У дистрибуції автозапчастин кожна деталь проходить складний багаторівневий шлях: від сотень постачальників з різних регіонів та країн, через центральний склад, між регіональними депо та логістичними майданчиками, і нарешті — до автосервісу чи СТО, де запчастина потрібна «тут і зараз». Кожен етап передбачає точний облік тисяч найменувань, контроль термінів постачання, різні умови зберігання та швидку реакцію на непередбачувані зміни попиту. Висока складність ланцюга обумовлює необхідність інтегрованих технологій, щоб забезпечити точність запасів, швидку доставку і фінансову прозорість на кожному етапі. Компанія AVDtrade, що забезпечує український автомобільний ринок якісними запчастинами, зуміла побудувати власну ефективну систему роботи з сотнями постачальників та тисячами клієнтів у всій Україні. Дистриб’ютор пройшов шлях від невеликого магазину автозапчастин у Житомирі площею у 40 м² до масштабного гравця з розгалуженою логістичною мережею та власними складами, що дозволяє доставляти товари в усій Україні протягом доби.
Успіх AVDtrade — це результат системного підходу, уваги до клієнта та впровадження сучасних технологічних рішень. Так, проєкт міграції у Microsoft Dynamics 365 Business Central відкрив для компанії новий шлях до прозорого, керованого і передбачуваного ведення бізнес-процесів. Попутником й партнером на шляху впровадження AVDtrade обрала компанію SMART business. А про всі повороти, перепони та успішно пройдені відрізки цього маршруту читайте у новій історії успіху!
На перехресті змін: передумови впровадження нової ERP-системи і як AVDtrade обрала свій маршрут до прозорості та контролю
Зі зростанням обсягів продажів і розширенням клієнтської бази попередня система управління фінансами та операційними процесами поступово накопичила численні доопрацювання, втратила гнучкість і стала важкою для використання та контролю. Як старий автомобіль зі зношеними деталями, вона вже не могла працювати без перебоїв і часто «гальмувала» процеси AVDtrade. Зібрати актуальну інформацію в одному місці було складно, фінансовий контроль був фрагментованим, і було важко отримати точне розуміння, де зараз кошти компанії: у дорозі, заморожені між складами чи «зависли» десь в операційних процесах.
«Цей стан нагадував хаотичний рух частинок у колайдері, де кожна з них має цінність, але без системи координат важко зрозуміти, в яких точках вони взаємодіють і що це дає у підсумку. На певному етапі шляху компанія відчула: далі рухатись на «старому двигуні» неможливо. Система, що колись допомагала тримати курс, вже не витримувала темпу. Генеральний директор та фінансові керівники оперативно усвідомили, що час перейти на нову ERP-платформу, яка дозволить бачити реальний рух товарів і коштів на всіх етапах, синхронізувати ключові бізнес-процеси та адаптувати систему під специфіку дистрибуції автозапчастин».
Отже, AVDtrade прагнула системності й точного розуміння, що відбувається з фінансами в режимі реального часу. У компанії хотіли, щоб майбутня ERP-система показувала логіку процесів, допомагала вибудовувати облік й формувати управлінську звітність.
До впровадження нової ERP-системи AVDtrade користувалася різними інструментами для кожного напрямку. Комерційний відділ — окремим рішенням для закупівель і контролю переміщення товарів між складами. Фінансовий департамент експериментував із різними підходами: частково використовував власні розробки, а частково залучав сторонні рішення та сервіси, щоб упорядкувати фінансові процеси. Що стосується складської частини, то вона працює на базі WMS-системи, яка залишається важливим елементом логістичної інфраструктури компанії. Такий розрізнений підхід хоч і давав змогу реагувати на виклики ринку, проте поступово ускладнював консолідацію даних і створював бар’єри для цілісного бачення. Підрозділи говорили «різними мовами», а щоб скласти повну картину — потрібно було вручну поєднувати інформацію з різних систем.
Ключові вимоги до майбутнього ERP-рішення формувалися на основі таких потреб бізнесу:
- Повне бачення фінансів в одному місці — щоб керівники могли швидко зрозуміти, де знаходяться кошти компанії, як вони розподілені між операціями, складами та постачаннями, і приймати оперативні рішення на основі актуальної інформації.
- Системний і своєчасний облік — де організовані та послідовні облікові процеси стають основою для управлінських рішень, дозволяючи контролювати фінанси та операції компанії на всіх рівнях.
