та трансформації. Враховуючи, що пріоритетом компанії завжди були швидкість та ефективність їхніх послуг, було прийнято рішення знайти та інтегрувати нову, сучасну й зручну систему автоматизації внутрішніх операційних процесів. Оновлене ПЗ мало допомогти подолати низку таких обмежень:
- Ведення обліку й інвентаризації вручну: багато етапів обліку та інвентаризації банку виконувались вручну, що не лише сповільнювало процеси, а й знижувало ефективність роботи компанії, а також підвищувало ймовірність помилок через людський фактор.
- Відсутність централізованої системи обліку основних активів: через те, що процеси обліку та інвентаризації не узгоджувались між собою, це ускладнювало доступ до необхідних даних у реальному часі. Це, своєю чергою, знижувало якість контролю і рівень прозорості інформації.
- Довгий та складний процес інвентаризації: через те, що процес вівся вручну, він поглинав велику кількість ресурсів, займав багато часу і при цьому не завжди давав бажаний результат.
Усі вищеперераховані виклики що далі, то більше збільшували навантаження на банк — як адміністративне, так і фінансове. Тому AccessBank вирішили не просто інтегрувати сучасне IT-обладнання, а повністю трансформувати один із ключових внутрішніх бізнес-процесів згідно з найкращими світовими практиками. Відповідно, вимоги до потенційного ПЗ були чіткими та ультимативними:
- Можливість інтеграцій: для AccessBank було важливо, щоб нове програмне забезпечення можна було глибоко інтегрувати з поточною IT-інфраструктурою банку, аби не порушувати поточні процеси обліку та інвентаризації.
- Гнучкість архітектури: нове рішення мало бути гнучким до доопрацювань, масштабування, кастомізації та додаткових налаштувань — аби систему можна було повністю адаптувати під процеси компанії.
- Централізоване управління: одним з обов’язкових завдань нового ПЗ було забезпечення централізованого управління активами всією мережею банку через одну систему.
- Зручний інтерфейс: потенційна система мала бути інтуїтивно зрозумілою і зручною у використанні для всіх співробітників.
- Готовність вендора до альтерацій: враховуючи особливості запитів AccessBank, компанії було важливо, аби вендор, який впроваджуватиме рішення, був готовий до кастомізації програмного забезпечення.
Команда AccessBank розглядала багато варіантів систем — як локальних, так і міжнародних. Однак рішення Microsoft Dynamics 365 Business Central від вендора SMART business стало фінальним вибором — завдяки своїй збалансованості стосовно функціоналу, потенціалу до масштабування та готовності до адаптації під специфічні потреби банку.
Команда SMART business, маючи значний досвід і велику кількість успішних кейсів впровадження сучасних рішень для банківської сфери, продемонструвала глибоке розуміння процесів AccessBank і готовність підлаштовуватись під їхні особливості. Компанія запропонувала технічно зріле і стійке рішення від трендсетера інноваційних технологій Microsoft, що в результаті й стало ключовим аргументом для вибору їх як вендора.
Як відбувався процес інтеграції та технічні особливості впровадження рішення Microsoft Dynamics 365 Business Central
Аби процес впровадження нової системи минув максимально ефективно, AccessBank разом з командою SMART business визначили ключові чек-поінти проєкту впровадження: чітке формулювання цілей інтеграції, активне залучення кінцевих користувачів задля їхнього фідбеку, розробка пілотного проєкту для тестування гіпотез та методологія проєктного управління задля контролю ризиків.
Сам процес інтеграції Microsoft Dynamics 365 Business Central розпочався з бази — аудиту поточного workflow і визначення «больових точок». Визначивши основні напрямки інтеграції, спеціалісти SMART business запропонували архітектуру рішення, адаптовану під специфічні запити AccessBank, після чого розпочали поетапне налаштування, тестування та інтеграцію системи з наявним програмним забезпеченням.
Однак будь-який масштабний IT-проєкт зазвичай супроводжується певними викликами, і впровадження нового рішення у повсякденну роботу AccessBank не стало винятком. Наприклад, викликом стала інтеграція рішення у поточні внутрішні системи банку, а також налаштування обміну даними у реальному часі. Враховуючи, що до цього компанія не мала централізованої системи обліку основних активів, необхідність консолідувати всю інформацію і при цьому не втратити критичні дані чи не перервати основні процеси стала дійсно завданням «із зірочкою». Однак завдяки злагодженій співпраці співробітників SMART business й IT-відділу банку цей етап вдалося успішно завершити й перетворити виклик на рішення, яке вже почало демонструвати свою ефективність.
Безшовна інвентаризація у дії: автоматизація процесу через RFID та ERP-систему від Microsoft
Оновлений процес інвентаризації в банку був побудований на комбінації передових технологій включно з системою RFID-міток, що прикріпляються до кожного об’єкту обліку. Ця методика дозволяє ідентифікувати активи автоматично, без додаткового сканування штрих-коду чи введення вручну. При цьому мобільні пристрої з RFID-сканерами допомагають співробітникам швидко сканувати активи навіть у віддалених підрозділах.
Інтеграція цієї системи з рішенням Microsoft Dynamics 365 Business Central забезпечила миттєвий обмін даними між мобільним пристроєм і базою обліку. Це дозволило організувати безшовну систему інвентаризації з мінімальним відсотком людських помилок.
