Як рішення SmartPoint DMS автоматизувало процеси погодження контрагентів та затвердження договорів у компанії SkyUp

skyup 2

Приватна українська авіакомпанія SkyUp, що розпочала польоти 21 травня 2018 року, працювала за гібридною моделлю – виконуючи чартерні та регулярні рейси з України. Зараз компанія налічує близько 1300 співробітників. З початком повномасштабного вторгнення вона почала працювати за ветлізинговими контрактами та виконувати спеціальні рейси (евакуаційні, гуманітарні, вантажні і т.д.).

  • Індустрія: Авіаперевезення
  • Країна: Україна
  • Сайт: skyup.aero
Програмне забезпечення та сервіси SmartPoint DMS

Авіація – діяльність, в якій операційна складова є надважливою як для зовнішніх, так і для внутрішніх регуляторів. Тому близько 90% співробітників SkyUp мають у своїй роботі операційну складову та регулярно працюють із документами.

Відсутність чітко регламентованого процесу документообігу з великою кількістю погоджувачів на усіх його етапах викликала плутанину з послідовністю дій. Це сповільнювало швидкість прийняття рішень та збільшувало кількість ітерацій погодження.

Основними вимогами компанії SkyUp до системи SmartPoint DMS були:

  • перенесення погодження через електронну пошту до єдиної системи;
  • типізація та шаблонування процесів узгодження документів;
  • гнучке налаштування рольових моделей;
  • регламентація строків на етапах погодження і контроль строків виконання завдань;
  • єдине хмарне сховище архівних документів зі зручним доступом до файлів;
  • доступ до версій документів та їх відслідковування;
  • перевірка документів контрагентів, аналіз ризиків та погодження можливості співпраці.

Щоб реалізувати побажання клієнта, було розроблено та налаштовано типовий набір процесів погодження у рішенні SmartPoint DMS, розробленого на базі платформ Microsoft Power Platform та SharePoint Online.

«Завдяки досвіду команди у використанні можливостей платформи Microsoft Power Platform нам вдалось швидко автоматизувати документообіг компанії SkyUp.

В результаті впровадження був розроблений електронний архів договорів, виключено втрату документів та реалізовано прозорий процес погодження. Комплексний підхід від попередньої перевірки контрагентів до фінального підпису дає змогу прискорити процеси обробки документів».

Катерина Чупріна
SharePoint Consultant, SMART business
Замовити

Впровадження автоматизованих процесів погодження контрагентів та договорів допомогло прибрати операції, що дублювалися, та внести істотні зміни в регламенти праці.

Завдяки співпраці SMART business та SkyUp вдалося:

  1. прибрати перевірки документів одного і того ж контрагента на різних кроках;
  2. перенести комунікації та корегування документів з пошти до системи;
  3. зменшити строк погодження контрактів завдяки можливості зберігати усі версії документів в системі SmartPoint DMS;
  4. налаштувати процеси, при яких система обирає шаблон процесу за умовами та відслідковує виконавчу дисципліну. В межах впровадження був відкоригований внутрішній регламент, зафіксовано час на погодження для різних типів контрагентів та договорів. Наразі, якщо відбуваються відхилення від регламенту, у системі можна побачити, на якому кроці затримка;
  5. для адміністрування системи оптимізовано механізми налаштування прав доступу користувачам та автоматичне призначення ролей під час заміщення працівників один одним;

Чому SkyUp обрали Microsoft та SMART business?

SkyUp використовує багато специфічних систем для фронт-офісу. Тому компанія намагалась зробити бек-офіс максимально уніфікованим. Метою було створення єдиної workstation на базі однієї системи.

Чому Microsoft? По-перше, менеджмент компанії розумів, наскільки важливу роль грає адаптація співробітників до нового програмного забезпечення. А з продуктами Microsoft співробітники вже були знайомі. До прикладу, усі мали досвід використання Outlook та Teams. По-друге, Microsoft має більш ніж 90 систем для бізнесу. І якщо виникне потреба у цифровізації додаткових процесів – все органічно поєднається у єдиній екосистемі.

Замовити

«У якості партнера з впровадження ми обрали SMART business. У компанії вже є репутація на ринку. Її відкрито рекомендує вендор – український Microsoft. SMART business вже мав досвід подібних автоматизацій.

Проект було реалізовано в строк у рамках бюджету. За кілька днів до початку повномасштабного вторгнення система електронного документообігу SmartPoint DMS була розгорнута на промисловому середовищі для тестування ключовими користувачами. І хоча через події 24 лютого ряд процесів були поставлені на паузу, компанія все ж продовжила роботу над впровадженням систем, які збільшують ефективність роботи працівників та сприяють швидшому досягненню бізнес задач».

Анна Вірцан
ex IT PMO, SkyUp Airlines
mail