- Інструмент для вимірювання ефективності — можливість оцінювати витрати та продуктивність процесів, щоб бачити, скільки ресурсів йде на кожен напрямок, й оптимізувати роботу бізнесу на основі точних даних.
Отже, фінансова прозорість, системність та контроль — стали відправною точкою у виборі нової ERP-системи.
Компанія розглядала десятки варіантів рішень, оцінюючи такі ключові критерії:
- Оптимізована швидкість запуску — система мала передбачати можливість поступового впровадження, щоб компанія могла інтегрувати нові процеси без перебоїв у щоденній роботі та зберігати контроль над ключовими напрямками бізнесу на кожному етапі.
- Еластичність — перевага віддавалась ERP, що здатна адаптуватися під зміни бізнес-процесів та масштабування компанії, забезпечуючи гнучкість у розвитку.
- Керованість — компанія прагнула бачити реальну картину процесів, щоб розуміти, що відбувається на кожному етапі й швидко реагувати на будь-які зміни.
- Прогнозованість поведінки системи — очікувалося, що можна буде передбачати реакцію системи на різні сценарії та внести необхідні зміни, мінімізуючи ризики.
- Послідовність процесів — система мала забезпечувати логічне та структуроване поєднання ключових процесів компанії, щоб жоден етап не залишався поза контролем.
- Аналітика та вимірюваність процесів — передбачалося, що система допоможе контролювати ключові показники та ефективність роботи, заміряти витрати та оптимізувати ресурси.
- Інтеграція з продуктами Microsoft — система повинна була гарантувати безперешкодний доступ співробітникам до всіх Microsoft-інструментів, які компанія вже використовувала (Teams, Excel, Word тощо), забезпечуючи єдину IT-екосистему.
Окрім цього, нова ERP мала бути зрозумілою та доступною для всіх департаментів компанії — фінансового, бухгалтерії, комерційного та логістичного, тобто не вимагати глибоких технічних знань для щоденного використання, забезпечувати інтуїтивний інтерфейс, адаптовану термінологію та можливість швидкого навчання співробітників.
У результаті вибір зупинився на ERP-системі Microsoft Dynamics 365 Business Central, що відповідала всім визначеним вимогам AVDtrade.
«Пошук ERP-рішення можна порівняти з вибором лакофарбових матеріалів для авто, коли відкриваєш каталог і перед тобою величезна палітра варіантів, кожен зі своїми властивостями, відтінками й призначенням. Так само і з ERP, до котрих пропонується широкий спектр додатків, можливостей для інтеграцій і різного роду налаштувань, які потрібно було оцінити щодо відповідності нашим бізнес-процесам. Серед усіх варіантів саме рішення Microsoft Dynamics 365 Business Central пропонувало найбільш збалансовану та технологічно просунуту екосистему».
До того ж у компанії переконані: за технологіями Microsoft — майбутнє. Це стало ще одним вагомим аргументом на користь вибору системи, що розвивається на випередження, відповідає сучасним викликам і підтримує сталу динаміку зростання бізнесу — як у технологічному, так і в операційному плані.
Сотні процесів і тисячі деталей: виклики, кастомізації й етапи впровадження ERP-cистеми для AVDtrade
AVDtrade — це компанія, де імпорт, склад і дистрибуція взаємопов’язані настільки тісно, що будь-яка помилка в одному відділі може вплинути на десятки інших процесів. Кожен новий товар проходить довгий шлях: від замовлення у постачальника за кордоном до появи в каталозі на сайті. Комерційний відділ формує замовлення, завантажує інвойси, погоджує документи, а потім — закупівельний відділ передає рахунки на склад. Там створюються картки товарів, формується номенклатура, і лише після цього позиції потрапляють до системи продажів та відображаються онлайн.
Далі в гру вступає логістика: кур’єрські графіки, маршрути, контроль постачань — усе має бути синхронізовано до хвилини. Фінансовий департамент у цей час відстежує розрахунки, проводить оплати, зводить взаєморозрахунки з партнерами. Саме від злагодженості цього ланцюга залежить, як швидко клієнт отримає свій товар.
Тому ERP мала стати саме тією центральною ланкою, яка об’єднає десятки процесів у єдину логічну структуру.
Виклики впровадження: етап розгону й вихід на стабільну швидкість
У проєкті брали участь понад 20 людей з боку AVDtrade — представники комерційного, закупівельного, категорійного, фінансового та логістичного відділів.