Подібна схема інвентаризації добре підходить для організацій з великою кількістю активів та багатофіліальних компаній. RFID-система, об’єднана з централізованою системою обліку, надає такі переваги:
- Швидка ідентифікація об’єктів;
- Мінімізація помилок під час обліку;
- Можливість проведення інвентаризації без перерви у роботі підрозділів;
- Підвищення прозорості руху активів в масштабах усієї компанії.
Адаптація до нового рішення: як на зміни відреагувала команда AccessBank
Іноді інтеграція нової системи та повна трансформація робочих процесів потребує адаптації з боку команди й спочатку може навіть супроводжуватись природним спротивом. Особливо якщо попередня модель workflow використовувалась у компанії не один рік. Саме тому неймовірно важливо підготувати команду до оновлення програмного забезпечення — пояснити, навіщо це робиться, як саме працюватиме нова система і як нею користуватися. Команда AccessBank впоралась з цим завданням максимально професійно.
Співробітники банку з самого початку впровадження виявили зацікавленість у проєкті, адже розуміли його важливість для оптимізації повсякденної роботи. Безпосередньо під час інтеграції команда банку спільно з експертами SMART business приділила особливу увагу детальному навчанню співробітників, формуванню документації та розробці користувацьких інструкцій.
Аби адаптація до нового рішення відбулася якомога легше, впровадження системи проходило поетапно: від пілотної версії до масштабного розгортання, з можливістю внесення корективів на кожному етапі залежно від фідбеку. В результаті, співробітники AccessBank отримали зручний, функціональний та зрозумілий інструмент. Кінцева мета впровадження — забезпечення високого рівня прийняття системи у щоденній практиці компанії — була досягнута.
Результати впровадження Microsoft Dynamics 365 Business Central: яких цілей було досягнуто та як змінились процеси обліку й інвентаризації в банку
Як зазначає команда AccessBank, на поточному етапі всі ключові цілі впровадження Microsoft Dynamics 365 Business Central було успішно досягнуто. Результати проєкту стали помітними майже одразу:
- Інвентаризація основних активів перестала бути складним та ресурсомістким процесом — більшість операцій, що раніше виконувалась вручну, були повністю автоматизовані. Інвентаризація стала максимально прозорою, структурованою і швидкою.
- Усі дані компанії наразі зберігаються в єдиній централізованій системі, що забезпечує співробітникам доступ до важливої інформації в режимі реального часу. Завдяки цьому значно зменшився ризик втрати критичних даних чи дублювання інформації.
- Завдяки зручному інтерфейсу і єдності системи, співробітники банку мають змогу працювати з активами як в офісі, так і в «польових умовах». Це, своєю чергою, підвищило рівень залученості й задоволеності команди.
- Розходження в даних було мінімізовано завдяки можливості швидко синхронізувати фактичну наявність активів з даними обліку.
Впровадження Microsoft Dynamics 365 Business Central значно знизило адміністративне навантаження на банк та дозволило перерозподілити ресурси на більш пріоритетні завдання. Своєю чергою, автоматизація процесів обліку основних засобів безпосередньо вплинула на ефективність бізнес-процесів: зменшилася завантаженість персоналу, підвищилася достовірність даних, а прийняття управлінських рішень стало швидшим та більш ефективним.
Усі ці успіхи є результатом системного та свідомого підходу банку до цифрової трансформації. Можна впевнено сказати, що проєкт цифровізації процесів вплинув не лише на облік, а й на якість внутрішнього управління, посилив стратегічне планування і відкрив нові можливості для розвитку AccessBank.
Однак компанія не збирається на цьому зупинятись. Банк динамічно розвивається, внутрішні процеси трансформуються, IT-стратегія організації підлаштовується під сучасні стандарти ринку. AccessBank зазначають, що розглядають SMART business як довгострокового партнера і збираються працювати над новими напрямками автоматизації своїх процесів у майбутньому.
Плани AccessBank на майбутнє та поради компаніям-колегам
У найближчій перспективі AccessBank збираються продовжувати використовувати Microsoft Dynamics 365 Business Central — адже рішення повністю закрило їхні основні потреби в автоматизації процесів обліку та інвентаризації. Однак сучасний ринок диктує свої темпи розвитку — і досконалості ніколи нема меж. Тож компанія планує продовжувати цифровізацію робочих процесів задля досягнення максимально позитивного досвіду своїх клієнтів та співробітників. Враховуючи успішний досвід співпраці, для реалізації майбутніх проєктів банк також планує залучати команду SMART business.
Своїм компаніям-колегам AccessBank радить не відкладати цифрову трансформацію «до зручного моменту». А задля досягнення максимального ефекту від впровадження нового ПЗ організація виділила на основі свого практичного досвіду кілька важливих факторів:
- Чітко сформулювати цілі проєкту і погодити їх з усіма зацікавленими сторонами.
- З самого початку залучати до процесу ключових користувачів задля їхнього реального досвіду.
- Обирати рішення, що легко адаптується та інтегрується в поточне IT-середовище.
- Звертати увагу не лише на продукт, а й на команду вендора — адже досвід і залученість партнера грають важливу роль в успіху проєкту.
Найкращих результатів впровадження можна досягти завдяки синергії досвіду партнера в бізнес-процесах, глибоких знань системи та чіткої методології — з одного боку, а також зацікавленості клієнта в змінах, системного підходу та гнучкості у прийнятті нововведень — з іншого. У такому випадку спільна команда працює як злагоджений механізм — без взаємних очікувань і перекладання відповідальності. Команда AccessBank відіграла значущу роль у досягненні цілей проєкту завдяки високій мотивації та професіоналізму.
