Стратегія поєднання зручного онлайн-сервісу, неповторної атмосфери фізичних магазинів, високої якості продукції, що постачається напряму від виробників, та індивідуального підходу до кожного клієнта забезпечила бренду BROCARD безперечний успіх на ринку. Однак стрімке зростання мережі створило й нові виклики. Компанія BROCARD, завжди орієнтована на покращення, вирішила об’єднати та автоматизувати свої ключові бізнес-процеси — від управління товарними залишками до касових операцій, маркетингу та аналітики — завдяки сучасному технологічному рішенню. Чому платформою, що інтегрує усі аспекти ритейлу, обрали LS Central, як відбулося впровадження та які воно дало результати — читайте у цій історії успіху.
Бізнес-виклики: чому компанія BROCARD вирішила оновити програмне забезпечення
У процесі масштабування бізнесу BROCARD дедалі відчутнішою ставала проблема використання окремих, «фрагментованих» систем, які не обмінювалися даними автоматично. Робочі процеси виконувались на різних платформах і синхронізувалися лише постфактум, що могло іноді затримувати прийняття рішень і створювати ризики для фінансової стабільності. Через несвоєчасний контроль компанія ризикувала втрачати гроші на надлишкових запасах, неефективному плануванні чи помилках у звітності, що безпосередньо впливало на прибутковість. Обираючи нове програмне забезпечення, команда BROCARD визначила ключові напрями, які потребували першочергового вдосконалення:
- Фрагментовані системи та відсутність інтеграції: дані з продажів, складів і бухгалтерії оновлювалися із затримкою, через що управлінці не бачили повної картини в режимі реального часу.
- Складність щоденних операцій: інвентаризація, формування замовлень, контроль залишків та інші процеси займали занадто багато часу й вимагали дублювання дій у різних програмах.
- Тривале навчання персоналу: нові співробітники мали опанувати кілька застарілих систем одночасно, що ускладнювало їхню корпоративну адаптацію.
- Обмежені перспективи зростання: без цифрової інтеграції компанія не могла ефективно розширювати мережу, швидко запускати нові магазини чи масштабувати онлайн-продажі.
Через те, що наша компанія реалізовувала багато проєктів з різними командами, найбільші труднощі завжди були пов’язані саме з інтеграцією. Виклики виникали навіть під час щоденних операцій: зовнішнього та внутрішнього листування, роботи з файлами, ручного введення товарів одразу у дві системи — одну для офісу, іншу для онлайн-магазину та роздрібної мережі. При цьому частину процесів доводилось вести ще й поза основними платформами — у таблицях і підсистемах, адже попереднє рішення не могло забезпечити потрібну інтеграцію. Така кількість платформ не лише сповільнювала роботу, а й ускладнювала навчання персоналу: новим співробітникам доводилось опановувати одразу 5–7 різних систем
Ситуацію погіршувало й застаріле програмне забезпечення, яким компанія користувалася ще з 2002 року. Воно, по-перше, не давало можливостей для розвитку, по-друге — конфліктувало з деякими маркетинговими інструментами, які компанія хотіла впровадити. На додаток, рішення з часом перестало оновлюватись з боку постачальника. Для компанії масштабу BROCARD стало очевидно: час перейти на сучасне рішення, здатне забезпечити інтегровану роботу всіх підрозділів та відкрити нові можливості для зростання бренду.
Чому було обрано LS Central: переваги та функціональність платформи
Щоб знайти програмне забезпечення, яке відповідало б високим стандартам BROCARD, компанія переглянула свої бізнес-процеси, виділивши ключові вимоги для нового рішення:
- Омніканальність: рішення мало об’єднувати клієнтів, товари й сервіси зі всіх каналів в одну систему.
- Інтерфейс: рішення мало бути простим, зручним, інтуїтивно зрозумілим й адаптованим під місцеву мову.
- Масштабованість: рішення повинно було підтримувати можливість «рости» разом із мережею.
- E-commerce: запуск нового онлайн-магазину вимагав можливості гнучкого та швидкого керування товарами через різні канали.
Важливим критерієм пошуку також став інтегратор потенційного рішення. Компанія BROCARD розуміла, що для успішного впровадження їй потрібен вендор з глибокою експертизою саме на українському ринку. В результаті вибір пав на SMART business — компанію з багаторічним досвідом впровадження корпоративних рішень Microsoft (ERP, CRM, аналітика, хмарні сервіси тощо), зокрема — у сфері ритейлу.
Ми хотіли працювати з партнером, який не просто добре знає продукт, а й розуміє наш ринок, культуру й специфіку локального ритейлу. Вже під час старту співпраці стало зрозуміло, що SMART business володіє потрібною експертизою та ресурсами, і команда вендора запропонувала рішення LS Central, яке повністю відповідало нашим потребам.
Отже, після оцінки кількох ERP-систем компанія BROCARD зупинилася на системі Microsoft Dynamics 365 Business Central з розширенням LS Central. Microsoft Dynamics 365 Business Central стала центральною платформою для об’єднання ключових бізнес-процесів компанії, а рішення LS Central оптимізувало фінансовий облік, POS-операції, управління магазинами, логістикою, асортиментом, омніканальними продажами, програмами лояльності та маркетинговими кампаніями.
Платформу LS Central було обрано через такі переваги:
- Уніфікація каналів продажу й омніканальність: система синхронізує онлайн- та офлайн-магазини, показує реальну наявність товарів у всіх каналах і автоматизує обробку замовлень на доставку або самовивіз.
- Єдиний контроль над асортиментом: LS Central автоматизує облік товарів за допомогою сучасних інструментів (зокрема системи RFID для швидкої ідентифікації), оптимізує управління залишками та переміщення товарів між магазинами й складом, що допомагає швидко реагувати на попит чи дефіцит.