Для SMART business це був особливий виклик: специфіка бізнесу клієнта вимагала глибокого занурення у світ автозапчастин — із його номенклатурами, кросами (альтернативними або сумісними аналогами деталей від різних виробників), підборами, логікою пошуку тощо.
Перший етап можна окреслити як знайомство двох команд: AVDtrade і SMART business вивчали підходи одне одного, щоб вибудувати спільну логіку роботи, з урахуванням унікальної структури процесів клієнта з боку SMART business. Згодом сторони почали працювати як одна команда.
Особливістю стала широка кастомізація процесів, з глибокою адаптацією ERP-системи під них, щоб вона не просто відображала бізнес, а «мислила» як він.
Кастомізації охопили майже все: фінансовий облік, закупівлі, продажі, категорійну роботу з товарами й інтеграцію з іншими рішеннями На кожному кроці створювалися додаткові розробки, які поступово перетворювали Microsoft Dynamics 365 Business Central на цифрове ядро AVDtrade.
Цей шлях не був простим: на перших етапах «розгону» виникали труднощі з розумінням взаємозв’язків — наприклад, зміни в модулі закупівель могли впливати на продажі чи складські залишки. Проте саме це стало головним досвідом, який зблизив команди.
«Вендор навчив нас працювати методологічно. Ми зрозуміли, що хаотично братися за різні ділянки процесів без чіткої послідовності — це неефективно. Важливо рухатися системно: спершу описати процес, визначити відповідальних, навчити команду й лише тоді переходити до тестування результату. Завдяки спільним зусиллям нам вдалося завершити всі кастомізації й запустити систему в роботу, вийшовши, так би мовити, на стабільну швидкість».
Які кастомізації були реалізовані в системі
Сьогодні близько 70% системи кастомізовано під процеси AVDtrade, а команда SMART business виступила архітектором ключових модулів.
Microsoft Dynamics 365 Business Central виконує роль бекенду для сайту AVDtrade та B2B-порталу для клієнтів, що забезпечує узгодженість усіх процесів — від формування замовлення до його доставки.
ERP була глибоко інтегрована із системами логістики. Зокрема, для AVDtrade була розроблена масштабна інтеграція з «Новою поштою» через API-обміни. Це дозволило системі в реальному часі отримувати статуси відправлень, бачити, де саме знаходиться товар, коли він приїхав або затримався, й оперативно реагувати на зміни. Інтеграція автоматизувала ручне звірення даних і зробила логістичний ланцюг повністю прозорим — від моменту створення замовлення до його отримання клієнтом.
Окремий пласт роботи був присвячений кастомізації складських і логістичних модулів. Було здійснено інтеграцію з WMS-системою компанії, що дозволило відображати точні залишки товару на складах, автоматизувати міграцію між локаціями та прогнозувати необхідні запаси. Журнал запасів, облік оригінальних номерів (OEM-кодів виробників запчастин, що допомагає точно відстежувати артикул і його аналоги), автоматичне створення документів — усе це стало частиною нової цифрової логіки.
Було оптимізовано роботу з документами: тепер видаткові накладні формуються і друкуються автоматично, що значно спрощує операційну роботу і зменшує ймовірність помилок.
Ще одне суттєве вдосконалення стосувалося роботи з оптовими клієнтами. Раніше партнери надсилали замовлення у великих Excel-файлах із сотнями позицій, які потрібно було вручну обробляти. Тепер система допомагає автоматизовано обробляти файли. Це не просто зекономило час менеджерів, а й підсилило культуру роботи з клієнтами, зробивши її прозорішою та системною.
Здійснено оптимізацію процесів роботи з цінами та великими базами даних. Уявіть ситуацію: раніше одній людині потрібно було вручну обробити близько 200 000 товарних позицій, враховуючи додаткові витрати, проставляючи ціни, а потім переносити всю інформацію в систему. Завдяки впровадженню Microsoft Dynamics 365 Business Central, ці дані тепер автоматично синхронізуються з робочим журналом цін, а будь-які зміни в Excel миттєво оновлюються в системі.
Крім того, команда навчилася працювати з пакетами конфігурацій (інструмент, який дозволяє одночасно створювати або змінювати групи товарних карток за заданими параметрами). Тепер замість обробки 1–3 карток вручну можна створити 100–200 карток за кілька хвилин.