- Підтримка касових операцій POS/самообслуговування: POS-модулі, мобільні каси та функції самообслуговування в системі знижують навантаження на персонал і пришвидшують обслуговування покупців.
- Інструменти маркетингу: Сегментація клієнтів і доступ до історії покупок дозволяють працювати з авдиторією ефективніше — персоналізувати акційні пропозиції, створити автоматизовану систему лояльності тощо.
- Аналітика й звітність у реальному часі: Автоматично сформовані звіти, наочні KPI-дашборди й аналітичні інструменти дають можливість відстежувати стан мережі миттєво та ухвалювати обґрунтовані рішення.
- Технологічна сумісність: Рішення побудоване на основі Microsoft Dynamics 365 Business Central і використовує знайомі для BROCARD технології, що мало спростити перехід на нову систему.
- Масштабованість: Рішення підтримує роботу як у хмарі, так і в комбінованій інфраструктурі — залежно від потреб компанії. А завдяки модульній архітектурі система легко масштабується — функціонал можна розширювати поступово, згідно з розвитком компанії.
Технологічна спорідненість нового рішення із попередньою платформою (SQL Server і .NET) також обіцяла максимально комфортний перехід та навчання для команди BROCARD. Однак, звісно, будь-яка нова інтеграція має свої особливості.
Як команда подолала технічні та ситуаційні виклики інтеграції нового рішення
Впровадження LS Central у фізичних магазинах BROCARD відбулося на початку пандемії Covid-19 — і це стало серйозним випробуванням для команди. Організувати ефективну комунікацію, коли більшість процесів довелося перевести в онлайн, було непросто.
Процес впровадження відбувався здебільшого дистанційно, що було незвично як для нашої компанії, так і для багатьох інших. Цей період дав нам унікальний досвід організації проєктної роботи та застосування agile-методології, яку ми тепер використовуємо і в інших ініціативах.
Спершу компанія впровадила пілот в одному магазині, щоб протестувати рішення та проаналізувати результати. Після успішного тесту BROCARD вирішили розгорнути систему одразу в усіх магазинах мережі. Завдяки об’єднаним зусиллям команд BROCARD та SMART business , усього за чотири місяці вся мережа — а тоді це було 96 магазинів — повністю перейшла на LS Central.
Найбільший виклик виник під час інтеграції з онлайн-платформою на Magento CMS: налаштування потребували більше часу через складність бізнес-процесів і масштаб операцій. Нова система LS Central вимагала тонкої адаптації, аби охопити всі особливості роботи BROCARD. Спершу компанія намагалась виконати значну частину роботи власними зусиллями, проте згодом стало очевидно, що ефективніше покластися на експертизу партнера. Завдяки залученню команди SMART business інтеграція була завершена успішно й у потрібному форматі.
Результати впровадження LS Central: швидкість, точність, масштабування
Впровадження системи LS Central навчило нас головного — вмінню швидко масштабуватися та відповідати на виклики. Ми вже бачимо, наскільки правильним було рішення впровадити нове програмне забезпечення, та як позитивно воно вплинуло на велику кількість наших бізнес-процесів.
Завдяки переходу на LS Central BROCARD отримали повний 360°-огляд свого бізнесу — від POS і фінансів до складу та ланцюгів постачання. Усі ключові процеси тепер працюють у єдиній синхронізованій системі. З основних результатів інтеграції можна виділити такі:
- Автоматизація ключових процесів
Ручні та довготривалі операції тепер виконуються автоматично, що оптимізує ресурси команди та зменшує ймовірність помилок. - Єдине джерело достовірних даних
Уся інформація про товари, замовлення й клієнтів обробляється всередині однієї системи — аналітики та менеджмент отримують точні дані для формування швидких рішень. - Прискорене оброблення замовлень
Автоматична фіксація замовлень дозволяє у пікові періоди обробляти у 5–10 разів більшу кількість запитів клієнтів без додаткового навантаження на кол-центр. - Повна прозорість запасів
Співробітники та онлайн-покупці бачать наявність товару у реальному часі завдяки тому, що компанія перейшла на омніканальну модель комунікацій. - Оптимізація складу та доставки
Удосконалені процеси збору й комплектації замовлень суттєво підвищили пропускну здатність складу. - Менше касових помилок
Інтеграція банківських терміналів із POS-системою знизила кількість транзакцій та помилок касирів. - Зменшення витрат на інфраструктуру
Оновлена система дозволила переглянути необхідність деякого обладнання в магазинах, що скоротило витрати на підтримку й підвищило надійність мережі. - Покращення клієнтського сервісу
Відстеження історії замовлень та аналітика вподобань клієнтів дають змогу операторам оперативно допомагати онлайн, а маркетинговим командам — створювати індивідуальні пропозиції та цільові акції. - Підвищення ефективності ІТ-відділу
Нові підходи до управління проєктами, відпрацьовані під час впровадження, оптимізували підтримку, розробку та внутрішні процеси компанії.
Рішення LS Central модернізувало бізнес-процеси BROCARD й створило фундамент для подальшого масштабування та зміцнення позицій компанії як беззаперечного лідера українського ринку beauty-ритейлу. Бренд не збирається зупинятись — впровадження нової системи стало лише першим кроком до масштабної цифрової трансформації BROCARD. Пройдені етапи розвитку компанії показують: вона завжди орієнтована на розвиток та інновації — а команда SMART business здатна у цьому допомогти.
Комплексний підхід BROCARD до побудови масштабованої IT-екосистеми на базі технологій Microsoft уже сьогодні приносить помітні результати. Історія впровадження LS Central — це яскравий приклад трансформаційних змін та готовності не лише адаптуватися до сучасних викликів, а й перетворювати їх на свої точки зростання.