Поєднання індивідуальних доопрацювань із потужними базовими можливостями Microsoft Dynamics 365 Business Central дало відчутний результат. Наприклад, фінансова й управлінська звітність стали простішими й точнішими. Дані в системі формуються автоматично та узгоджено між підрозділами, що значно скоротило час на підготовку звітів. А вбудовані BI-інструменти дозволяють аналізувати результати у зручних дашбордах — без необхідності вручну витягувати дані з таблиць й оперувати купою формул. Тепер кожен департамент може побачити свій реальний стан справ у будь-який момент в зрозумілому форматі.
Впровадження ERP значною мірою перелаштувало бізнес-процеси клієнта. Але саме цього й прагнула компанія — налаштувати системність, стандартизувати облік і прискорити операції.
Підсумки впровадження, роль команди й до чого варто готуватись компаніям, що стоять на шляху вибору ERP-системи
Коли компанія AVDtrade почала занурювати свою команду у нову ERP-систему, очікувано виник певний опір — люди не звикли виходити із зони комфорту та працювати по-новому. На початкових етапах з’являлися запитання й сумніви на кшталт: «Навіщо нам новий продукт, якщо попередня система і так працювала?» Але з часом кожен переглянув власні процеси та покращив їх відповідно до нової системи. Компанія щотижня організовувала десятки раундів навчальних зустрічей, щоб забезпечити практичне занурення співробітників у роботу з Microsoft Dynamics 365 Business Central.
«Відповідаючи на запитання колег «Навіщо нам нова система?», ми наводили такий приклад: коли людина все життя їздить на звичайному авто і раптом їй дають сучасний спорткар, логічно, що виникають питання — які кнопки натискати, як обслуговувати авто, чому двері відкриваються вгору, а не вбік. І нашим завданням було показати, як користуватися системою, чому це зручніше та як це спрощує життя не лише компанії, а й самим співробітникам».
Дійсно, сприймати зміни завжди непросто, але системне навчання та постійна підтримка вендора дозволили команді швидко адаптуватися та побачити переваги нового рішення.
Крок за кроком команда почала помічати позитивний ефект. Фахівці, які спочатку ставилися до нововведень із насторогою, зараз уже впевнено працюють у новій ERP, створюють власні звіти в Power BI та навіть пропонують нові ідеї для розвитку функціональності.
Наразі системою Microsoft Dynamics 365 Business Central користується близько 200 співробітників — це більша частина команди, котра щодня працює в єдиному цифровому середовищі. ERP виконує роль центральної облікової системи, що забезпечує контроль даних, прозорість процесів і стабільність операцій. Попри те, що шлях впровадження не був простим, команда AVDtrade визнає, що результат того вартий. Клієнт підмітив, що ключову роль в успішності проєкту відіграла саме команда: вмотивована, професійна, готова вчитись, брати відповідальність і спільно з вендором шукати рішення.
Тому AVDtrade радить компаніям, які лише планують впровадження ERP, приділити особливу увагу саме формуванню тестової та інтеграційної команд.
Водночас в AVDtrade підкреслюють: коли компанія обирає Microsoft Dynamics 365 Business Central, важливо розуміти, що це не «система, під яку треба ламати бізнес». Навпаки — вона достатньо гнучка, щоб підлаштуватися під процеси, якщо цього потребує компанія. В AVDtrade був запит на глибоку трансформацію, і команда свідомо вирішила адаптувати процеси та саму систему під свої потреби бізнесу, щоб отримати максимальний ефект від цифровізації.
«AVDtrade показує, що технологічна зрілість — це насамперед про вміння адаптувати ІТ-рішення під специфіку власного бізнесу, створюючи ефективні, масштабовані та «живі» системи управління. Про що цей кейс? Це історія про контроль, прозорість і сміливість. «Контроль» — бо тепер компанія чітко знає, де саме перебувають її кошти просто зараз: у дорозі, заморожені між складами чи зупинилися в операційних процесах. «Прозорість» — тому що все — від фінансової аналітики до місця знаходження — автозапчастин стало зрозумілим і видимим для бізнесу. «Сміливість» — бо потрібна залізна воля, щоб наважитися змінити усталені процеси, які працювали роками. AVDtrade це вдалося! І тепер уся команда SMART business із гордістю та повагою спостерігає, як компанія AVDtrade вийшла на новий якісний рівень управління бізнесом».
Бажаєте отримати ERP-систему вже готовим рішенням або кастомізувати її під специфіку індивідуальних бізнес-процесів? Замовляйте консультацію — і команда SMART business допоможе вам обрати оптимальний шлях цифрової трансформації та реалізувати запит під цілі компанії.
